開(kāi)會(huì)時(shí)間不應(yīng)該過(guò)多占用工作時(shí)間，否則會(huì)進(jìn)一步降低工作效率?？墒菃渭兊乜s短會(huì)議時(shí)間同樣于事無(wú)補(bǔ)。開(kāi)會(huì)是為了商量對(duì)策，縮短會(huì)議時(shí)間就增加了找出對(duì)策的難度。說(shuō)到底，管理者要做的不是減少會(huì)議，而是提高開(kāi)會(huì)效率，用最少的會(huì)議來(lái)獲得最多的成果。

1．合理布置會(huì)議環(huán)境

假如把會(huì)議主持人、主辦者和與會(huì)人員的桌椅布置成面對(duì)面的形式，與會(huì)人員就會(huì)下意識(shí)地認(rèn)為這場(chǎng)會(huì)議完全由主持人或主辦者主宰，于是產(chǎn)生不被點(diǎn)名就不主動(dòng)發(fā)言的念頭。如果所有人圍著坐，主持人和主辦者分散坐在與會(huì)人員旁邊，這樣的會(huì)議環(huán)境將有助于促進(jìn)討論。

當(dāng)會(huì)議室有大桌子時(shí)，很多人會(huì)下意識(shí)地低頭看資料，這是利于傳達(dá)資料信息的會(huì)議環(huán)境。如果座位之間只設(shè)幾個(gè)小圓桌或者不設(shè)桌子，與會(huì)人員就會(huì)增加眼神交流，這是利于促進(jìn)討論的會(huì)議環(huán)境。

會(huì)議座席按照職務(wù)高低順序排列時(shí)，職務(wù)較低的青年員工會(huì)變得更緊張，暢所欲言的難度有所增加。如果是按照部門(mén)來(lái)劃分座位，則容易在討論過(guò)程中形成部門(mén)對(duì)立的局面。這也是布置會(huì)議環(huán)境時(shí)要考慮的因素。

2．明確會(huì)議目標(biāo)

大部分會(huì)議的目標(biāo)可以總結(jié)為以下五種類(lèi)型。

（1）做出某項(xiàng)決定。

（2）總結(jié)問(wèn)題，歸納想法，形成清單。

（3）與眾人共享信息。

（4）通過(guò)討論來(lái)說(shuō)服持異議者，讓他們接受結(jié)果，達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)。

（5）確定下一步的工作計(jì)劃，安排員工的職責(zé)分工。

無(wú)論什么樣的會(huì)議，基本上都是為這五種目標(biāo)服務(wù)的。在開(kāi)會(huì)前把本次會(huì)議的目標(biāo)明確下來(lái)，有助于提高會(huì)議效率。比如，以歸納想法為目標(biāo)的會(huì)議，只是由主持人詢(xún)問(wèn)大家的意見(jiàn)，再把零零散散的意見(jiàn)記錄下來(lái)，并不是一個(gè)有效的辦法。因?yàn)楹芏嗯c會(huì)人員可能事前對(duì)議題缺乏了解，提不出什么意見(jiàn)。

更好的辦法是，讓擁有不同視角的與會(huì)人員各自根據(jù)議題來(lái)制作報(bào)告和提案，分別在會(huì)議中提出來(lái)，然后大家一邊討論一邊補(bǔ)充。這樣有的放矢地討論，更能激發(fā)與會(huì)人員的活力，歸納更多的想法。

3．減少資料解說(shuō)時(shí)間

資料解說(shuō)環(huán)節(jié)在很多公司的會(huì)議中往往是耗時(shí)最長(zhǎng)的環(huán)節(jié)之一。高效的會(huì)議往往會(huì)把這個(gè)環(huán)節(jié)省略掉，不再由資料制作者照本宣科地向大家解說(shuō)資料。取而代之的是在會(huì)前向與會(huì)人員分發(fā)相關(guān)資料，然后在會(huì)議開(kāi)始時(shí)讓大家自己默讀幾分鐘，最后再開(kāi)始討論。

默讀的速度比現(xiàn)場(chǎng)解說(shuō)的速度更快。在很多情況下，自己花2分鐘默讀跟聽(tīng)別人做10分鐘解說(shuō)的效果大體相當(dāng)。所以，這種做法能讓會(huì)議進(jìn)程更快進(jìn)入討論環(huán)節(jié)。

有時(shí)候，如果把資料解說(shuō)和回答與會(huì)人員的提問(wèn)兩個(gè)環(huán)節(jié)省略掉，會(huì)議時(shí)間就可以縮減一半。此外，資料制作人的現(xiàn)場(chǎng)解說(shuō)是無(wú)法循環(huán)利用的，但打印出來(lái)的相關(guān)資料可以循環(huán)利用，被更多人看見(jiàn)。雖然這會(huì)增加紙張和油墨的開(kāi)支，但相比因此提高的會(huì)議效率和省下來(lái)的工作時(shí)間，還是劃算得多。

