各位財(cái)務(wù)人注意了！深圳一家公司，員工墊資購(gòu)買辦公用品再找公司報(bào)銷，居然被稅局要求整改了！到底是啥原因？企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)？趕緊跟著三哥一起來(lái)看看吧！

員工墊資采購(gòu)再找公司報(bào)銷，

居然被稅局要求整改？

深圳某家創(chuàng)業(yè)公司被稅局要求整改了。原因是，公司采購(gòu)辦公用品時(shí)由個(gè)人使用自己的賬戶付款，然后再找公司報(bào)銷的做法，在稽查時(shí)被認(rèn)為不合規(guī)，要求企業(yè)及時(shí)進(jìn)行整改。

處罰原文：在檢查中，稽查人員發(fā)現(xiàn)該公司有向個(gè)人賬戶轉(zhuǎn)款打錢的情形，詢問(wèn)后得知因?yàn)槠髽I(yè)規(guī)模較小，所以在辦公用品采購(gòu)時(shí)由個(gè)人使用私人賬戶購(gòu)買，然后由個(gè)人報(bào)銷，公司再將款項(xiàng)支付給個(gè)人，經(jīng)過(guò)對(duì)銀行資料對(duì)比證明了企業(yè)上述說(shuō)法屬實(shí)，但該做法既不合規(guī)，也帶來(lái)了涉稅風(fēng)險(xiǎn)，稽查人員已要求企業(yè)及時(shí)整改。

稅務(wù)部門提醒，深圳市目前很多孵化器類型的企業(yè)，因?yàn)闃I(yè)務(wù)尚處于研發(fā)階段，日常賬務(wù)管理比較混亂，甚至出現(xiàn)用員工個(gè)人賬戶來(lái)購(gòu)買公司辦公用品等情況。雖然此次案件未查明有利用個(gè)人賬戶進(jìn)行涉稅違法行為，但是存在很大涉稅風(fēng)險(xiǎn)，不利于公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，因此，公司即使在起步階段也要重視財(cái)務(wù)規(guī)范管理，防范涉稅風(fēng)險(xiǎn)。

其實(shí)我們看上面的案例，被查的原因主要還是以下兩點(diǎn)：

★ 該公司日常賬務(wù)管理混亂，又發(fā)生了偷逃個(gè)稅的事實(shí)，稽查局進(jìn)而推斷以后非常可能存在員工找票報(bào)銷抵工資逃避個(gè)稅的行為。

★ 稽查局之所以會(huì)對(duì)辦公用品的事注意，大致可以推測(cè)出，涉及的金額應(yīng)該不小，頻次也不低，有違常理，畢竟哪家企業(yè)也不會(huì)頻繁大量的購(gòu)買辦公用品啊。

大家是不是覺(jué)得平常都是這么操作的呢？而且也沒(méi)有出現(xiàn)任何問(wèn)題？個(gè)人墊資再報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)重重，以后如果再操作，務(wù)必注意以下幾點(diǎn)。

個(gè)人墊資再報(bào)銷，

這3個(gè)事項(xiàng)，一定要注意！

1. 個(gè)人墊資費(fèi)用不宜過(guò)大

就個(gè)人情感上而言，金額大的話，要你先自掏腰包肯定不樂(lè)意呀！一是不知道什么時(shí)候才能拿回來(lái)，二是如果發(fā)票出什么問(wèn)題，財(cái)務(wù)分分鐘不報(bào)銷，那豈不是炸了！

幾十幾百就算了，過(guò)千的話，很多人都希望先從公司領(lǐng)取備用金再支付，或者通知公司直接公戶付款，現(xiàn)在公司也有微信支付、支付寶等支付工具，方便得很。

