?第二章 行政公文寫(xiě)作?

第一節(jié)?公文基礎(chǔ)知識(shí)

一、公文的概念

公文的概念有廣、狹義之分。廣義的公文是指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中所用的各類(lèi)文書(shū)；狹義的公文專(zhuān)指中共中央辦公廳1996年發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中確定的14種公文和國(guó)務(wù)院2000年發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中確定13種公文。公文是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家政策、方針，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

與一般的文書(shū)相比，公文具有以下四個(gè)要素：一是主體資格限定，即公文的行文主體必須是依法成立或經(jīng)法定程序批準(zhǔn)成立的，并能以自己的名義行使法定職權(quán)和承擔(dān)相應(yīng)義務(wù)的組織；二是客體內(nèi)容特定，即公文是在公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的，其行文客體必須是本行文主體職責(zé)所系、職權(quán)所限的公共事務(wù)，而責(zé)權(quán)之外的公共事務(wù)或私人事務(wù)是不能制作本行文主體的公文的；三是行文效力法定，即公文的行文效力是受?chē)?guó)家法律保護(hù)的，上級(jí)機(jī)關(guān)的公文可以代表上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布命令、決定、通知等指揮和部署工作，下級(jí)機(jī)關(guān)的公文可以代表下級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)示問(wèn)題，不相隸屬機(jī)關(guān)的公文可以相互之間傳遞信息、交流情況、商洽工作；四是體式符合規(guī)定，各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)制作公文是一件極其重要、極其嚴(yán)肅的事情，為了規(guī)范制作、高效運(yùn)行就必須有規(guī)范的文體格式并嚴(yán)格執(zhí)行，以保證整個(gè)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
????二、公文的特點(diǎn)

公文具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（一）由法定作者制發(fā)性。法定性是指公文的作者是法定的，是依法成立并能以自己名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國(guó)家機(jī)構(gòu)與其他社會(huì)組織，公文必須以這些機(jī)關(guān)的名義或其法定代表人的名義制發(fā)。發(fā)文機(jī)關(guān)必須依照法定權(quán)限和職能制發(fā)公文，不能越權(quán)行文、違法違章行文。

（二）法定的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用。執(zhí)行效用指信息對(duì)有關(guān)方面行為的強(qiáng)制性影響。公文直接形成于內(nèi)容所針對(duì)的現(xiàn)實(shí)公務(wù)活動(dòng)中，對(duì)受文者及其他有關(guān)方面的行為將產(chǎn)生為法律法規(guī)所規(guī)定的不同程度的強(qiáng)制性影響，如在規(guī)定的時(shí)間、空間范圍和機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)，強(qiáng)制執(zhí)行內(nèi)容，強(qiáng)制閱讀、辦理，強(qiáng)制復(fù)文等。

（三）體式和制發(fā)程序的規(guī)范性。為了維護(hù)公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性與有效性，方便公文的寫(xiě)作與處理，公文的體式有嚴(yán)格的規(guī)范，必須符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的體式。同時(shí)，為了保證公文的有效性，國(guó)家有關(guān)機(jī)構(gòu)規(guī)定了各類(lèi)公文的生成程序，必須履行這些程序，公文才能產(chǎn)生法定效用。

???三、公文的實(shí)際作用

? ? (一)傳達(dá)法規(guī)政策

公文用于傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策和各項(xiàng)指令，在公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的作用，是加強(qiáng)集中領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)政令統(tǒng)一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。如通知、批復(fù)、意見(jiàn)等。

? ? （二）反映情況，請(qǐng)示工作

公文是下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作，反映情況，自下而上溝通縱向聯(lián)系的基本手段，如報(bào)告、請(qǐng)示等。通過(guò)公文，使下情上達(dá)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定決策提供依據(jù)，同時(shí)，有利于對(duì)發(fā)生的問(wèn)題予以及時(shí)處理。

（三）商洽、聯(lián)系公務(wù)

機(jī)關(guān)單位之間需要協(xié)調(diào)工作、商洽公務(wù)或互通信息，公文是一種重要手段，它比其他信息溝通形式具有更強(qiáng)的精確性、權(quán)威性與憑證性，如函、通告等。通過(guò)公文，機(jī)關(guān)之間能夠相互交流信息、商洽事務(wù)，在工作中取得協(xié)調(diào)與配合。

