企業(yè)每年都要訂購成千上萬的商品和服務(wù)。公司運營和發(fā)展所需的一切都來自龐大的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，而溝通這些需求的主要方式是通過采購訂單。
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由于所有訂單都會流經(jīng)系統(tǒng)，而且每個月都會發(fā)生數(shù)千元不等的供應(yīng)支出，因此掌握采購訂單流程成為重中之重。
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僅僅發(fā)送訂單并假定所有貨物都會如期到達(dá)是不夠的。一個企業(yè)可能會有成千上萬的訂單，你需要一個可靠的系統(tǒng)來確保準(zhǔn)確性和質(zhì)量。
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采購訂單管理就是這樣一個系統(tǒng)。

采購訂單管理流程是怎樣的？
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采購訂單是買方向供應(yīng)商表明購買貨物、原材料或服務(wù)的意向的一種方式。在最初的采購申請?zhí)峤徊@得批準(zhǔn)后，采購訂單才生效。
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采購訂單管理流程是確保這些采購訂單正確起草，并準(zhǔn)確反映采購需求的方法。此外，該流程還能監(jiān)控訂單從下達(dá)到執(zhí)行和交付的整個過程。它可以根據(jù)原始采購訂單跟蹤已交付貨物的準(zhǔn)確性，并提供有關(guān)采購流程這一環(huán)節(jié)的長期數(shù)據(jù)洞察。
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采購訂單管理的好處
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如果沒有一個可靠的采購訂單管理流程，企業(yè)幾乎無法深入了解推動收入增長的支出和項目。
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采購訂單管理提供了以下幾個關(guān)鍵優(yōu)勢：
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明確預(yù)期： 缺乏可見性不僅令人沮喪，而且會耗費大量時間。采購訂單流程能明確概述各方的責(zé)任和期望，從而減少混亂，讓每個人都清楚接下來的步驟。對于一家與供應(yīng)商進(jìn)行成百上千次采購的企業(yè)來說，讓每個人都保持一致很重要。
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減少錯誤： 采購訂單管理在很大程度上需要反復(fù)檢查。通過為內(nèi)部和外部利益相關(guān)者創(chuàng)建二級審批工作流程，可以避免許多訂單和發(fā)票差異。減少供應(yīng)商發(fā)票上的異常情況可縮短處理時間，減少浪費。
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減少延誤： 采用周到的采購訂單管理方法，可以大大減少或消除溝通不暢和相關(guān)的處理延誤。
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提高產(chǎn)品質(zhì)量： 花時間敲定訂貨、發(fā)貨和付款的細(xì)節(jié)，其下游效果是縮短履行時間。當(dāng)所有事情都事先經(jīng)過反復(fù)檢查時，供應(yīng)商就能更快地發(fā)貨，應(yīng)付賬款也無需進(jìn)行額外的調(diào)查就能結(jié)算發(fā)票。
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更好的支出管理： 當(dāng)內(nèi)部采購員和審批經(jīng)理就采購事宜保持聯(lián)系時，異常支出和不必要的訂單追加就會減少。保持預(yù)算和定價方面的溝通，能讓每個人都專注于優(yōu)化支出這一重要目標(biāo)。
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改進(jìn)流程： 持續(xù)溝通還能發(fā)現(xiàn)訂單流程中可以改進(jìn)的地方。通過建立一個正式的流程，你可以利用利益相關(guān)者的反饋意見不斷改進(jìn)流程。
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采購訂單管理的最佳實踐
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在建立新的采購訂單管理流程或改進(jìn)現(xiàn)有流程時，應(yīng)牢記以下一些最佳實踐。
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1. 制定明確的流程
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良好的采購訂單管理依靠一個適用于每次采購的可重復(fù)流程。流程不需要復(fù)雜，只要可靠、直接即可。
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2. 接受內(nèi)部和外部確認(rèn)
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溝通需求和變更有助于雙方實現(xiàn)目標(biāo)，并確保每個人都了解自己的角色和具體要求。確認(rèn)采購單上的項目、數(shù)量和定價可讓相關(guān)人員在需要時提供更新，確保正確及時地交付。
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3. 確保交貨質(zhì)量
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檢查和確認(rèn)并不止步于采購訂單的發(fā)送。收貨時對貨物質(zhì)量和狀況進(jìn)行溝通，記錄質(zhì)量異常情況，與供應(yīng)商合作確保問題得到糾正，并確認(rèn)異常情況。
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4. 跟蹤和報告支出
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準(zhǔn)確及時地交付貨物是采購訂單管理的首要目標(biāo)，但分析采購數(shù)據(jù)以備將來使用也很重要。將采購訂單管理系統(tǒng)作為生命周期管理的一個參考點，有助于了解整體采購和采購工作的效率如何，以及可以做出哪些改進(jìn)。
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5. 考慮使用技術(shù)
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使用采購訂單系統(tǒng)，可自動化采購訂單管理中的許多檢查和跟蹤活動。它通過創(chuàng)建審計跟蹤，減少了跟蹤采購訂單的時間投入，使報告過程成為非接觸式流程，從而產(chǎn)生更好的結(jié)果。
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8Manage SRM系統(tǒng)如何改進(jìn)采購訂單管理
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8Manage SRM采購管理系統(tǒng)支持企業(yè)常見的采購訂單類型，可幫助你構(gòu)建簡單的審批流程、跟蹤采購進(jìn)度、了解最新的交貨估計并改進(jìn)供應(yīng)商管理，而無需依賴于耗時又費力的電子表格。
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實時跟蹤：從批準(zhǔn)到履行和交付通知，8Manage SRM系統(tǒng)嚴(yán)密跟蹤每一環(huán)節(jié)，每個人都可以訪問履行其職責(zé)并保持訂單運轉(zhuǎn)所需的信息。
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集中數(shù)據(jù)：8Manage SRM實現(xiàn)采購訂單流程自動化，你可將所有可用訂單和供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫化，所有相關(guān)數(shù)據(jù)都可以通過動態(tài)搜索獲得。
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簡化審批：8Manage SRM系統(tǒng)讓采購訂單自動通過合適的人員進(jìn)行批準(zhǔn)，快速及時響應(yīng)。
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加快處理速度：當(dāng)審批自動化并且?guī)酌腌妰?nèi)即可獲得答復(fù)時，處理速度大大提高。與手動流程相比，訂單的履行和發(fā)貨時間要快幾天或幾周。
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增加報告功能：報告分析是8Manage SRM的核心功能之一，只需點擊幾下鍵盤即可獲得解析和可視化數(shù)據(jù)。
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上述所有流程改進(jìn)的根本成果是節(jié)省成本。投資8Manage SRM采購管理系統(tǒng)可以減少開支浪費、人為錯誤和付款問題。借助該系統(tǒng)，通過全方位的采購訂單執(zhí)行管理，完成采購訂單的生成、審批、價格、發(fā)貨、發(fā)票及付款，以及對大量數(shù)據(jù)的訪問，從而極大地改善結(jié)果并優(yōu)化支出。