響應(yīng)型供應(yīng)鏈模式的建立之驗收流程中收的要點——信息傳遞機制建設(shè)（10）

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在前面的幾篇文章中，曉閑全面闡述了決策機制建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容。

在決策機制建設(shè)中，預(yù)警機制屬于一種非常重要的機制建設(shè)，具有非常重要的作用。

在預(yù)警機制中，曉閑一共介紹了3種重要的預(yù)警機制，但實際上，有一種更重要的預(yù)警機制——資金預(yù)警，曉閑并未介紹。

資金預(yù)警是一種預(yù)測訂單資金以及在庫物料、在產(chǎn)物料以及發(fā)出物料所占用資金的情況是否存在異常或不合理的問題的預(yù)警機制，這個預(yù)警機制屬于一個級別非常高的預(yù)警模式，不過，曉閑并不會展開論述資金預(yù)警的相關(guān)介紹。

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不再展開介紹這個模式主要基于以下兩個原因。

其一、這個模式的介紹難度和實施難度極大

我們很難用簡單的語言展示清楚這個模式，企業(yè)單獨實施這一模式的難度也很大，通常而言，這個預(yù)警模式可能只有極少數(shù)人能夠?qū)Υ素撠?zé)。

其二、這個模式的核心功能可以在其他模式中進行一定程度的展示和替代

由于這一模式主要用于資金的異常的警示作用，而對于眾多物料而言，資金的異常很多時候可以通過庫存量以及庫存量分布等特征進行甄別，因此，某種程度上，我們可以用庫存數(shù)量的異常作為庫存資金異常的一種側(cè)面體現(xiàn)標(biāo)志。

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在出入庫流程相關(guān)方面，曉閑曾經(jīng)提及了4大核心機制建設(shè)，因此，到上篇文章為止，曉閑關(guān)于決策機制建設(shè)的部分已經(jīng)宣告結(jié)束。在目前的內(nèi)容中，曉閑將會開始信息傳遞機制與評估機制建設(shè)這2塊內(nèi)容。

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信息傳遞機制

信息傳遞機制是指：組織內(nèi)部的物料的何種信息以何種形式從一個部門傳遞給另外一個部門的模式。

在介紹之前，我們有必要先聊一聊為什么會存在信息傳遞機制這樣一個概念。

企業(yè)是一個組織，涉及到了多個部門，在物料傳遞這個維度上，其中涉及到了眾多部門，比如采購部、倉儲部、生產(chǎn)部、物流部等幾個部門。

不過，如果其中再放入財務(wù)問題以及企業(yè)的分公司和子公司等，則上述還涉及到了財務(wù)部門、采購中心等諸多部門，總之，這會讓整個企業(yè)的物料傳遞變得非常復(fù)雜。

如果部門內(nèi)的信息不能合理、正確地傳遞給其他部門，那么，整個企業(yè)內(nèi)部就會形成諸多部門的黑匣子，最終導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)運作的異常。

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舉例來說：以采購部的訂單信息為例，來說明正確的訂單信息傳遞的價值。

某公司采購部采購了某種箱裝貨物，由于貨物的相關(guān)信息未能傳遞給倉儲部門，這里不論傳輸形式，倉儲部門不知道貨物的名稱、等級和數(shù)量，其結(jié)果就是倉儲部門不知道該將該批貨物存儲于何處。

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機制的意義

這里還有一個問題值得我們關(guān)注——信息傳遞機制是為了解決企業(yè)內(nèi)部的何種問題呢？或者說，信息傳遞機制的存在是為了達成何種目的呢？

本質(zhì)上來說，信息傳遞機制是為了正確地傳遞物料的信息的，這是這個機制最核心的功能。

全面地說，信息傳遞機制需要實現(xiàn)的目標(biāo)主要是：順利、高效、正確和完整地傳遞物料信息這4個維度上的意義。

其中，順利關(guān)注的是物料的信息傳遞是否可以正常發(fā)生，是否會存在信息傳遞受阻的問題。

而高效關(guān)注的是物料的信息傳遞是否高效，關(guān)注的是信息傳遞的效率問題。

正確則關(guān)注的是物料的信息傳遞是否發(fā)生了扭曲，將傳遞的信息進行了錯誤的轉(zhuǎn)變，這關(guān)注的是信息傳遞的可靠性，一旦信息傳遞出去后發(fā)生某種變化，則這意味著信息傳遞過程本質(zhì)上并不可靠。