（四）宣傳教育

公文具有較強(qiáng)的政策性和理論性，在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮著闡明事理、啟發(fā)覺(jué)悟和提高認(rèn)識(shí)水平的宣傳教育作用，是教育干部和群眾的好教材。

四、公文的種類(lèi)

根據(jù)2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?》的規(guī)定，公文有下列文種：

1、命令　適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實(shí)行重大的強(qiáng)制性行政措施、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

2、決定　適用于對(duì)重大行動(dòng)或者重要事項(xiàng)作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

3、公告　適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。

4、通告　適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

5、通知　適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

6、通報(bào)　適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況。

7、議案　適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

8、報(bào)告　適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

9、請(qǐng)示　適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

10、批復(fù)　適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

11、意見(jiàn)　適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

12、函　適用于不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

13、會(huì)議紀(jì)要　適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

五、公文寫(xiě)作的基本要求

公文不同于一般的實(shí)用文，它在語(yǔ)言、思維、結(jié)構(gòu)等方面有著嚴(yán)格的要求。

（一）思維方式

在寫(xiě)作過(guò)程中，最重要的 并不是“寫(xiě)”，而是“思”。不同的文體，其思維的方式方法并不相同。公文寫(xiě)作的思維方式主要有以下特征：

1、對(duì)象化思維

所謂對(duì)象化思維，是作者圍繞想要處理的那一事件，或想要解決的那一問(wèn)題而展開(kāi)的思維。一件事發(fā)生了，一個(gè)問(wèn)題 出現(xiàn)了，必須要處理、要解決，這就是對(duì)象化思維的基本動(dòng)力。這種思維方式不同于文學(xué)創(chuàng)作中的思維。在文學(xué)創(chuàng)作中，作者主要是有感情要抒發(fā)，思維的驅(qū)動(dòng)力來(lái)自?xún)?nèi)部。因此文學(xué)創(chuàng)作中的思維活動(dòng)我們把它稱(chēng)為主體化思維。對(duì)象化思維的最終目的是認(rèn)識(shí)事物、處理事件、解決問(wèn)題，是實(shí)用性目的。

2、模式化思維

公文寫(xiě)作是一種創(chuàng)造性較弱的寫(xiě)作行為。不同于以創(chuàng)造性思維為主的文學(xué)創(chuàng)作，公文寫(xiě)作也要求有獨(dú)到見(jiàn)解，但并不刻意求新求異。在結(jié)構(gòu)、表達(dá) 、語(yǔ)言、風(fēng)格等方面，都不要求標(biāo)新立異，而更多地要求按照既定的模式來(lái)展開(kāi)。

3、替代思維

替代思維是一種被動(dòng)的思維。公文作者的寫(xiě)作是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的指令或授權(quán)，要求能準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的意圖。思維的目的、方向、內(nèi)容，都不是作者的主動(dòng)選擇。
?思維的運(yùn)行，被限制在一個(gè)特定的范圍之內(nèi)。在內(nèi)容上，公文作者的思維必須無(wú)條件地循著領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的規(guī)定行進(jìn)。
4、邏輯思維

公文寫(xiě)作主要用邏輯思維。公文寫(xiě)作首先要注意概念的準(zhǔn)確性。公文寫(xiě)作務(wù)必要對(duì)概念進(jìn)行仔細(xì)的辨析，準(zhǔn)確把握其內(nèi)涵和外延，才能正確地運(yùn)用概念。其次，公文寫(xiě)作還要注意判斷的準(zhǔn)確性。在公文中，判斷是否準(zhǔn)確不僅影響到公文本身的質(zhì)量，而且有可能影響到事務(wù)能否得到妥善的處 理，問(wèn)題能否得到真正的解決。

