為了成功完成項(xiàng)目并控制成本，我們有必要采取科學(xué)的項(xiàng)目管理方法。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的工具是項(xiàng)目計(jì)劃和工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。
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WBS 與項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理中必不可少的工具，但兩者有不同的用途。WBS精確描述了項(xiàng)目工作和可交付成果，而項(xiàng)目計(jì)劃則為有效完成項(xiàng)目提供了總體路線圖。

什么是WBS？
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工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），顧名思義，是通過(guò)分解過(guò)程創(chuàng)建的，即把項(xiàng)目分解成越來(lái)越小的部分，直到每個(gè)任務(wù)或工作包小到可以由一個(gè)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人管理。這個(gè)過(guò)程通常在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、利益相關(guān)者和主題專家的參與下協(xié)作進(jìn)行。
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WBS 涵蓋了整個(gè)項(xiàng)目，為項(xiàng)目工作和可交付成果提供了清晰和結(jié)構(gòu)化的視角，并幫助管理項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和預(yù)算。它可用于定義項(xiàng)目的可交付成果，確定生產(chǎn)這些成果所需的工作量。WBS 還提供了一個(gè)組織和跟蹤項(xiàng)目活動(dòng)的框架，使項(xiàng)目經(jīng)理能夠確定任務(wù)之間的關(guān)系，并更有效地分配資源。項(xiàng)目工作的所有步驟都在工作分解結(jié)構(gòu)圖中概述，因此，WBS是重要的項(xiàng)目規(guī)劃工具。
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WBS 通常顯示為樹(shù)狀結(jié)構(gòu)，主要的項(xiàng)目目標(biāo)位于頂部，下面的每個(gè)級(jí)別再進(jìn)一步地對(duì)項(xiàng)目工作進(jìn)行更詳細(xì)的描述。常用的WBS 結(jié)構(gòu)主要分為三種類型：基于交付物的、基于階段的和分層的，下面來(lái)簡(jiǎn)單介紹下三者的區(qū)別：
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① 基于交付物的 WBS 將項(xiàng)目分成必須生產(chǎn)的單個(gè)交付物；
② 基于階段的 WBS 將項(xiàng)目分成主要部分或階段；
③ 分層的工作分解結(jié)構(gòu)是兩者的結(jié)合，結(jié)構(gòu)的每一層都將項(xiàng)目分解成更小、更具體的組成部分。
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項(xiàng)目經(jīng)理可以利用項(xiàng)目管理軟件來(lái)制定和執(zhí)行工作分解結(jié)構(gòu)。當(dāng)與包含 WBS 級(jí)別和任務(wù)層次結(jié)構(gòu)的甘特圖結(jié)合使用時(shí)，項(xiàng)目管理軟件對(duì)于規(guī)劃、調(diào)整和執(zhí)行項(xiàng)目尤其有效。
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什么是項(xiàng)目計(jì)劃？
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項(xiàng)目計(jì)劃建立了指導(dǎo)所有項(xiàng)目進(jìn)一步規(guī)劃的總體框架。它是一份經(jīng)過(guò)正式批準(zhǔn)的文件，定義了項(xiàng)目的執(zhí)行、監(jiān)督和控制方式。
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項(xiàng)目計(jì)劃的主要用途是記錄規(guī)劃假設(shè)和決策，促進(jìn)項(xiàng)目利益相關(guān)者之間的溝通，并記錄批準(zhǔn)的范圍、成本和進(jìn)度基準(zhǔn)。通常，該計(jì)劃以文本文檔的格式被創(chuàng)建，一些關(guān)鍵方面以插圖的形式可視化展示。
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項(xiàng)目計(jì)劃通常包括幾個(gè)關(guān)鍵要素：
● 項(xiàng)目范圍：定義項(xiàng)目的確切目標(biāo)和目的，以及項(xiàng)目的交付物和成功標(biāo)準(zhǔn)。
● 項(xiàng)目時(shí)間表：詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目的時(shí)間表，包括每個(gè)主要階段或任務(wù)的開(kāi)始和結(jié)束日期。
● 項(xiàng)目預(yù)算：概述項(xiàng)目的估計(jì)支出，包括勞動(dòng)力、材料和其他費(fèi)用。
● 風(fēng)險(xiǎn)管理：詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目的可能風(fēng)險(xiǎn)和緩解方法。
● 利益相關(guān)者溝通：包含讓利益相關(guān)者了解項(xiàng)目進(jìn)展的溝通技巧。
● 資源管理：概述項(xiàng)目的資源，如員工、設(shè)備和其他資源。
● 質(zhì)量保證：概述確保項(xiàng)目交付物符合必要質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的策略。
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項(xiàng)目計(jì)劃通常在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)制定，并隨著新信息的出現(xiàn)或項(xiàng)目范圍、時(shí)間框架或預(yù)算的變化而修改。為了確保項(xiàng)目計(jì)劃全面而穩(wěn)健，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)借助項(xiàng)目規(guī)劃軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

WBS與項(xiàng)目計(jì)劃之間的區(qū)別

特征

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）

項(xiàng)目計(jì)劃

重點(diǎn)

WBS 主要關(guān)注項(xiàng)目可交付成果以及產(chǎn)生這些成果所需的任務(wù)。

項(xiàng)目計(jì)劃采用更全面的方法，涵蓋項(xiàng)目的各個(gè)方面。

使用

用于管理項(xiàng)目范圍、進(jìn)度和預(yù)算。

用于指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成功執(zhí)行項(xiàng)目。

創(chuàng)建

通常是通過(guò)分解過(guò)程創(chuàng)建的，將項(xiàng)目分解為越來(lái)越小的部分。

在項(xiàng)目規(guī)劃階段根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、利益相關(guān)者和主題專家的意見(jiàn)創(chuàng)建。

格式

樹(shù)狀結(jié)構(gòu)

具有多個(gè)部分和小節(jié)的文檔

詳細(xì)程度

工作和任務(wù)的詳細(xì)分解

項(xiàng)目的高級(jí)概述

內(nèi)容

包括工作包、依賴關(guān)系和資源分配。

包括項(xiàng)目范圍、進(jìn)度、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)和利益相關(guān)者溝通。

總結(jié)
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為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成功，項(xiàng)目經(jīng)理必須了解這兩種工具的區(qū)別并有效地使用它們。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，WBS 是對(duì)項(xiàng)目的可視化、分層且以可交付成果為導(dǎo)向的解構(gòu)，而項(xiàng)目計(jì)劃則引導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效完成項(xiàng)目，側(cè)重于進(jìn)度的把控。通過(guò)使用WBS和項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理可以有效地計(jì)劃、管理和執(zhí)行各種規(guī)模和復(fù)雜程度的項(xiàng)目。
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8Manage PM?項(xiàng)目管理軟件以WBS架構(gòu)帶動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行的全局掌控，幫助管理者實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)等的有效跟進(jìn)。支持使用在線甘特圖制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，安排任務(wù)依賴性、資源工時(shí)、勞動(dòng)力成本、里程碑等。
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此外，在8Manage PM 中，項(xiàng)目計(jì)劃與執(zhí)行緊密相連，因此你可以針對(duì)每個(gè)可交付成果，定義必須完成的一系列任務(wù)，從而使你順利完成每個(gè)可交付成果；系統(tǒng)還幫助你給每個(gè)活動(dòng)確定活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)責(zé)任人以及活動(dòng)需要的資源。這樣可確保每個(gè)人都保持最新?tīng)顟B(tài)，使項(xiàng)目始終保持在正軌上。