匯報的技巧你掌握了嗎？（二）
干得好不如報得好。一個成功的人一定是一個善于匯報的人。
您還在為匯報工作犯難嗎？那么接下來我們就繼續(xù)分享如何匯報工作吧。
匯報工作，最忌眉毛胡子一把抓，泛泛而談，這就要求你要善于對信息進行分析、過濾、總結(jié)，從中提煉出有價值的信息，并以他喜歡的形式向他反映。
匯報人員要想在最有限的時間內(nèi)作出最為有效的匯報，必須牢記以下規(guī)則：
1、要以線帶面，從抽象到具體
匯報工作要講究一定的邏輯層次，不可邏輯混亂，講到哪兒算到哪兒。
一般來說，匯報要抓住一條線，即本單位工作的整體思路和中心工作；展開一個面，即分頭敘述相關工作的做法措施、關鍵環(huán)節(jié)、遇到的問題、處置結(jié)果、收到的成效等內(nèi)容。正所謂“若網(wǎng)在綱，有條而不紊”。
2、領導關心啥，咱就匯報啥
在匯報的內(nèi)容方面，要匯報領導關心的工作。
許多你能力范圍內(nèi)可以處理的沉芝麻爛谷子、程序既定的工作，處理了就處理了。事無巨細，統(tǒng)統(tǒng)匯報，也有邀功之嫌。
3、亮出自己的“王牌”
毫無重點的匯報會讓人覺得凌亂而沒有頭緒，因此在匯報的時候要直切自己的“王牌”。
一般來說，匯報者可以把自己負責的或者情況掌握比較全面的某項工作作為突破口，抓住工作過程和典型實例加以分析、總結(jié)和提高。
匯報中的這張“王牌”最能反映個人的工作特色。
4、注重結(jié)果，領導沒功夫看你織毛衣
老板通常都很忙，他沒時間，也沒興趣事無巨細地聽你說整件事情的來龍去脈，他只關注結(jié)果。
當你找他復命的時候，他只想從你口中聽到兩種聲音，第一種是“行，我漂亮地完成了”；第二個是“不行，但是我想出其他的解決的方案了，等您批準”。
至于那些不行的原因，以及你解決問題過程中付出的努力，摸索的過程，他沒有心情聽你嗦，那是你應該做的。所以，你只需要把結(jié)果告訴他。
很多人會想，老板安排我去做這件事，我做了就行，至于沒把事情做成，這不是我的責任，因為我已經(jīng)盡力了。
他沒有意識到，苦勞不等于功勞，如果沒有功勞，苦勞越大，浪費和消耗越多，領導對你越反感。
在公司的討論大會或與人談判前，你準備資料時習慣怎么做？
A.言簡意賅地把主要內(nèi)容整理出來
B.用圖表和簡單的文字說明體現(xiàn)核心內(nèi)容
研究表明：圖表是溝通的利器，一張簡明的圖表比千百句語言更能清楚地表明你的思想和意圖，讓繁多復雜的語言變得簡單明了，更有訴說力。
“一個圖表可以節(jié)省一千句話”，它讓我們避免忍受長篇大論，避免了瑣碎冗長、事倍功半的視覺垃圾。
制作圖表時，我們要注意，不是要把它做得很絢麗，而是要簡單、有效，讓人一目了然，演示生動有趣并產(chǎn)生轟動效應。
心理學家研究表明：在一個報告中只使用3～5個圖表，會引起聽眾百分百的注意力；若連續(xù)使用20個圖表，可能讓你的聽眾記不住其中任何一個圖表。
除此之外，還要特別注意圖形的使用。
表達未來發(fā)展趨勢或公司業(yè)績額的過往及現(xiàn)狀時要用折線圖；
陳述各月份或各年度的梯度量時要用柱形圖；
表明各部分的百分比時要用餅狀圖。
單純的數(shù)據(jù)表述時表格效果會更好。
當上司問你何時能完成那份PPT的時候，你覺得怎樣的回答能更讓上司滿意？
A.“明天吧，應該可以完成。”
B.“明天中午12點之前。”
不要把“好像”，“有人會……”，“大概”，“晚些時候”，“或者”，“說不定”之類放在嘴邊。
尤其是和上級談論工作的時候。這樣的閃爍之詞會讓他煩死你。
在說服別人的過程中，具體的數(shù)字永遠比含混不清的文字更震撼、更有說服力！
在職場上，小小的數(shù)字真的有那么大的魔力嗎？
用“具體”的數(shù)字說話。
每一次的總結(jié)、構(gòu)思和談判她都認真總結(jié)，且最大的特點就是用數(shù)字把每一個細節(jié)和要達到的目標體現(xiàn)出來，給閱讀者以視覺的沖擊、心靈的震撼。
這里我們主要介紹一下最常用的電子郵件。
若想打好下一場職場升級戰(zhàn)，要先把郵件新規(guī)則研究透。學好E-mail規(guī)則，善用職場法寶，做個職場牛人是不難的。
