響應(yīng)型供應(yīng)鏈模式的建立之驗(yàn)收流程中收的要點(diǎn)——評(píng)估機(jī)制建設(shè)（11）

在上一篇文章中，曉閑介紹了驗(yàn)收流程中的第三個(gè)模塊信息傳遞機(jī)制建設(shè)，今天來談一談驗(yàn)收流程中的第四個(gè)模塊評(píng)估機(jī)制建設(shè)，這個(gè)模塊也是整個(gè)驗(yàn)收流程的最后一個(gè)模塊。

評(píng)估機(jī)制建設(shè)

1.機(jī)制內(nèi)涵

提到評(píng)估機(jī)制建設(shè)，首先我們要關(guān)注的就是評(píng)估機(jī)制到底是什么。

評(píng)估機(jī)制這個(gè)名稱是有些不完整的，更加全面且完整的說法是流程評(píng)估機(jī)制。

流程評(píng)估機(jī)制是指：針對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的驗(yàn)收流程和要點(diǎn)的執(zhí)行效果，評(píng)估并分析流程的執(zhí)行效果，通過異常定量以確定異常程度；此外，通過一定的措施對(duì)驗(yàn)收流程執(zhí)行中的異常程度進(jìn)行分析以及優(yōu)化，以優(yōu)化驗(yàn)收流程的執(zhí)行效果。

簡(jiǎn)單的說，流程評(píng)估機(jī)制建設(shè)需要完成兩件事，分別是：異常評(píng)估以及流程優(yōu)化。

為了更加清晰地展示這個(gè)機(jī)制，曉閑下面將列舉一些案例，幫助大家理解評(píng)估機(jī)制。

比如：某企業(yè)在對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)經(jīng)常出現(xiàn)某種異常，比如貨物經(jīng)常爆倉(cāng)，某些貨物經(jīng)常出現(xiàn)短缺，這些都屬于驗(yàn)收中的異常問題，企業(yè)嘗試了很多辦法，發(fā)現(xiàn)沒辦法從根本上杜絕短缺以及爆倉(cāng)的問題，那么，這類問題就屬于評(píng)估機(jī)制建設(shè)的范疇。

針對(duì)上述問題，企業(yè)要對(duì)異常問題進(jìn)行定量，這就是異常評(píng)估；此外，針對(duì)異常問題，企業(yè)要尋找到合適的解決方案，最終實(shí)現(xiàn)爆倉(cāng)以及短缺的零概率或者低概率發(fā)生且不存在嚴(yán)重影響，這就是流程優(yōu)化的范疇。

2.實(shí)施措施

針對(duì)前面所介紹的流程評(píng)估機(jī)制的2個(gè)方面內(nèi)容，我們需要從不同的方面入手以實(shí)施相應(yīng)的業(yè)務(wù)。異常評(píng)估和流程優(yōu)化屬于不同的業(yè)務(wù)范疇，需要采用不同的措施。

A.異常評(píng)估

異常評(píng)估的目標(biāo)是對(duì)流程的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，分析其執(zhí)行效果并確定其中的問題，此外，在確定執(zhí)行效果的問題之后，還需要完成對(duì)異常程度的定量分析。

簡(jiǎn)單地說，異常評(píng)估是由兩部分構(gòu)成的，分別是：異常確認(rèn)以及異常定量。

a.異常確認(rèn)

先來看一看異常確認(rèn)這個(gè)模塊。

在異常確認(rèn)模塊中，我們需要完成異常問題的確認(rèn)。

在驗(yàn)收流程中，我們?nèi)菀子龅降漠惓Ｖ饕ǎ簾o法出入庫(kù)，貨物短缺或爆倉(cāng)，呆滯料等情況。

因此，在異常確認(rèn)環(huán)節(jié)中，企業(yè)需要確認(rèn)清楚上述異?，F(xiàn)象是否出現(xiàn)過。

一旦異常情況出現(xiàn)，企業(yè)需要給出結(jié)論——存在異常。

實(shí)際上，在異常確認(rèn)環(huán)節(jié)中，確認(rèn)存在異常這只是最終的結(jié)論，而在這個(gè)環(huán)節(jié)中，企業(yè)要完成的工作主要是進(jìn)行相關(guān)異常的記錄，最終根據(jù)異常記錄進(jìn)行定性，即存在異?；蛘卟淮嬖诋惓！?/p>