從公司管理角度看，個(gè)人墊支容易出現(xiàn)虛假報(bào)銷的問(wèn)題，很多公司都有限制業(yè)務(wù)員墊支金額，超額自己掏。

所以，個(gè)人墊支金額過(guò)大，從邏輯上就已經(jīng)說(shuō)不通了！多少才算“大”呢？參考現(xiàn)金管理?xiàng)l例的說(shuō)法，1000以上。

2. 對(duì)外采購(gòu)墊資的人員不宜太多

正常情況下，一個(gè)公司負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員就那么幾個(gè)，如果大家都?jí)|資報(bào)銷，就有發(fā)票抵薪的嫌疑。稅務(wù)局可能就會(huì)稽查公司這些藏匿在發(fā)票后邊的工資或福利費(fèi)、要求補(bǔ)繳個(gè)稅。

3. 墊資的費(fèi)用要及時(shí)報(bào)銷

企業(yè)如果經(jīng)常報(bào)銷前期的費(fèi)用，一是不利于內(nèi)部管理，二是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的失真，三是會(huì)讓稅局質(zhì)疑費(fèi)用的真實(shí)性，是不是找票報(bào)銷的？

注意！今天起，費(fèi)用發(fā)票報(bào)銷

這5大風(fēng)險(xiǎn)要規(guī)避！

不僅個(gè)人墊資報(bào)銷有風(fēng)險(xiǎn)，差旅費(fèi)、餐費(fèi)、福利費(fèi)等企業(yè)的常見費(fèi)用報(bào)銷中也都存在很大風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該步步為營(yíng)，小心謹(jǐn)慎，5個(gè)避坑指南送給你！

附：華為費(fèi)用報(bào)銷流程

在華為員工報(bào)銷費(fèi)用，可能既見不著會(huì)計(jì)人員，也見不著出納。華為實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用報(bào)銷IT流程化處理。

以員工報(bào)銷差旅費(fèi)為例，下圖為華為費(fèi)用報(bào)銷的全部流程：

首先，由主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性和合理性把關(guān)。

華為的會(huì)計(jì)人員一般不對(duì)費(fèi)用發(fā)票做實(shí)質(zhì)性審核，不審核有幾個(gè)原因：

第一，費(fèi)用的真實(shí)性應(yīng)由報(bào)銷人員的主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，因?yàn)樗麄儾耪嬲椋?/p>

第二，費(fèi)用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

譬如，公司全年120萬(wàn)筆費(fèi)用報(bào)銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計(jì)耗時(shí)需360萬(wàn)分鐘。這360萬(wàn)分鐘的費(fèi)用審核需要多少人工去完成呢？

有人擔(dān)心，有人虛假報(bào)銷怎么辦呢？除了前端主管領(lǐng)導(dǎo)的把關(guān)，華為在后端通過(guò)審計(jì)抽查對(duì)此予以監(jiān)督。審計(jì)抽查是一種事后監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，弄虛作假者會(huì)受到較重的處罰。

其次，限定領(lǐng)導(dǎo)電子審批的時(shí)間。

為了保證費(fèi)用報(bào)銷審批的及時(shí)性，華為規(guī)定了電子審批的時(shí)限。自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起超過(guò)一定時(shí)間沒(méi)有審批的，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，默認(rèn)審批通過(guò)出了問(wèn)題的，仍需由該審批人承擔(dān)。另外，公司會(huì)定期提取審批時(shí)效記錄予以通報(bào)，超時(shí)審批會(huì)給予批評(píng)。

第三，限定員工費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)限。

華為員工費(fèi)用報(bào)銷原則上要在費(fèi)用發(fā)生后三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行。如超過(guò)三個(gè)月，但未超過(guò)六個(gè)月，需說(shuō)明未及時(shí)報(bào)銷的原因申請(qǐng)?zhí)嘏?。超過(guò)六個(gè)月的，不能報(bào)銷。

第四，丟失發(fā)票只報(bào)銷費(fèi)用的50%。

如果員工不小心將發(fā)票弄丟了，只要能證明費(fèi)用真實(shí)發(fā)生了，也可報(bào)銷。但報(bào)銷時(shí)需要寫詳細(xì)的情況說(shuō)明。審批通過(guò)后可報(bào)銷費(fèi)用的一半。

