《秘書學(xué)概論》復(fù)習(xí)提綱

名詞解釋：

1 、秘書學(xué)：是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的學(xué)科。通俗地說(shuō)，秘書學(xué)就是研究人員如何做好秘書工作的學(xué)科。 P14

2 、輔助：指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對(duì)于主導(dǎo)而存在的。 P 9

3 、三省制：在魏晉開始形成，唐代確定。即：中書、門下、尚書三省共同負(fù)責(zé)朝廷的秘書工作，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，既相互分工、配合，又互相監(jiān)督、牽制。 P33

4 、一文一制：宋朝規(guī)定：朝廷百官和地方的奏章必須一文一事，非一宗事者不得同為一文，以便行文歸口和由主管部門及時(shí)批復(fù)、處理。 P33

5 、文書立卷制：元朝規(guī)定：處理完畢的文書經(jīng)監(jiān)察官“照刷”（檢查）之后予以編號(hào)立卷。同一類事立為一卷，年終交案，歸檔保管。 P33

6 、貼黃引黃制：魏晉以后，公文多用黃紙書寫。唐代規(guī)定：公文如有個(gè)別文字更改，可另寫小塊紙補(bǔ)貼，稱為“貼黃”。此后，又將文書內(nèi)容要點(diǎn)另寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”，也就是“公文摘要”的由來(lái)。 P33

7 、條旨制：明朝規(guī)定：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考，又稱“票擬”。 P33

8 、綜理制：是指所有秘書工作由辦公廳或辦公室統(tǒng)一或分派人員辦理，下面不再分設(shè)部門。這適合于秘書工作量不太大的機(jī)關(guān)或單位。如市、縣政協(xié)和大多數(shù)企事業(yè)單位都采用綜理制。 P52

9 、辦公自動(dòng)化：辦公自動(dòng)化是對(duì)秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作的要求之一，簡(jiǎn)稱 OA ，是研究如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于數(shù)據(jù)信息和非數(shù)據(jù)信息的辦公活動(dòng)。 P62

10 、角色沖突：每個(gè)人在人生舞臺(tái)上都要扮演一定的角色，又往往在不同的場(chǎng)合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色轉(zhuǎn)換）或同時(shí)扮演多種角色。個(gè)人承擔(dān)多種角色，每一種角色的意識(shí)和行為規(guī)范不可能一樣，有可能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，也可能產(chǎn)生矛盾沖突，產(chǎn)生矛盾沖突的即稱之為“角色沖突”。 P96

11 、公允：要求秘書處事待人要公正，誠(chéng)實(shí)，既不自欺，又不欺人。不貪人之功為己有，也不文過(guò)飾非或推卸責(zé)任。 P98

12 、尊重：秘書應(yīng)克服人際關(guān)系中的地位障礙，無(wú)論對(duì)上司、對(duì)同事或是對(duì)重要來(lái)訪者、一般交往者都要尊重。通常而言，要獲得別人的尊重，首先得尊重別人。

人都有自尊心，都希望得到別人的尊重。尊重別人和受到尊重，是相對(duì)相應(yīng)的?；ハ嘧鹬鼐湍茉鲞M(jìn)彼此的友情和信任，就能激發(fā)彼此的責(zé)任感和工作積極性。 P96

13 、督查：是指秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實(shí)、妥善。 P123

14 、印信工作：是指機(jī)關(guān)、單位公務(wù)印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍。公章是機(jī)關(guān)、單位職責(zé)權(quán)力的象征，介紹信則是證明本機(jī)關(guān)、單位員工的身份，介紹聯(lián)系公務(wù)之用。如果管理使用不當(dāng)，會(huì)給本機(jī)關(guān)、本單位乃至社會(huì)造成危害，秘書人員必須認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作。 P129

15 、單位印章：代表機(jī)關(guān)、單位的正式署名，具有法定的權(quán)威和效力，多用于正式文件和介紹信、證明信等。 P130

16 、領(lǐng)導(dǎo)人簽章：是根據(jù)機(jī)關(guān)、單位主管用鋼筆字或毛筆字親自簽名制成的印章，為方形或長(zhǎng)方形，由秘書保管使用，多用于簽發(fā)文件、公告之用。 P130

17 、電子簽名：是指以數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人身份認(rèn)可其內(nèi)容的數(shù)據(jù)。 P132

18 、電子印章：是合法的數(shù)字化印章與數(shù)字證書綁定的，用其私鑰進(jìn)行了數(shù)字簽名的權(quán)威性的電子文件，其中包含了用戶身份、印章信息、公開密鑰、有效期等許多相關(guān)信息。 P132

19 、政策法規(guī)信息：這主要是領(lǐng)導(dǎo)人的有關(guān)方針、政策的重要講話，國(guó)家和地方政府頒布的法令、法規(guī)、條例等等，通常以文件形式下達(dá)或在報(bào)刊上公開發(fā)表、刊登。 P142

20 、無(wú)結(jié)構(gòu)訪問(wèn)：就是調(diào)查者根據(jù)事先擬就的提綱或問(wèn)題直截了當(dāng)?shù)靥岢觯话氵m用于比較熟悉或有了一定基礎(chǔ)的被訪問(wèn)者，適用于與被訪者沒有直接利害關(guān)系的問(wèn)題。被訪者可以無(wú)顧忌地直接、明確回答。 P155

21 、公文立卷：是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

22 、與會(huì)者：就是參加會(huì)議的正式人員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他服務(wù)人員。具體地說(shuō)，與會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。

23 、信訪：是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向各級(jí)人民政府、縣級(jí)以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或者投訴請(qǐng)求，依法由有關(guān)行政機(jī)關(guān)處理的活動(dòng)。

24 、記者招待會(huì)：是指組織為實(shí)現(xiàn)一定宣傳目的，邀請(qǐng)報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)等新聞媒介單位記者召開的會(huì)議，也可稱為“新聞發(fā)布會(huì)”。

25 、雙向溝通：即要求對(duì)方反應(yīng)、回復(fù)，以求互相了解，進(jìn)一步磋商的溝通。除表達(dá)己方的意圖之外，還要求對(duì)方能認(rèn)可、合作，包含有共同目標(biāo)。

思考題：

第一章

一、什么是秘書？現(xiàn)代秘書的確切涵義是怎樣的？

（ 1 ）①宮中的秘藏之書。一開始指書而不是指人。東漢后期，出現(xiàn)管理秘藏圖書的官府“秘書監(jiān)”，主管官員稱“秘書令”或“秘書監(jiān)”。秘書不僅指物，也指機(jī)構(gòu)、人。在清代末年，或者說(shuō)是在辛亥革命前后，秘書概念的名實(shí)相符。②輔臣。③行政職位。現(xiàn)代中國(guó)，秘書一直被當(dāng)作一種行政職位，秘書人員被看做行政人員的一部分，而且是核心的一部分。秘書已成為管理和處理日常行政事務(wù)的重要人員，成為行政首長(zhǎng)的得力助手。④秘書是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。社會(huì)職業(yè)秘書以其處理文書，它包括各種智力服務(wù)。秘書不僅服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位，也服務(wù)于私人?？茖W(xué)家、作家、教授等多有雇傭私人秘書作為自己工作或生活助手的。

（ 2 ）廣義，指領(lǐng)導(dǎo)人的事務(wù)與信息助手（包括公務(wù) / 私人秘書）。狹義（不包括私人秘書），指一種職務(wù)名稱，社會(huì)職業(yè)，處于領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性等輔助服務(wù)工作的助手。

二、秘書工作主要包括哪些內(nèi)容？特點(diǎn)是什么？ P8

秘書工作主要包括哪些內(nèi)容：

（ 1 ）文書擬寫（上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草、修改、潤(rùn)色等）；

（ 2 ）文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）；

（ 3 ）文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等）

（ 4 ）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）

（ 5 ）會(huì)議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等）

（ 6 ）調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等）

（ 7 ）信息資料工作（收集、整理、提供、儲(chǔ)存等）

（ 8 ）信訪工作（群眾來(lái)信來(lái)訪或顧客投訴處理等）

（ 9 ）接待工作（日常來(lái)訪與計(jì)劃來(lái)訪接待、安排、服務(wù)等）

（ 10 ）協(xié)調(diào)工作 ( 政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等 )

（ 11 ）督查工作（政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查等）

（ 12 ）日程安排（為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等）

（ 13 ）日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）

（ 14 ）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）

（ 15 ）其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。

秘書工作的特點(diǎn)是什么？

（1） ??輔助性

“輔助”是相對(duì)于“主導(dǎo)”而言的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對(duì)于主導(dǎo)而存在的。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)其預(yù)定的目標(biāo)。地位再高的秘書也終究是比他更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)的助手。各級(jí)各類秘書人員都必須認(rèn)清自己的助手地位，認(rèn)清自己工作的輔助性質(zhì)。

（2） ??綜合性

??所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行工作，又有臨時(shí)性的、突發(fā)的非例行性工作；既有機(jī)要性工作，又有非機(jī)要性工作；既有操作簡(jiǎn)易的工作，又要操作復(fù)雜的工作。它們類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體力，需要廣泛的知識(shí)和多種技能才能勝任。

（3） ??機(jī)密性

??秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來(lái)發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。不管是機(jī)關(guān)、企業(yè)、私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及機(jī)要和秘密，或者是個(gè)人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。

（4） ??服務(wù)性

??秘書職業(yè)屬于第三產(chǎn)業(yè)，具有明顯的服務(wù)性，但又有其自己的特點(diǎn)。除了“服務(wù)的直接性”和“服務(wù)的穩(wěn)定性”之外，秘書服務(wù)還具有“廣泛性”。 1985 年全國(guó)秘書長(zhǎng)會(huì)議上，中央?yún)s提出了秘書工作要做到“三個(gè)服務(wù)”。①為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)②為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門服務(wù)③為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。通俗地說(shuō)，秘書工作應(yīng)對(duì)“上、中、下”三個(gè)層面服務(wù)。當(dāng)然首要的是為領(lǐng)導(dǎo)、為上司、為雇主服務(wù)，但也不能忽視另外兩個(gè)服務(wù)。

??認(rèn)清秘書工作的四個(gè)性質(zhì)，或稱職業(yè)的四個(gè)特點(diǎn)，秘書人員才能擺正自己在機(jī)關(guān)、單位中的位置，擺正自己在社會(huì)上的角色地位，才能具有正確的角色意識(shí)和角色行為，才能自覺地做好各項(xiàng)工作。

三、什么是秘書學(xué)？秘書學(xué)主要研究哪些內(nèi)容？ P14

（ 1 ）秘書學(xué)：秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的學(xué)科。通俗地說(shuō)，秘書學(xué)就是研究人員如何做好秘書工作的學(xué)科。

（ 2 ）研究?jī)?nèi)容：①研究我國(guó)秘書工作的現(xiàn)狀，了解其內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；②研究中央秘書機(jī)關(guān)對(duì)秘書工作的指示、規(guī)范與要求；③研究我國(guó)古代秘書工作和外國(guó)秘書工作經(jīng)驗(yàn)，批判地繼承古代秘書工作遺產(chǎn)，借鑒與吸收外國(guó)秘書工作的有益成分；④研究秘書人員應(yīng)有的知識(shí)、能力、修養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；⑤研究秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系，以促使秘書學(xué)的豐富與發(fā)展。

四、秘書怎樣才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變革？ P19

（1） ??秘書工作職能的轉(zhuǎn)變

1 ??支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?，又?jǐn)M制方案

政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的秘書人員，不僅要掌握本單位的行政管理和企業(yè)管理業(yè)務(wù)流程，抓住政務(wù)活動(dòng)和生產(chǎn)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，把在實(shí)踐中發(fā)生的問(wèn)題隨時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)、上司，還要有自己的獨(dú)立看法。把自身思維和行動(dòng)置于日新月異的國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)中，置于復(fù)雜多變的社會(huì)大環(huán)境中，隨時(shí)參與對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，及時(shí)更新思維方式和處事方法，把握社會(huì)動(dòng)向、市場(chǎng)行情。在跟隨領(lǐng)導(dǎo)、上司深入實(shí)地調(diào)查研究時(shí)，主動(dòng)接受鮮活經(jīng)驗(yàn)，促使思維活躍、觀念常新。秘書還應(yīng)運(yùn)用逆向思維、發(fā)散性思維來(lái)補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)、上司的不足。

2 ??輔助管理，由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制

作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，秘書輔助管理的重心也必然隨之轉(zhuǎn)變。秘書應(yīng)多了解、研究下情，多跑基層，多協(xié)商、溝通、建議、調(diào)解、調(diào)節(jié)，多做為企業(yè)、為消費(fèi)者、為公眾、為社會(huì)服務(wù)的具體工作。

3 ??處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息

一方面，秘書人員應(yīng)運(yùn)用和完善雙向信息溝通手段，如來(lái)信來(lái)訪、民意測(cè)驗(yàn)、基層訪問(wèn)調(diào)查等，主動(dòng)收集反饋信息；另一方面，政府機(jī)關(guān)應(yīng)更好地履行政務(wù)活動(dòng)公開原則，提高行政的透明度；建立和完善政府發(fā)言人制度、政府新聞發(fā)布制度；進(jìn)一步拓寬社會(huì)溝通渠道，吸引公眾參政議政。

4 ??計(jì)劃工作，由重在重重傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃

秘書必須具備獨(dú)立企劃和創(chuàng)造能力。秘書要主動(dòng)地、廣泛地去收集信息，尤其是研究信息，有自己的分析，有自己的獨(dú)立見解，然后提供給上司，經(jīng)采納后寫成計(jì)劃。

（2） ??秘書工作方式的轉(zhuǎn)變

1 ??服務(wù)對(duì)象、服務(wù)形式，由“三個(gè)服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?wù)，又為社會(huì)服務(wù)

秘書服務(wù)形式開始出現(xiàn)移動(dòng)（手機(jī)）通訊秘書服務(wù)、 BP 機(jī)尋呼秘書服務(wù)以及電子郵件方式的網(wǎng)絡(luò)秘書服務(wù)。秘書服務(wù)業(yè)興起的原因：專業(yè)化分工越來(lái)越細(xì)與日常事務(wù)的復(fù)雜化程度越來(lái)越高的矛盾；現(xiàn)代生活節(jié)奏越來(lái)越快；其他專業(yè)化公司的增加；秘書職業(yè)化的不斷加強(qiáng)。

2 ??辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公

貫徹上級(jí)指示，不斷擴(kuò)大網(wǎng)上辦公的范圍和深度，逐漸向“電子政府”的方向發(fā)展。大力推行政務(wù)公開、廠務(wù)公開、校務(wù)公開的做法，遵循崗位責(zé)任制，盡快熟悉和適應(yīng)快節(jié)奏的工作程序，提高辦事能力和效率。此外，秘書人員還要全面掌握電腦操作、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作、遠(yuǎn)程通訊的技巧。秘書獨(dú)立操作意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)能力也應(yīng)大大加強(qiáng)。