而最后的完整則關(guān)注的是發(fā)出信息是否全面，是否滿足信息傳遞的需求，這關(guān)注的是組織內(nèi)部對物料的必要信息的管理是否合理。

比如對于倉儲部門而言，物料的名稱、數(shù)量和包裝規(guī)格為必要信息，而采購部門只傳遞名稱和數(shù)量信息，這就是信息傳遞不完整的表現(xiàn)。

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機制建設(shè)方法

既然信息傳遞機制如此重要，那么，企業(yè)該如何做才能完成信息傳遞機制的建設(shè)呢？

在曉閑看來，以下四個方面是建設(shè)信息傳遞機制的核心措施。

1.信息標(biāo)準(zhǔn)化

2.信息一體化

3.信息自動化

4.信息精簡化

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1.信息標(biāo)準(zhǔn)化

信息標(biāo)準(zhǔn)化是組織內(nèi)部信息傳遞的基石之所在，什么樣的信息需要及時傳遞給其他相關(guān)部門。

比如：企業(yè)內(nèi)部某些物料采用的命名規(guī)則很簡單，而某些物料采取了較為復(fù)雜的命名規(guī)則，這會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部在實際使用時出現(xiàn)一些問題，這是需要標(biāo)準(zhǔn)的。

何謂信息標(biāo)準(zhǔn)化？

信息標(biāo)準(zhǔn)化是指：組織內(nèi)部確定物料的標(biāo)準(zhǔn)化信息內(nèi)容，不論何種物料，傳遞給相關(guān)部門的信息都是固定的類型。

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怎么才能實現(xiàn)信息標(biāo)準(zhǔn)化呢？

曉閑認(rèn)為有2條核心措施才能保障信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

A.命名規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化

命名規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)化是指：對物料的編碼規(guī)則以及物料的命名規(guī)則統(tǒng)一，對企業(yè)內(nèi)部的全部物料采用相同的命名和變化標(biāo)準(zhǔn)。

當(dāng)然，對于某些特殊物料，如果必須采用完全不同的編碼規(guī)則和命名規(guī)則的，應(yīng)當(dāng)盡可能參考現(xiàn)有的編碼規(guī)則和命名規(guī)則，或者盡可能融合兩種不同的編碼規(guī)則為一套相同的編碼規(guī)則和命名規(guī)則。

當(dāng)企業(yè)內(nèi)部存在多種命名規(guī)則和編碼規(guī)則時，即使命名規(guī)則與編碼規(guī)則可以采用某些系統(tǒng)自動完成，它也容易導(dǎo)致組織內(nèi)部的物料系統(tǒng)過于復(fù)雜，對于實際的信息傳遞會產(chǎn)生負面影響。

采用非標(biāo)準(zhǔn)化命名規(guī)則管理這些物料時，容易出現(xiàn)人員混淆物料或者不易識別物料的問題。

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B.物料信息模式化

物料信息模式化是指：采用統(tǒng)一的物料信息模式，對于不同的物料，組織內(nèi)部關(guān)注同樣的物料信息，避免出現(xiàn)對于有些物料，我們關(guān)注某些信息；而對于另外一些物料，我們卻關(guān)注另外的信息。

物料信息類型的變化會讓組織內(nèi)部的員工產(chǎn)生困惑，是不利于信息傳遞工作的。

比如：企業(yè)內(nèi)部采用非模式化的物料信息，對于A類物料，企業(yè)關(guān)注物料的名稱、包裝規(guī)格、產(chǎn)品等級和數(shù)量；而對于另外一些物料B類物料，組織內(nèi)部只關(guān)注物料的名稱和數(shù)量，那么，員工的工作質(zhì)量就容易下滑，員工會產(chǎn)生困惑——究竟何種物料需要關(guān)注什么類型的物料信息呢？員工此時會先搞清楚物料的核心信息，然后再去確認(rèn)物料信息。

