參考資料

幫助中心 - 滴答清單 (dida365.com)[1]

時間管理方法論 | 幫助中心 - 滴答清單 (dida365.com)[2]

寫在前面：作為滴答清單的三年老用戶了，但是感覺時間管理還是有一些問題，最近又重新閱讀了一下滴答清單的使用文檔，作了如下筆記，希望大家也可以找到一些適合自己的學(xué)習(xí)方法，在接下來的學(xué)習(xí)中更加自律高效~

概念

• 區(qū)分開自律和自虐

• 專注力：一次只專注一件事、專注的時間足夠久。專注力可視為一種「選擇性注意」（selective attention）。當(dāng)海量的外部刺激進(jìn)入大腦后，我們會在幾個并行的潛在目標(biāo)和思想碎片之中提取其中一種，使其呈現(xiàn)出清晰鮮明的形象，威斯康星大學(xué)神經(jīng)科學(xué)家理查德·戴維森將這個過程稱為「階段性鎖定」，也就是專注。

• 心流： 心流是一種理想的專注狀態(tài)，指的是當(dāng)你全神貫注地在做某件事時，大腦所達(dá)到的一種全情投入、欲罷不能的理想境界。在這個過程中，你的神經(jīng)系統(tǒng)將高度和諧地運轉(zhuǎn)，以至于完全意識不到時間的流逝，并得到前所未有的滿足感。（產(chǎn)生條件：這件事是可以完成的：具有一定的挑戰(zhàn)性，但難度與個人的能力相匹配；這件事目標(biāo)明確；有即時的積極反饋）

原因分析

• 導(dǎo)致拖延的因素

• 對自己的能力缺乏自信

• 反感規(guī)則，討厭命令

• 目標(biāo)和回報太過遙遠(yuǎn)

• 自我約束能力差

• 分不清「必須做」和「我要做」：一個有充足時間去做「我要做」的事情的人總是從容不迫，而被「必須做」的事務(wù)纏住的人往往會認(rèn)為自己對時間掌控感特別低，內(nèi)心的挫敗感也油然而生）

• 迷失在無休止的工作中：不允許自己有絲毫懈怠，節(jié)假日也閑不住，自愿透支個人時間沒日沒夜地加班，生怕一停下來，就會在競爭中輸給同事，就無法快速證明自己的能力。在他們的價值體系里，休息就是在浪費時間。

• 習(xí)慣多線程工作：當(dāng)你在多個任務(wù)間頻繁切換時，大腦只是在一味地做無用功，在這種狀態(tài)下，我們的出錯率會上升，思考速度會變慢，有效工作的時間實則大大減少。忙碌一天下來，你會發(fā)現(xiàn)自己其實一件事都沒做好。

• 凡事都親力親為：事必躬親，喜歡獨攬包辦，習(xí)慣性地想把自己變成超人，總是擔(dān)心別人做事的能力、速度達(dá)不到自己的要求，寧可一個人忙得焦頭爛額，也不愿意把工作分派給別人。

解決辦法

• 專注一件事

• 分解任務(wù)，設(shè)定可操作目標(biāo)

• 給待完成的任務(wù)排優(yōu)先級

• 學(xué)會拒絕

• 把任務(wù)改造成可執(zhí)行的具體步驟

  下一步行動 = 動詞 + 事件 + 關(guān)鍵人 + 截止日期

  eg：周五晚上 8 點（截止日期），發(fā)周報（動詞&事件）給 Boss（關(guān)鍵人）

  eg：下周三（截止日期）回復(fù)（動詞）米蘭俱樂部（關(guān)鍵人）的廣告郵件預(yù)定紀(jì)念款球衣（事件）

• 適當(dāng)授權(quán)：分清「你能做的事」和「你該做的事」。與其自己浪費時間瞎琢磨，不如與他人合作，將任務(wù)合理地委派給更專業(yè)的人。讓被授權(quán)的人能夠積極地、創(chuàng)造性地處理好自己的工作，并對自己的工作結(jié)果負(fù)責(zé)。

• 決定開始做事的那一刻，主動屏蔽一切干擾和雜念，讓自己別無選擇，只能硬著頭皮完成任務(wù)：整理桌面，歸置好要用的物品、物理隔離電子產(chǎn)品，將其放在你看不見的地方，從社交網(wǎng)絡(luò)徹底離線，消息事后統(tǒng)一回復(fù)、信息斷舍離，關(guān)掉一切不必要的通知、學(xué)會拒絕，和與任務(wù)無關(guān)的人和事果斷說“不”，簡明和秩序有助于高效的工作

