"時(shí)間就是金錢"——你一定聽說過這句話，它清楚地表明，時(shí)間管理不善的代價(jià)是昂貴的，不僅導(dǎo)致績效問題，還會(huì)影響整體業(yè)務(wù)生產(chǎn)力。
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有沒有辦法激勵(lì)人們改變他們不良的時(shí)間管理習(xí)慣？
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工時(shí)表管理是一種跟蹤員工時(shí)間和項(xiàng)目相關(guān)任務(wù)的聰明方法。但工時(shí)表經(jīng)常被誤解。當(dāng)被要求簡要介紹在工作場所度過的每一小時(shí)時(shí)，員工感到被微觀管理。
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然而，管理人員認(rèn)為，填寫工時(shí)表是必須的：
-衡量員工的生產(chǎn)力
-按計(jì)劃管理時(shí)間
-確保準(zhǔn)確的工資單
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工時(shí)表被用于生產(chǎn)力分析，尤其適用于白領(lǐng)勞動(dòng)力。研究表明，在一個(gè)以結(jié)果而不是以人們坐在工作桌前的時(shí)間來衡量成功的環(huán)境中，工時(shí)表的概念效果最好。

使用工時(shí)表的原因
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1、確定花在任務(wù)上的時(shí)間
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分析工時(shí)表時(shí)，可以估計(jì)完成一項(xiàng)具體任務(wù)所花費(fèi)的平均時(shí)間。對(duì)于需要重復(fù)執(zhí)行相同任務(wù)的團(tuán)隊(duì)來說，這是一個(gè)有價(jià)值的數(shù)據(jù)。管理者可以利用這些員工時(shí)間跟蹤數(shù)據(jù)來更好地規(guī)劃資源。
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例如，假設(shè)有一個(gè)由5名自由撰稿人組成的團(tuán)隊(duì)，每個(gè)人花3小時(shí)寫一篇文章。如果這個(gè)團(tuán)隊(duì)需要在一周內(nèi)為客戶發(fā)表12篇文章，那么經(jīng)理就有足夠的數(shù)據(jù)來分析和創(chuàng)建一個(gè)深思熟慮的、更準(zhǔn)確的項(xiàng)目計(jì)劃。
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2、提高下屬的效率
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定期維護(hù)工時(shí)表可以深入了解員工的時(shí)間和精力都花在哪里。員工可能沒有注意到，茶水間閑談、個(gè)人電話、社交媒體和其他原因占用了不少工作時(shí)間，這降低了工作效率。
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工時(shí)表確定了績效差距。一旦被指出，員工可以減少離開工作桌的時(shí)間，加快工作速度，以達(dá)到績效標(biāo)準(zhǔn)。
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3、估計(jì)準(zhǔn)確的項(xiàng)目時(shí)限
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工時(shí)表是管理人員不可或缺的工具。他們可以使用該工具來估計(jì)員工在某一類型的項(xiàng)目上花費(fèi)的實(shí)際時(shí)間。這一信息對(duì)于更準(zhǔn)確地估計(jì)完成下一個(gè)同類項(xiàng)目所需的總時(shí)間至關(guān)重要。
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4、測量和減少工作量
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時(shí)間跟蹤并不是要把員工置于24×7的監(jiān)控之下。事實(shí)上，它有助于識(shí)別過度工作的員工。有了工時(shí)表中的可用信息，管理者可以減輕下屬的工作壓力，要么在團(tuán)隊(duì)中安排更多的同事進(jìn)行支持，要么雇用新人或兼職。
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5、準(zhǔn)確的客戶計(jì)費(fèi)
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在面向客戶的業(yè)務(wù)中，重要的是向客戶保證他們的錢沒有被浪費(fèi)，而且項(xiàng)目得到了有效和富有成效的處理。員工工時(shí)表是向客戶保證項(xiàng)目進(jìn)展的一個(gè)好方法。由于客戶可以看到花在項(xiàng)目相關(guān)任務(wù)上的應(yīng)計(jì)費(fèi)總工時(shí)的完整記錄，因此證明所有發(fā)票的合理性變得很容易。
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工時(shí)表提供的詳細(xì)信息可用于準(zhǔn)確說明員工在項(xiàng)目中所做的工作。
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6、觀察項(xiàng)目的進(jìn)展情況
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當(dāng)客戶能夠定期看到員工的工時(shí)表時(shí)，他們可以清楚地了解項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度以及為完成項(xiàng)目而執(zhí)行的日常任務(wù)。這樣客戶就不需要反復(fù)寫電子郵件來了解項(xiàng)目的狀況。
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激勵(lì)員工定期填寫工時(shí)表
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進(jìn)行員工時(shí)間跟蹤的一個(gè)好方法是從上到下實(shí)施時(shí)間表。當(dāng)經(jīng)理和其他高層每天填寫相同的工時(shí)表時(shí)，員工會(huì)感到工作場所的平等，說明不存在偏袒，人人平等。
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員工通常將工時(shí)表視為微觀管理的工具。建議抽出時(shí)間與團(tuán)隊(duì)成員坐在一起，解釋實(shí)施工時(shí)表背后的目的。告訴他們微觀管理是與員工時(shí)間跟蹤相關(guān)的好處，并說服他們相信你的愿景。
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如果你的團(tuán)隊(duì)抱怨填寫工時(shí)表是一種工作量，那么請(qǐng)為他們提供一個(gè)在線工時(shí)表管理軟件。8Manage工時(shí)表軟件自動(dòng)記錄任務(wù)的小時(shí)數(shù)，可輕松將時(shí)間添加到工時(shí)表中。系統(tǒng)的實(shí)時(shí)儀表盤通過跟蹤時(shí)間、任務(wù)狀態(tài)、成本、資源、團(tuán)隊(duì)工作量等，讓你可以鳥瞰團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度。
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8Manage工時(shí)表軟件還支持一鍵創(chuàng)建自定義報(bào)表，方便向利益相關(guān)者報(bào)告工作。它還可以幫助工作成本計(jì)算和計(jì)費(fèi)，提供對(duì)員工績效和項(xiàng)目盈利能力的洞察力。你只需向你的員工展示填寫日常工作記錄是多么容易，就像執(zhí)行其他快速任務(wù)一樣。
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使用準(zhǔn)確、安全的工時(shí)表軟件，可以避免繁瑣的人工計(jì)算員工工作時(shí)間，更深入地了解你的員工和項(xiàng)目，為未來的人力需求提供有意義的見解，并為簡化團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目管理節(jié)省時(shí)間。