3 ??會(huì)務(wù)工作，由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議，又辦會(huì)展

秘書在會(huì)展中起著輔助有時(shí)甚至是獨(dú)立的組織、策劃作用。秘書在會(huì)展中擔(dān)任聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作；承擔(dān)會(huì)展的會(huì)議組織工作；承擔(dān)會(huì)展的文書工作。

4 ??操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮?/span>

秘書人員必須跟上日新月異的電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高自己的操作和應(yīng)用能力，學(xué)會(huì)修理電腦軟、硬件和維護(hù)系統(tǒng)的本領(lǐng)。秘書行業(yè)越來(lái)越向著專業(yè)化、職業(yè)化和社會(huì)化方向邁進(jìn)，秘書人員應(yīng)不斷更新知識(shí)、完善自身，與時(shí)俱進(jìn)。

第二章

一、 20 世紀(jì) 80 年代以后，我國(guó)秘書工作的新局面表現(xiàn)在哪幾個(gè)方面？ P40

（ 1 ）秘書工作的正?；?、制度化。黨的十一屆三中全會(huì)以后，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)迅速地重新組織或調(diào)整了秘書工作和人員班子，學(xué)習(xí)了有關(guān)文件指示，制定了崗位責(zé)任制，保證了秘書工作的正?；椭贫然?。

（ 2 ）文書工作、檔案工作的加強(qiáng)。各級(jí)秘書部門普遍加強(qiáng)了文書的撰擬、審核、制作、傳遞、處理和立卷工作?？h級(jí)以上政府機(jī)關(guān)普遍設(shè)立了檔案館、黨史資料征集室和地方志編纂室，加強(qiáng)了收集、整理和保管工作。企事業(yè)單位不僅健全了歷史檔案、人事檔案，也開始重視與建立科技檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、教學(xué)檔案等。

（ 3 ）大眾情況調(diào)查、注重政策研究。各級(jí)各類秘書部門普遍、經(jīng)常進(jìn)行情況調(diào)查，收集信息資料，進(jìn)行分析研究?？h以上機(jī)關(guān)普遍設(shè)置政策研究室，配置得力人員，為領(lǐng)導(dǎo)部門提供 ??決策依據(jù)和方案，充當(dāng)參謀與助手。

（ 4 ）信訪工作發(fā)揮重大作用。各級(jí)機(jī)關(guān)普遍將信訪不蒙獨(dú)立建制，人員得到加強(qiáng)。信訪工作還收集各種信息和反饋信息，推動(dòng)著四化建設(shè)。

（ 5 ）科學(xué)、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學(xué)理論研究。從中央到各省市普遍重視秘書人才的培養(yǎng)，改變了傳統(tǒng)的傳、幫、帶的手工業(yè)方式，而由高等院校和中等專業(yè)學(xué)?？茖W(xué)地、 ??系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，也推動(dòng)了秘書學(xué)理論研究的蓬勃開展。

（ 6 ）走向辦公自動(dòng)化和秘書工作的科學(xué)管理。隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，越來(lái)越多的秘書部門和秘書人員使用錄音、錄像、靜電復(fù)印等先進(jìn)辦公設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，同時(shí)也逐步引入信息論、系統(tǒng)論等原理對(duì)秘書工作進(jìn)行科學(xué)管理?？傊貢ぷ饕烟ど狭艘粋€(gè)新的高度。

二、外國(guó)秘書工作的特點(diǎn)和趨勢(shì)是怎樣的？ P43

（ 1 ）特點(diǎn)：就全世界而言，秘書工作的顯著特點(diǎn)是它的普遍化、年輕化和女性化。秘書工作不僅存在于政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，而且遍布于社會(huì)各個(gè)角落。私人秘書人數(shù)更多。秘書人員年齡平均不到 30 歲，而且女生占 90% 以上。由于秘書工作輔助功能很強(qiáng)，工作適應(yīng)面廣，因而它具有普遍化，可以起到全面輔助或部分代替上司工作的作用。秘書已成為現(xiàn)代社會(huì)高效管理不可或缺的重要因素。

（ 2 ）趨勢(shì)：①國(guó)外秘書工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)是由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型。變現(xiàn)為辦公自動(dòng)化程度的提高，許多事務(wù)性工作如記錄、謄寫、校對(duì)等處理已普遍由手工操作轉(zhuǎn)為使用電腦；另一方面，越來(lái)越多的秘書人員進(jìn)入高級(jí)秘書階層，成為“外腦”型和“智囊型”人員。

②秘書工作日益專業(yè)化。變現(xiàn)為秘書工作分工日細(xì)，技術(shù)要求越來(lái)越高。

③秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化。近年來(lái)，越來(lái)越多的青年人由高等院校或職業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)直接跨入中高級(jí)秘書階層。秘書的專業(yè)性終于得到了社會(huì)公認(rèn)，其地位日益提高與鞏固，以秘書為終身職業(yè)者日益增多。

第三章 P64

一、秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置有哪幾項(xiàng)原則？ P50

一、精簡(jiǎn)原則。人員精簡(jiǎn)是為了提高工作效率，避免人浮于事。

二、縱向?qū)哟伪M量少?？v向?qū)哟问菫榱松舷聹贤üぷ鞣奖恪⒓皶r(shí)，避免中間阻隔和官僚主義。

三、橫向幅度可適度加大。橫向幅度大事因?yàn)槊貢ぷ魃婕懊鎻V、頭緒多，事務(wù)繁雜。

二、秘書工作機(jī)構(gòu)有哪些職能？ P54

一、助手職能：例如幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日程文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷與時(shí)間等。

二、參謀職能：例如調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息材料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策。

三、樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐功能。

四、協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負(fù)有在上下之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。

五、保密職能：秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密回憶、安排重要會(huì)晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能。

六、公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無(wú)專職人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公共關(guān)系的職能。秘書部門還應(yīng)本著“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的原則處理好各種關(guān)系。

三、秘書人員怎樣進(jìn)行自我管理？ P62

一、工作方面：

首先要有明確的工作計(jì)劃。其次是要區(qū)分輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進(jìn)行。但無(wú)論做什么都要高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。

二、行為管理：

秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工會(huì)對(duì)象、不同的工作環(huán)境來(lái)采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞健Ｃ貢鍪赂蓛衾?，?dòng)作準(zhǔn)確到位。秘書還應(yīng)做到任何場(chǎng)合都不能背后議論上司的長(zhǎng)短，不談?wù)摶蛐孤秳e人的隱私。

三、時(shí)間管理：秘書應(yīng)科學(xué)地支配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。

四、辦公環(huán)境管理秘書應(yīng)注意對(duì)辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。這些管理對(duì)提高秘書工作效率，樹立良好組織形象大有好處。

第四章

一、秘書應(yīng)具有怎樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)？ P65

秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識(shí)面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識(shí)。秘書應(yīng)有四方面知識(shí)的縱橫結(jié)合，其結(jié)構(gòu)可以用羅馬字母“Ⅱ”來(lái)表示。

一、基礎(chǔ)知識(shí)：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)。另一方面是自然科學(xué)知識(shí)。

二、專業(yè)知識(shí)：

三、行業(yè)知識(shí)：

四、相關(guān)知識(shí) ;

二、秘書應(yīng)具有哪些能力？ P66

一、寫作能力：具體是指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力。

二、口頭表達(dá)能力：秘書不僅要會(huì)寫文章，還要能說(shuō)會(huì)道。秘書應(yīng)會(huì)說(shuō)一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要口吃清晰、不緊不慢。

三、聽知能力：秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，要聽從別人的冗長(zhǎng)、反復(fù)的發(fā)言中概括出要領(lǐng)，或是從眾口交加、激烈爭(zhēng)論中抓住重點(diǎn)，并且能轉(zhuǎn)化為自己清晰簡(jiǎn)明的語(yǔ)言加以復(fù)述。

四、閱讀概括能力：秘書要善于閱讀，既善于精度又要善于快讀和泛讀。

五、社交活動(dòng)能力：秘書人員必須具有一定的社會(huì)活動(dòng)能力，懂得各種場(chǎng)合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物，善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系。

六、協(xié)調(diào)能力：秘書要善于發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間、部門與部門之間、機(jī)關(guān)與基層之間工作上的矛盾或不平衡；要善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)哦啊、干部與干部之間的誤解或不和，并及時(shí)加以溝通協(xié)調(diào)。

七、觀察分析能力：秘書在工作中要時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀察“死角”，及時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補(bǔ)缺工作。

八、應(yīng)變能力：秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問(wèn)題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。

九、使用先進(jìn)辦公器械的能力：凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會(huì)使用。

十、預(yù)測(cè)能力：有經(jīng)驗(yàn)并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測(cè)能力，這有助于進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)和預(yù)防工作差錯(cuò)，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機(jī)會(huì)。

三、秘書應(yīng)具有那些職業(yè)道德？ P70

一、忠于職守：這是秘書職業(yè)道德的核心。秘書應(yīng)忠于職守，大而言之是忠于國(guó)家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。忠于職守的另一個(gè)含義是對(duì)工作負(fù)責(zé)、一絲不茍。

二、嚴(yán)守秘密：秘書人員要嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，也不得泄露或出賣本單位的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報(bào)。

三、恪守信用：秘書工作嚴(yán)謹(jǐn)縝密，而又責(zé)任重大。秘書人員為忠于職守必須在工作中、人際交往中恪守信用。

四、文明禮貌：秘書在工作中待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。

五、廉潔奉公：秘書應(yīng)該做到奉公守法、廉潔清白，不以私謀權(quán)，不接受賄賂。

四、你基本上屬于哪種氣質(zhì)？你認(rèn)為完美的性格是怎樣的？應(yīng)如何塑造？ P ７６

完美性格：

1 、開朗。具有樂(lè)觀飽滿的情緒，善于接受復(fù)雜而艱巨的工作任務(wù)并無(wú)抱怨之心和牢騷之言。開朗還表現(xiàn)為對(duì)同志的熱情、關(guān)心、樂(lè)于助人。遇到困難不是垂頭喪氣，而是有勇氣去戰(zhàn)勝它。開朗，還能給人以歡樂(lè)，給人以勇氣，能團(tuán)結(jié)同志共同奮斗。

2 、敏捷。思維敏捷，對(duì)事物敏感，易于接受，善于分析；動(dòng)作敏捷，做事干凈利落，不拖泥帶水，不拖拉，不推諉；筆頭敏捷，深思熟慮之后，腹稿打就，下筆千言，立馬可待，再字斟句酌，反復(fù)修改，使文章字字珠璣，無(wú)懈可擊。

3 、穩(wěn)健。遇事細(xì)心，觀察細(xì)致，考慮周詳；辦事穩(wěn)當(dāng)，不冒失從事，也不敷衍了事；待人穩(wěn)重，溫和文雅。

4 、堅(jiān)毅。做事要有百折不回、堅(jiān)持到底的勇氣和毅力；堅(jiān)毅要求多工作能任勞任怨，工作不為人理解時(shí)仍能認(rèn)真去做，甚至受到委屈時(shí)能忍辱負(fù)重；堅(jiān)毅還包括要努力克服自身的缺點(diǎn)，做到自信、自重、自愛。

５、幽默。幽默是智慧、機(jī)敏、學(xué)識(shí)、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，而不是油腔滑調(diào)或開低級(jí)庸俗的玩笑，更不是對(duì)別人的作弄或嘲諷。

６、自制。秘書人員要培養(yǎng)和提高自制力；在不同場(chǎng)合、不同情景、不同對(duì)象面前要善于選擇和控制自己的情緒和行為方式；不因情緒激動(dòng)而手舞足蹈，饒舌不止；也不因情緒低沉而緊縮雙眉，沉默寡言；任何時(shí)候都要防止自己情緒的忽冷忽熱。

如何塑造：

1、 ?博覽群書，開闊胸襟。秘書人員不能滿足于只讀專業(yè)書，或者說(shuō)，只為了應(yīng)付工作而讀書，還應(yīng)該為了提高自己的素養(yǎng)而讀書。

2、 ?培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。業(yè)余生活對(duì)豐富個(gè)人生活，調(diào)節(jié)心理興趣是必不可少的，秘書人員應(yīng)該培養(yǎng)廣泛的興趣，文藝、音樂(lè)、體育、旅游、交友等等，凡是有益于身心健康的活動(dòng)都可以進(jìn)行。業(yè)余愛好不僅可以陶冶性情，培養(yǎng)樂(lè)觀情緒，還能促進(jìn)人際交往，廣交朋友，豐富感情生活。

3、 ?善于反省，自我調(diào)適。秘書人員遇到困難、挫折，甚至打擊，要善于反省，即冷靜地、客觀地從自身尋找原因和教訓(xùn)，而不應(yīng)總是無(wú)謂地怨天尤人，應(yīng)具有“歸根到底靠自己”的思想。還應(yīng)善于自己進(jìn)行心理調(diào)試，即俗話說(shuō)的“想得開”。想得開，就是自己能開導(dǎo)自己，說(shuō)服自己，安慰自己，能從自身尋找到有利因素去克服不利因素，從自身獲取力量和信心。

4、 ?傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。如果自我調(diào)試難以奏效，就只能尋找外援了。秘書人員可以向至愛摯友傾訴、發(fā)泄自己的煩惱或痛苦，可以得到對(duì)方的安慰和勸解。

五、 ??女性秘書怎樣才能保護(hù)自己？ P82

1、 ?正確的認(rèn)識(shí)和心態(tài)

??女性秘書應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，自己“出賣”的是智力和勞力，而絕不是色相，自己是當(dāng)助手和參謀的，而決不是花瓶或情婦。女性秘書決不是所謂吃青春飯的，做到五六十歲退休的女秘書大有人在。其實(shí)，青年女性從事任何職業(yè)都可能受到男性的性騷擾，只是在秘書職業(yè)環(huán)境中更普遍而已，因此需要女性秘書有更清醒的認(rèn)識(shí)，更自尊、自愛、自重。 ?