• 注意力外包：釋放注意力空間內(nèi)存的有效形式。你可以通過外部工具，隨時隨地記錄新冒出來的想法，提前安排好下一步行動，解放你的大腦。心里別裝那么多事兒，自然就能靜下心來。

• 練習(xí)冥想：

• 第1步：靜坐在某個地方，保持心情平靜

• 第2步：閉上雙眼，在腦海中默念吸氣、呼氣，把注意力集中在身體的變化上

• 第3步：當(dāng)發(fā)覺自己開始走神的時候，把思緒拉回來

• 第4步：剛開始練習(xí)可能很困難，沒關(guān)系，先從5分鐘開始，不斷延長冥想的時間

• 科學(xué)合理地制定目標(biāo)（smart）

• Specific（具體的）：避免模糊，避免理想化，與其決定“成為一名廚藝高手”，不如把目標(biāo)改成“每個月學(xué)會20道菜”。

• Measurable（可度量的）：具體的數(shù)量和指標(biāo)有助于更好地評估進(jìn)展、落實推進(jìn)。比如，“每天跳繩30min”，而非“堅持跳繩”。

• Attainable（可實現(xiàn)的）：你的目標(biāo)應(yīng)基于能力而略高于能力，別急功近利，對于那些既無必要、又難達(dá)成的目標(biāo)，要么舍棄，要么進(jìn)行必要的調(diào)整，“一個月瘦5斤"要比“一周瘦5斤”更易落實執(zhí)行。

• Relevant（相關(guān)的）：目標(biāo)應(yīng)與個人規(guī)劃密切關(guān)聯(lián)。認(rèn)真審視你的自我需求，有意識地習(xí)得有關(guān)技能，假設(shè)你想成為一名律師，那么提升辯論水平的重要性遠(yuǎn)高于精通PS等多媒體軟件。

• Time-based（有時限的）：給自己設(shè)置DDL，適度的壓力與緊迫感能督促你更高效地完成任務(wù)。

• 2分鐘原則：如果一件事遲早要做，且2分鐘內(nèi)就能搞定（如回復(fù)郵件，文件分類等），那就一刻也不要猶豫，第一時間付諸行動

• 5分鐘原則：當(dāng)你遲遲不愿開始某個任務(wù)時，不如告訴自己，「先做5分鐘，只要5分鐘就好！」，很多時候，當(dāng)你一旦開始行動，就會停不下來，往往會堅持更長的時間

• 賦能：給事情賦予目標(biāo)和意義感：把「必須做」的事情盡可能地變成我要做，把「我要做」的事情做得更好。不僅僅滿足于手頭的事情，更要去思考，從長遠(yuǎn)來看，它能夠如何幫我達(dá)到更高層次的目標(biāo)

• 戒掉偏執(zhí)的完美主義，正視自己的極限，調(diào)低期望值

• 番茄工作法（要注意激勵自己在最短時間內(nèi)快速完成任務(wù)，聚焦于眼前的任務(wù)，直到鬧鈴響起）

• 計劃：篩選出優(yōu)先級最高的任務(wù)（要事第一），添加至今日待辦，估算分別需要多少番茄鐘、將超過x個番茄鐘的復(fù)雜任務(wù)進(jìn)行拆分，瑣碎的、不足一個番茄鐘的任務(wù)進(jìn)行合并（合并同類項）

• 執(zhí)行：計時期間不可分心，番茄鐘一旦因為某些事情暫停，就必須放棄。在一個番茄鐘內(nèi)，不要隨意切換專注事件。若出現(xiàn)外部打斷，先記錄下來。即如果在一個番茄時間內(nèi)有多余的時間，就對已完成的任務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，看看有沒有什么可以改進(jìn)的地方。

• 追蹤 （回顧番茄鐘的使用過程）

• 記錄，重點查看：每項任務(wù)預(yù)估時間和實際時間的差距、用番茄鐘過程中出現(xiàn)的打斷次數(shù)和具體內(nèi)容、平均每天的專注時長和時段分布

• 優(yōu)化：判斷是否需要提高預(yù)估能力或者進(jìn)一步將任務(wù)拆分、思考今后如何避免類似的打斷、摸索出一天中自己效率最高的時間，優(yōu)化日程安排