但不論如何，整個(gè)環(huán)節(jié)的核心在于異常記錄。

基于此，曉閑以下將進(jìn)行異常記錄的實(shí)施方法和措施的解釋。

1）制定流程

對(duì)于企業(yè)或者各個(gè)責(zé)任部門（如倉(cāng)儲(chǔ)部、計(jì)劃部等），需要制定異常記錄的操作流程，在流程中，對(duì)異常記錄的內(nèi)容、要求、方法進(jìn)行約定，以實(shí)現(xiàn)異常記錄的標(biāo)準(zhǔn)化。

2）制定模板

異常記錄工作不同于很多工作，這項(xiàng)工作的核心價(jià)值在于事后的數(shù)據(jù)分析。

如果其中的核心信息存在遺漏或者錯(cuò)誤時(shí)，它將會(huì)導(dǎo)致后續(xù)的數(shù)據(jù)分析的結(jié)果異常，比如得出錯(cuò)誤的評(píng)估結(jié)論等等風(fēng)險(xiǎn)。

因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)確定需要記錄的信息內(nèi)容，并依此制定合理的模板。

關(guān)于模板，曉閑認(rèn)為主要有2個(gè)核心要求，分別是：

要求一：內(nèi)容全面

即列出全部需要記錄的內(nèi)容，以防工作人員遺漏填寫核心信息。

關(guān)于內(nèi)容全面，曉閑需要特別強(qiáng)調(diào)，其中一些關(guān)鍵信息必須進(jìn)行記錄，比如發(fā)生日期甚至幾點(diǎn)鐘、異常物料的全面信息、異常物料的相關(guān)情況、異常的初步調(diào)查、異常記錄時(shí)間和異常記錄人。

要求二：版式設(shè)定

即要求設(shè)定一定的版式，方便后續(xù)的數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)。

上面2個(gè)措施屬于流程形式的措施，從時(shí)間軸來看，它屬于異常記錄之前的工作范疇，在實(shí)際管理工作中，我們還需要進(jìn)行相應(yīng)的執(zhí)行工作，以便完成異常的記錄以及評(píng)估。

3）異常記錄

異常記錄屬于執(zhí)行層面上的工作，對(duì)于異常記錄環(huán)節(jié)，最核心的要求是按照實(shí)際情況以及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行記錄。

4）異常定性

異常定性屬于異常記錄的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

在這個(gè)環(huán)節(jié)中，企業(yè)內(nèi)部需要得出結(jié)論，是否存在某個(gè)異常。

其確定方法非常簡(jiǎn)單，一旦發(fā)生某個(gè)異常記錄后，企業(yè)的結(jié)論就是存在此類異常。

在這個(gè)環(huán)節(jié)中，企業(yè)或者相關(guān)責(zé)任部門不需要制定異常情況的閾值，因?yàn)楫惓５拈撝凳?，凡是發(fā)生即為異常存在。

b.異常定量

在異常定量中，企業(yè)需要確定某種具體的異常發(fā)生的數(shù)量、頻率和嚴(yán)重程度，并需要完成異常的定級(jí)工作，簡(jiǎn)單說來，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，企業(yè)需要完成2件事，分別是：異常定量以及異常定級(jí)。

具體來看，企業(yè)該如何做呢？

措施如下：

1）制定標(biāo)準(zhǔn)

制定標(biāo)準(zhǔn)是異常定量環(huán)節(jié)中的核心工作。

制定標(biāo)準(zhǔn)是指：企業(yè)針對(duì)各個(gè)類型的異常現(xiàn)象的影響和特征，制定每類異常的異常等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于某些重要物料或者特殊物料，其分類等級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)可能異于其他物料。

