一、跟單前期準(zhǔn)備

01 分析客戶

既然是跟單，就說明我們已經(jīng)和客戶有過一面之交，對(duì)客戶的基本情況有所了解。那么繼續(xù)要做的，就是盡量地收集客戶資料，了解客戶經(jīng)營情況，為進(jìn)一步跟單訂立好目標(biāo)和方法。

分析內(nèi)容具體包括：客戶的采購產(chǎn)品、交易次數(shù)、交易數(shù)量、采購行為、采購記錄、客戶合作過的供應(yīng)商明細(xì)和對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的分析。

那么分析客戶的這些信息從哪里可以獲得呢？小編推薦大家可以在海關(guān)數(shù)據(jù)，谷歌、臉書和領(lǐng)英等搜索引擎上搜索獲得。

有了數(shù)據(jù)，接下來就是篩選挖掘來的信息，并將這些信息分門別類地記錄下來，讓以后的跟進(jìn)訂單工作更為高效。

值得注意的是，信息每天都在更新，將每次更新的數(shù)據(jù)情況記錄好，避免下次更新時(shí)做重復(fù)的工作，這樣在能夠節(jié)省時(shí)間之余，還能很清楚地知道自己每項(xiàng)工作的進(jìn)度。

02 對(duì)客戶進(jìn)行分類處理

已經(jīng)對(duì)客戶有了分析，接下來要學(xué)會(huì)分析客戶心理，為不同客戶進(jìn)行分類。再根據(jù)類型選擇處理方式，及時(shí)為客戶解決疑難問題，盡可能爭(zhēng)取到訂單的簽訂。這里分為“三步走”:

1.?需要長期爭(zhēng)取的客戶，跟單周期可以長一些，一般以一月一次為好；

2.?對(duì)于已經(jīng)答應(yīng)下單卻遲遲未簽合同的客戶，則最好能及時(shí)拜訪進(jìn)行面談；

3.?不能面談的，則一定要通過電話問清楚客戶還存在什么困難。目的都是為了及時(shí)幫客戶解決問題。

二、中期選擇跟進(jìn)方式

這里小編提醒大家，我們一定要從郵件思維中跳出。郵件如果不回復(fù)，那么其他的聯(lián)系方式都要加一遍。

現(xiàn)在app太多了，你不知道客戶登陸頻次高的是哪一個(gè)。有些國外買家連郵箱都懶得登錄，直接通過whatsapp進(jìn)行下單。因此所有app聊天工具都需要加一遍。

三、后期考慮跟進(jìn)內(nèi)容

跟單的時(shí)候我們可以聊些什么來促進(jìn)和買家間的關(guān)系？

01?產(chǎn)品價(jià)格

買家通常是最關(guān)注他所要購買的產(chǎn)品價(jià)格的。所以我們可以在每個(gè)月的月初把最新的價(jià)格報(bào)給對(duì)方，這樣每個(gè)月至少有一次可以和買家跟進(jìn)的話題，

要注意不能讓客戶感覺是推銷信從而引起反感情緒。如果遇到價(jià)格變動(dòng)比較頻繁的時(shí)候，也要視變動(dòng)的頻率給客戶發(fā)郵件，并且設(shè)置上有效期。

02 共同話題

在前期準(zhǔn)備工作中，我們已經(jīng)調(diào)查了客戶的一些個(gè)人情況，包括對(duì)方的愛好，與他人的人脈關(guān)系，生日及其他信息。這些信息都可以成為你后續(xù)打開話題的引子。

03 新聞事件

各種新聞事件發(fā)生的時(shí)候，特別是對(duì)方國家重大新聞發(fā)生的時(shí)候，這是個(gè)不可多得的好時(shí)機(jī)。

小編建議大家每天早上可以花30分鐘瀏覽一下國外的新聞網(wǎng)站，對(duì)各國的動(dòng)態(tài)有個(gè)了解，知道最新的外貿(mào)政策，這是非常必要的。而且看到客戶可能感興趣的可以及時(shí)推送給他。

04對(duì)癥下藥

我們都知道跟進(jìn)的結(jié)果就是讓買家下單，成交才是我們跟進(jìn)的目的。但是很多時(shí)候我們把自己都感動(dòng)了，買家還是不下單。

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小編總結(jié)了三種情況，當(dāng)我們遇到如下情況應(yīng)該如何促使買家下單呢？

一、買方說暫時(shí)沒有需求

1. 懂得舍取。問清楚客戶是不是在賣這個(gè)產(chǎn)品，因?yàn)橛行┱f不需要的客戶他是真的不再需要了。首先考慮你的客戶細(xì)分和定位。

我們應(yīng)該把時(shí)間花在那些最符合客戶定位的買家身上，而不是什么買家都想爭(zhēng)取。

2.?主動(dòng)出擊。如果我們已經(jīng)把產(chǎn)品和服務(wù)完全表達(dá)透徹了，客戶絲毫不感興趣，那這時(shí)就不需要再做重復(fù)勞動(dòng)了，

這時(shí)可以主動(dòng)詢問客戶有沒有別的感興趣的產(chǎn)品；有沒有什么可以幫助到他的地方；還能跟客戶談?wù)勊匿N售情況；他們國家市場(chǎng)需求的情況等等。前提是客戶愿意跟你聊這些。生意不成，如果能做朋友那樣也很好，以后可能還會(huì)有機(jī)會(huì)。

3. 互通有無。如果有新產(chǎn)品或者降價(jià)促銷的，可以給客戶發(fā)郵件，這樣做的主要目的是讓他記住你，備胎轉(zhuǎn)正的機(jī)會(huì)很多。

