第二章?行政公文寫作

第二節(jié) 公文的制發(fā)與處理

一、??公文的版式

（一）公文構(gòu)成要素

根據(jù)中華人民共和國國家標準（GB/T9704-1999）和《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定，公文構(gòu)成的各要素分為眉首、主體和版記三個部分。

1、眉首部分又稱文頭部分，即置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。眉首部分通常由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素構(gòu)成。

（1）公文份數(shù)序號

????公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。

（2）秘密等級和保密期限：秘密等級是公文內(nèi)容涉及秘密程度的等級，分為秘密、機密和絕密,?如需標明保密期限，則在秘密等級之后，用“★”號隔開，如“機密★5年”。機密和絕密級文件還要標明份數(shù)序號。

（3）緊急程度???????????????????????????????????????

緊急程度指送達和辦理公文的時限要求。根據(jù)文件的緩急程度，可標明“急件”、“特急”等字樣，標識位于右上角。

（4）發(fā)文機關(guān)標識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，如“廣東省教育廳文件”；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

（5）發(fā)文字號

????發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。

（6）簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,排列于發(fā)文字號同行偏右側(cè)。

2、主體部分，又稱行文部分，即置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素。通常是由公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件說明、成文日期、公文生效標識、附注等項目構(gòu)成。

3、版記部分

版記部分又稱文尾，包括主題詞、抄送機關(guān)、印制機關(guān)、印發(fā)日期等內(nèi)容。

（1）主題詞

???主題詞是經(jīng)過規(guī)范處理的用以標引公文主題內(nèi)容的詞或詞組，主題詞應(yīng)從《國務(wù)院公文主題詞表》中選用，主題詞一般不超過五個，要能反映出文件的主要內(nèi)容，順序為類別、類屬、文種。

（2）??抄送機關(guān)

抄送機關(guān)是除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，其位置在主題詞下一行。；各抄送機關(guān)之間用逗號隔開。

（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間

印發(fā)機關(guān)指印發(fā)公文的機關(guān)，要寫全稱。印發(fā)時間以公文付印的日期為準。

二、??公文的制發(fā)

（一）行文關(guān)系與行文方式

?? 1、行文關(guān)系：指行文時發(fā)文單位與受文單位之間的公文往來的關(guān)系。

???機關(guān)與機關(guān)之間的行文，是根據(jù)組織系統(tǒng)和本機關(guān)的職權(quán)、所處的地位及與其他機關(guān)之間的工作關(guān)系來進行的。行文關(guān)系具有雙向性特點，具有行文關(guān)系的雙方，一般都可以互相行文。行文關(guān)系包括上下級關(guān)系、平級關(guān)系、隸屬關(guān)系、非隸屬關(guān)系。

2、行文方式

????公文在具體的行文過程中，有以下具體的方式:

(1)?????上行文：下級機關(guān)向具有隸屬關(guān)系的上一級機關(guān)的行文。如報告、請示等。

(2)?????下行文：上級機關(guān)向所屬的下級機關(guān)的行文。如批復(fù)、命令等。

(3)?????平行文：相互沒有隸屬關(guān)系的同級機關(guān)或不屬同一系統(tǒng)的機關(guān)之間的行文。如函。

(二)行文規(guī)則

行文規(guī)則是系統(tǒng)規(guī)定行文制度的一項基本原則，它將公文處理過程中產(chǎn)生的機關(guān)或部門之間的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系用規(guī)則的形式確定下來，從而形成共同遵守的行文制度，以利提高行文效用。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”共有11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。（參見附錄）

三、公文的處理

在機關(guān)日常工作中，公文的處理涉及發(fā)文、收文、管理和歸檔四個方面。

（一）?發(fā)文辦理

????行政機關(guān)制發(fā)行政公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

??? 1、草擬

????以機關(guān)名義發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容由各科室擬稿，非職能科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。草擬公文應(yīng)當做到：

（1）符合黨的方針政策，符合行政機關(guān)有關(guān)規(guī)定。

???（2）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，標點準確，篇幅力求簡短。

（3）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫具體的年、月、日。

（4）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為"一、"，第二層為"（一）"，第三層為"⒈"，第四層為"（1）。

（5）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字。

2、審核

公文起草后，擬稿負責(zé)人必須認真核稿并簽名。行文內(nèi)容涉及兩個或兩個以上部門，必須履行會簽手續(xù)。

??? 3、審核

????以機關(guān)名義發(fā)文，公文送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當由機關(guān)辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。機關(guān)辦公室對下列文稿予以退回重辦：

(1)未經(jīng)來文處室負責(zé)人核稿的。

??? (2)文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。

??? (3)文稿潦草，字跡不清，自造簡化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。

?? 4、簽發(fā)

審批公文，主批人應(yīng)當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應(yīng)當視為同意。以機關(guān)名義發(fā)文由機關(guān)辦公室送機關(guān)簽發(fā)。

???（二）收文辦理

????收文辦理是指對來自本機關(guān)外部的公文所實施的處置與管理活動。收文辦理過程是一個接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機關(guān)履行其法定或特定職責(zé)的過程，是公文產(chǎn)生實際效用的過程。收文辦理的一般程序為：簽收、啟封、登記，擬辦、請辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳閱、催辦，處置辦畢公文。

???（三）公文管理

????將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的基本單位）。其意義主要在于：保護公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文按特定聯(lián)系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統(tǒng)查考利用公文的客觀需求；為檔案工作提供管理的對象，為檔案事業(yè)奠定基礎(chǔ)。

???（四）公文歸檔

????公文辦理完畢后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，對具有查考利用價值的公文，應(yīng)及時整理（立卷）、歸檔，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。隨著社會的發(fā)展，科技的進步，各機關(guān)職能的不斷擴展，公文以幾何級數(shù)在增加。面對浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點保存其中有參考利用價值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。

??? 1、應(yīng)歸檔的范圍

????公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立卷歸檔的公文范圍。一個單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個要素：

???（1）真實再現(xiàn)本機關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了本單位的管理活動，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動特點的，其他單位絕無僅有的公文。

???（2）辦理完畢的公文，即公文在處理程序上已經(jīng)運轉(zhuǎn)完畢。歸檔公文強調(diào)的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內(nèi)容” 的完全處理完畢。

（3）具有查考利用價值，即歸檔公文必須對本機關(guān)日后的工作具有查考憑據(jù)作用，或者對社會某一方面的工作具有參考利用價值。

??? 2、不予歸檔的范圍

????根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，不予歸檔的公文材料包括：

???（1）重份公文；即同一公文有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文或發(fā)文副本，為辦理而制發(fā)的復(fù)印件。

???（2）無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性的公文。

???（3）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考價值的法規(guī)性公文、重要的方針政策公文、長遠規(guī)劃等的歷次修改稿可以保存，以反映整個公文討論、修改的全過程）。

???（4）公文起草人為撰寫公文而收集的素材公文。

???（5）與本機關(guān)工作活動無關(guān)的抄送類公文、無價值的會議公文等。

???（6）一般的人民來信及無特殊保存價值的信封。

????以上公文歸檔和不歸檔的范圍，只是一個通用的范圍，具體到各機關(guān)的歸檔范圍的制定時，應(yīng)結(jié)合自身職能和業(yè)務(wù)活動的實際情況，制定明確具體的范圍，便于文書人員或檔案人員實際操作，保證歸檔案卷質(zhì)量。

來源：廣東開放大學(xué).2016年04月14日?

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