舉例來說：關(guān)于物料短缺問題，由于評(píng)估發(fā)現(xiàn)每種物料的短缺影響無法區(qū)分影響級(jí)別高低，因此，企業(yè)不針對(duì)某種物料制定單獨(dú)的物料短缺級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)，而是采取完全一視同仁的短缺分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

比如：企業(yè)對(duì)短缺問題設(shè)定了4個(gè)等級(jí)（A、B、C和D），A問題最嚴(yán)重，D問題最輕微，A等級(jí)對(duì)應(yīng)每月單一物料發(fā)生短缺次數(shù)為10次及以上，B等級(jí)對(duì)應(yīng)每月單一物料發(fā)生短缺次數(shù)為5次及以上，C等級(jí)對(duì)應(yīng)每月單一物料發(fā)生短缺次數(shù)為1次及以上，D等級(jí)對(duì)應(yīng)每月單一物料發(fā)生短缺次數(shù)為0次。

這里，需要強(qiáng)調(diào)的是：在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須明確說明異常的概念（比如：什么是短缺異常），應(yīng)當(dāng)明確分級(jí)的時(shí)間段，且必須制定明確的數(shù)量分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；此外，隨著企業(yè)發(fā)展階段的變化，企業(yè)可以調(diào)整等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；企業(yè)還可以根據(jù)需要，制定全部物料的同類型異常的綜合分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，比如：A等級(jí)對(duì)應(yīng)每月全部物料發(fā)生短缺的總次數(shù)為70次及以上。

2）異常統(tǒng)計(jì)

異常統(tǒng)計(jì)比較簡(jiǎn)單，這個(gè)步驟的主要任務(wù)是：統(tǒng)計(jì)出異常標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間段對(duì)應(yīng)的異常的數(shù)據(jù)。

比如：異常標(biāo)準(zhǔn)要求每月統(tǒng)計(jì)異常的，那么，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)計(jì)出每一種物料的每一類異常每月的發(fā)生次數(shù)。

需要強(qiáng)調(diào)的是：在這個(gè)環(huán)節(jié)中，異常統(tǒng)計(jì)的結(jié)果應(yīng)當(dāng)以表格的形式呈現(xiàn)，而且需要將不同時(shí)間段的異常放入同一個(gè)表格中，最終呈現(xiàn)異常隨時(shí)間變化的數(shù)據(jù)表。

３）異常分級(jí)

異常分級(jí)是要根據(jù)制定的異常標(biāo)準(zhǔn)以及異常發(fā)生的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，而評(píng)定出一個(gè)時(shí)間段的異常等級(jí)。

這個(gè)環(huán)節(jié)也比較簡(jiǎn)單，只要進(jìn)行相應(yīng)的等級(jí)打分即可，同樣的，打分的結(jié)果應(yīng)當(dāng)在同一個(gè)表格中進(jìn)行展示和呈現(xiàn)。

B.流程優(yōu)化

前面已經(jīng)解釋了流程優(yōu)化的內(nèi)涵。

在這個(gè)環(huán)節(jié)中，企業(yè)的主要工作由兩個(gè)部分構(gòu)成，分別是：流程優(yōu)化以及優(yōu)化分析。

a.流程優(yōu)化

流程優(yōu)化是指：針對(duì)前述所發(fā)生的異常以及相應(yīng)工作，采取一定的有效措施以改善驗(yàn)收流程執(zhí)行的效果。

曉閑認(rèn)為主要有如下兩類改進(jìn)措施。

1）前述文章方法

曉閑在驗(yàn)收流程的系列文章中曾經(jīng)介紹了相關(guān)的方法和各個(gè)模塊的管理方法。

在曉閑看來，如果企業(yè)發(fā)現(xiàn)自身在某個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)生了異常的，則首先應(yīng)當(dāng)對(duì)比自身的驗(yàn)收流程是否存在問題，如果驗(yàn)收流程存在問題，則可以參考曉閑的建議進(jìn)行流程調(diào)整。