2、 ?自我保護(hù)意識(shí)和方法

??女性秘書，尤其是剛出校門就擔(dān)任秘書的青年女性，要加強(qiáng)自我保護(hù)意識(shí)，保護(hù)自己的感情和身體都不受到傷害。

??有了自我保護(hù)意識(shí)，還需要自我保護(hù)方法。有經(jīng)驗(yàn)和成熟的女性秘書在這方面也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，概而言之是：堅(jiān)持原則，靈活對(duì)待，防微杜漸，自尊自愛。具體方法主要有：

工作態(tài)度認(rèn)真踏實(shí)，不浮夸，不取巧；

穿著打扮樸素優(yōu)雅，不艷麗，不新潮；

言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻；

對(duì)人態(tài)度真誠(chéng)禮貌，既不冷漠，也不過(guò)于親昵；

不接受分外的報(bào)酬和貴重的禮物；

不參與同事關(guān)于男女情事的談話；

不在上司辦公室作非工作性的逗留；

不聆聽男性上司或同事婚姻不幸的傾訴；

不讓對(duì)方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；

不接受男性上司或同事的單獨(dú)邀請(qǐng)；

盡量少參與男性上司的家庭事務(wù)或個(gè)人應(yīng)酬；

盡量避免與男性上司單獨(dú)出差，差旅中尤其要注意言行細(xì)節(jié)；

及時(shí)表明你已婚或已有男朋友；

不得已時(shí)可提出辭職，以擺脫糾纏；

必要時(shí)依靠法律，尋求保護(hù)。

六、秘書的考核 P87

1、 ?考核內(nèi)容

（1） ?德：政治思想品德。主要指政治態(tài)度、思想作風(fēng)、遵紀(jì)守法、廉潔奉公、遵守職業(yè)道德和社會(huì)公德。

（2） ?能：工作能力。主要指管理能力、辦事能力、操作能力、業(yè)務(wù)和技術(shù)水平。

（3） ?勤：主要之工作出勤率和平時(shí)工作態(tài)度。

（4） ?績(jī)：工作業(yè)績(jī)。指完成工作任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間（效率）等。

2、 ?考核標(biāo)準(zhǔn)

（1） ?直接量化。即直接用數(shù)量衡量工作任務(wù)完成的情況，如撰寫文稿的篇數(shù)、字?jǐn)?shù)，打字的字?jǐn)?shù)，接待來(lái)客的人數(shù)，收集、整理信息的條數(shù)。

（2） ?比率化。即按一定階段實(shí)施工作過(guò)程或達(dá)到工作效果計(jì)算其完成目標(biāo)的比率，如信訪辦案的結(jié)案率，文書立卷、催辦工作的完成率，打字的差錯(cuò)率等。

（3） ?綜合指標(biāo)化。即工作質(zhì)量要求和數(shù)量概括相結(jié)合的指標(biāo)方法，如文書處理無(wú)丟失、無(wú)錯(cuò)發(fā)、無(wú)誤辦、無(wú)泄密，印章管理無(wú)誤差，合稱“五無(wú)”。

（4） ?類比指標(biāo)法。即在本系統(tǒng)、本地區(qū)或全國(guó)同類工作任務(wù)達(dá)到指標(biāo)或完成情況相比較，排列名次并規(guī)定相對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

3、 ?考核方法

（1） ?平時(shí)考核。秘書日常工作的一切書面記錄都是平時(shí)考核的重要依據(jù)。平時(shí)考核由機(jī)關(guān)考評(píng)員，或辦公室主任、秘書科長(zhǎng)，或業(yè)務(wù)主管主持，每月一次，考評(píng)結(jié)果有書面記錄。

（2） ?年終考核。年終考核在每年年終時(shí)進(jìn)行，通常分三個(gè)步驟：先是秘書人員在總結(jié)的基礎(chǔ)上提出自我評(píng)價(jià)；其次是辦公室或業(yè)務(wù)部門民主評(píng)議，寫成意見；最后是主管領(lǐng)導(dǎo)審定。

第五章

三、秘書處理人際關(guān)系的一般準(zhǔn)則有哪些？ P96

1、 ?尊重。秘書應(yīng)克服人際關(guān)系中的地位障礙，無(wú)論對(duì)上司、對(duì)同事或是對(duì)重要來(lái)訪者、一般交往者都要尊重。通常而言，要獲得別人的尊重，首先得尊重別人。人都有自尊心，都希望得到別人的尊重。尊重別人和受到尊重，是相對(duì)相應(yīng)的?；ハ嘧鹬鼐湍茉鲞M(jìn)彼此的友情和信任，就能激發(fā)彼此的責(zé)任感和工作積極性。

2、 ?禮貌和禮儀。人際關(guān)系中尊重的最初也是最近的形式就是禮貌。禮貌要求秘書在公司或其他場(chǎng)合會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)、上司、同事或客人時(shí)，首先應(yīng)做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時(shí)，面帶真誠(chéng)的微笑，舉止文雅；與人交談時(shí)，用語(yǔ)得體、口齒清晰、語(yǔ)音溫和。在各種交際場(chǎng)合自覺注重和嚴(yán)格遵守各種禮儀禮節(jié)。

3、 ?樂(lè)于助人。秘書的角色地位主要是助手，幫助主管或上司做好各項(xiàng)工作，甚至必要的生活照顧與服務(wù)，乃是秘書的天職。秘書工作又是綜合性的工作，它需要多方面的配合和幫助才能做好。因此，秘書人員應(yīng)具有根深蒂固的“助人為樂(lè)”的意識(shí)，養(yǎng)成主動(dòng)、勤勞的習(xí)慣。無(wú)論對(duì)上司、或同事、或客戶、或有工作交往的普通群眾，只要知道或看出對(duì)方有需要，就應(yīng)主動(dòng)地伸手幫助。

4、 ?贊美他人。秘書不是卑賤者，但他（她）的角色地位要求其必須是個(gè)真正的謙虛者。謙虛不等于自卑，正如自尊也不等于驕傲。確切地說(shuō)，真正自尊、謙虛的人就在于他們既能正確地估量自己，又能正確地看待別人。

5、 ?寬容與體諒。秘書人員要善于在人際交往中學(xué)會(huì)寬容與體諒。對(duì)別人身上這樣或那樣的弱點(diǎn)或缺點(diǎn)要予以寬容，對(duì)別人的粗魯言語(yǔ)、舉止或錯(cuò)誤行為，只要不傷害公司及個(gè)人，要予以寬恕。進(jìn)而能設(shè)身處地為對(duì)方著想，多給人一點(diǎn)同情和諒解。

6、 ?公允。公允要求秘書處事待人要公正，誠(chéng)實(shí)，既不自欺，又不欺人。不貪人之功為己有，也不文過(guò)飾非或推卸責(zé)任。

4、 ?秘書應(yīng)怎樣處理好與上司的關(guān)系？

1、 ?秘書與上司關(guān)系的特征

（1） ?工作上的主從性。秘書是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司為主，秘書為輔、為從。

（2） ?知識(shí)、能力、體力、思維的補(bǔ)充性。秘書與上司工作的配合既是一種助力，也應(yīng)該是一種合力，應(yīng)該是相加，而不是相減或抵消。

（3） ?人際關(guān)系的首屬性。秘書與上司尤其是主管上司的關(guān)系是首屬關(guān)系，建立并鞏固這種首屬關(guān)系，對(duì)秘書的工作成果和事業(yè)前景是完全必要的。

（4） ?人格上的平等性。秘書與上司在工作上是“主從”關(guān)系，而決不是“主奴”關(guān)系。秘書應(yīng)保持人格上的獨(dú)立性，不應(yīng)該成為上司的附庸或其他。

2、 ?秘書與上司關(guān)系的處理原則

（1） ?主動(dòng)配合、適應(yīng)。秘書應(yīng)善于理解上司的工作意圖，主動(dòng)配合上司做好各項(xiàng)工作，而不能撥一撥，動(dòng)一動(dòng)。

（2） ?服從，但不盲從。秘書對(duì)上司的基本態(tài)度是服從，這也是秘書職業(yè)特征的要求。尤其是初級(jí)秘書對(duì)資深上司，服從就更多一些。上司對(duì)秘書尤其是中高級(jí)秘書常有咨詢的可能，秘書也有提出建議甚至不同意見的必要。再者，秘書接觸文件較多，對(duì)各種法規(guī)、制度更為熟悉，自然負(fù)有對(duì)上司某種程度監(jiān)督的責(zé)任。因此，秘書對(duì)上司不能盲從。

（3） ?委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸。秘書應(yīng)該采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，讓上司自己發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，或是等待一定的時(shí)間再做請(qǐng)示，讓上司自己冷靜下來(lái)，重新作出決定。

（4） ?維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。秘書主要為主管上司之外還有其他職位不等或分工不同的上司。秘書主要為主管上司服務(wù)，還應(yīng)該力所能及地執(zhí)行其他上司的指令，而不可只顧自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越過(guò)直接上司向更高一級(jí)上司請(qǐng)示。秘書既應(yīng)維護(hù)直接上司的威信和利益，也應(yīng)維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。

5、 ?秘書應(yīng)怎樣處理好與一般同事的關(guān)系？ P103

1、 ?秘書與一般同事關(guān)系的特征

秘書與一般同事純粹是工作上的合作關(guān)系，是完全平等的、相對(duì)穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系。但是由于秘書的特殊地位，處于主管與基層職工之間，接近上司而比較疏遠(yuǎn)職工，容易受到嫉妒或猜疑，很難與基層職工之間打成一片。而秘書工作的性質(zhì)又要求他們?cè)谥鞴芘c職工之間傳達(dá)指令、反映情況、溝通協(xié)調(diào)，職工往往視秘書為上司的替身，上司又會(huì)把秘書看作職工的代言人。如果上下關(guān)系融洽，秘書自然是左右逢源；如果上下關(guān)系緊張，秘書就成了矛盾的焦點(diǎn)。因此，秘書要處理好與一般職工和同事的關(guān)系，比之與上司的關(guān)系更為困難一些，這也是大多數(shù)秘書容易受到上司的信任、器重而缺乏群眾基礎(chǔ)的重要原因。

2、 ?秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

（1） ?真誠(chéng)地關(guān)心別人。首先要以謙虛、平等的態(tài)度對(duì)待同事，切不可以“二首長(zhǎng)”身份自居。工作上應(yīng)多體諒?fù)碌碾y處，盡力給以幫助解決。秘書對(duì)同事也應(yīng)樹立“服務(wù)”的觀念。秘書還應(yīng)關(guān)心同事的生活和情緒，抽空多與同事接觸，與他們談心，以增加了解，消除隔閡，促進(jìn)友好合作。

（2） ?同等友好。秘書與一般同事之間應(yīng)盡量做到同等友好，而不要和某些人特別親密。

維護(hù)團(tuán)結(jié)。秘書作為主管上司與一般職工之間的中介和橋梁，應(yīng)努力維護(hù)上下直接愛你與同事之間的團(tuán)結(jié)。

第六章

三、接待工作應(yīng)遵循哪些原則？ P117

1 、文明禮貌：秘書對(duì)待任何來(lái)客都應(yīng)以禮相待，而不計(jì)其職務(wù)高低、衣著服飾、是否熟悉等情況。對(duì)經(jīng)常聯(lián)系或上司約請(qǐng)的來(lái)客，秘書主動(dòng)稱呼，問(wèn)候?qū)Ψ?，及時(shí)通報(bào)或引見給上司，并視需要送上茶水或咖啡。

2 、負(fù)責(zé)：秘書在接待來(lái)客時(shí)要對(duì)本單位負(fù)責(zé)，也要對(duì)來(lái)客負(fù)責(zé)。對(duì)于初次來(lái)訪者應(yīng)該確定其身份再交談，在交談的過(guò)程中應(yīng)注意必要的內(nèi)容和范圍。在明確了客人的來(lái)意之后秘書應(yīng)負(fù)責(zé)地辦理，不能故意推諉、拖延或敷衍了事。

3 、與人方便：秘書應(yīng)盡可能給來(lái)客提供方便。引見、提供資料、轉(zhuǎn)告轉(zhuǎn)辦、介紹情況、提供資料等，對(duì)外地來(lái)客，秘書還應(yīng)該幫助辦理膳宿以及指點(diǎn)交通路線，代辦車、船、機(jī)票等。

4 、講求實(shí)效：秘書接待時(shí)應(yīng)注意不浪費(fèi)客人的時(shí)間，也不浪費(fèi)自己的時(shí)間，更要節(jié)省上司的時(shí)間。善于在上司會(huì)見客人出現(xiàn)尷尬局面或受到無(wú)理糾纏時(shí)替上司解圍。

5 、按制度辦事：秘書在接待工作尤其是規(guī)模較大、時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議接待或團(tuán)體接待中應(yīng)嚴(yán)格按制度辦事。

6 、遵守紀(jì)律：接待工作中秘書外出機(jī)會(huì)多，自由度也比較大，尤應(yīng)注意自覺遵守紀(jì)律，比如保守紀(jì)律等。

四、怎樣做好日程安排工作 P121

1 、服從于組織的總目標(biāo)和整體計(jì)劃：上司的工作只是整個(gè)機(jī)關(guān)的、單位工作的一部分。秘書為上司，即使是主管安排日程時(shí)，首先應(yīng)該考慮的是服從于組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)和整體計(jì)劃，要顧及主管上司上下左右的工作配合、工作制約，如發(fā)現(xiàn)有沖突，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)上司，征得同意后進(jìn)行協(xié)調(diào)、解決。

2 、區(qū)分輕重緩急：秘書應(yīng)對(duì)上司的工作任務(wù)、各種會(huì)議、經(jīng)常聯(lián)系的同事和客人、計(jì)劃中的出差、社會(huì)交往乃至休假等等大大小小的活動(dòng)進(jìn)行全面了解并作記錄。然后，分清輕重緩急，先遠(yuǎn)后近、先重后輕，先外后內(nèi)，按年、月、周、日作出初步安排。

3 、隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整：秘書不可墨守成規(guī)，而應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，仍應(yīng)根據(jù)先重后輕、先外后內(nèi)的原則隨時(shí)做補(bǔ)充、更改或取消。

4 、提示和督促：秘書不僅要為上司排出科學(xué)、合理的工作日程表。而且還有責(zé)任幫助上司實(shí)施。包括幫助上司記憶工作的內(nèi)容和時(shí)間表，及時(shí)提示和督促，將上司的重要活動(dòng)通知有關(guān)的同事及汽車司機(jī)，并要求他們與上司密切配合等等。

5 、酌留彈性、勞逸結(jié)合：安排上司的工作日程切不可滿打滿算，一般不超過(guò)工作量的 50% 。既要考慮到臨時(shí)增加的內(nèi)容，又要留出足夠的時(shí)間讓上司做準(zhǔn)備，免得窮于應(yīng)付，反而達(dá)不到工作效果，也應(yīng)該注意上司的勞逸結(jié)合，白虎上司的身體健康和情緒穩(wěn)定。

第七章

一、督察工作應(yīng)該遵循哪些原則和程序？ P124

原則：

1、 ??領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)：包括事前批準(zhǔn)、事后檢查，以及辦理過(guò)程中必要的指導(dǎo)。秘書則應(yīng)該事前、事后和辦理過(guò)程中作必要的請(qǐng)示和匯報(bào)，重大事項(xiàng)不可獨(dú)斷專行。

2、 ??分級(jí)負(fù)責(zé)：秘書工作不能越上級(jí)的權(quán)，不能越下級(jí)的權(quán)，只能一級(jí)促一級(jí)，一級(jí)抓一級(jí)，形成自上而下逐級(jí)落實(shí)，都抓落實(shí)的正常機(jī)制。

3、 ??實(shí)事求是。督察工作的第一步是了解情況，只有查清了情況才有資格督促。

4、 ??不能直接辦案。秘書督查只是督促、檢查、幫助下級(jí)工作，而不是越俎代庖。

5、 ??講求時(shí)效。秘書應(yīng)以只爭(zhēng)朝夕、鍥而不舍的精神和作風(fēng)去辦理，按時(shí)按質(zhì)辦理，切不可再拖延或半途而廢。