1、不要越級發(fā)郵件
之所以把這條放在頭一位，是很多職場新人自以為比上司能，以為越級發(fā)發(fā)E-mail告狀不容易被發(fā)現(xiàn)，在E-mail里還能暢所欲言，比打電話方便得多啊！
其實E-mail的最重要特征就是容易被轉(zhuǎn)發(fā)，這一點對于喜歡越級E-mail的“小聰明們”來說是致命的。
2、不在E-mail里“扯閑篇兒”
“扯閑篇兒”是指談和工作無關的事。
E.mail的第二個特征是容易“留案底”，這一強大特征讓E-mail容易變成流言蜚語滋生地。
假如你對某同事有意見、對老板有看法，用嘴巴說說痛快一下就算了，何必發(fā)E-mail呢？回頭讓人家轉(zhuǎn)發(fā)給當事人，或復制下來貼在MSN上，就留下永久的“案底”了。
3、不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的E-mail
同樣，假如你收到了某某同事發(fā)來的帶有偏見內(nèi)容的E-mail，你做到自己知道就行了，并深深感謝他的信任，不要到處轉(zhuǎn)發(fā)或復制粘貼，更不要為證明“這不是我說的，是XX說的”而當他人面打開E-mail頁面。
要知道，你能對A這樣做，你也能對B這樣做，你就變成了辦公室的不良信息傳播者，失去了同事最起碼的信任。
4、保留好發(fā)送E-mail的證據(jù)
有時候E-mail可能因網(wǎng)絡問題不能按時送達，也可能不小心被收件者刪掉了，或者收件者根本就是故意說沒收到，怎么辦？
在發(fā)E-mail時給自己抄送一份就得了，或者保留在發(fā)件箱里。
同樣，其他人發(fā)給你的工作E-mail也要保留三個月以上再考慮永久刪除，以備發(fā)生問題時“對質(zhì)”。
5、私人E-mail躲開公司網(wǎng)絡監(jiān)控
很多公司都有網(wǎng)絡監(jiān)控一說，我們就寧可信其有吧。
我們總有點私事吧，躲開監(jiān)控也不難，可以用手機，隨時隨地上網(wǎng)，發(fā)送接收都可以避開公司的網(wǎng)絡監(jiān)控。
比如跟戀人談談情說說愛，或者跟培訓班的老師發(fā)發(fā)作業(yè)，都很方便。
6、讓E-mail幫助自己樹立勤奮形象
不能半夜給客戶打電話談價格，不能在出差途中、火車上給老板打電話匯報情況，怎么辦？
很簡單，發(fā)E-mail啊。
銷售小說《輸贏》里有這么一招，你只管在晚上零點之后給客戶、老板發(fā)E-mail談工作吧，當他們收到時會為你的勤奮感動的！
同樣，在不方便打電話的時候打開手機給客戶、老板發(fā)E-mail，說一句：我在火車上，周圍比較亂，在用手機發(fā)E-mail……老板最喜歡這樣的員工了。
7、不要忘記E-mail的正確收發(fā)時間
同一個E-mail前后10分鐘發(fā)送可能就影響大局。
比如可以把手機的E-mail收發(fā)設置上聲音，像短信一樣提醒；對于需要在確定的時間點上發(fā)送出去的重要E-mail可以在手機的備忘錄中將其記錄下來，一到時間就會提醒你。
老板可以說沒有看到E-mail，但你不能說你沒有發(fā)。動一動手指頭不麻煩，幫你省掉無數(shù)的誤會、責備。
8、不要忘記正確“抄送”和“暗送”
幾乎每位會用E-mail的人都會做的，但卻未必做得最合適。
當需要把文件傳達給其他人時，固然要抄送到每位，但別忘了要抄送到主管上級、老板那里，雖然他可能根本沒有時間看，但這種“以資證明”的行為不可缺少。
尤其是你想表揚你的下屬或團隊的時候，這種抄送更是比表揚本身還重要。
9、不要讓E-mail徹底代替電話
很多人都有這樣的感覺，當習慣用E-mail、QQ、MSN或短信時，發(fā)現(xiàn)自己能不打電話時就盡量避免打電話，因為“怕人家煩”，尤其是需要道歉、澄清、辭職、砍價時。
血淋淋揭開的事實是：我們的口頭溝通能力下降了！我們感覺已經(jīng)無法面對電話中的客戶、老板或同事了！但這樣不行！
必要時拿起手機撥過去，用禮貌、清晰、抑揚頓挫的語言跟對方溝通，讓對方充分感受到你聲音的魅力并被打動吧。
