在任何組織中，良好的項(xiàng)目管理都是項(xiàng)目成功的首要標(biāo)準(zhǔn)。然而，一旦被淹沒在無窮無盡的任務(wù)、持續(xù)的緊迫性和利益相關(guān)者相互沖突等情況中，管理好項(xiàng)目可能會讓你感到力不從心。找出項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素并加以解決，就能避免一切失敗。
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那么，如何在開始之前就為成功做好準(zhǔn)備呢？在整個項(xiàng)目過程中，又該如何保持項(xiàng)目順利進(jìn)行？

項(xiàng)目管理的關(guān)鍵成功因素
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管理好一個項(xiàng)目不僅僅需要勇氣和決心。其中有幾個因素始終發(fā)揮著重要作用，即使是在彼此迥異的項(xiàng)目中也是如此。
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無論是從事建筑、研發(fā)還是專業(yè)服務(wù)工作，以下這些都是項(xiàng)目成功需要考慮的關(guān)鍵因素：
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1. 一支能干、敬業(yè)的團(tuán)隊
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項(xiàng)目由團(tuán)隊需要完成的所有任務(wù)組成。因此，項(xiàng)目經(jīng)理最終實(shí)際上是在管理人。
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項(xiàng)目需要一支從計劃到執(zhí)行都能達(dá)到預(yù)期效果的團(tuán)隊。首先，為項(xiàng)目的每個方面分配具備適當(dāng)技能的人員。每個相關(guān)人員都應(yīng)為項(xiàng)目的成功投入精力。否則，項(xiàng)目很可能會功虧一簣。
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其次，確保團(tuán)隊有動力為一個共同目標(biāo)而努力。每個團(tuán)隊成員都應(yīng)該：
● 明確知道自己的職責(zé)
● 能夠坦誠地解決問題
● 鼓勵與他人繼續(xù)合作
● 獨(dú)立工作，無需項(xiàng)目經(jīng)理不斷指導(dǎo)
● 知道如何給予和接受建設(shè)性反饋
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最后，保證團(tuán)隊中的每個成員都充分了解情況并參與其中，大家保持友好溝通。
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2. 有根據(jù)的估計和規(guī)劃
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走捷徑和計劃不充分往往會影響整個項(xiàng)目的成功。
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規(guī)劃項(xiàng)目時首先要投入的時間是發(fā)現(xiàn)階段。在這一階段，項(xiàng)目經(jīng)理要與客戶或其他利益相關(guān)者密切合作，以了解更多有關(guān)領(lǐng)域的信息：
● 行業(yè)
● 優(yōu)勢和劣勢
● 痛點(diǎn)
● 過去的項(xiàng)目
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當(dāng)掌握了項(xiàng)目所需的信息，你就可以制定出更有力的行動計劃，并確定未來可能遇到的障礙。你還可以制定明智的估算，使項(xiàng)目目標(biāo)切合實(shí)際。
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在進(jìn)行估算時，成功項(xiàng)目的管理者會考慮最好、最壞和最現(xiàn)實(shí)的情況。根據(jù)實(shí)際情況而不是希望的情況來制定計劃，并在必要時增加應(yīng)急措施。在研究項(xiàng)目需求的同時，還要明確優(yōu)先事項(xiàng)、首選方法和最佳實(shí)踐框架。
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3. 明確的項(xiàng)目目標(biāo)
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所有利益相關(guān)者都應(yīng)投入一些時間來制定明確的項(xiàng)目目標(biāo)。要想讓目標(biāo)真正堅持下去，就要明確目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)是什么，以及如何衡量這些目標(biāo)。請記住，人們喜歡簡單的目標(biāo)，因?yàn)楹苋菀桌斫?。?dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊制定了明確的目標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理就必須確保每個人都明白項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。
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大多數(shù)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理在設(shè)定預(yù)期成果時，至少是以 SMART 為基礎(chǔ)。這個完善的框架指出你的項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該是：
● 具體
● 可衡量
● 可實(shí)現(xiàn)
● 相關(guān)性
● 有時限
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隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，這些目標(biāo)絕不能被拋在一邊。相反，它們應(yīng)該：
● 讓每個人都能看到
● 在項(xiàng)目的不同階段與相關(guān)利益者重新討論
● 在關(guān)鍵決策點(diǎn)進(jìn)行分析
● 在項(xiàng)目結(jié)束時進(jìn)行評估
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4. 監(jiān)測和變更控制
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在項(xiàng)目實(shí)施過程中，很容易陷入項(xiàng)目的細(xì)節(jié)之中。手頭的任務(wù)往往會成為優(yōu)先事項(xiàng)，尤其是那些計劃在一年或更長時間內(nèi)交付成果的較長項(xiàng)目。
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但作為項(xiàng)目經(jīng)理，你也必須考慮到更大的范圍。監(jiān)控項(xiàng)目的大小目標(biāo)有助于實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。你應(yīng)該能夠清楚地了解項(xiàng)目是否步入正軌，是否在高效地推進(jìn)。有了這些信息，你就可以及早發(fā)現(xiàn)問題，避免錯過最后期限，將時間和資源浪費(fèi)到最低限度。
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如何監(jiān)控項(xiàng)目？最可靠的方法是通過以下兩種方式：
● 根據(jù)關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）衡量績效
● 創(chuàng)建項(xiàng)目狀態(tài)報告，評估當(dāng)前進(jìn)度
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當(dāng)然，在項(xiàng)目完成的過程中，團(tuán)隊成員很可能會提出新的想法。成功的項(xiàng)目經(jīng)理懂得如何辨別和評估每一個想法，管理好優(yōu)先順序。
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5. 合適的項(xiàng)目管理軟件
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你所使用工具的質(zhì)量也直接影響到項(xiàng)目管理的便捷程度。畢竟，大多數(shù)程序并不適合項(xiàng)目管理團(tuán)隊的需要。你應(yīng)該擁有一款簡單易用且功能豐富的軟件，讓項(xiàng)目的方方面面都更有效率。
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8Manage PM是一款專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，支持范圍、時間、資源、成本、風(fēng)險及質(zhì)量管理等領(lǐng)域，全面推動項(xiàng)目交付成功。
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● 明確事：為項(xiàng)目范圍、預(yù)算和時間軸建立基線，讓團(tuán)隊每個人都清楚每項(xiàng)任務(wù)的目標(biāo)；
● 找對人：確定項(xiàng)目利害人及權(quán)限，自動跟蹤團(tuán)隊成員的每個項(xiàng)目計劃與實(shí)際工作量；
● 排計劃：對資源進(jìn)行預(yù)分配，設(shè)置項(xiàng)目里程碑，創(chuàng)建責(zé)任明確的工作分解結(jié)構(gòu)；
● 定機(jī)制：項(xiàng)目信息與業(yè)務(wù)實(shí)時聯(lián)動，追溯各種變更，讓項(xiàng)目干系人始終了解項(xiàng)目進(jìn)展；
● 收好尾：控制可交付成果的質(zhì)量，數(shù)據(jù)可視化并對項(xiàng)目成果匯報，為項(xiàng)目創(chuàng)建文檔庫。
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8Manage PM最大優(yōu)勢在于項(xiàng)目廉明和責(zé)任跟蹤，能掌控項(xiàng)目人員的誠實(shí)度，適用于各類型項(xiàng)目管理。