程序：

1、 ??查辦立項(xiàng)。秘書吧查辦的單位、內(nèi)容和目的填寫查辦單。單內(nèi)還應(yīng)寫明查辦的具體指標(biāo)、操作步驟、負(fù)責(zé)部門人及人員，然后呈送領(lǐng)導(dǎo)批示。

2、 ??查辦通知。立項(xiàng)后由秘書將查辦內(nèi)容、要求與領(lǐng)導(dǎo)批示通知原經(jīng)辦單位、部門或人員，要求他們?cè)谝?guī)定的時(shí)限內(nèi)核實(shí)情況，予以處理。通知的形式有會(huì)議、發(fā)文、電話、派員四種。

3、 ??催辦。通知下達(dá)后，秘書應(yīng)定時(shí)催辦或查問(wèn)，以了解辦理的進(jìn)程和結(jié)果，如有重大疑難，要及時(shí)像領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4、 ??直接調(diào)查。如經(jīng)催辦到限時(shí)仍無(wú)結(jié)果者，由秘書直接調(diào)查。其 ??目的是為了摸清情況，不宜當(dāng)場(chǎng)表態(tài)。

5、 ??商討處理。秘書對(duì)調(diào)查得來(lái)的情況進(jìn)行分析研究，提出處理意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，再會(huì)同原經(jīng)辦單位、人員商討決定，仍有原經(jīng)辦單位、人員處理。

6、 ??結(jié)案反饋。原經(jīng)辦單位、人員處理后，將結(jié)果反饋給秘書。秘書應(yīng)審核是否正確、適當(dāng)，然后將處理結(jié)果；聯(lián)通秘書審核意見呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

7、 ??立卷歸檔。最后，秘書將查辦過(guò)程中的全部文件：立項(xiàng)單、領(lǐng)導(dǎo)批示、查辦原件、調(diào)查報(bào)告、處理結(jié)果、審核意見等組成案卷，歸檔備查。

四、秘書為什么要做好值班工作？ P135

一般的政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的行政部門都是實(shí)行 8 小時(shí)工作制。白天工作，夜間休息。我國(guó)還實(shí)行每周雙休日制。這樣，一年 365 天，有 52 ?個(gè)星期六、日，再加上 10 天法定假日，共有 116 天使非工作日?？墒墙煌ā⑸a(chǎn)、醫(yī)療

安全等部門都是每日 24 小時(shí)連續(xù)工作的，何況業(yè)務(wù)聯(lián)系、人來(lái)人往、信息傳遞、自然變化也不可能都限制在工作時(shí)日之內(nèi)，尤其是國(guó)際交往、世界性業(yè)務(wù)還涉及不同時(shí)區(qū)，這些都需要行政部門采取補(bǔ)充辦法，就有了秘書的值班工作。

五、面對(duì)突發(fā)事件，秘書應(yīng)如何行動(dòng)？ P137

1 、基本原則：基本原則是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持實(shí)行統(tǒng)一指揮，分級(jí)、分部門負(fù)責(zé)。

2 、基本要求：詳細(xì)了解事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、人員傷亡情況和損失情況，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)。及時(shí)處理突發(fā)事件，妥善處理善后工作。寫出事件的處理經(jīng)過(guò)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱后歸檔備查。

3 、基本內(nèi)容：包括兩方面的內(nèi)容，一是指本系統(tǒng)、本組織、本單位發(fā)生了比較重大的突發(fā)事故和突發(fā)事件，需要緊急決策處理，采取果斷措施；另一個(gè)是指為了防患于未然，或把突發(fā)事件消滅在萌芽狀態(tài)，平時(shí)需要做好各種預(yù)防、準(zhǔn)備性工作，設(shè)立自己的信息情報(bào)網(wǎng)絡(luò)，建立預(yù)警系統(tǒng)。

4 、基本過(guò)程：（ 1 ）有思想準(zhǔn)備和心理準(zhǔn)備。突發(fā)事件雖然不是經(jīng)常發(fā)生的，但應(yīng)急原卻應(yīng)該常記在心中，如何應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的發(fā)生，是衡量秘書心理素質(zhì)和綜合能力的重要方面。

（ 2 ）做好通訊準(zhǔn)備。對(duì)處理突發(fā)事件的各種預(yù)案和措施，秘書應(yīng)該了然于胸，尤其是熟悉各種通訊方式和通訊手段，如各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公安局、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、交通部門等的電話、地址。

（ 3 ）問(wèn)清詳細(xì)情況。如秘書接到火災(zāi)的報(bào)告，應(yīng)問(wèn)清火災(zāi)的地點(diǎn)、火情、撲救情況等。

（ 4 ）采取應(yīng)急措施。在非常緊急的突發(fā)事件發(fā)生后，要采取正確的應(yīng)急措施。如發(fā)生大的火災(zāi)，應(yīng)及時(shí)通知消防部門，應(yīng)在報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，通知公安部門派人到現(xiàn)場(chǎng)，了解消防力量是否夠用，如不夠應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門。

（ 5 ）及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級(jí)匯報(bào)、請(qǐng)示。如我國(guó)規(guī)定，有人員傷亡的公共衛(wèi)生事件、重大事故和疫情應(yīng)必須在 12 小時(shí)內(nèi)上報(bào)衛(wèi)生部及有關(guān)部門。包括事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、傷亡情況、發(fā)生原因以及當(dāng)?shù)亟M織救護(hù)的領(lǐng)導(dǎo)、人員、救治能力、采取的措施和需要解決的問(wèn)題等。秘書人員應(yīng)嚴(yán)格按照制度辦事。

（ 6 ）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理。如就近組織人力搶險(xiǎn)；立即組織救護(hù)力量或?qū)I(yè)防治隊(duì)伍迅速趕赴現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行救護(hù)和疾病防治；組織專家盡快到現(xiàn)場(chǎng)查明原因，并提出報(bào)告；或依靠臨近機(jī)關(guān)、單位、部隊(duì)，或保護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)，或緊急轉(zhuǎn)移機(jī)要文件和貴重物資等，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)一步做好善后工作。

如果屬于刑事案件，必須及時(shí)撥打 110 ，并把時(shí)間移交司法、公安部門處理。

第八章

一、秘書應(yīng)注意收集哪幾方面的信息？ P.142

（1） ??政策法規(guī)信息。主要是指中央領(lǐng)導(dǎo)人的有關(guān)方針、政策的重要講話，國(guó)家和地方政府頒布的法令、法規(guī)、條約等，通常以文件形式下達(dá)或在報(bào)刊雜志上公開發(fā)表、刊登。

（2） ??指揮性信息。指上級(jí)機(jī)關(guān)、單位有關(guān)工作、生產(chǎn)的指示、指令、通知、計(jì)劃、批示以及政府主管部門的管理性、業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的辦法細(xì)則等，通常以內(nèi)部文件、公函等形式下達(dá)。

（3） ??本單位信息。包括本單位內(nèi)部的、來(lái)自上下兩方面的信息以及本單位和外單位各種直接業(yè)務(wù)往來(lái)的信息。

（4） ??社會(huì)反饋信息。指人民群眾對(duì)政府機(jī)關(guān)，顧客、客戶對(duì)企業(yè)的信件、訪問(wèn)、電話中所反映的正反兩方面的反饋信息。

（5） ??可比信息。指不同地區(qū)、不同國(guó)家的同類事物可作橫向比較的信息，以便參照學(xué)習(xí)。

（6） ??相關(guān)信息。指粗看起來(lái)各不相干，當(dāng)為研究某一課題時(shí)卻互相有關(guān)聯(lián)的信息。

（7） ??未來(lái)信息?，F(xiàn)代社會(huì)的決策者要富有預(yù)見性、前瞻性。

二、秘書向領(lǐng)導(dǎo)提供信息應(yīng)注意哪些問(wèn)題？ P.147

(1) ??適事。指提供信息應(yīng)有針對(duì)性、適用性。

(2) ??適時(shí)。領(lǐng)導(dǎo)、上司要解決或處理的問(wèn)題往往有時(shí)間性，秘書提供信息也應(yīng)把握適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和時(shí)間。

(3) ??適度。領(lǐng)導(dǎo)、上司要解決或處理的問(wèn)題往往有時(shí)間性，秘書提供信息也應(yīng)把握適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和時(shí)間。

三、調(diào)查有哪幾種主要類型、方法？試比較其優(yōu)缺點(diǎn)。 P.152

類型：

(1) 普遍調(diào)查。簡(jiǎn)稱普查，是指對(duì)總體對(duì)象中每個(gè)具體的單位都進(jìn)行調(diào)查。

優(yōu)點(diǎn)：適用于重大的基本情況調(diào)查。例：我國(guó)對(duì)人口實(shí)行普查。普查得來(lái)的資料全面、客觀、精確。

缺點(diǎn)：缺乏生動(dòng)性、具體性。

普查范圍廣、對(duì)象多、工作量大，只能采用書面問(wèn)卷和數(shù)學(xué)統(tǒng)計(jì)方法。

大規(guī)模的普查需要統(tǒng)一的時(shí)間限度，否則會(huì)發(fā)生偏差。

(2) 典型調(diào)查。是從總體或不同類型的對(duì)象中選擇個(gè)別有代表性的單位進(jìn)行調(diào)查。

優(yōu)點(diǎn)：適用于經(jīng)驗(yàn)性調(diào)查。在人力、物力等條件不足時(shí)，典型調(diào)查是一種有效的方法。因?yàn)樗膶?duì)象少，便于集中、深入地調(diào)查，得來(lái)的材料生動(dòng)而具體。

缺點(diǎn)：典型是調(diào)查者選定的，有人為的主觀因素，選錯(cuò)了對(duì)象便可能前功盡棄。

??典型的調(diào)查側(cè)重于定性分析，有特殊性，如果硬性推廣至總體，容易犯“一刀切”的毛病。

(3) 個(gè)案調(diào)查。就是對(duì)個(gè)別的對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，如突發(fā)事件調(diào)查。

優(yōu)點(diǎn)：有明顯的針對(duì)性。

缺點(diǎn)：個(gè)案調(diào)查不局限于當(dāng)?shù)亍?dāng)事人，常涉及歷史背景、社會(huì)環(huán)境等其他因素。因此，調(diào)查不能就事論事。

(4) 重點(diǎn)調(diào)查。對(duì)調(diào)查對(duì)象總體中部分起主要作用或決定性作用的單位作調(diào)查，

再將其結(jié)果推論至其他一般單位。

優(yōu)點(diǎn)：重點(diǎn)是客觀存在的。重點(diǎn)調(diào)查既可作定性分析，又可以作定量分析。

??調(diào)查方式多樣，花費(fèi)小，成效高。

缺點(diǎn)：如果各單位彼此間情況相差不大，不能硬從“矮中拔高”如此就犯了與盲目選典型同樣的錯(cuò)誤了。

(5) 抽樣調(diào)查。就是從總體中抽取部分樣本進(jìn)行調(diào)查，將其結(jié)果推斷總體。分為隨機(jī)抽樣和非隨機(jī)抽樣。

優(yōu)點(diǎn)：兼有典型調(diào)查，重點(diǎn)調(diào)查，普遍調(diào)查的優(yōu)點(diǎn)，在現(xiàn)代社會(huì)使用最普遍。

缺點(diǎn)：無(wú)法提供全面、生動(dòng)、具體的資料。

方法：

（1） ??觀察法。就是調(diào)查者對(duì)調(diào)查對(duì)象的狀態(tài)、變化進(jìn)行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。

優(yōu)點(diǎn)：分為參與觀察和非參與觀察。參與觀察是動(dòng)態(tài)的，便于了解發(fā)展變化的過(guò)程，非參與觀察是靜態(tài)的，只能了解某一片段。

缺點(diǎn)：對(duì)于一些突發(fā)事件，只能在事后做非參與觀察。

（2） ??訪問(wèn)法。比觀察法進(jìn)一步，除了看還能問(wèn)。訪問(wèn)的對(duì)象只能是人?？梢酝ㄟ^(guò)與對(duì)象的交流與討論，了解更深層的內(nèi)容。

優(yōu)點(diǎn)：是與被訪者面對(duì)面交談，可以追問(wèn)，可以討論，了解情況能夠全面、深入。又是邊問(wèn)邊看，察言觀色，容易辨別情況的真?zhèn)纬潭取?/span>

缺點(diǎn)：費(fèi)事費(fèi)力，難以作大規(guī)模的調(diào)查。

??問(wèn)題難有統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，所得情況不易作定量分析。

（3） ??文獻(xiàn)法。指調(diào)查者查閱有關(guān)的書面資料，以獲得所需要的材料。

優(yōu)點(diǎn)： ??資料豐富，事件、空間跨度上，搜集觀察中受制約少，花費(fèi)低。

缺點(diǎn)：所獲得的信息滯后于現(xiàn)實(shí)，也缺乏生動(dòng)性、具體性。

（4） ??問(wèn)卷法。調(diào)查者把需要了解的情況設(shè)計(jì)成不同類型的題目并組合成書面問(wèn)卷，由被調(diào)查者做書面答案。分為封閉式問(wèn)卷和開放式問(wèn)卷。

優(yōu)點(diǎn)：封閉式問(wèn)卷：用數(shù)字或者符號(hào)表示答案，方便計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)。

開放式：便于答卷人各抒己見，答案豐富、具體，有共性，也有個(gè)性。

總體來(lái)說(shuō)，問(wèn)卷法可以大規(guī)模進(jìn)行，省時(shí)省力。

缺點(diǎn)：封閉式問(wèn)卷：答案有限定，無(wú)法調(diào)查特殊和深層的情況。

開放式：無(wú)法用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)，只能由人工閱卷。

總體來(lái)說(shuō)，題目和答案的設(shè)計(jì)會(huì)不合理，有些調(diào)查者會(huì)閉門造車，不了解實(shí)際情況。

四、研究有哪幾種主要方法？試比較其側(cè)重點(diǎn)。 P.157

(1) 歸納法。就是將多件同類的個(gè)別事物歸在一起，從中概括出共同屬性或特征以加深認(rèn)識(shí)的研究方法。

(2) 綜合法。將眾多的零散事物進(jìn)行橫向組合或縱向串聯(lián)，視作一個(gè)整體研究。

(3) 統(tǒng)計(jì)法。運(yùn)用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)描繪社會(huì)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象的狀況和變化，認(rèn)識(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的方法。

(4) 比較法。把兩個(gè)或兩個(gè)以上既同類又有不同之處的事物放在一起比較、分析，可以深刻地認(rèn)識(shí)各自的特點(diǎn)。

(5) 分析法。就是將復(fù)雜的事物進(jìn)行分解，聯(lián)系其他有關(guān)因素，從而辨析、認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)和規(guī)律。