（二）結(jié)構(gòu)安排

1、層次和段落

?層次，就是文章的思想觀點(diǎn)或情節(jié)的次序和地位。它是事物發(fā)展的階段性、客觀矛盾

的各個(gè)側(cè)面、人們認(rèn)識(shí)和表達(dá)問(wèn)題的思想過(guò)程在文章的一個(gè)反映。

公文寫(xiě)作中，層次安排主要有兩種形式：一種是遞進(jìn)式，幾個(gè)層次的意思步步深入、層層發(fā)展。另一種是并列式，幾個(gè)層次的意思分別從不同方面表現(xiàn)主旨，各層次之間是并列存在。

層次常用以下方式來(lái)表示：

（1）用序數(shù)詞標(biāo)志層次，各層次之前順序標(biāo)出一、二、三……合理地利用序數(shù)的表達(dá)，這對(duì)結(jié)構(gòu)的安排是十分有意義的。

（2）用文字標(biāo)題標(biāo)志層次，每一個(gè)標(biāo)題都提示了這個(gè)層次的意思。小標(biāo)題可以單獨(dú)成行，居中寫(xiě)出，也可以放在每段段首。

（3）用括折號(hào)（——）標(biāo)志層次，每層次開(kāi)頭之前標(biāo)出。

段落，又稱(chēng)自然段。它是文章的思想內(nèi)容出現(xiàn)轉(zhuǎn)折、停頓、強(qiáng)調(diào)、間歇等情況時(shí)所造

的文字停頓，它具有換行空兩格的明顯標(biāo)志。

層次和段落的關(guān)系非常密切。層次，著眼于思想內(nèi)容的劃分；段落側(cè)重于文字表達(dá)的需要。層次和段落有時(shí)是一致的，即一個(gè)段落正好完整表達(dá)一個(gè)意思層次；有時(shí)段落小于層次，即一個(gè)層次由幾個(gè)自然段組合表述，有時(shí)層次小于段落，一個(gè)段落包含了幾個(gè)層次。

2、開(kāi)頭和結(jié)尾

明朝人謝榛很形象地概括了文章開(kāi)頭和結(jié)尾的重要性：“起句當(dāng)如爆竹，驟響易徹；結(jié)句當(dāng)如撞鐘，清音有余?！保ā端匿樵?shī)話(huà)》）公文開(kāi)頭要注意三個(gè)要求：第一要適應(yīng)主旨需要，自然而然地引發(fā)全文；第二要自然和諧，凝練明快；第三要力爭(zhēng)創(chuàng)新。

3、過(guò)渡和照應(yīng)

過(guò)渡和照應(yīng)是使文章結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，意思連貫的一種重要手段。過(guò)渡是指上下文之間的銜接轉(zhuǎn)換；照應(yīng)，是指前后內(nèi)容的關(guān)照呼應(yīng)。

公文寫(xiě)作常用的過(guò)渡方法有三種：

（1）過(guò)渡詞語(yǔ)：用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)或轉(zhuǎn)折詞將上下層次聯(lián)系起來(lái)，過(guò)渡詞語(yǔ)一般放在后段的開(kāi)頭。

（2）過(guò)渡句：用一句話(huà)來(lái)承上啟下，可放在前段末尾，或后段開(kāi)頭。句式可用設(shè)問(wèn)句和陳述句。

（3）過(guò)渡段：即過(guò)渡句單獨(dú)成段，常用于篇幅長(zhǎng)、內(nèi)容豐富的文章。

常用的照應(yīng)方法有以下兩種：

（1）開(kāi)頭與標(biāo)題相照應(yīng)，常用于轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)、批復(fù)等。

（2）開(kāi)頭與結(jié)尾相照應(yīng)，這種方法可概括全文，突出主旨，加深印象，常見(jiàn)于報(bào)告，如

“現(xiàn)將……報(bào)告如下”為開(kāi)頭，結(jié)尾則寫(xiě)“以上報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)……執(zhí)行?！?/p>

???（三）語(yǔ)言特征

????葉圣陶先生曾經(jīng)說(shuō)過(guò):“公文不一定是好文章,可是必須寫(xiě)得一清二楚,十分明確,句穩(wěn)字妥.通體通順,讓大家不折不扣地了解你說(shuō)的是什么?！保ā豆膶?xiě)得草率的現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)改變》）公文以實(shí)用為目的，以傳遞治理國(guó)家的決策和法令為主要內(nèi)容，因此，公文的語(yǔ)言應(yīng)具有莊重、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確的特點(diǎn)。