實際上，對于企業(yè)而言，完成物料信息模式化的最有效工具就是ERP系統(tǒng)，一旦設(shè)定某些信息的輸入為必填項時，員工就清楚該如何操作，如此，可以幫助企業(yè)提高物料信息傳遞的效率。

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2.信息一體化

信息一體化是指：企業(yè)內(nèi)部建立物料信息的一個完整臺賬，以便讓物料的信息完成集中化呈現(xiàn)。

一般而言，在信息一體化中，企業(yè)要實現(xiàn)物料的訂單信息、入庫信息、領(lǐng)用記錄和消耗記錄的集中化呈現(xiàn)。

物料信息的孤立呈現(xiàn)的弊端在于重要信息獨立存在于部門的部門和臺賬之中，企業(yè)內(nèi)部很難在第一時間調(diào)取到全面的物料信息。

如果企業(yè)內(nèi)部未實現(xiàn)物料信息一體化，對于需要匯報物料信息的員工而言，每一次老板要求匯報物料信息時，這都需要員工重新梳理一番物料信息，這往往不是一會的工作，往往需要員工花費數(shù)天的時間才能完成這個任務(wù)。

對于這一點，曉閑深有體會，由于公司內(nèi)部缺少某些管理工作，每一次領(lǐng)導(dǎo)讓我給出某些檔案時，我本人都需要花上大半天時間整理檔案，然而如果每次都整理一個單獨的檔案，這反而更浪費時間。

怎么才能實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息一體化呢？

在曉閑看來，物料信息的一體化有兩種解決方案。

A.建立相關(guān)組織架構(gòu)或?qū)ｉT崗位

建立相關(guān)的組織架構(gòu)或者設(shè)立專門崗位是實現(xiàn)信息一體化的第一種方案。

這種方案的根本措施是將完成信息一體化的工作職能賦予企業(yè)內(nèi)的某個專門崗位，比如在組織內(nèi)部成立一個物料信息專員，由該崗位完成物料的訂單信息錄入、入庫信息錄入、出庫信息錄入，甚至還由他來完成物料的消耗信息的錄入等等工作。

當(dāng)然，如果組織內(nèi)部沒有設(shè)立這樣一個崗位時，企業(yè)還有一種方法應(yīng)對這種需求，那就是由某個崗位兼任該職務(wù)，最常見的是由采購人員、倉儲人員或者計劃人員中的某個崗位或者多個崗位協(xié)同完成物料的訂單信息、入庫信息和出庫信息等信息的錄入。

這種方法的好處在于靈活性較高，可以滿足企業(yè)內(nèi)部很多個性化的物料信息一體化的需求，弊端在于：它會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的人力成本高昂，由員工完成物料的全部信息錄入的工作，其工作量非常大，由于企業(yè)內(nèi)部有很多物料，如果只有個別員工完成該工作，那么，這幾名員工可能大概率沒有任何精力從事其他任何工作。

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B.引入ERP系統(tǒng)完成物料的管理工作

ERP系統(tǒng)是目前企業(yè)管理物料的最有效工具。

ERP系統(tǒng)的種類很多，比如國產(chǎn)軟件用友和金蝶的OA系統(tǒng)，全球知名ERP系統(tǒng)SAP等等軟件，都可以實現(xiàn)物料的管理職能。

企業(yè)通過ERP系統(tǒng)可以完成物料的訂單信息維護、入庫信息、出庫信息和消耗信息等諸多方面的信息更新。

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一旦企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，物料的不同信息可以分散在不同部門完成，比如訂單信息維護可以由采購部完成，物料的入庫信息和出庫信息分別由倉儲部門的不同崗位完成，物料的消耗信息可以由生產(chǎn)部門等需求部門完成，而產(chǎn)成品的入庫和出庫等信息則又可由倉儲部門完成更新。

因此，引入ERP系統(tǒng)管理物料信息的好處在于每個部門的信息維護的工作量大幅減少，它只需要消耗每個部門較少的時間，最終幫助企業(yè)完成了物料的全部信息的集中化管理。