(6) 演繹法。是邏輯推理的方法之一。

前三者適于做定量研究。后三者則宜于作定性研究。

五、重大課題的調(diào)查研究應(yīng)該用怎樣的程序和步驟？ P.160

(1) 確定調(diào)查研究的課題。是機(jī)關(guān)、單位或領(lǐng)導(dǎo)層在決策、管理、推行工作、生產(chǎn)以及科學(xué)實(shí)驗(yàn)中需要掌握的信息資料主題或必須解決的問(wèn)題。秘書應(yīng)更多地考慮可行性，去實(shí)施課題的調(diào)查研究。

(2) 確立調(diào)查的對(duì)象、類型、方式。秘書接受課題后，首先應(yīng)考慮課題的性質(zhì)和要求，才能確定調(diào)查的范圍，對(duì)象多少，用何種方式進(jìn)行調(diào)查。

(3) 擬定調(diào)查項(xiàng)目和題型。課題是調(diào)查研究的總體內(nèi)容和要求。擬定調(diào)查項(xiàng)目和提型，應(yīng)遵循“必要的”和“可能的”的原則。

(4) 規(guī)定調(diào)查的時(shí)間和地點(diǎn)。應(yīng)考慮好時(shí)間因素，事過(guò)境遷的話，調(diào)查研究就會(huì)失真。我國(guó)地域遼闊，各地區(qū)間差異大，調(diào)查者應(yīng)注意到地區(qū)特點(diǎn)。

(5) 制定調(diào)查研究計(jì)劃。計(jì)劃一般包括調(diào)查研究的主題、目的、對(duì)象、范圍、步驟、人員和組織安排、經(jīng)費(fèi)等。

(6) 組織調(diào)查研究實(shí)施。重大的調(diào)研活動(dòng)可以分成幾個(gè)小組或幾個(gè)階段進(jìn)行，要根據(jù)情況的變化，修改計(jì)劃。調(diào)查研究應(yīng)注意深入全面。

(7) 研究調(diào)查資料。調(diào)查所得的信息資料先要經(jīng)過(guò)整理，然后進(jìn)行研究。研究時(shí)要注意資料的全面性，與考慮資料的重點(diǎn)性并重。

(8) 撰寫調(diào)查研究報(bào)告。調(diào)查研究的最后一道程序就是將調(diào)查研究的結(jié)果寫成書面報(bào)告，供領(lǐng)導(dǎo)參閱使用。一般包括：調(diào)查過(guò)程，調(diào)查結(jié)果，研究結(jié)果三個(gè)組成部分。最重要的是實(shí)事求是。

第十章

一、收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？ P183

收文處理程序：

（1） ??簽收、拆封和登記。

簽收。要對(duì)照文件投遞清單或送文登記薄認(rèn)真清點(diǎn)，做到四個(gè)“查清”。

拆封。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件并要取干凈，然后要檢查文件是否齊全。

登記。收文登記的形式分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式。

（2） ??分辦和傳閱。

（3） ??擬辦與批辦。

擬辦。文件的擬辦是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

批辦。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。

（4） ??承辦、催辦和注辦。

承辦。指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

催辦。指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。

主辦。也稱辦復(fù)。指對(duì)文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡(jiǎn)單注明。

發(fā)文辦理程序：

（1） ??擬稿、審核與簽發(fā)。

擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過(guò)程。

審核。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)，要做到“六查”。

簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（2） ??繕印與校對(duì)。

繕印。指對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。

校對(duì)。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。

（3） ??用印、登記與封發(fā)。

??用印。是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。

??登記。主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。

??封發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

二、公文立卷的意義。 P187

（ 1 ）公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。

（ 2 ）公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。

（ 3 ）公文立卷，為檔案工作打下了基礎(chǔ)。

三、什么是案卷歸檔？怎樣進(jìn)行案卷歸檔？ p191

案卷歸檔：有關(guān)某一題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管。

(1) 案卷目錄的編制。案卷目錄的項(xiàng)目有：案卷號(hào)、立卷類目號(hào)、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。

有 2 種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號(hào)，編制正式的案卷目錄。二是由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號(hào)，直接編制案卷目錄。

（ 2 ）檢索工具的編制。文件檢索工具指用來(lái)查找、利用文件材料的目錄、卡片等。編制的內(nèi)容有：文號(hào)索引，文件分類目錄。

（ 3 ）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。要注意歸檔范圍，歸檔時(shí)限和歸檔要求。

第十一章

一、會(huì)議有哪些要素？ P212

1 ）與會(huì)者。與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式人員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他服務(wù)人員。具體地說(shuō)，與會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。

2 ）主持人。主持人是會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

3 ）議題。議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。

4 ）名稱。正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱。會(huì)議名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模等等。必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。

5 ）時(shí)間。會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。

6 ）地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。

二、會(huì)前一般應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備工作？ P216

1） ??會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算。開會(huì)需要?jiǎng)佑萌肆?、物力、?cái)力，又往往占用一些工作、生產(chǎn)時(shí)間。為了使開會(huì)與日常工作、生產(chǎn)互相結(jié)合、促進(jìn)，而不是互相沖突、低耗，會(huì)議必須要有計(jì)劃。開會(huì)也是一種投入與產(chǎn)出，盡管投入往往是有形的，產(chǎn)出往往是無(wú)形的，但總是以最少的投入爭(zhēng)取最大的產(chǎn)出。因此，會(huì)議應(yīng)該計(jì)算成本，作出預(yù)算，包括在會(huì)議計(jì)劃之中。

2） ??文件準(zhǔn)備。較重要的會(huì)議都需要事先準(zhǔn)備文件。會(huì)議文件有兩大類：一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料，如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)等。這類文件有些在會(huì)議結(jié)束后不能讓與會(huì)人員帶走，秘書應(yīng)做好回收工作。另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件，如開幕詞、工作報(bào)告、講話稿、會(huì)議記錄等。其中，開幕詞、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)?，其他文件則在會(huì)議過(guò)程中或會(huì)議結(jié)束時(shí)形成。這類文件可以讓與會(huì)人員帶走，作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá)、貫徹之用。

3） ??會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備。對(duì)會(huì)場(chǎng)的眼球總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。

4） ??會(huì)議議程、程序的擬定。會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。若有多個(gè)議題，秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，印成文書，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。除議題外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目。把每一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序的排列，即使之程式化。

5） ??會(huì)議通知的發(fā)送。會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面簽知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。

三、會(huì)間、會(huì)后秘書應(yīng)做好哪些工作？ P223\229

??會(huì)間工作，指的是會(huì)議從開始到結(jié)束期間秘書人員應(yīng)做的工作，包括會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)、會(huì)議信息的收集與編發(fā)、會(huì)議形成文件的起草等工作。

1） ??會(huì)場(chǎng)的組織與服務(wù)。包括報(bào)到與簽到、材料發(fā)放、選舉工作、會(huì)場(chǎng)服務(wù)。

2） ??會(huì)議信息的收集與編發(fā)。指與會(huì)人員發(fā)言中所提供的零星、分散的信息，秘書應(yīng)加以收集和編發(fā)。基本程序是記錄、核實(shí)、匯總、整理和篩選、編寫、發(fā)送或歸檔。

3） ??會(huì)議記錄的制作。會(huì)議記錄必須應(yīng)該嚴(yán)格遵守實(shí)事求是、客觀真實(shí)、完整準(zhǔn)確、清楚規(guī)范的原則。

4） ??會(huì)議文件的起草。即會(huì)議開始之后至結(jié)束之前所形成的文件，主要有“閉幕詞”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議紀(jì)要”、“會(huì)議總結(jié)”等等。

會(huì)后工作

1） ??會(huì)后事務(wù)。包括會(huì)場(chǎng)清理、人員離會(huì)、會(huì)議決算。

2） ??會(huì)議文書立卷。會(huì)議所形成的正式文件以及會(huì)議記錄應(yīng)列入立卷范圍。

3） ??會(huì)議傳達(dá)。除少數(shù)秘密會(huì)議之外，大多數(shù)會(huì)議都要進(jìn)行傳達(dá)。會(huì)議傳達(dá)必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時(shí)間、方式等。

4） ??會(huì)議催辦。會(huì)議催辦是指會(huì)議決議、決定等貫徹執(zhí)行的催辦，是管理過(guò)程中非常重要的一環(huán)。包括發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦。

第十二章

一、信訪工作有哪些作用？ P243

1） ??參政議政的作用。信訪是人民群眾參政、議政的重要方式之一。

2） ??監(jiān)督控制作用。人民群眾通過(guò)信訪工作對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員違法、失職行為的控告或檢舉，有助于各級(jí)機(jī)關(guān)克服官僚主義、打擊違法亂紀(jì)；有助于端正黨風(fēng)和糾正各種不正之風(fēng)；有助于提高行政效率；也有助于人民群眾維護(hù)自身的權(quán)利和利益。

3） ??信息反饋?zhàn)饔?。信訪工作是實(shí)踐最直接、最真實(shí)的反饋之一，他也是檢驗(yàn)真理的重要途徑之一。

4） ??化解矛盾作用。信訪內(nèi)容中有大量的是人民群眾反映、申訴自己的疾苦、困難、冤屈，或是相互之間的矛盾、糾紛，或是受到傷害。 ??從信訪角度來(lái)說(shuō)，及時(shí)化解矛盾，可以防矛盾的進(jìn)一步激化，防患于未然，有效地保護(hù)人民的安全和利益。

5） ??公關(guān)形象作用。各級(jí)組織、尤其是工商企業(yè)，做好信訪工作，還可以起到“內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”、“雙向溝通”的公共關(guān)系作用。

二、信訪工作應(yīng)遵循怎樣的原則？ P244

1） ??屬地原則、分級(jí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)原則

2） ??依法、及時(shí)、就地解決問(wèn)題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合的原則

3） ??標(biāo)本兼治、預(yù)防和化解矛盾相結(jié)合的原則

4） ??公開便民原則。 1 、為信訪人提供便利條件 2 、建立全國(guó)信訪信息系統(tǒng)

5） ??雙向規(guī)范原則。包括 1 、對(duì)信訪受理者的要求 2 、對(duì)信訪人的要求

三、看了企業(yè)信訪工作的四個(gè)案例，你有什么體會(huì)？ P257

1） ??充分信任，及時(shí)處理

2） ??獎(jiǎng)勵(lì)投訴，提高效益

3） ??跟蹤調(diào)查，負(fù)責(zé)到底

4） ??做通工作，晚會(huì)信譽(yù)。

信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫信、打電話或告上門來(lái)，秘書也應(yīng)該注意到社會(huì)上的反饋。有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動(dòng)出擊的方法。秘書雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性問(wèn)題，但是秘書應(yīng)該具有細(xì)心，敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題。

第十三章

一、溝通有哪些類型和方法？ P263

溝通，由不同的標(biāo)準(zhǔn)可分不同的類型和方法。從組織關(guān)系來(lái)分，可分為內(nèi)部溝通和外部溝通；又可分為上行溝通、下行溝通、平行溝通。從溝通的一般關(guān)系來(lái)劃分分為

1） ??單向溝通。即一方向另一個(gè)特定的對(duì)象作單線的定向溝通，只要求對(duì)方接受、了解，而不要求對(duì)方回復(fù)的溝通。

2） ??雙向溝通。即要求對(duì)方反應(yīng)、回復(fù)，以求互相了解，進(jìn)一步磋商的溝通。

3） ??多向溝通。即一方同時(shí)向兩個(gè)以上的對(duì)象所做的呈輻射型的溝通。

溝通的主要方法分

1） ??直接溝通。即通過(guò)聲、光、電、語(yǔ)言、文字、圖像等載體直接發(fā)送或交換的溝通。

2） ??間接溝通。即通過(guò)第三方中介或媒介所傳達(dá)的溝通。

3） ??明示溝通。即以盡可能明白、清楚、準(zhǔn)確的語(yǔ)言、文字、圖像表達(dá)來(lái)溝通信息、溝通意圖，這是常用的、基本的方法。

4） ??暗示溝通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

二、協(xié)調(diào)有哪些作用？應(yīng)遵循哪些原則？ P267\270

協(xié)調(diào)的作用主要是

1） ??緩解矛盾。協(xié)調(diào)通過(guò)溝通信息、疏導(dǎo)關(guān)系、說(shuō)理講情、反復(fù)磋商等方式方法促使一方或雙方自覺地做出讓步，從而達(dá)到緩解矛盾的目的，是軟性的，自愿的。

2） ??消除誤會(huì)。秘書居中傳遞信息，溝通意見，善意勸解，能使誤會(huì)消除，態(tài)度改變，達(dá)到彼此理解或諒解，重新團(tuán)結(jié)一致。

3） ??積極平衡。同多協(xié)調(diào)可以調(diào)整計(jì)劃，調(diào)配人力、物力、財(cái)力，調(diào)節(jié)節(jié)奏，或完成任務(wù)的步驟和時(shí)間表，達(dá)到目標(biāo)一致、行動(dòng)一致、步調(diào)一致，達(dá)到新的積極地平衡。

4） ??融洽關(guān)系。通過(guò)溝通、協(xié)調(diào)，可使隔閡消除、分歧一致、建立友誼、相互信任、促進(jìn)團(tuán)結(jié)、關(guān)系融洽、增加內(nèi)部凝聚力。

遵循原則

1） ??政策指導(dǎo)原則。秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)，必須以黨的方針、政策為指導(dǎo)，以國(guó)家的法律、法規(guī)為準(zhǔn)繩。

2） ??公正無(wú)私原則。秘書協(xié)調(diào)應(yīng)當(dāng)公正無(wú)私，思想上、行為上不可有意偏袒任何一方。

3） ??平等、尊重原則。秘書協(xié)調(diào)，無(wú)論是政策協(xié)調(diào)，還是工作協(xié)調(diào)歸根到底都是對(duì)人的協(xié)調(diào)，所以必須以平等、友好、誠(chéng)摯的態(tài)度對(duì)待當(dāng)事人，即使他們是下級(jí)，也必須充分地尊重。

4） ??統(tǒng)籌兼顧原則。思想上有兩個(gè)出發(fā)點(diǎn)：一、以大局為重，就是統(tǒng)一籌劃；另一個(gè)是必須兼顧到雙方的利益，既不能以“統(tǒng)一”迫使雙方服從，也不可讓一方完全得利、另一方完全吃虧。

5） ??隨機(jī)應(yīng)變?cè)瓌t。秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)應(yīng)從最好的愿望出發(fā)，而作最壞結(jié)果的準(zhǔn)備，一切只能盡最大努力去爭(zhēng)取。

??名詞解釋：

1 、 秘書： 秘書的涵義有四種說(shuō)法，分別是： 1 、宮中秘藏之書：在我國(guó)古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料。 2 、輔臣。 3 、行政職位。 4 、社會(huì)職務(wù)，屬于第三產(chǎn)業(yè)。

2 、 秘書的層次 ：秘書人員因其所服務(wù)機(jī)關(guān)、單位的層級(jí)、規(guī)模不同，因其工作的職務(wù)、性質(zhì)、作用以及學(xué)歷、能力、資歷不同，在縱向上有層次之分，分為處級(jí)秘書、中級(jí)秘書、高級(jí)秘書。

