你是否正在為低效的采購流程而苦惱，并且缺乏一個集中的地方來跟蹤你的采購數(shù)據(jù)？根據(jù)研究，采購部門內(nèi)低效的采購流程比有效管理采購流程的公司多花費30-40%。
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什么是采購流程？
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采購流程使企業(yè)能夠購買企業(yè)運營所需的產(chǎn)品或服務(wù)。這可能是制造最終產(chǎn)品所需的原材料（直接采購）或辦公室所需的辦公用品（間接采購）。
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采購流程使企業(yè)能夠獲得有效運營的產(chǎn)品或服務(wù)，它涉及幾個步驟，包括確定需求、選擇供應(yīng)商、談判條款、下訂單，以及接收和檢查產(chǎn)品或服務(wù)。
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每個企業(yè)都可能遵循不同的采購流程來滿足其供應(yīng)鏈的需求。與直接采購相比，間接采購的正式采購流程可能非常不同。
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一個是專注于審查供應(yīng)商并有嚴格的質(zhì)量控制過程，另一個是商品采購，你可以從任何提供最佳價格的供應(yīng)商處購買。
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這就是為什么企業(yè)必須記錄他們的采購過程，并確保他們的員工記錄和遵循獨特的要求。

改善采購流程的6個思路
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思路1：制定采購政策
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制定采購政策是實施可擴展且有效的采購流程的第一步。
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采購政策為整個企業(yè)在采購團隊需要的產(chǎn)品或服務(wù)時提供了共同語言。以下是你在采購政策中必須解決的具體事項：
-設(shè)置審批限制，確保每個人在審批方面保持一致。
-定義招標門檻以及獲取標書的過程。
-定義應(yīng)如何提出采購請求。
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思路2：采購流程自動化
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發(fā)出采購訂單的平均成本在60元到500元之間。這是創(chuàng)建采購訂單和讓適當?shù)睦嫦嚓P(guān)者批準的成本。換句話說，流程越復雜，成本就越高。
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越來越多精明的管理者使用如8Manage SRM這樣的采購軟件將其自動化，并減少創(chuàng)建和批準采購訂單請求的時間。
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8Manage SRM采購軟件提供以下功能：
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● 數(shù)字化采購請求過程，使員工可以輕松地請求采購。
● 自動審批，采購請求可以自動轉(zhuǎn)給適當?shù)娜藢徟?。大多?shù)公司的采購審批周期縮短了40-50%。
● 自動生成采購訂單并將其發(fā)送給供應(yīng)商，這樣就不必手動生成采購訂單。
● 追蹤采購訂單的整個生命周期。
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思路3：跟蹤你的采購審批周期
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大多數(shù)企業(yè)過度執(zhí)行采購審批流程，采購審批周期較長，供應(yīng)商不能及時收到采購訂單，導致產(chǎn)品延誤。
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想改善這樣的情況可以遵循80-20規(guī)則進行審批。只有80%的花銷才由高級管理層批準。這通常占交易量的 20%。這意味著高級管理層只批準較高金額的采購請求。
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而剩下的80%的采購交易，應(yīng)該由部門的采購經(jīng)理或部門主管審查。
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軟件支持按部門、費用等級等設(shè)置審批流程，自動校驗采購預算并審核?？s短整個采購審批周期。通過優(yōu)化采購審批流程，你可以節(jié)省企業(yè)資源，并確保供應(yīng)商及時收到采購訂單。
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思路4：了解對應(yīng)付賬款的影響
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當你考慮無縫采購流程時，也應(yīng)該考慮其他團隊如何在他們的日常運作中使用采購訂單數(shù)據(jù)。
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應(yīng)付賬款團隊花費大量時間來審批發(fā)票，因為：
● 他們沒有辦法使發(fā)票與采購訂單自動匹配。
● 發(fā)票并不直接來自供應(yīng)商。他們總是要從不同的利益相關(guān)者那里獲取信息。
● 發(fā)票上缺少采購訂單信息，團隊需要調(diào)查以找出合適的采購訂單。
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使用采購管理軟件，企業(yè)可以在整個供應(yīng)鏈中強制執(zhí)行合規(guī)性，并通過自動三向匹配來控制采購，以減少處理發(fā)票的時間。該匹配將發(fā)票與采購訂單和 GRN 進行比較以確保一致性。你不需要手動批準每張發(fā)票，流程也加快了。
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思路5：利用支出數(shù)據(jù)來降低成本
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如果你實現(xiàn)了采購流程的自動化，意味著可以將所有采購歷史記錄集中在一處。那么就可以使用這些數(shù)據(jù)來分析支出模式，并確定節(jié)約采購成本的機會。
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● 分析你的支出模式，尋找合并采購量的機會，以獲得更好的批量折扣。
● 如果你從單一供應(yīng)商處采購，可以考慮降低整體的TCO（總擁有成本）。
● 你可以延長與供應(yīng)商的付款期限，改善現(xiàn)金流，減少需要支付給供應(yīng)商的金額。
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采購軟件 可以幫助你主動收集支出數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進行分類。企業(yè)可以使用可定制的、視覺豐富的報告，根據(jù)支出類別（跨供應(yīng)商、部門、產(chǎn)品等）捕獲數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)分組。
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思路6：改善供應(yīng)商關(guān)系
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利用采購數(shù)據(jù)來確定你的最佳供應(yīng)商，與你的最佳供應(yīng)商建立更好的關(guān)系。
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以下是一些實施的思路：
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● 使用采購數(shù)據(jù)來確定哪些供應(yīng)商能按時交貨。發(fā)貨延遲會導致生產(chǎn)延誤，并因為加急運輸而導致額外的成本。
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● 你可以使用采購數(shù)據(jù)來確定訂單履行率。訂單履行率意味著供應(yīng)商按照你的交貨時間表和你要求的數(shù)量交貨的頻率。交貨越多，接收和創(chuàng)建采購收據(jù)的成本就越高。
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● 你可以用評級系統(tǒng)來評估供應(yīng)商的績效。
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幫助企業(yè)建立完善的供應(yīng)商信息庫，實現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商信息互通。同時，系統(tǒng) 對供應(yīng)商行為進行多維度評估，以支持招標方對供應(yīng)商的淘汰決策，不斷優(yōu)化企業(yè)可利用供應(yīng)商資源結(jié)構(gòu)。
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綜上，通過實施 8Manage SRM采購管理軟件增強采購流程，企業(yè)可以獲得以下好處：
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● 從批準到將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商的采購訂單流程完全自動化。
● 管理采購訂單更改非常簡單，因為更改可以直接在系統(tǒng)中完成。
● 支出儀表板可讓企業(yè)隨時全面了解支出。