為什么只報(bào)銷一半呢？一方面，發(fā)票丟失了，所報(bào)銷的費(fèi)用不能在所得稅前扣除，這意味著公司要承擔(dān)25%的所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應(yīng)由員工負(fù)擔(dān)。另外的25%帶有處罰性質(zhì)，可視作對(duì)個(gè)人粗心大意弄丟發(fā)票的懲處。

1、華為內(nèi)審對(duì)員工費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)督

華為給每個(gè)員工都建立了費(fèi)用報(bào)銷誠(chéng)信檔案，每個(gè)員工都有誠(chéng)信分值。這個(gè)分值會(huì)決定個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷被審計(jì)抽查的概率。

員工剛?cè)肼殨r(shí)初始分為80分，B等。

以后每報(bào)銷一筆費(fèi)用，沒(méi)有出現(xiàn)差錯(cuò)的話，就可以加1分，最高可累加到120分。

誠(chéng)信分?jǐn)?shù)為80-90分，內(nèi)審的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。

分?jǐn)?shù)在80分以下，所有的費(fèi)用報(bào)銷都需要檢查。

另外，分?jǐn)?shù)低于70的，每筆費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)都要事先審核，這將導(dǎo)致費(fèi)用報(bào)銷時(shí)限拉長(zhǎng)，對(duì)報(bào)銷人不利。

華為審計(jì)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的抽查非常較真，即便對(duì)任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到過(guò)這樣一張照片，任總自己拖著拉桿箱排隊(duì)等出租車。華為的創(chuàng)始人難道出行沒(méi)有下屬陪同嗎？華為的差旅費(fèi)報(bào)銷制度規(guī)定，只有病員出差才允許有人陪同，領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)陪同人員的機(jī)票不能在公司報(bào)銷，需由領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人負(fù)擔(dān)。

年末，內(nèi)部審計(jì)要對(duì)董事會(huì)成員進(jìn)行廉潔審計(jì)。

某次審計(jì)時(shí)抽查發(fā)現(xiàn)任總有次出差報(bào)銷了洗衣費(fèi)，華為的差旅費(fèi)報(bào)銷制度不允許報(bào)銷洗衣費(fèi)，這屬于不當(dāng)報(bào)銷。審計(jì)將此寫到了審計(jì)報(bào)告中，任總為此做了自我批評(píng)，并將不當(dāng)報(bào)銷金額退還給了公司。

2、華為內(nèi)審對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批的監(jiān)督

前面提到，華為員工的費(fèi)用報(bào)銷一般情況下會(huì)計(jì)不會(huì)一一審核，主要由主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。如果主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)怎么辦？華為某位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的費(fèi)用報(bào)銷未能認(rèn)真履責(zé)，導(dǎo)致很多不當(dāng)費(fèi)用報(bào)銷，審計(jì)抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)了這一情況。華為是怎么處理呢？

要求這位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任，如不當(dāng)報(bào)銷費(fèi)用的員工已離職，由審批人賠付不當(dāng)報(bào)銷金額。

停止這位領(lǐng)導(dǎo)費(fèi)用報(bào)銷權(quán)簽權(quán)力三年。

如果這位領(lǐng)導(dǎo)本人希望恢復(fù)該項(xiàng)權(quán)力，需做兩件事。這兩件事做完后，才能恢復(fù)他的費(fèi)用報(bào)銷權(quán)簽權(quán)力。首先，自費(fèi)請(qǐng)兩名注冊(cè)會(huì)計(jì)師對(duì)他過(guò)去三年所審批的費(fèi)用報(bào)銷單做一番審計(jì)；審計(jì)如發(fā)現(xiàn)還有不當(dāng)報(bào)銷，也像前面那樣承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。

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