3 、 秘書學(xué)： 以秘書工作為研究對(duì)象的學(xué)科。主要研究秘書的任務(wù)，秘書的各項(xiàng)基本工作的規(guī)律和方法，秘書工作者所需要的素質(zhì)和能力，從而使秘書工作者更好地協(xié)助決策和承辦業(yè)務(wù)。

4 、 秘書工作機(jī)構(gòu)： 是行政組織內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)和參贊性機(jī)構(gòu)。在我國(guó)，中央、省市、縣乃至鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道黨政機(jī)關(guān)和大中型企事業(yè)單位都普遍設(shè)有秘書工作機(jī)構(gòu)。

5 、 心里： 是人腦的機(jī)能，是客觀現(xiàn)實(shí)在人的頭腦中的反應(yīng)，它決定于人的內(nèi)在需求和周圍環(huán)境的相互作用。

6 、 思維： 是人的認(rèn)識(shí)過(guò)程，思維是把感覺、知覺加以抽象、概況、比較、綜合；或是利用概念進(jìn)行判斷、推理，即感性思維和理性思維。

7 、 性格： 是人對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度和行為方式中的比較穩(wěn)定的、獨(dú)特的心理特征總和。

8 、 社會(huì)地位 ：指 社會(huì)成員在 社會(huì)系統(tǒng) 中所處的位置。一般由 社會(huì)規(guī)范 、 法律 和 習(xí)俗 限定。

9 、 后成地位： 指?jìng)€(gè)人依靠自己的聰明才智，依靠自己的能力，對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)所獲得的地位。

10 、 社會(huì)角色： 指人在社會(huì)中所處的地位，這種地位賦予人的權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有的與之相適應(yīng)的行為和意識(shí)。

11 、 人際關(guān)系： 指人與人之間在學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)、交際等社會(huì)活動(dòng)中所發(fā)生的交際關(guān)系。

12 、 督查： 指秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下的督促、檢查，使之落實(shí)、妥善。

13 、 觀察法： 就是調(diào)查者對(duì)調(diào)查對(duì)象的狀態(tài)、變化進(jìn)行直接憑肉眼或借助于工具、儀器作觀察、記錄。

14 、 文獻(xiàn)法： 是指調(diào)查者查閱有關(guān)的書面資料，以獲得所需的材料。

15 、 問(wèn)卷法： 就是調(diào)查者吧需要了解的情況設(shè)計(jì)成不同類型的題目并組合成書面問(wèn)卷，由被調(diào)查者做書面答案。

16 、 氣質(zhì)： 是人的生理和心理特征。

簡(jiǎn)答題：

?

一、 ??秘書工作的性質(zhì)和特點(diǎn)：

1 、輔助性：輔助是相對(duì)主導(dǎo)而言的。輔助，既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對(duì)于主導(dǎo)而存在的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。

2 、綜合性：所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。他們工作的門類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體 ??力，需要廣泛的知識(shí)和多種技能才能勝任。

3 、機(jī)密性：善于保守秘密是秘書人員的首要職業(yè)道德。

4 、服務(wù)性：除之前所提服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性外，秘書服務(wù)還具有廣泛性。

二、 ??秘書工作的作用：

1 、助手作用。

2 、參謀作用。

3 、協(xié)調(diào)作用。

4 、信息樞紐作用。

5 、公共關(guān)系作用

三、 ??我國(guó)秘書工作方式的轉(zhuǎn)變：

1 、服務(wù)對(duì)象、服務(wù)形式，由“三個(gè)服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?wù)，又為社會(huì)服務(wù)。

2 、辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公。

3 、會(huì)務(wù)工作，由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議，又辦會(huì)展。

四、 ??秘書與秘書工作的起源，產(chǎn)生條件是什么？源于什么時(shí)期？

1 、產(chǎn)生條件：（ 1 ）領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)（氏族和國(guó)家）的形成是秘書產(chǎn)生的基本社會(huì)條件。

（ 2 ）文字和文書的萌生是秘書產(chǎn)生的重要物質(zhì)條件。

2 、起源：（ 1 ）原始社會(huì)時(shí)期是秘書活動(dòng)的源頭，在黃帝時(shí)代，黃帝命倉(cāng)頡為史官，虞舜命龍為納言，史官和納言就是最早的秘書官，輔助管理，處理文書。

??（ 2 ）奴隸社會(huì)時(shí)期秘書工作才真正萌發(fā)，第一個(gè)階級(jí)國(guó)家 —— 夏朝政治，設(shè)置三公、遒人、太史寮等官職輔助夏王管理國(guó)政事務(wù)。

五、 ??改革開放時(shí)期的秘書工作新局面：

1 、秘書工作的正?；?、制度化。

2 、文書工作、檔案工作的加強(qiáng) ??。

3 、大興情況調(diào)查、注重政策研究。

4 、信訪工作發(fā)揮重大作用。

5 、科學(xué)、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學(xué)理論研究。

6 、走向辦公自動(dòng)化和秘書工作的科學(xué)管理。

六、 ??秘書人員的自我管理：

1、 ??工作管理。秘書人員的工作有受支配、受制約的部分，也有自己支配部分，這兩者都需要秘書善于管理。

2 、行為管理。秘書人員應(yīng)根據(jù)不同的工作任務(wù)、不同的工作對(duì)象、不同的工作環(huán)境來(lái)采取適當(dāng)?shù)男袨榉绞健?/span>

3 、時(shí)間管理。秘書應(yīng)科學(xué)的支配時(shí)間和充分地利用時(shí)間。

4 、辦公環(huán)境管理。秘書應(yīng)注意對(duì)辦公室、辦公桌及用品、辦公室內(nèi)外環(huán)境的管理。

七、 ??秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)：

1 、基礎(chǔ)知識(shí) ： 秘書工作者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)，包括語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語(yǔ)等等。

2 、專業(yè)知識(shí)：秘書人員應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，包括公文和應(yīng)用文寫作知識(shí)、文書制定和文書處理知識(shí)、檔案保管知識(shí)、辦公室管理知識(shí)等等。

3 、行業(yè)知識(shí)：秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。

4 、相關(guān)知識(shí)： 是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需求，做好工作應(yīng)加以進(jìn)修的知識(shí)，是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次 ，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)等。

八、 ??秘書的角色意識(shí)：

1、 ??共性意識(shí)和個(gè)性意識(shí)：秘書的職能和作用，要求秘書角色的地位和行為有一個(gè)共同要求，也就是秘書的共性意識(shí)；而不同的組織、職務(wù)、類別的秘書角色又有不同的地位和行為要求，也就形成了個(gè)性意識(shí)。

2、 ??角色組合：秘書在不同的場(chǎng)合、條件下將扮演不同的角色，或是在同一時(shí)間扮演多種角色。

3、 ??配角意識(shí)和主角意識(shí)：秘書不能因甘當(dāng)配角而事事被動(dòng)，不能領(lǐng)導(dǎo)一撥才一動(dòng)，不撥就不動(dòng)；又不能超越自己的地位，反客為主。

九、 ??秘書與上司關(guān)系的處理原則 ??：

1 、 主動(dòng)配合、適應(yīng) 。

2 、 服從 ， 但不盲從 。

3 、 委婉提醒 ， 適時(shí)規(guī)勸 。

4 、 維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。

一十、 ??調(diào)查研究的含義和作用：

1 、含義：調(diào)查是指采用種種科學(xué)的方法和手段以取得客觀世界材料的過(guò)程；研究是指對(duì)調(diào)查得來(lái)的材料進(jìn)行分析、比較、歸納、演繹的一系列過(guò)程；調(diào)查是前提和基礎(chǔ)，研究是后續(xù)和深化。

2 、作用： ?1 、收集原始信息 ??以支持領(lǐng)導(dǎo)決策。

2 、取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)。

3 、解決常規(guī)各種問(wèn)題，處理突發(fā)事件的必要手段。

4 、提高秘書人員自身素質(zhì)的重要途徑。

十一、 調(diào)查的類型：

1、 ??普遍調(diào)查。 2 、典型調(diào)查。 3 、個(gè)案調(diào)查。 4 、重點(diǎn)調(diào)查。 5 、抽樣調(diào)查。

十二、 研究方法：

1、 ??歸納法。 2 、綜合法。 3 、統(tǒng)計(jì)法。 4 、比較法。 5 、分析法。 6 、演繹法。

十三、 聯(lián)系實(shí)際，怎樣塑造秘書的性格？

1、 ??開朗：具有樂(lè)觀飽滿的情緒，善于接受復(fù)雜而艱巨的工作任務(wù)并無(wú)報(bào)怨之心和牢騷之言。

2、 ??敏捷：思維敏捷，對(duì)事物敏感，易于接受，善于分析；動(dòng)作敏捷，做事干凈利落，不拖泥帶水；筆頭敏捷，深思熟慮，下筆千言。

3、 ??穩(wěn)?。河鍪录?xì)心，觀察仔細(xì)，考慮周詳；辦事穩(wěn)當(dāng)，不冒失從事，也不敷衍了事。

4、 ??堅(jiān)毅：做事要有百折不撓、堅(jiān)持到底的勇氣和毅力。

5、 ??幽默：幽默是智慧、機(jī)智、學(xué)識(shí)、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，而不是油腔滑調(diào)或地級(jí)風(fēng)俗的玩笑，更不是對(duì)別人的作弄和嘲諷。

6、 ??自制：秘書人員要提高和培養(yǎng)自制力。

??秘書學(xué)概論

1 、秘書的涵義

（ 1 ）宮中秘藏之書：在我國(guó)古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料

（ 2 ）輔臣

（ 3 ）行政職位

（ 4 ）社會(huì)職業(yè)，屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)）

秘書：是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。秘書服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者。秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)。秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性。秘書實(shí)務(wù) : 秘書工作者通過(guò)具體操作，直接作用于實(shí)際事和物的過(guò)程

2 、秘書的職業(yè)特征

（ 1 ）服務(wù)的直接性：秘書服務(wù)一種是群體為群體服務(wù)，一種是一對(duì)一的服務(wù)形式。服務(wù)的直接性體現(xiàn)在：一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)的；三是秘書做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)

（ 2 ）服務(wù)的穩(wěn)定性：秘書與其服務(wù)對(duì)象之間有相對(duì)的固定性。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性，再加上秘書與其上司全面合作，朝夕相處，就使得秘書與其服務(wù)對(duì)象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，還往往有更深一層的“人情關(guān)系”

（ 3 ）知識(shí)化：秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識(shí)為基礎(chǔ)。秘書屬于知識(shí)分子，屬于辦公人員，屬于文官范疇，屬于白領(lǐng)階層

（ 4 ）年輕化：秘書工作繁忙，對(duì)腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等

（ 5 ）女性化：由女性的心理素質(zhì)決定，女性秘書在人數(shù)上占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。心理學(xué)家研究表明：大多數(shù)女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維

3 、秘書工作的內(nèi)容

（ 1 ）文書撰寫：上司口述或會(huì)議記錄、整理、文件起草、修改、潤(rùn)色等

（ 2 ）文書制作：打字、復(fù)印、編排、裝訂等

（ 3) ?文書處理：收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等

（ 4 ）檔案管理：歸檔、鑒定、管理、提供等

（ 5 ）會(huì)議組織：準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等

（ 6) ?調(diào)查研究：計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等

（ 7 ）信息資料工作：收集、整理、提供、儲(chǔ)存等

（ 8 ）信訪工作：群眾來(lái)信來(lái)訪、或顧客投訴處理等

（ 9 ）接待工作：日常來(lái)訪與計(jì)劃來(lái)訪接待、安排、服務(wù)等

（ 10 ）協(xié)調(diào)工作：政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等

（ 11 ）督察工作：政策推行、或決議實(shí)施的督促、檢查等

（ 12 ）日程安排：為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等

（ 13 ）日常事務(wù)：通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等

（ 14 ）辦公室管理：環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等

（ 15 ）其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)

4 、秘書工作的要求

（ 1 ）“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：

A 、由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策

B 、由單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息

C 、由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)

D 、由憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理

（ 2 ） “六個(gè)強(qiáng)調(diào)”

A 、強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作

B 、強(qiáng)調(diào)信息工作

C 、強(qiáng)調(diào)信訪工作

D 、強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作

E 、強(qiáng)調(diào)督察工作

F 、強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作

5 、秘書的工作性質(zhì)與特點(diǎn)

（ 1 ）輔助性：輔助是相對(duì)主導(dǎo)而言的，輔助，既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對(duì)于主導(dǎo)而存在的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。地位再高的秘書官員也終究是比他更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)的助手

（ 2 ）綜合性：所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行性工作，又有臨時(shí)的、突發(fā)性的非例行性工作；既有機(jī)要性工作，又有非機(jī)要性工作；既有操作簡(jiǎn)易的工作，又有操作復(fù)雜的工作。他們門類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體力，需要廣泛的知識(shí)和多種技能才能勝任

（ 3 ）機(jī)密性：善于保守秘密是秘書人員的首要職業(yè)道德

（ 4 ）服務(wù)性：除之前所提服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性外，秘書服務(wù)還具有廣泛性

中央提出秘書工作要做到“ 三個(gè)服務(wù) ”： 為本機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù) 、 為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門服務(wù) 、 為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù) 。認(rèn)清秘書工作的四個(gè)性質(zhì)，或稱職業(yè)的四個(gè)特點(diǎn)，秘書人員才能擺正自己在機(jī)關(guān)、單位中的位置，擺正自己自己在社會(huì)上的角色地位，才能具有正確的角色意識(shí)和角色行為，才能自覺的做好各項(xiàng)工作

6 、秘書工作的作用

（ 1 ）助手作用

（ 2 ）參謀作用

（ 3 ）協(xié)調(diào)作用

（ 4 ）信息樞紐作用

（ 5 ）公共關(guān)系作用

8 、秘書工作職能的轉(zhuǎn)變

（ 1 ）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹(jǐn)M制方案

（ 2 ）輔助管理，由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制

（ 3 ）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息

（ 4 ）計(jì)劃工作，由重在層層傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃

9 、我國(guó)秘書工作方式的轉(zhuǎn)變

（ 1 ）服務(wù)對(duì)象、服務(wù)形式，由“三個(gè)服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?wù)，又為社會(huì)服務(wù)

（ 2 ）辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公

（ 3 ）會(huì)務(wù)工作，由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議，又辦會(huì)展

會(huì)展需要秘書的表現(xiàn)：會(huì)展的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作，會(huì)展的會(huì)議組織工作，會(huì)展的文書工作

（ 4 ）操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮?/span>

10 、古代的秘書工作制度

（ 1 ）三省制

魏晉開始形成，唐朝確定：即：中書、門下、尚書三省共同負(fù)責(zé)朝廷的秘書工作，“中書出令，門下審議，尚書執(zhí)行”，既互相分工、配合，又互相監(jiān)督、牽制

（ 2 ）貼黃制、引黃制

A 、魏晉以后，公文多用黃紙書寫

B 、唐代規(guī)定：公文如有個(gè)別文字更改，可另寫小塊紙補(bǔ)貼，稱為“貼黃”