4．明確自己的意見(jiàn)

團(tuán)隊(duì)開(kāi)會(huì)效率低下的主要特征是“議而不決”。造成這種局面的一個(gè)重要原因是：與會(huì)人員沒(méi)有自己的觀(guān)點(diǎn)，在討論過(guò)程中遲遲做不了決定。這種缺乏主見(jiàn)、優(yōu)柔寡斷的人很好分辨，他們的口頭禪包括但不限于“情報(bào)還不夠充分”“還得再研究研究”“還不能確定”“調(diào)查一下再說(shuō)”。由于太多人沒(méi)有表達(dá)自己的立場(chǎng)和觀(guān)點(diǎn)，會(huì)議主持人無(wú)法從中歸納意見(jiàn)，得不出什么有效結(jié)論。

效率高的公司會(huì)要求每一位員工都要明確自己的定位。具體而言就是，在參與會(huì)議時(shí)表明自己的立場(chǎng)和意見(jiàn)，要在不確定的情況下做出自己的決斷。即使是什么都還不懂的新入職員工，也要在高效會(huì)議中嘗試進(jìn)行自我定位。這是公司訓(xùn)練員工決策能力的一個(gè)重要手段，既有利于促進(jìn)團(tuán)隊(duì)溝通，提高開(kāi)會(huì)效率，又有助于培養(yǎng)未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)人才。

5．追問(wèn)決策的邏輯

在每個(gè)人都明確自己意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，高效會(huì)議要求必須得出結(jié)論，否則會(huì)議的成果就是零。對(duì)于那些最終未能討論出結(jié)果的會(huì)議，管理者必須記下沒(méi)有得出結(jié)論的原因。通常而言，無(wú)法得出結(jié)論的原因有四個(gè)。

（1）決策者缺席，比如董事長(zhǎng)或部門(mén)負(fù)責(zé)人等有決定權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)缺席會(huì)議。

（2）未能明確決策的邏輯。

（3）相關(guān)數(shù)據(jù)信息等資料不完整，導(dǎo)致與會(huì)人員無(wú)法做出判斷。

（4）會(huì)議主持人缺乏領(lǐng)導(dǎo)能力，未能有效掌控會(huì)議的進(jìn)程。

其中第二個(gè)原因經(jīng)常被人們忽略。許多“議而不決”現(xiàn)象表面上是缺乏信息造成的，實(shí)際上是不清楚決策的邏輯造成的。假如大家每次開(kāi)會(huì)都認(rèn)為信息不足，但下次開(kāi)會(huì)有了更多信息后還是感覺(jué)“信息不足，無(wú)法決斷”，就說(shuō)明與會(huì)人員沒(méi)弄清決策的邏輯。

因此，管理者必須了解決策究竟是根據(jù)什么具體標(biāo)準(zhǔn)做出來(lái)的，然后再?lài)@這個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn)去尋找信息。否則，搜集再多的情報(bào)也無(wú)濟(jì)于事。

6．在多人討論中導(dǎo)入角色扮演法

有些團(tuán)隊(duì)的會(huì)議沿用了“一人領(lǐng)導(dǎo)，眾人追隨”的模式。會(huì)議主持人的領(lǐng)導(dǎo)怎么說(shuō)，大家就怎么聽(tīng)，沒(méi)有太多獨(dú)立思考。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)自己拿不定主意，需要集思廣益時(shí)，與會(huì)人員只能面面相覷，不知所措。于是團(tuán)隊(duì)溝通進(jìn)展受阻，會(huì)議效率極其低下。

高效會(huì)議為了促進(jìn)與會(huì)人員積極參與多人討論，在會(huì)議中會(huì)特意設(shè)置若干“惡魔的辯護(hù)人”式的角色。所謂“惡魔的辯護(hù)人”，就是故意提出反對(duì)意見(jiàn)和最壞情況的人。也許扮演這個(gè)角色的人本身贊同對(duì)方的意見(jiàn)，但為了促使大家更周全地考慮問(wèn)題，就不斷地給與會(huì)人員挑毛病。

當(dāng)會(huì)議涉及多方合作時(shí)，還可以安排員工扮演不同的相關(guān)角色（比如客戶(hù)或者合作單位代表等），站在各方角度提出意見(jiàn)，讓其他與會(huì)人員能從更多的角度看問(wèn)題。如此一來(lái)，會(huì)議討論結(jié)果將變得更加扎實(shí)可行。