曉閑相信，在調(diào)整和優(yōu)化流程中，驗(yàn)收的異常將會(huì)得到有效控制以及明顯改善。

2）引入管理方法

在曉閑看來，引入管理方法是大幅提升異常管理效果的策略和措施。

在對(duì)異常進(jìn)行管理時(shí)，5Why原則、8D質(zhì)量報(bào)告等工具都是有效的管理方法。

5Why原則是指：針對(duì)異常問題，不斷提問造成該問題發(fā)生的原因是什么，最終找到問題根源，一旦問題根源找到，企業(yè)可以針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題根源制定相應(yīng)的解決方案。

而8D質(zhì)量報(bào)告是指：針對(duì)出現(xiàn)的異常問題，分析其表面原因和深層次原因，并提出當(dāng)下的解決方案以及杜絕問題發(fā)生的解決方案，此外，它還關(guān)注采取永久性解決方案后的執(zhí)行效果，比如通常根源性措施實(shí)施半年后即可徹底解決問題的，那么，該報(bào)告會(huì)關(guān)注根源性措施何時(shí)開始實(shí)施，如實(shí)施半年后是否不再發(fā)生上述問題。

當(dāng)然，對(duì)于企業(yè)而言，它還可以引入很多的管理方法，企業(yè)可以根據(jù)自身的特征引入適合自身的管理方法。

b.優(yōu)化分析

優(yōu)化分析是指：企業(yè)針對(duì)存在的異常問題，在采取一定的有效措施后，分析問題是否得到改善，進(jìn)而得出問題是否改善的結(jié)論。

此外，在優(yōu)化分析中，企業(yè)還需要得出改進(jìn)是否需要持續(xù)的結(jié)論，比如某個(gè)物料的驗(yàn)收存在嚴(yán)重的異常，后續(xù)需要確認(rèn)是否需要繼續(xù)優(yōu)化。如結(jié)論是需要繼續(xù)優(yōu)化，則繼續(xù)推行改善；如結(jié)論是不再需要繼續(xù)優(yōu)化，則停止優(yōu)化和改善。

具體措施如下：

1）制定標(biāo)準(zhǔn)

在這個(gè)環(huán)節(jié)中，企業(yè)需要制定針對(duì)每種異常停止優(yōu)化的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)定量。

比如針對(duì)物料S的短缺異常，企業(yè)設(shè)定停止優(yōu)化的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)為C，即一旦物料S的短缺異常的評(píng)分等級(jí)進(jìn)入C等級(jí)后，則企業(yè)停止繼續(xù)改善物料S的短缺異常問題。

需要注意的是：改善的效果需要維持一段較長(zhǎng)時(shí)間，才能認(rèn)定改善的有效性，即在相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)中，需要給出改善的明確定義。

比如同樣針對(duì)物料S的短缺異常的改善標(biāo)準(zhǔn)，其中可以制定標(biāo)準(zhǔn)物料S的短缺異常等級(jí)在被評(píng)定為C等級(jí)后，持續(xù)12個(gè)月每個(gè)月穩(wěn)定在C等級(jí)的，判定其改善效果達(dá)到了C等級(jí)，屬于真正的改善；而對(duì)于進(jìn)行C等級(jí)后，第6個(gè)月變成了D等級(jí)，隨后第7-15個(gè)月又回到C等級(jí)的，這種改善并不能判定為前12個(gè)月實(shí)現(xiàn)了真正的改善。

2）確認(rèn)效果

確認(rèn)效果是指：分析異常情況是否得到改善。

這個(gè)方法相對(duì)簡(jiǎn)單，主要是通過分析連續(xù)的月份評(píng)級(jí)結(jié)果，判斷異常的定量結(jié)果是否得到了優(yōu)化。

這個(gè)方法主要是用于分析改善效果的，屬于中間環(huán)節(jié)的措施。

3）結(jié)果評(píng)定

結(jié)果評(píng)定是指：按照標(biāo)準(zhǔn)的要求得出某種物料的某種異常是否達(dá)到了最終改善結(jié)果的結(jié)論，并給出是否繼續(xù)改善的結(jié)論。