當(dāng)然，這個方式的弊端在于投入成本較高，即使一個企業(yè)只購買最簡單的收發(fā)存等物料管理功能，軟件授權(quán)費用和使用費用合計也有幾十萬，如果企業(yè)規(guī)模很大，相關(guān)費用可能會上升到每年數(shù)百萬甚至上千萬。

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關(guān)于引入ERP系統(tǒng)，曉閑需要多說一點。

企業(yè)容易忽視ERP系統(tǒng)的價值，可能會為了省錢而選擇用人工替代ERP系統(tǒng)的功能，其結(jié)果是導(dǎo)致企業(yè)的人力成本上升，且采用人工管理物料信息時出現(xiàn)非常多的異常和錯誤，進而產(chǎn)生高昂的隱性人力成本。

因此，對于ERP系統(tǒng)而言，企業(yè)需要權(quán)衡信息技術(shù)服務(wù)費投入成本與人力成本之間的價值和成本投入的比較。

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3.信息自動化

信息自動化是企業(yè)進行管理優(yōu)化的一種措施，它是指企業(yè)對物料信息進行一種自動化管理的方法，其中既包括物料的信息自動傳遞，同時也包括對錯誤的物料信息的糾正甚至自動糾正。信息自動化包括兩個維度的工作要求，分別是：信息的糾正，以及信息的傳遞。

A.信息糾正

信息糾正是指：企業(yè)內(nèi)部有一些方式和工具可以發(fā)現(xiàn)物料信息的錯誤并進行更正。

通常而言，企業(yè)內(nèi)部采取信息糾正的最簡單方法是采用雙人維護信息的模式，即其中一人維護信息，另外一人檢查維護的信息。

不過呢？這種方法的人力成本較高，畢竟需要每個信息都進行復(fù)核，往往需要投入較多的人力成本，一般比較有效的替代方法是：通過結(jié)果識別錯誤，比如維護的信息與物料的實物信息進行比較，一旦維護的信息出錯，最終企業(yè)內(nèi)部會發(fā)現(xiàn)上述錯誤。

后續(xù)可能的替代方法是通過系統(tǒng)的錯誤識別功能進行判斷，不過呢，這種方法目前的有效性還是存疑的。

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B.信息傳遞

信息的自動傳遞是實現(xiàn)自動化的重要方法。它的實現(xiàn)往往需要依賴一些系統(tǒng)或者工具。

曉閑認(rèn)為：ERP系統(tǒng)是實現(xiàn)信息自動化傳遞的最佳工具。

如果企業(yè)沒有ERP系統(tǒng)，那么信息的共享則是實現(xiàn)信息自動化的最低層面的能力要求。

如果企業(yè)內(nèi)部未采用ERP系統(tǒng)來管理物料信息，那么，至少應(yīng)當(dāng)采用物料信息的共享渠道，比如用釘釘管理庫存信息，用網(wǎng)盤管理物料信息等等方式。

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4.信息精簡化

信息精簡化是指：企業(yè)所要管理的物料信息應(yīng)當(dāng)盡可能簡單，要剔除掉對一些不重要的物料信息的關(guān)注。

信息精簡化是針對物料信息標(biāo)準(zhǔn)化的一個補充要求。

對于不同企業(yè)、不同行業(yè)和物料類型，我們很難采用同一個標(biāo)準(zhǔn)去管理物料，因此，什么樣的物料信息值得企業(yè)關(guān)注，什么樣的物料信息不值得企業(yè)關(guān)注，往往需要企業(yè)自行判斷。

在曉閑看來，對這一條的分析，需要我們把握其中的原則即可，即：凡是不影響物料的實際管理的信息都不值得企業(yè)關(guān)注。

關(guān)于這個原則，曉閑這里舉幾個例子進行說明。

A.生產(chǎn)地

生產(chǎn)地這個參數(shù)重要嗎？

坦白說：曉閑認(rèn)為如果不存在明顯的法規(guī)限制，生產(chǎn)地不應(yīng)當(dāng)是物料管理中的一個關(guān)注點。

為什么這么說？

對于采購物料的合格供應(yīng)商導(dǎo)入而言，一個生產(chǎn)地的產(chǎn)品能夠通過企業(yè)的評估，那么，某個生產(chǎn)商的所有通過評估的生產(chǎn)地的質(zhì)量都已經(jīng)達標(biāo)了。