1、莊重

　　公文是通過(guò)敘事說(shuō)理以達(dá)到溝通情況、布置工作、請(qǐng)示匯報(bào)問(wèn)題的目的的，因而在語(yǔ)言風(fēng)格上必然要端莊嚴(yán)肅、樸實(shí)直率，不浮夸，不矯飾，特別忌諱描寫(xiě)、夸張和渲染。如某縣一份糧庫(kù)檢查報(bào)告中寫(xiě)道：“蜘蛛布滿(mǎn)八卦陣，麻雀嬉戲鬧紛紛，蛀蟲(chóng)散步悠悠然，老鼠快活如神仙?！边@段話(huà)，寫(xiě)得非常形象生動(dòng)，又押韻，還運(yùn)用了比喻、擬人、排比等修辭手法，然而卻給人一種矯揉造作的印象，這在公文中就很不合適。不如改得平實(shí)些：“由于管理不善，以致蜘蛛、蛀蟲(chóng)比比皆是，老鼠滿(mǎn)地跑，麻雀到處飛?！边@才比較符合公文的語(yǔ)言風(fēng)格。

??? 2、簡(jiǎn)明

　　所謂“簡(jiǎn)”，就是簡(jiǎn)要，指語(yǔ)言簡(jiǎn)而不疏、要而不繁；所謂“明”，就是明確，指語(yǔ)言明白易懂、確切無(wú)誤。公文語(yǔ)言運(yùn)用的簡(jiǎn)明，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

　 （1）詞語(yǔ)精煉

　　公文力求言簡(jiǎn)意賅，切忌重復(fù)和啰嗦。所謂的“要言不繁”、“惜字如金”正是公文語(yǔ)言所追求的效果。公文語(yǔ)言簡(jiǎn)練，能達(dá)到莊重的效果．增強(qiáng)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。公文具有法定的效力和強(qiáng)制執(zhí)行的約束力，它所表達(dá)的意圖是需要各級(jí)組織或個(gè)人去遵循、執(zhí)行和辦理的，可以說(shuō)沒(méi)有商量的余地。所以，公文語(yǔ)言的語(yǔ)氣多肯定、少模糊，多要求、少議論，說(shuō)一不二。

（2）句式簡(jiǎn)潔

????使句式簡(jiǎn)潔的手段有二：一是使用“的”字短語(yǔ)。“的”字短語(yǔ)相當(dāng)于一個(gè)名詞的作用，具有很強(qiáng)的概括性。例如：“必須動(dòng)員和組織全社會(huì)的力量，運(yùn)用政治的、法律的、行政的、文化的、教育的等多種手段進(jìn)行綜合治理，從根本上預(yù)防和減少違法犯罪。”《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)治安綜合治理的決定》)此例中“等多種手段”的定語(yǔ)是由六個(gè)名詞構(gòu)成的聯(lián)合短語(yǔ)充當(dāng)?shù)?，共用一個(gè)中心語(yǔ)。把六個(gè)意思凝聚在一個(gè)成分里，就使得句子緊湊、簡(jiǎn)潔。

（3）語(yǔ)意簡(jiǎn)明

??　大多數(shù)公文，尤其是在行業(yè)內(nèi)部發(fā)的公文，閱讀者都是內(nèi)行，一些常識(shí)性或即時(shí)性的意思大家都懂，沒(méi)有必要在文中重復(fù)。

??? 3、準(zhǔn)確

用語(yǔ)準(zhǔn)確，是公文的一個(gè)最顯著特點(diǎn)，是保證公文政治性、政策性和嚴(yán)肅性的重要手段。如果在這方面不講究或稍有疏忽，就會(huì)造成意思表達(dá)不完整，甚至是出現(xiàn)政治上的錯(cuò)誤。公文寫(xiě)作的用于準(zhǔn)確應(yīng)注意以下方面：