C 、此后又將文書內(nèi)容要點(diǎn)另寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”，也就是公文摘要的由來(lái)

（ 3 ）條旨制

明朝規(guī)定，百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考，又稱“票擬”

（ 4 ）催辦制度：

A 、宋代中書省、尚書省下設(shè)“催驅(qū)房”，專事催辦

B 、元代特設(shè)急傳鋪，遍布全國(guó)，加快了公文傳遞速度，同時(shí)也實(shí)行限期催辦

（ 5 ）文書制度：

A 、秦漢時(shí)，對(duì)公文的名稱、用途即有嚴(yán)格規(guī)定

B 、唐代開始，對(duì)公文的用紙、折疊、謄寫、收發(fā)、登記、移交又有明確的細(xì)則

C 、元朝又規(guī)定了公文的署押、照刷（檢查有無(wú)稽遲、失錯(cuò)、遺漏、違枉、埋沒等）、磨勘（檢查卷宗是否改正、齊全等）、注銷等制度

D 、清朝則進(jìn)一步實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一的奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字?jǐn)?shù)，還制定了嚴(yán)格的書寫規(guī)則

（ 6 ）一文一事制、文書立卷制、限期承辦制

11 、我國(guó)秘書工作展現(xiàn)新局面的主要表現(xiàn)

（ 1 ）秘書工作的正?；⒅贫然?/span>

（ 2 ）文書工作、檔案工作的加強(qiáng)

（ 3 ）大興情況調(diào)查、注重政策研究

（ 4 ）信訪工作發(fā)揮重大作用

（ 5 ）科學(xué)、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學(xué)理論研究

（ 6 ）走向辦公自動(dòng)化和秘書工作的科學(xué)管理

12 、外國(guó)秘書工作的特點(diǎn)和趨勢(shì)

（ 1 ）特點(diǎn)

A 、就全世界而言，秘書工作的顯著特點(diǎn)是它的普遍化、年輕化、女性化

B 、秘書工作普遍化的原因在于它的另一個(gè)特點(diǎn)，即輔助功能強(qiáng)，工作適應(yīng)面廣

（ 2 ）趨勢(shì)

A 、由事務(wù)性轉(zhuǎn)化為智能型

B 、秘書工作日益專業(yè)化

C 、秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化

13 、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則

（ 1 ）精簡(jiǎn)原則（提高工作效率，避免人浮于事）

（ 2 ）縱向?qū)哟伪M量少（上下溝通方便、及時(shí)，避免中間阻隔和官僚主義）

（ 3 ）橫向幅度可適當(dāng)加大（秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜）

這是由秘書工作的特點(diǎn)決定的，也是由國(guó)家行政機(jī)關(guān)明文規(guī)定的

14 、秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì)

（ 1 ）機(jī)密性：秘書部門處于行政組織中領(lǐng)導(dǎo)部門之下的中樞地位，又掌管機(jī)密文件，組織和參加各種會(huì)議，承領(lǐng)導(dǎo)之命辦理各種重要事務(wù)，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部的安全、保衛(wèi)工作

（ 2 ）輔助性：秘書部門相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)部門而言，是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的。辦文辦事辦會(huì)，通訊聯(lián)絡(luò)接待，提供信息資料，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令，輔助管理協(xié)調(diào)，充當(dāng)參謀與助手

（ 3 ）綜合性：書部門相對(duì)于其他職能部門而言，其工作繁雜，涉及上下左右各個(gè)方面，既有政策性、原則性、總體性，又有技術(shù)性、事務(wù)性、具體性

（ 4 ）服務(wù)性（本質(zhì)特征）：秘書部門相對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位而言，是一個(gè)綜合性辦事機(jī)構(gòu)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)部門和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，也為下級(jí)組織、其他部門、全體成員服務(wù)。又不僅是管理服務(wù)和信息服務(wù)，也包括生活服務(wù)和事務(wù)服務(wù)

這是由秘書工作機(jī)構(gòu)的能決定的

15 、秘書工作機(jī)構(gòu)的職能

（ 1 ）助手職能：表現(xiàn)在幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的精力與時(shí)間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項(xiàng)日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；承領(lǐng)導(dǎo)之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)調(diào)查或處理突發(fā)事件或完成特殊使命；還表現(xiàn)在會(huì)議、文件、廉政等方面為領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。

（ 2 ）參謀職能：表現(xiàn)在調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息資料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策；參與研究情況，提出分析或預(yù)測(cè)意見；應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)要求參與討論或制定工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨?；?duì)下屬組織或部門各種文件中的問(wèn)題或差錯(cuò)提出解決建議或修改意見；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)未能顧及的突發(fā)事件或工作缺陷提出應(yīng)變計(jì)劃或彌補(bǔ)措施；收集并研究反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)再?zèng)Q策提供依據(jù)。

（ 3 ）樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐職能。這主要表現(xiàn)在：向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)部門各種書面指示、計(jì)劃、批示、通知以及口頭指令；向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的政策、法規(guī)、指令性文件；向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)地區(qū)、單位、部門的有參考價(jià)值的文件；向領(lǐng)導(dǎo)部門呈報(bào)下級(jí)的書面請(qǐng)示和報(bào)告

（ 4 ）協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負(fù)有在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。具體表現(xiàn)見書

（ 5 ）保密職能：秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密會(huì)議、安排重要會(huì)晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能，主要表現(xiàn)見書

（ 6 ）公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無(wú)專職公關(guān)人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公關(guān)關(guān)系的職能。秘書部門應(yīng)本著“廣結(jié)良緣、內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展”的原則處理好各種公共關(guān)系

負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)內(nèi)外工作聯(lián)系、友好訪問(wèn)的聯(lián)絡(luò)與接待事宜

負(fù)責(zé)企業(yè)與政府部門之間的工作聯(lián)系和關(guān)系處理

做好政府機(jī)關(guān)的人民群眾來(lái)信來(lái)訪工作

處理好組織與社區(qū)公眾的關(guān)系

處理好組織與新聞媒介的關(guān)系

溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)企業(yè)與股東之間的關(guān)系

主動(dòng)收集、接受并處理內(nèi)部員工對(duì)組織的反映、意見和建議等

處理好顧客或客戶對(duì)企業(yè)的投訴、批評(píng)等

根據(jù)組織規(guī)定或主管授意，做好對(duì)員工的祝賀、探訪、慰問(wèn)等工作

16 、秘書工作機(jī)構(gòu)的工作原則與要求

（ 1 ）明確職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)

（ 2 ）制定秘書工作的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)

（ 3 ）分清主次，有條不紊

（ 4 ）科學(xué)地安排工作程序

（ 5 ）準(zhǔn)確細(xì)致，切實(shí)無(wú)誤

（ 6 ）迅速果斷，講求實(shí)效

（ 7 ）忠于職守，安于職分

（ 8 ）加強(qiáng)教育、管理，不斷提高素質(zhì)、能力

18 、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)（基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)）

（ 1 ）秘書的能力要求：寫作能力、口頭表達(dá)能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動(dòng)能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、使用先進(jìn)辦公器械的能力、預(yù)測(cè)能力

（ 2 ）使用先進(jìn)辦公器械的能力：諸如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會(huì)使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員若有使用能力，可備工作的不時(shí)之需

（ 3 ）預(yù)測(cè)是在大量事實(shí)和信息的基礎(chǔ)上，對(duì)可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學(xué)的預(yù)計(jì)。有經(jīng)驗(yàn)并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測(cè)能力，這有助于進(jìn)行主動(dòng)服務(wù)和預(yù)防工作差錯(cuò)，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機(jī)會(huì)

19 、秘書的思想作風(fēng)（思想修養(yǎng)和工作作風(fēng)）

全心全意為人民服務(wù)，對(duì)黨和人民負(fù)責(zé)，密切聯(lián)系群眾，謙虛謹(jǐn)慎，實(shí)事求是，踏實(shí)細(xì)致、一絲不茍，敏捷干練、講究實(shí)效，富于創(chuàng)造、勇于開拓

20 、秘書的職業(yè)道德

（ 1 ）忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé) ??各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職（ 2 ）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 ??跟從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的

（ 3 ）兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄　兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨

（ 4 ）謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù) ??謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德

（ 5 ）遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證

（ 6 ）恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密 ??秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果

（ 7 ）實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新 ??實(shí)事求是

（ 8 ）刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì) ??各種不同的工作崗位對(duì)其工作人員都有相應(yīng)的素質(zhì)要求

（ 9 ）鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能

21 、秘書的性格

開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、幽默、自制

22 、秘書的心理素質(zhì)

（一）

（ 1 ） 意志的調(diào)節(jié)和控制 — 堅(jiān)毅

（ 2 ） 性格的調(diào)節(jié)和控制 — 隨和

A 、 豁達(dá)開朗

B 、 意志堅(jiān)強(qiáng)

C 、 敏捷應(yīng)變

D 、 幽默風(fēng)趣

E 、 友愛合作

（ 3 ） 興趣的調(diào)節(jié)和控制 — 應(yīng)變

（ 4 ） 情感的調(diào)節(jié)和控制 — 平衡

（二）心理調(diào)適的有效方法

（ 1 ）博覽群書，開闊胸襟

（ 2 ）培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活

（ 3 ）善于反省，自我調(diào)適

（ 4 ）傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒

27 、秘書與主管上司的關(guān)系

（一）秘書與上司關(guān)系的特征

（ 1 ） 工作上的主從性

（ 2 ） 知識(shí)、能力、體力、思維的補(bǔ)充性

（ 3 ） 人際關(guān)系的首屬性

（ 4 ） 人格上的平等性

（二）秘書與上司關(guān)系的處理原則

（ 1 ） 主動(dòng)配合、適應(yīng)

（ 2 ） 服從，但不盲從

（ 3 ） 委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸

（ 4 ） 維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)

28 、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

真誠(chéng)地關(guān)心別人、同等友好、維護(hù)團(tuán)結(jié)

29 、秘書與其他業(yè)緣關(guān)系：

（ 1 ） 處理原則和要求：廣結(jié)良緣，區(qū)分主次，一視同仁、以禮相待，發(fā)揮微笑的魅力，記住別人的姓名 ?

（ 2 ） 發(fā)揮微笑的魅力：對(duì)于初次交往的人來(lái)說(shuō)，秘書的真誠(chéng)微笑能給對(duì)方以美好的印象，繼而輔之以文雅得體的舉止言談。有些企業(yè)主管表示：寧可聘用善于微笑、善于交際的中專生做職員，也不愿要孤芳自賞、冷若冰霜的大學(xué)生 ?

（ 3 ） 記住別人的姓名：姓名，對(duì)于每個(gè)人都是最重視、最美好的字眼。對(duì)于重要的交往對(duì)象，初次見面或通電話時(shí)秘書如記住對(duì)方的姓名和職務(wù)（至少是姓氏），再次見面或通電話時(shí)就能以適當(dāng)?shù)姆Q呼問(wèn)候?qū)Ψ?，?huì)給對(duì)方以受尊重的滿足，這也是人際關(guān)系走向成功的第一步 ?

30 、秘書日常工作

（ 1 ） 辦公室管理、郵件及電話等通訊工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、為上司訂約事宜等辦公室管理的作用：辦公室是指揮部、工作室、“窗口”

（ 2 ） 辦公室管理的內(nèi)容與要求：整潔，安靜，光線、空氣與濕度，色調(diào)與美化 , 設(shè)備與用品

31 、辦公室布局

（ 1 ）開放式辦公室：大的空間包含眾多單個(gè)工作位置的組合，每一個(gè)工作位置通常包括該員工的辦公桌、文件和文具、椅子、電話、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的存放空間。有的開放式辦公室完全敞開，沒有任何隔板，稱為全開放式辦公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分開，以吸收噪音和不同的工作部門，稱為半開放式辦公室。

特點(diǎn)：

①?zèng)]有私人空間，工作空間可以通過(guò)移動(dòng)物品來(lái)分割

②以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)路線所形成的不統(tǒng)一的款式來(lái)安排

③工作人員和管理人員同處一地辦公

（ 2 ）封閉式辦公室指分隔成若干帶有門、窗的獨(dú)立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)。每個(gè)房間給一個(gè)人或幾個(gè)人使用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備

優(yōu)點(diǎn)

A 、比較安全

B 、可以保證工作的秘密性

C 、易于員工集中注意力，專心致志于細(xì)致和專業(yè)工作

D 、保護(hù)私人空間

缺點(diǎn)

A 、建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多

B 、難以溝通，員工被分開，易于感到孤獨(dú)

33 、郵件收進(jìn)

（ 1 ）程序和要求：分類、拆封、登記、分送、閱辦

（ 2 ）郵件發(fā)出：內(nèi)容校核，信封、封皮查對(duì)，郵件寄發(fā)

（ 3 ）現(xiàn)代通訊事務(wù)：傳真、電傳、電腦網(wǎng)絡(luò)通訊

34 、接待的類型： 上級(jí)檢查；會(huì)議接待；外賓接待；隨機(jī)接待

（ 1 ）方式：迎送式；引見式；參與式；陪同式；完全式

（ 2 ）原則與要求：文明禮貌、負(fù)責(zé)、與人方便、講求時(shí)效、按制度辦事、遵守紀(jì)律

（ 3 ）程序

①接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費(fèi)開支的基礎(chǔ)。一般分為高規(guī)格、對(duì)等和低規(guī)格接待三種

②人員方面安排：主陪人員、主要工作人員和事項(xiàng)。應(yīng)列出相應(yīng)表格，包括：日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等

③接待經(jīng)費(fèi)列支：工作經(jīng)費(fèi)，如租借場(chǎng)地和印發(fā)資料等；勞務(wù)費(fèi)，如講課、演講和加班費(fèi)等；參觀、游覽、娛樂(lè)費(fèi)等；宣傳、公關(guān)費(fèi)等；交通費(fèi)；餐飲費(fèi)；住宿費(fèi)；紀(jì)念品費(fèi)；其他費(fèi)用等

（ 4 ）接待規(guī)格：主要是從主陪人員角度而言

①高規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位高，表明對(duì)被接待一方的重視和友好

②對(duì)等接待：主要陪同人員與主要來(lái)賓的職位相當(dāng)，最為常用

③低規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來(lái)賓的職位低，常用于基層單位，如：國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人到某公司視察，其董事長(zhǎng)不過(guò)是副廳局級(jí)，即屬于低規(guī)格接待

（ 5 ）如何確定接待規(guī)格

①主要由上司決定，秘書僅提供參考意見

②了解對(duì)方來(lái)賓最高身份

③考慮與我方關(guān)系

④以前接待過(guò)的來(lái)賓參照上次標(biāo)準(zhǔn)

⑤突發(fā)性情況，規(guī)格降低時(shí)需向?qū)Ψ浇忉屒宄⒌狼?/span>

（ 6 ）接待經(jīng)費(fèi)：

①明確經(jīng)費(fèi)來(lái)源。如屬來(lái)賓自負(fù)部分的，要提前告知對(duì)方；如幾個(gè)單位聯(lián)合接待的，應(yīng)分清所占比例

②了解來(lái)賓飲食和生活習(xí)慣。注意與宗教有關(guān)的飲食忌諱

③不得擅自更改接待標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定

④做好保密工作，注意內(nèi)外有別 ?