既然都滿足公司質(zhì)量要求的，此時關(guān)注生產(chǎn)地有何意義呢？

當(dāng)然，很多時候我們還是會關(guān)注生產(chǎn)地的，畢竟它可能涉及到了物料的質(zhì)量是否滿足要求，以及不同生產(chǎn)地的物料之間存在重大質(zhì)量差異。

因此，對于生產(chǎn)地這個參數(shù)而言，它可能需要我們更新該信息，但在實際的物料管理中，我們并不會去查該信息。

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B.包裝規(guī)格

包裝規(guī)格可能并不值得我們關(guān)注。

包裝規(guī)格產(chǎn)生的影響在于不同包裝規(guī)格的單價存在差異，會對采購信息產(chǎn)生影響。

然而，在實際的物料管理中，訂單價格是不值得關(guān)注的，企業(yè)要關(guān)注的是物料的庫存量信息以及需求信息。

1箱500單位的原料A與1箱20包（每包30個單位）的原料A，在庫存管理上不應(yīng)該區(qū)別對待，上述兩種包裝規(guī)格的差異僅僅是訂單數(shù)量存在差異。

因此，在實際的貨物管理中，包裝規(guī)則不是一個特別值得關(guān)注的概念。

當(dāng)然，會存在一些特殊情況讓我們認(rèn)為包裝規(guī)格很重要。

比如20L桶裝甲醇與5L桶裝甲醇，對于需求部門而言，上述兩種物料每次的領(lǐng)料數(shù)量很難相同，前者的最低領(lǐng)料量是20L，而后者的最低領(lǐng)料量是5L。

這種說法沒有問題，但是，在庫存管理上，用桶是無法計量的，1桶20L甲醇與4桶5L甲醇的實際物料量之間毫無差異，企業(yè)不能用包裝規(guī)格進行物料管理，而應(yīng)該用實際貨物數(shù)量管理庫存。

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C.生產(chǎn)商或供應(yīng)商

生產(chǎn)商或供應(yīng)商是重要參數(shù)信息嗎？

這個問題沒有固定答案。

首先，某些行業(yè)的法規(guī)約束，導(dǎo)致企業(yè)需要將供應(yīng)商作為重要關(guān)注信息；其次，某些物料比較特殊，不同廠商的物料無法相互替代，這兩個原因都導(dǎo)致物料之間缺少相互替代性，此時，供應(yīng)商很重要。

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然而，某些情況卻會導(dǎo)致供應(yīng)商從來不是一個重要維度。

這里舉一些最簡單的例子。

如果你是大米或者小麥加工企業(yè)，你會不會區(qū)分從湖北省哪個村莊購買的大米或者小麥呢？

實際上，你根本無法區(qū)分你的稻谷以及小麥的產(chǎn)地，然而嚴(yán)格而言，湖北省荊門市、湖北省荊州市與湖北省麻城市產(chǎn)的同一種大米本來就不一樣，畢竟生產(chǎn)地的環(huán)境都存在差異，甚至同一個農(nóng)戶家的同一塊水田產(chǎn)的稻谷都存在著差異。

作為一個食品生產(chǎn)企業(yè)，你會在你的大米包裝上按照原料生產(chǎn)地分成幾十種，甚至上千種產(chǎn)品嗎？

分成上千種產(chǎn)品的原因在于中國有很多縣或鎮(zhèn)都種植同一品種的水稻。

答案很顯而易見，你的公司絕不會這么干，也基本上不會有企業(yè)這么干。

那么，曉閑的問題是生產(chǎn)商真的重要嗎？

這個問題的答案在于標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)的約束、技術(shù)的差異以及管理理念的差異。

這個問題得你自己思考了。

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以上內(nèi)容為曉閑關(guān)于信息傳遞機制的一些思考。

在下周的文章中曉閑將會談?wù)擈炇樟鞒痰钠渌矫?，有興趣的朋友請繼續(xù)關(guān)注。