六、結束項目或階段(Close Project or Phase)

1、概述:完結所有項目管理過程組的所有活動,以正式結束項目或階段的過程,合同收尾(按合同對交付物進行驗收及收款)和管理收尾(文檔、工具移交維護)

2、內(nèi)容

①總結經(jīng)驗教訓,正式結束項目工作,為開展新工作而釋放組織資源

②項目經(jīng)理需要審查范圍基準,確保在項目工作全部完成后才宣布項目結束

③收集項目或階段記錄、審核項目成敗、收集經(jīng)驗教訓和存檔項目信息(供組織未來使用)所必需的活動

3、IPO圖

4、輸入(依據(jù))

項目管理計劃—項目完工標準

驗收的可交付成果—等待客戶驗收

5、輸出(成果)

1. 最終產(chǎn)品、服務或成果移交—驗收包括收到正式說明書,說明滿足了合同條款

2. 組織過程資產(chǎn)更新—總結經(jīng)驗和教訓

?變更管理

1、變更的常見原因(論文可以參考

①產(chǎn)品范圍(成果)定義的過失或疏忽—產(chǎn)品范圍是指產(chǎn)品或者服務所應該包含的功能

②項目范圍(成果)定義的過失或疏忽—項目范圍是指為了能夠交付產(chǎn)品,項目所必須做的工作

③增值變更—增加新功能

④應對風險的緊急計劃或回避計劃—出現(xiàn)風險

⑤項目執(zhí)行過程與基準要求不一致帶來的被動調(diào)整—成本超支

⑥外部事件—政策變化

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2、項目變更的分類

①變更性質(zhì)—重大變更、重要變更和一般變更，通過不同審批權限控制

②迫切性—緊急變更和非緊急變更,通過不同的變更處理流程進行控制

③變更內(nèi)容(P508)

★3、變更管理涉及的主要角色

項目經(jīng)理、項目團隊成員、CCB、用戶、監(jiān)理工程師等

CCB

• ①變更控制委員會或配置控制委員會的簡稱

• ②CCB不必是常設機構,完全可以根據(jù)工作的需要組成,通常包括用戶和實施方的決策人員,小的項目可以只有一個人(用戶方),甚至只是兼職人員

• ③CCB是決策機構,決定項目基準是否變更,但不是作業(yè)機構,不提出變更方案

項目經(jīng)理

• 響應變更提出者的需求

• 評估變更對項目的影響及應對方案，供CCB決策審批

• 根據(jù)評審結果調(diào)整基準

4、變更的工作程序

①提出與接受變更申請

• 項目的任何干系人都可以提出變更請求

• 所有變更請求都必須以正式、書面形式提出并記錄,并納入變更管理以及配置管理系統(tǒng)

②對變更的初審

• 一般情況由項目經(jīng)理或配置管理員負責初審，常見方式為變更申請文檔的審核流轉(zhuǎn)

• ★變更初審的目的,容易出選擇題(P509)

③變更方案論證

包括技術評估和經(jīng)濟評估。

④項目管理委員會審查

• 每項記錄在案的變更請求都必須由一位責任人批準或否決,這個責任人通常是項目經(jīng)理，或者CCB或項目發(fā)起人

• 某些特定的變更請求,在CCB批準之后,還可能需要得到客戶或發(fā)起人的批準

⑤發(fā)出變更通知并組織實施

變更請求得到批準后,可能需要制訂新的(或修訂)成本估算、活動排序、進度日期、資源需求和風險應對方案分析。

⑥變更實施的監(jiān)控

• 通常由項目經(jīng)理負責基準的監(jiān)控

• CCB監(jiān)控:變更明確的主要成果、進度里程碑等,可以通過監(jiān)理單位完成

⑦★變更效果的評估

• 首要的評估依據(jù),是項目的基準

• 變更所要達到的目的是否已達成

• 評估變更方案中的技術論證、經(jīng)濟論證內(nèi)容與實施過程的差距并促發(fā)解決

⑧判斷發(fā)生變更后的項目是否已納入正常軌道

• 實施整體變更控制過程貫穿項目始終,并且應用于項目的各個階段

• 確認新的基準已經(jīng)生效，則按正常的項目實施流程進行

5、對進度變更的控制的內(nèi)容(P511)

• 判斷項目進度的當前狀態(tài)

• 對造成進度變化的因素施加影響

• 查明進度是否已經(jīng)改變

• 在實際變化出現(xiàn)時對其進行管理

6、對成本變更的控制的內(nèi)容(P511-P512)

• 對造成費用基準變更的因素施加影響

• 確保變更請求獲得同意

• 當變更發(fā)生時,管理這些實際的變更

• 保證潛在的費用超支不超過授權的項目階段資金和總體資金

• 監(jiān)督費用績效,找出與費用基準的偏差

• 準確記錄所有的與費用基準的偏差

• 防止錯誤的、不恰當?shù)幕蛭磁鷾实淖兏患{入費用或資源使用報告中

• 就審定的變更,通知利害關系者

• 采取措施,將預期的費用超支控制在可接受的范圍內(nèi)

7、對合同變更的控制的內(nèi)容

• 合同變更控制系統(tǒng)規(guī)定合同修改的過程

• 合同變更控制系統(tǒng)應當與整體變更控制系統(tǒng)結合起來

• 包括文書工作、跟蹤系統(tǒng)、爭議解決程序以及批準變更所需的審批層次

★注意：項目經(jīng)理對變更的工作程序負最終責任

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