二、 買方說價(jià)格高

1.?必要的解釋是必須的，但是要適可而止。否則買家會(huì)覺得我們的利潤空間很大。

2.?盡量地縮短解釋。否則的話會(huì)讓買家失去耐心，接下來就是給出稍微的下調(diào)，要在同一封郵件里顯示，告訴對(duì)方，有下降的空間，注意幅度，否則會(huì)很難收?qǐng)觥?/p>

3.?采取推薦產(chǎn)品的方式。基本上三個(gè)推薦就好了，價(jià)格相差幅度也不要太大。給買家去挑。這里千萬不能只是給出三個(gè)建議，只是對(duì)應(yīng)三份價(jià)格。一些技術(shù)參數(shù)，產(chǎn)品使用環(huán)境的要求，使用的壽命，等等，相關(guān)產(chǎn)品的一些細(xì)小的特征寫上。我們總是要往前想一步，不然怎么才能讓我們的買家信服。

4.?依據(jù)現(xiàn)有行情分析。不要把MOQ，包裝，交期作為唯一的方式來談。我們不能總停留在這個(gè)層面上，要不斷的去創(chuàng)造新的增值點(diǎn)。

三. 買方問一下價(jià)格就消失了

當(dāng)遇到問了價(jià)格又消失的情況，可以使用以下3種比較基礎(chǔ)的方法：

1. 問其理由；

2. 持續(xù)跟蹤；

3. 電話詢問。

最后，跟單的心態(tài)要平和，不要太急功近利。

從買方的角度出發(fā)，不要一味地要定單，要不到定單時(shí)，就惡語傷人，胡攪蠻纏。只會(huì)讓買方更加討厭，讓對(duì)方感到不是在談業(yè)務(wù)而是一種困擾。跟單一定要從長遠(yuǎn)出發(fā)，以交朋友的心態(tài)反而更容易拿到訂單。

記住，持續(xù)不斷地跟進(jìn)，跟進(jìn)。即使買方不理我們，也盡量讓他們對(duì)我們有個(gè)良好的印象，萬一哪天需要這個(gè)產(chǎn)品或者想考察新的供應(yīng)商的時(shí)候，我們的機(jī)會(huì)就來了。

外貿(mào)跟單基本流程：

跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有

(1) 接單

(2) 跟進(jìn)生產(chǎn)

(3) 催審單證

(4) 出貨跟蹤

(5) 制單結(jié)匯

一、接單

1.接單的形式：在出口貿(mào)易中，最常見的是：

（1）合同：

（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2） 確認(rèn)書；

（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。

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而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。 還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。

要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

2．接單的程序： 詢盤，發(fā)盤，還盤，接受等環(huán)節(jié)。

（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫報(bào)價(jià)。

是賣方向買方提出各項(xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。

（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。

（4）拒絕還盤 (Decline counter-offer)

（5）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。

3.審單：即審核合同

審單內(nèi)容： 產(chǎn)品名稱、規(guī)格 質(zhì)量 數(shù)量 單價(jià)、總額 價(jià)格條款 付款方式 包裝要求 交貨期 交貨方式。

審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼/型號(hào)是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號(hào)同時(shí)也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。

（3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價(jià)，總額的審查：

1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒有加錯(cuò)？

2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

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（5）價(jià)格條款的審查：

出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：

FOB （free on board, …named port of shipment）船上交貨價(jià)（指定裝運(yùn)港的價(jià)格條件）

CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指定目的港）價(jià)格。FCA (free carrier) （用于空運(yùn)）by air

（6）付款方式審查：

1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽 hangtag, price tag ，說明書, 嘜頭 shipping mark）

（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及

時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。

（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。 注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。

關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

寄目錄，樣本： 準(zhǔn)備樣品。

（1） 工廠現(xiàn)有的款式

（2） 新款

（3） 客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。

B： 新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

C： 新品的制作要留有實(shí)樣。

D： 客戶的來樣要保存好原樣。

形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE

買方為了向其本國當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無最終約束力。

為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。

二、跟進(jìn)生產(chǎn)

簽訂合同后跟單的主要程序：

以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。

我們將這些程序概括為：

備貨及生產(chǎn)跟單 ? 催審單證 ? 訂倉裝船 ? 制單結(jié)匯

1.生產(chǎn)跟單

產(chǎn)前批辦：準(zhǔn)備顏色辦，輔料樣辦，包裝樣辦，產(chǎn)前樣辦等給客人批，OK后開始生產(chǎn)大貨

2. 生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤（進(jìn)度跟蹤表，訂單號(hào)，交貨日期，生產(chǎn)進(jìn)度，問

題解決）

3. 安排QC驗(yàn)貨 （中期驗(yàn)貨，走貨前驗(yàn)貨）

4. 準(zhǔn)備出貨

三、催審單證：

大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。

催證：貨物快完成時(shí)，要催證。

審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題如包裝上，總金額，有效期，拼寫錯(cuò)誤等，必須要求對(duì)方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

四、出貨跟蹤

訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。

按CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。

首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。A． 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ (29 – 30立方/17.5噸) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40’H (68 –71立方/27.5噸)

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B．制作裝箱單：裝箱單應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

按FOB成交的，只要將貨物送到指定裝貨港即可

五、制單結(jié)匯：

是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時(shí)，簡明，整潔。

生產(chǎn)企業(yè)跟單（工廠跟單）

生產(chǎn)過程跟單的流程：

1、下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。

2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

3、制定生產(chǎn)計(jì)劃。

4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6. 有關(guān)訂單的更改問題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的（或增加，或減少），有包裝上的，有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，如果是通用的，問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說。如要推遲，時(shí)間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲(chǔ)費(fèi)，損耗費(fèi)要承擔(dān)。

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