許多人認(rèn)為時(shí)間追蹤是一件麻煩事，會(huì)分散他們對(duì)主要職責(zé)的注意力。
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員工不喜歡填寫工時(shí)表，也不喜歡受到額外的監(jiān)督；對(duì)于管理者來說，時(shí)間跟蹤始終是一項(xiàng)額外的工作，要確保所有員工正確、按時(shí)地填寫工時(shí)表。
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但無論如何，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，時(shí)間跟蹤是必須的。有的企業(yè)按小時(shí)向客戶收費(fèi)，有的則使用時(shí)間跟蹤來分析團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力。如果企業(yè)必須跟蹤員工時(shí)間，那么使用高效的方法和工具就很有必要了。下面來看看哪些方法和工具可以輕松地為你提供必要的信息。

時(shí)間跟蹤方法
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企業(yè)會(huì)使用各種技術(shù)跟蹤員工的工作時(shí)間，以下是一些常用方法。
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1.筆和紙
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一些企業(yè)仍在使用這種過時(shí)的時(shí)間跟蹤方法。只用一支筆、一張紙和一個(gè)秒表，來測(cè)量并記錄下完成一項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間。
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優(yōu)點(diǎn)
● 易于使用
● 無需特殊工具或培訓(xùn)
● 無需前期費(fèi)用
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缺點(diǎn)
● 缺乏透明度、安全性和洞察力
● 不準(zhǔn)確、易出錯(cuò)且耗時(shí)，尤其是當(dāng)客戶要求提供明細(xì)表時(shí)
● 存在丟失或損壞紙張的風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致無法獲得報(bào)告
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2.電子表格
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電子表格（最常用的是Excel）允許員工使用模板手動(dòng)記錄時(shí)間。這些模板包括記錄上班和下班時(shí)間、活動(dòng)、完成的任務(wù)和總工時(shí)的欄目。
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優(yōu)點(diǎn)
● 員工可快速分享并向經(jīng)理發(fā)送報(bào)告
● 使用基本公式簡(jiǎn)單計(jì)算員工工時(shí)
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缺點(diǎn)
● 手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)耗費(fèi)時(shí)間
● 難以生成和分析報(bào)告
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3.打卡系統(tǒng)
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這種方法非常簡(jiǎn)單，通常為上下班時(shí)使用密碼、指紋或人臉識(shí)別打卡。它更像是一種考勤跟蹤解決方案，而不是時(shí)間跟蹤解決方案。
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優(yōu)點(diǎn)
● 簡(jiǎn)單明了
● 不必親自輸入他們的上下班時(shí)間
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缺點(diǎn)
● 無法詳細(xì)記錄員工如何度過工作時(shí)間
● 安全和隱私問題
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4.時(shí)間跟蹤軟件
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時(shí)間跟蹤軟件憑著其可用性、經(jīng)濟(jì)性和靈活性的優(yōu)勢(shì)而越來越受歡迎。時(shí)間跟蹤軟件使員工能夠使用計(jì)時(shí)器自動(dòng)跟蹤時(shí)間，或手動(dòng)記錄他們?cè)诟鞣N任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間。時(shí)間跟蹤還可以成為更廣泛的項(xiàng)目管理解決方案的一部分，你可以在其中監(jiān)控完成任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。
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優(yōu)點(diǎn)
● 不費(fèi)吹灰之力即可詳細(xì)了解任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間
● 實(shí)時(shí)可見性
● 根據(jù)員工工時(shí)表自動(dòng)生成報(bào)告
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缺點(diǎn)
● 員工可能會(huì)忘記開始追蹤自己的時(shí)間
● 自動(dòng)計(jì)時(shí)器缺乏用戶是否在做與工作相關(guān)的事情的信息
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為了解決上述問題，新一代時(shí)間跟蹤軟件8Manage 工時(shí)表幫助你清晰準(zhǔn)確地跟蹤所有員工的工作時(shí)間，包括項(xiàng)目及非項(xiàng)目活動(dòng)，有效地提高員工的工作效率，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。
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8Manage 的 WIP 時(shí)間跟蹤提供很多有用信息，例如團(tuán)隊(duì)中的哪些人可以有效地完成哪些類型的工作, 這有助于團(tuán)隊(duì)更好地組織，通過合適的人合適的工作來實(shí)現(xiàn)更高的效率。
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使用新一代時(shí)間跟蹤軟件的原因
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許多人認(rèn)為時(shí)間跟蹤只是控制員工的一種方式。然而，它對(duì)企業(yè)和員工都有好處。
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企業(yè)可以全面了解當(dāng)前任務(wù)和花費(fèi)在這些任務(wù)上的時(shí)間，評(píng)估員工的工作效率，并為客戶準(zhǔn)備時(shí)間報(bào)告。反過來，員工也可以分析自己的工作效率，優(yōu)化自己的日常日程安排，在更短的時(shí)間內(nèi)完成更多任務(wù)。
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以 8Manage 工時(shí)表為例，讓我們來詳細(xì)了解一下時(shí)間跟蹤軟件的作用。
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-了解員工在做什么
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使用 工時(shí)表這樣的時(shí)間跟蹤軟件不僅可以了解總的工作時(shí)間，還可以了解工作時(shí)間的使用方式和內(nèi)容。它可以提示員工工作時(shí)間的使用是否高效、是否拖延、是否分心，或者員工是否在正確的項(xiàng)目上，是否對(duì)當(dāng)前的優(yōu)先事項(xiàng)進(jìn)行了適當(dāng)?shù)墓芾怼?br>?
