采購發(fā)票是與采購訂單一起使用的發(fā)票，用于表明買方欠賣方多少錢。
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采購發(fā)票通常也被稱為賬單、報表或銷售發(fā)票。它的布局通常類似于你收到的其他類型的賬單，描述了所購買的產(chǎn)品，每個項目的數(shù)量和產(chǎn)品的價格，通常還具有付款條件。
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許多企業(yè)也會使用采購管理軟件（如8Manage SRM）自動處理他們的采購發(fā)票，也可以更改采購發(fā)票以創(chuàng)建采購估算。這適用于想要在決定購買之前弄清楚定價結(jié)構(gòu)的客戶。

采購發(fā)票上有什么內(nèi)容？

任何采購發(fā)票通常都會包括：
● 發(fā)行數(shù)據(jù)
● 發(fā)票號碼
● 采購訂單號
● 訂購的貨物或服務的數(shù)量
● 每種貨物或服務的價格
● 任何適用的折扣
● 任何適用的稅費
● 應付的總金額
● 買方的姓名和地址
● 賣方的名稱和地址
● 賣方或授權代理人的簽名
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為什么要創(chuàng)建采購發(fā)票？
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發(fā)票對小企業(yè)來說是非常重要的，因為它們可以幫助跟蹤收入和支出。
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采購發(fā)票還提供了一份書面記錄，記錄已經(jīng)交付給客戶的貨物和服務，以及每個客戶被收取了多少費用。這使我們更容易知道哪些賬目已經(jīng)完成，哪些仍未完成。
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保持一個詳細的發(fā)票記錄也使你更容易支付你的營業(yè)稅，因它將準確地顯示你在適用的稅收年度內(nèi)收集了多少收入。
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什么時候應該使用采購發(fā)票？
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你可以在多種情況下使用采購發(fā)票。以下是采購發(fā)票服務的用途列表：
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跟蹤：你可以使用采購發(fā)票來記錄所有商品或服務的銷售情況。隨著業(yè)務的增長，記賬成為必要，采購發(fā)票可以幫助你記賬。?
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獲得法律保護：采購發(fā)票等官方文件可幫助你在拒絕支付未決款項等情況下向法院提起訴訟。
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分析業(yè)務增長：采購和銷售發(fā)票是生成報告的基礎。你可以通過開具采購和銷售發(fā)票來密切關注業(yè)務的財務方面。
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如何管理采購發(fā)票？
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手動記錄可能無法保留標簽。一個高效的軟件可以讓你存儲客戶數(shù)據(jù)，同時幫助你生成專業(yè)的估算和發(fā)票，這是你建立功能性業(yè)務所需要的。
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以下是關于如何使用采購管理軟件管理采購發(fā)票的常見步驟：
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1. 選擇一個可靠的采購管理工具，比如8Manage SRM采購管理軟件，該軟件可以與你的財務系統(tǒng)整合，并實現(xiàn)自動發(fā)票處理。
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2. 設置你的系統(tǒng)，以捕獲和存儲所有的發(fā)票作為數(shù)字記錄。8Manage SRM軟件能夠從不同來源捕獲發(fā)票，包括電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換（EDI）和供應商門戶網(wǎng)站。
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3. 創(chuàng)建工作流程，定義采購發(fā)票的審批程序。工作流程應指定批準、拒絕或重新引導發(fā)票以采取進一步行動所需的角色和步驟。
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4. 通過整合8Manage SRM采購管理軟件和你的支付系統(tǒng)，實現(xiàn)支付過程的自動化。8Manage能自動更新已批準的發(fā)票的付款細節(jié)，并通知供應商付款狀態(tài)。
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5. 使用8Manage SRM提供的報告工具，監(jiān)測和分析發(fā)票數(shù)據(jù)。這將幫助你確定支出趨勢，節(jié)約成本的機會，以及任何需要處理的差異。
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6. 最后，培訓你的員工如何有效地使用8Manage SRM軟件，并確保你的采購政策和程序與該軟件的功能相一致。讓你的員工了解情況并參與進來，將確保該軟件充分發(fā)揮其潛力，實現(xiàn)你的采購目標。
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采購發(fā)票是企業(yè)發(fā)展的基本要素。擁有完善的采購發(fā)票管理系統(tǒng)令采購過程對客戶和企業(yè)而言都是無憂無慮的體驗。8Manage SRM采購管理軟件使你能夠自動化、加快和管理發(fā)票流程，以便按時獲得報酬，加強供應商關系。