比如：物料S的爆倉(cāng)的改善標(biāo)準(zhǔn)為從首個(gè)月份達(dá)到等級(jí)B開始，連續(xù)24個(gè)月都處于B等級(jí)甚至C或D等級(jí)，這種水平達(dá)到了改善要求，此后可以不再繼續(xù)實(shí)施爆倉(cāng)改善措施。

現(xiàn)實(shí)的情況是物料S的爆倉(cāng)等級(jí)首次達(dá)到等級(jí)B為2022年12月份，此后第23個(gè)月都處于C以及D等級(jí)，但在第24個(gè)月由回到了等級(jí)A，此時(shí)不滿足連續(xù)24個(gè)月均處于B、C或D等級(jí)，此時(shí)，我們的評(píng)定結(jié)果應(yīng)當(dāng)是：改善不達(dá)標(biāo)，企業(yè)需要繼續(xù)改善物料S的爆倉(cāng)問題。

如果從2022年12月份開始，物料S的爆倉(cāng)異常的評(píng)定等級(jí)始終保持在C等級(jí)，且持續(xù)了24個(gè)月的，從第25個(gè)月開始，公司不再需要推進(jìn)物料S的爆倉(cāng)異常的改善工作，此時(shí)，我們的評(píng)定結(jié)果應(yīng)當(dāng)是：從第25個(gè)月開始，終止物料S的爆倉(cāng)異常的改善，異常改善成功。

關(guān)于結(jié)果評(píng)定環(huán)節(jié)，我們需要明白一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

對(duì)于改善成功的方面，它并不是說：一旦改善成功，企業(yè)后續(xù)就可以放棄之前實(shí)施的改善措施，而是說企業(yè)繼續(xù)按照前期的改善措施實(shí)施以保證后續(xù)的驗(yàn)收效果正常。

而對(duì)于改善失敗，它可能意味著過去實(shí)施的改善措施是有問題的或者改善方法沒問題但實(shí)施效果不佳，此時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)上述方法進(jìn)行一次評(píng)估，確定方法是否有效，如確定方法無效的，則應(yīng)當(dāng)尋找更有效措施，而如果結(jié)論是方法最好但實(shí)施效率低的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)想辦法提高措施實(shí)施的效率。

以上為曉閑關(guān)于流程評(píng)估機(jī)制建設(shè)的理解。

截止到今天，曉閑已用詳實(shí)的內(nèi)容全面地展示了一個(gè)供應(yīng)鏈領(lǐng)域的人對(duì)驗(yàn)收流程的要點(diǎn)的理解。這篇文章是驗(yàn)收流程的收官之作，如果后期曉閑有新的理解，或許會(huì)繼續(xù)介紹這個(gè)話題，不過短期內(nèi)這是不現(xiàn)實(shí)的。

關(guān)于這個(gè)系列，在寫作的過程中，曉閑還是深有體會(huì)的，一個(gè)流程的實(shí)施往往不是簡(jiǎn)單的一個(gè)流程的事情，而是全方位、多層次實(shí)施的問題，屬于系統(tǒng)工程，因此，往往流程制定者和組織應(yīng)當(dāng)深入斟酌每一個(gè)流程和制度要求。

關(guān)于流程，其中最核心的特征在于——不要輕易推出一個(gè)流程和提出某些操作要求，然后又輕易地改變它，而應(yīng)當(dāng)在推行一個(gè)流程時(shí)進(jìn)行全面地論證以避免較多問題的產(chǎn)生。

當(dāng)然，這里還是有個(gè)bug的，對(duì)于創(chuàng)業(yè)型公司而言，企業(yè)往往要在非?？斓臅r(shí)間段內(nèi)完成項(xiàng)目或者工作，如果流程實(shí)施太慢，也有問題，因此，對(duì)于這一類公司，如何權(quán)衡效率和流程的合理性往往是一個(gè)難題。

在后續(xù)的文章中，曉閑將會(huì)介紹其他方面的內(nèi)容。