了解員工浪費(fèi)了多少時(shí)間，并確定哪些是浪費(fèi)時(shí)間的行為，對(duì)于改善企業(yè)流程和工作習(xí)慣非常有用。另一方面，詳細(xì)記錄工作進(jìn)度的員工能夠更好地管理時(shí)間，從而提高工作效率。
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工時(shí)表提供了一個(gè)實(shí)時(shí)概覽，可以了解到每個(gè)員工的詳細(xì)工時(shí)表，以及每個(gè)客戶和項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
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-計(jì)劃和改進(jìn)預(yù)測(cè)
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提前規(guī)劃資源是至關(guān)重要的。當(dāng)你知道每天花在一個(gè)項(xiàng)目上的時(shí)間，你就可以估計(jì)需要多少人手。
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在8Manage 工時(shí)表中，你可以創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，并估算計(jì)劃中的每一個(gè)任務(wù)/里程碑。當(dāng)員工開始將他們的時(shí)間添加到相應(yīng)的任務(wù)中時(shí)，你會(huì)得到一個(gè)最初估計(jì)的時(shí)間和成本與花費(fèi)的時(shí)間和實(shí)際支出的總覽。因此，經(jīng)理可以了解哪些任務(wù)經(jīng)常被低估或高估，并隨著時(shí)間的推移提高估算的準(zhǔn)確性。
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另外，8Manage 提供的交互式實(shí)時(shí)報(bào)表生成功能幫助管理者更準(zhǔn)確更高效地分析資源的時(shí)間使用情況，從而能制定出有效的方案更好地管理寶貴的資源。
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-將任務(wù)分配給合適的人
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要想最大限度地提高員工的工作效率，就要先了解其優(yōu)缺點(diǎn)。工時(shí)表可以通過分析員工在任務(wù)中的表現(xiàn)，并將其與其他需要不同技能的任務(wù)進(jìn)行比較，幫助確定員工是否被分配了與其技能相匹配的任務(wù)。
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8Manage的員工工作量視圖是你了解每個(gè)員工計(jì)劃從事的項(xiàng)目和任務(wù)以及何時(shí)工作的窗口。在分配新任務(wù)時(shí)，你可以查看每個(gè)員工在任務(wù)日期范圍內(nèi)的可用小時(shí)數(shù)，了解他們是否有可用于項(xiàng)目的時(shí)間。
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結(jié)論
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時(shí)間跟蹤不僅有助于向客戶收費(fèi)和準(zhǔn)備工資單，還能發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵的運(yùn)營(yíng)指標(biāo)。先進(jìn)的時(shí)間跟蹤軟件所收集的數(shù)據(jù)可幫助企業(yè)做出更明智的決策，并充分利用員工在工作時(shí)間內(nèi)所花費(fèi)的時(shí)間。
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如果你正在尋找合適的時(shí)間跟蹤軟件，不妨考慮?8Manage 工時(shí)表。它支持工時(shí)表與項(xiàng)目管理一體化，并且在核算人工成本、考核員工績(jī)效以及優(yōu)化資源分配等方面有著無法比擬的優(yōu)勢(shì)。