• 使用誤區(qū)：番茄鐘是提升效率而不是量化時間的工具，請關(guān)注效果而不是用時，任務(wù)的完成度、執(zhí)行結(jié)果比專注時間和番茄個數(shù)更重要！分析環(huán)節(jié)不可省略！ 果斷放棄每一個已經(jīng)夭折的小番茄！ 別試圖補救和美化自己的努力程度，分析被打斷的原因并避免再犯才是你應(yīng)做的。

• 牢記自己瀏覽的最初目的，一旦找到自己想要的信息果斷關(guān)掉手機。聽起來很簡單對不對？只要你在刷信息時有意識地控制自己，就能很好地避免漫無目的的網(wǎng)絡(luò)沖浪了。

• 延遲滿足，及時進(jìn)行自我獎勵（你要獎賞的是自己的努力、堅持和進(jìn)步，而不是結(jié)果）可以加一個心愿清單

• 設(shè)定一個完全脫離工作的時間：工作只是生活的一個維度，在這之外，還有更多事物值得我們關(guān)注。要懂得從工作中適當(dāng)抽身出來，培養(yǎng)興趣愛好，陪伴家人朋友。這里要注意，千萬不要「一邊度假，一邊還憂心著未完成的任務(wù)」，如果可以，盡量別把工作帶回家。

• 任務(wù)分類方法

• 領(lǐng)域/項目分類法：工作（團隊家庭個人）、學(xué)習(xí)、生活、娛樂

• 場景分類法：辦公室、書桌、家里、超市；手機、電腦

• 四象限系統(tǒng)

• 時長/能量分類法

軟件使用

• 創(chuàng)建清單

  場景分類（公司、家）、任務(wù)類型（工作、學(xué)習(xí)、生活）

• 收集箱：臨時記錄，為了減輕創(chuàng)建任務(wù)時的思考和壓力而存在的，不要堆在這，最后及時清空，要歸類

• 清單

• 默認(rèn)智能清單

  默認(rèn)智能清單如「今天」「明天」「最近七天」「收集箱」「分配給我」等，可以根據(jù)一定條件對任務(wù)進(jìn)行篩選及顯示。

  「今天」「明天」「最近七天」智能清單中，會顯示到期日分別為今天、明天和最近七天的任務(wù)。

  「收集箱」是一個臨時的任務(wù)中轉(zhuǎn)站，所有暫時來不及整理的任務(wù)都可以放在收集箱中。收集箱不可以被隱藏或刪除。

  「分配給我」是收集來自不同共享清單中分配給您的任務(wù)，您可以在這個清單中查看您在不同共享清單中的任務(wù)。

• 普通清單

  用戶所創(chuàng)建的用來對任務(wù)進(jìn)行歸類的清單，如「生活」「工作」「會議」清單等。

• 智能清單

• ▲自定義智能清單

• 標(biāo)簽：給任務(wù)添加標(biāo)簽可以幫助您從不同緯度對任務(wù)進(jìn)行劃分和管理，一個任務(wù)可以添加多個標(biāo)簽。標(biāo)簽系統(tǒng)支持創(chuàng)建二級標(biāo)簽。在左側(cè)邊欄中拖動標(biāo)簽并與另一標(biāo)簽重疊，即可為這兩個標(biāo)簽創(chuàng)建父標(biāo)簽。

• 做好每日安排并及時回顧：點擊「今天」智能清單右上角的「圓環(huán)」圖標(biāo)，進(jìn)入「每日計劃」模式，我們就可以逐條查看今天要做的所有事情，并方便的進(jìn)行調(diào)整。

• 管理任務(wù)的多重維度

• 「清單」對應(yīng)事情的「分類」，將同類的事情歸納到一起

• 「日期和提醒」對應(yīng)事情的「緊急程度」，用來規(guī)劃什么時候做哪些事

• 「優(yōu)先級」對應(yīng)「重要程度」，用來來判斷今天先做什么，后做什么

• 「情境」對應(yīng)工作地點不定的人，「標(biāo)簽」來添加情境，你可以嘗試列出這些常用的情境，它們通常由兩部分組成：地點、用到的工具。

• 「狀態(tài)」則適合于同時跟進(jìn)多個項目或任務(wù)的人

參考資料

[1]幫助中心 - 滴答清單 (dida365.com): https://help.dida365.com/
[2]時間管理方法論 | 幫助中心 - 滴答清單 (dida365.com): https://help.dida365.com/tasks