???（1）區(qū)別詞義的大小和輕重，做到運(yùn)用恰如其分。漢語(yǔ)詞匯豐富，同義詞、近義詞很多，它們之間只是在所指的范圍和程度上有細(xì)微差別，如果不加區(qū)別隨意使用，很容易出現(xiàn)表情達(dá)意不準(zhǔn)確的問(wèn)題。例如優(yōu)異、優(yōu)秀、優(yōu)良、良好四個(gè)詞的語(yǔ)意，是由重到輕排列的；楷模、模范、標(biāo)兵、榜樣四個(gè)詞的語(yǔ)意，是由大到小排列的。在寫(xiě)作時(shí)，就應(yīng)該根據(jù)內(nèi)容的需要恰當(dāng)選用，準(zhǔn)確表達(dá)，防止出現(xiàn)大詞小用、重事輕說(shuō)之類(lèi)的毛病。比如一份文件里有這樣一句話(huà)：“對(duì)最近出臺(tái)的幾項(xiàng)改革舉措，一些同志有抵觸情緒?！薄暗钟|”二字顯然用詞不當(dāng)，把問(wèn)題看的過(guò)重了，若改為“缺乏深刻理解”或“存有擔(dān)心疑慮”比較妥切。
???（2）適當(dāng)加以限制或補(bǔ)充，防止產(chǎn)生歧義。一詞多義是漢語(yǔ)的另一個(gè)特點(diǎn)，為最大限度地減少讀者的誤解或曲解，確保公文的嚴(yán)肅性，在寫(xiě)作過(guò)程中，有必要對(duì)有些詞語(yǔ)在適當(dāng)位置加以限制和補(bǔ)充。如：“考察干部要全面深入，既要看……,也要看……，既要了解……，也要了解……?！焙竺娴乃膫€(gè)短句作為補(bǔ)語(yǔ)，都是對(duì)“全面深入”的具體解釋?zhuān)谷丝戳朔浅Ｇ宄靼?，?duì)加深理解很有幫助。
???（3）適當(dāng)使用模糊性語(yǔ)言，使語(yǔ)意表達(dá)更加準(zhǔn)確。在公文寫(xiě)作中，經(jīng)常會(huì)遇到一些非表達(dá)不可，但又不宜或不易用具體數(shù)字、具體形象表達(dá)的事物，這就需要運(yùn)用比較緩和、委婉的語(yǔ)言，對(duì)事物的輪廓做出大體的描述。在這方面，模糊性語(yǔ)言就派上了用場(chǎng)。例如“絕大多數(shù)……”，“……有所下降”，“……略有提高”，“基本維持在去年的水平”，“保持了基本穩(wěn)定”，“沒(méi)有發(fā)生大的波動(dòng)”等等。這些語(yǔ)言雖然沒(méi)有用確切的數(shù)字加以說(shuō)明，但所表達(dá)的意思卻是很明確的，并沒(méi)有模糊的感覺(jué)。

(4)?注意詞語(yǔ)的語(yǔ)氣特征，在不同文種中恰當(dāng)選用。公文的不同文種有不同的內(nèi)容、功用和行文方向，這就需要在寫(xiě)作過(guò)程中注意詞語(yǔ)的感情色彩和語(yǔ)氣特征。比如對(duì)一些帶有強(qiáng)制性和規(guī)定性的文件，措辭就要堅(jiān)定、嚴(yán)肅，不能有半點(diǎn)含糊，象“必須”、“一定”、“決不允許”、“嚴(yán)格執(zhí)行”等口氣強(qiáng)硬的詞語(yǔ)；而對(duì)一些指示性、指導(dǎo)性的文件，措辭就應(yīng)有所緩和，常用“應(yīng)該”、“要”、“望能遵照?qǐng)?zhí)行”等較平和的詞語(yǔ)，如果用帶有強(qiáng)制性語(yǔ)氣的詞語(yǔ)就不妥當(dāng)了。再比如對(duì)一些須立即執(zhí)行的緊迫性文件，措辭要突出一個(gè)“快”字；而對(duì)那些報(bào)請(qǐng)性、函告性文件，用語(yǔ)則應(yīng)當(dāng)懇切、委婉、禮貌，不能讓人有生硬、催辦的感覺(jué)。

來(lái)源：廣東開(kāi)放大學(xué).2016年04月14日?

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