（ 7 ）外賓接待

基本原則和要求：不卑不亢、依法辦事、內(nèi)外有別、了解各國(guó)交往的基本禮儀

基本程序：掌握外賓基本情況；確定接待規(guī)格；制定具體計(jì)劃；培訓(xùn)接待人員；準(zhǔn)備各種資料；禮貌迎接、認(rèn)真招待、熱情送別 ?

35 、日程安排

富有經(jīng)驗(yàn)并已熟悉業(yè)務(wù)的秘書往往由上司授權(quán)安排上司的工作日程和訂約事宜。秘書做好這些工作能為上司節(jié)省大量精力與時(shí)間，也可使工作更有計(jì)劃，更有效率 ?

（一）日程安排的原則和要求

（ 1 ）服從于組織的總目標(biāo)和整體目標(biāo)

（ 2 ）區(qū)分輕重緩急

（ 3 ）隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整

（ 4 ）提示、督促

（ 5 ）酌留彈性、勞逸結(jié)合

（二）訂約事宜：指秘書為上司接受邀請(qǐng)出訪或同意客人來(lái)訪所做的預(yù)先約定，屬于預(yù)先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原則和要求外，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)

（ 1 ）事先征求上司意見

（ 2 ）再次確定，及時(shí)提醒

（ 3 ）善用臺(tái)歷和備忘錄

（三）差旅事宜：指秘書為上司辦理并隨同出差旅行的一應(yīng)事宜，主要有：做好準(zhǔn)備工作；旅途服務(wù)；隨時(shí)聯(lián)絡(luò)。

36 、督查

（ 1 ）督查是指秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實(shí)、妥善。領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)應(yīng)該是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在這方面，秘書也應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的直接助手。督查，又稱督辦和查辦

（ 2 ）督察工作的作用

①督查對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作用

督察工作是貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策、指示的后續(xù)步驟和保證手段；

督查是促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策正確、科學(xué)的必要環(huán)節(jié)；

督查是改變各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和干部工作作風(fēng)、克服官僚主義的有效手段 ?

②督查對(duì)秘書的作用

督查是秘書的一項(xiàng)重要職責(zé)；

督查是秘書發(fā)揮參謀、助手作用的重要方面

（ 3 ）督察工作的原則：領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、分級(jí)負(fù)責(zé)、實(shí)事求是、不直接辦案、講求實(shí)效

（ 4 ）督察工作的程序：查辦立項(xiàng)、查辦通知、催辦、直接調(diào)查、商討處理、結(jié)案反饋、立案歸檔

37 、保密

（ 1 ）保密就是知悉無(wú)形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護(hù)這些秘密，不向無(wú)關(guān)人員泄露或失密

（ 2 ）保密的意義和作用在于：關(guān)系到國(guó)家的安危，關(guān)系到經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等事業(yè)的發(fā)展，關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗，關(guān)系到社會(huì)的安定團(tuán)結(jié)

（ 3 ）保密工作的內(nèi)容：文件保密；會(huì)議保密；通訊保密；電腦保密；涉外保密

（ 4 ）保密的工作方針：積極防范；突出重點(diǎn)；既確保國(guó)家秘密，又便利各項(xiàng)工作

38 、印信工作

（ 1 ）印信工作是指機(jī)關(guān)、單位公務(wù)印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍

（ 2 ）公章是機(jī)關(guān)、單位職責(zé)權(quán)利的象征，介紹信則是證明本機(jī)關(guān)、單位員工的身份，介紹聯(lián)系公務(wù)之用

（ 3 ）公章的種類：?jiǎn)挝挥≌拢惶子≌?；鋼??；領(lǐng)導(dǎo)人簽名章；其他印章（如會(huì)議專用章、財(cái)務(wù)專用章、收發(fā)章、辦事章、校對(duì)章、封條章等）

39 、值班工作、突發(fā)事件處理

（ 1 ）處理突發(fā)事件的基本過(guò)程：有思想和心理準(zhǔn)備、做好通訊準(zhǔn)備、問(wèn)清詳細(xì)情況、采取應(yīng)急措施、及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級(jí)匯報(bào)、指示；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)處理

（ 2 ）值班制度：交接班制度，請(qǐng)假制度，安全、保密制度

41 、提供信息應(yīng)注意

（ 1 ）適事：指提供信息應(yīng)有針對(duì)性、適用性

（ 2 ）適時(shí)：領(lǐng)導(dǎo)、上司要解決或處理的問(wèn)題往往有時(shí)間性，秘書提供信息也應(yīng)把握適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和時(shí)間

（ 3 ）適度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本單位的信息，也要提供外單位、外省市甚至國(guó)外的信息，以供領(lǐng)導(dǎo)和上司全面考察，取得正確結(jié)論

②另一方面指信息要適量，過(guò)分少了，不能解決問(wèn)題；過(guò)多了，會(huì)使上司領(lǐng)導(dǎo)無(wú)所適從，不得要領(lǐng)，最好能恰如其分

42 、調(diào)查研究的作用

（ 1 ）收集原始信息，以支持領(lǐng)導(dǎo)決策 ?

（ 2 ）取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)

（ 3 ）解決常規(guī)各種問(wèn)題，處理突發(fā)事件的必要手段

（ 4 ）提高秘書人員自身素質(zhì)的重要途徑

43 、會(huì)議

（ 1 ）三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會(huì)議

（ 2 ）分類

①按內(nèi)容、性質(zhì)，代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議等

②按會(huì)議的形式，小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等

③按與會(huì)人員的成分，黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等

④按照人數(shù)、規(guī)模，大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議

⑤按照會(huì)議召開的規(guī)律或日期，定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議

（ 3 ）六要素：與會(huì)者（應(yīng)具有必要性、重要性、合法性）、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)

議題是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題

議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性

議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過(guò)多，不宜太分散

議題的產(chǎn)生通常是兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的，另一種是秘書調(diào)查研究、綜合信息后提出，再由領(lǐng)導(dǎo)審定的

（ 4 ）會(huì)議成本預(yù)算

①一部分是“顯性成本”，即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借會(huì)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。這部分可以明顯計(jì)算出來(lái)的，又是直接消費(fèi)的

②另一部分稱為“隱性成本”，即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人所注意的成本。計(jì)算公式：會(huì)議成本＝ X+2J × ?N ?× ?T 。 X 表示顯性成本的總和， J 代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的 3 倍， N 表示人數(shù)， T 代表時(shí)間（小時(shí)）

（ 5 ）與會(huì)者報(bào)到與簽到方法

一是秘書點(diǎn)名。這種方法適用于單位內(nèi)部的小型會(huì)議和工作例會(huì)，秘書對(duì)人員比較熟悉

二是本人簽到。這適用于邀請(qǐng)性會(huì)議，親自簽名還有紀(jì)念意義

三是憑證件報(bào)到。這適合大中型會(huì)議

四是電子簽到。這種方法適用于與會(huì)人數(shù)較多的大中型會(huì)議

（ 6 ）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是一場(chǎng)活動(dòng)中最重要、最尊貴的位置。這種位置既可以是座位，也可以是站位、行位。尊位是各種禮儀活動(dòng)當(dāng)中的一個(gè)基點(diǎn)，有了這個(gè)基點(diǎn)就便于確定其他人的位置，包括整個(gè)活動(dòng)的行進(jìn)方向。前后。行進(jìn)時(shí)，前面為上，后面為下。左右。右為上，左為下。中間和兩側(cè)。中間為上，兩側(cè)為下

（ 7 ）會(huì)場(chǎng)布置方式

①相對(duì)式：主席臺(tái)與代表席采取上下面對(duì)面方式，突出主席臺(tái)的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。比較正規(guī)、嚴(yán)肅

②全圍式：不設(shè)專門的主席臺(tái)，所有與會(huì)者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長(zhǎng)方形，多邊形。參加會(huì)議的人坐得比較緊湊，彼此面對(duì)面，容易消除拘束感

③半圍式：介于相對(duì)式與全圍式之間，設(shè)有主席臺(tái)，但在其正面和兩側(cè)安排代表席，這樣即突出了主席臺(tái)的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會(huì)議

④分散式：將會(huì)場(chǎng)分為若干個(gè)中心，每一中心都有一個(gè)主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又給與會(huì)者提供多個(gè)交流的機(jī)會(huì)，氣氛較為輕松和諧。其中，主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)的中心，一般大中型會(huì)議都應(yīng)設(shè)主席臺(tái)。布置主席臺(tái)時(shí)，前排必須是通欄，后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式；主席臺(tái)上可設(shè)講臺(tái)、話筒，以突出發(fā)言的重要性；重要大會(huì)的主席臺(tái)邊還應(yīng)有休息室

（ 8 ）會(huì)議記錄

第一部分是會(huì)議的組織情況：包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者、主持人等

第二部分是會(huì)議的內(nèi)容：會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成的訣議等。方法：摘要記錄、詳細(xì)記錄

（ 9 ）會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄的區(qū)別：

會(huì)議紀(jì)要 是一種法定的公務(wù)文書，其撰寫與制作屬于應(yīng)用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應(yīng)用寫作的一般規(guī)律，嚴(yán)格按照公文制發(fā)處理程序辦事

會(huì)議記錄 則只是辦公部門的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實(shí)地記載會(huì)議實(shí)況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，其記錄活動(dòng)同嚴(yán)格意義上的公文寫作完全是兩碼事

二者在載體樣式、稱謂用語(yǔ)、適用對(duì)象、分類方法、內(nèi)容重點(diǎn)以及處理方式等諸多方面都有明顯區(qū)別

（ 10 ）會(huì)務(wù)要點(diǎn)

①由于第一個(gè)特點(diǎn)，秘書對(duì)工作會(huì)議可以從容地、有計(jì)劃地安排。

②由于第二個(gè)特點(diǎn)，秘書應(yīng)將精力多放在準(zhǔn)備每一次會(huì)議的議題上

③討論議題、解決問(wèn)題需要足夠的信息與資料

44 、工作會(huì)議特點(diǎn)

①會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人員相對(duì)穩(wěn)定

②議題相對(duì)集中、具體

45 、催辦的形式

發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦

46 、修飾避人的原則

在對(duì)自己的儀容進(jìn)行整理、修飾時(shí)，務(wù)必要自覺回避其他人，不要讓他人旁觀自己對(duì)儀容所進(jìn)行的整理與修飾

47 、選擇服飾的基本原則

① TPO 原則： T （ time ，時(shí)間）， P （ place ，地點(diǎn)）， O （ object ，目的）

②因人而異原則

③整體性和整潔性原則

??秘書學(xué)概論 ??一、全書脈絡(luò)四個(gè)部分：第一編：秘書學(xué)與秘書專業(yè)，即緒論，簡(jiǎn)介本學(xué)科與本專業(yè)的簡(jiǎn)單情況。下面就按照秘書學(xué)研究的主要內(nèi)容分別展開：秘書人員與秘書機(jī)構(gòu)（第二編）、秘書工作（第三編）；第四編，秘書的個(gè)人素質(zhì)，實(shí)際是屬于秘書人員的培養(yǎng)問(wèn)題，即優(yōu)秀的秘書應(yīng)該具備哪些主觀條件。二、重點(diǎn)提示第一章 ??秘書學(xué)重點(diǎn)： 1. 我國(guó)秘書學(xué)的產(chǎn)生時(shí)間、標(biāo)志 2. 秘書學(xué)的研究對(duì)象、基本內(nèi)容、學(xué)科性質(zhì)第三章 ??秘書的定義和類別（有案例分析）重點(diǎn)： 1. 秘書的定義；秘書的特有屬性 ?2. 秘書的類別之公務(wù)秘書與私人秘書 ??第四章 ??秘書的社會(huì)地位和行業(yè)特點(diǎn)重點(diǎn)：秘書的行業(yè)特點(diǎn)（七化），尤其是對(duì)“勞動(dòng)成果隱蔽化”的理解。第五章 ??我國(guó)的秘書機(jī)構(gòu) 1. 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則； 2. 我國(guó)歷史上曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)的以高效聞名的秘書機(jī)構(gòu)，三個(gè)要能說(shuō)準(zhǔn)確。 3. 典型的秘書機(jī)構(gòu)與我國(guó)其它的秘書機(jī)構(gòu)，要記得名字，知道哪些是完全的秘書機(jī)構(gòu)，哪些不是完全意義上的秘書機(jī)構(gòu)。 4. 辦公廳（室）的基本職能和具體職責(zé)第六章領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)工作重點(diǎn)： 1. 領(lǐng)導(dǎo) ??領(lǐng)導(dǎo)工作 ??決策 2. 黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人包括哪些人 3. 領(lǐng)導(dǎo)工作的特征 4. 現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有的觀念 5. 領(lǐng)導(dǎo)的基本職能和一般職能 6. 科學(xué)決策的原則第七章 ??秘書工作的內(nèi)容重點(diǎn)： 1. 秘書工作分三類， 22 項(xiàng)，每一類要能夠列舉至少 4 個(gè)出來(lái)。 ?2. 文字工作與文書工作的區(qū)別與聯(lián)系第八章 ??秘書工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和作用（案例分析）重點(diǎn)： 1. 秘書工作的特點(diǎn)（ 5 性）第九章 ??秘書工作的宗旨、原則和基本要求重點(diǎn)： 1. 秘書工作的宗旨及具體內(nèi)容 2. 秘書工作的原則和基本要求第十章秘書工作的方法重點(diǎn)： 1. 秘書工作的特殊方法 2. 三維綜合分類法第十一章 ??秘書工作的管理重點(diǎn)： 1. 秘書工作質(zhì)量的決定因素 2. 能否把領(lǐng)導(dǎo)滿意作為衡量秘書工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn) 3. 秘書人員獎(jiǎng)懲的主要依據(jù)第十二章 ??秘書的思想品德重點(diǎn)： 1. 現(xiàn)階段我國(guó)大陸秘書人員的政治條件 2. 秘書的職業(yè)道德第十三章 ??秘書的知識(shí)和能力重點(diǎn)： 1. 秘書理想的知識(shí)結(jié)構(gòu) 2. 秘書必須具備的基礎(chǔ)知識(shí)和秘書的專業(yè)知識(shí) 3. 秘書的基本功 4. 秘書的業(yè)務(wù)能力第十四章 ??秘書的個(gè)性心理重點(diǎn)： 1. 秘書應(yīng)該具備的意志品質(zhì) 2. 比較適合從事秘書工作的氣質(zhì)類型 3. 秘書應(yīng)該具備的性格第十五章 ??秘書的人際關(guān)系重點(diǎn)： 1. 人際關(guān)系的作用 2. 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系 3. 秘書應(yīng)怎樣處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

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