企業(yè)越發(fā)展，同時進行的項目就越多。管理工作量、跟蹤截止日期以及了解優(yōu)先順序也變得更復雜了。在此過程中，多項目管理通常面臨4個常見挑戰(zhàn)。

1. 優(yōu)先事項不明確或相互沖突
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無論你的項目計劃多么嚴謹，事情也不可能總是按照預期進行。在管理單個客戶項目時，處理混亂、解決問題并不難。但當你同時處理多個項目時，問題就多了。
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例如，假設你正在管理 3 個不同的項目，且所有項目都應在同一天完成。由于某些原因，你的工作被耽擱了，無法按時完成所有項目。在接下來的幾周內，你只能把大部分精力放在一個客戶的項目上。那么，如何選擇最值得你關注的項目？
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這就是項目優(yōu)先級的作用所在。通過對項目進行優(yōu)先排序，你可以為團隊制定一個“正確的方向”，幫助他們在出現(xiàn)沖突時做出更高質量、更快速的決策。同時，項目優(yōu)先級的確定必須以項目價值為基礎。你應對項目組合進行價值評估，了解每個項目的價值，并據(jù)此確定優(yōu)先次序。
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項目價值評估應在啟動階段完成，衡量的指標主要有以下幾個：
● 項目風險：項目的風險有多大？
● 一致性：項目與戰(zhàn)略目標是否一致？
● 財務：項目是否具有財務價值？
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新一代多項目管理軟件8Manage PMO提供投資關注功能，可視化的泡泡圖讓管理者全局地查看新項目請求和現(xiàn)有項目的情況，做出準確合適的評估，權衡與優(yōu)先級。
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2. 資源重疊
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多項目管理的另一個常見挑戰(zhàn)是資源重疊。也就是說，由于缺乏時間、資金、人才等原因，無法處理所有工作。例如，假設你正在管理兩個項目，這兩個項目被分配給同一個人。每個項目需要一名關鍵資源每周工作 40 個小時，兩個項目每周總共需要工作 80 個小時。但問題是這名關鍵資源每周只能工作 40 個小時。
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解決這個問題可以有幾種方法：
● 聘用更多人才
● 為額外時間付費
● 重新安排其中一個項目
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這就是為什么資源管理和分配極為重要的原因，尤其是在處理多個項目時。有條理的工作操作流程是組織資源最有效的方法之一，可確保你不會給客戶帶來麻煩。
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通過8Manage PMO多項目管理軟件，管理你的資源將變得非常簡單。從工作量到花費的時間，8Manage PMO的可視化功能可幫助你在一個地方跟蹤、分配和重新分配資源。這樣一來，你就能更輕松地跨多個項目組織資源，確保沒有任何遺漏。
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3. 相互競爭的截止日期
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當要處理多個在同一天到期的項目時，你可能很難在截止日期前完成所有任務。為避免出現(xiàn)這種問題，你需要重點關注以下兩項關鍵活動：
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● 項目規(guī)劃：制定清晰、可靠的多項目計劃，幫助你了解全局。
● 資源分配：為每個項目分配資源，確保按時完成任務。
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你還應該創(chuàng)建一個中心時間表，以便一目了然地監(jiān)督整個項目組合。該時間表應包括里程碑、截止日期、項目范圍、活動和參與的團隊成員。這樣，你就能更好地規(guī)劃一周的工作，而不僅僅是對突發(fā)事件做出反應。
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借助8Manage PMO的高級項目管理模板，你可以在同一看板下同時管理多個項目進度并跟蹤變更。通過多個數(shù)據(jù)視圖，你能從不同的視角和角度監(jiān)控所有項目，包括看板、項目時間表、工作量、甘特圖、日歷等。這為你提供了協(xié)調不同項目的團隊和資源所需的可見性，確保有效、及時地完成工作。
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4. 信息超載
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大多數(shù)項目都包含大量信息，如計劃、合同、時間表、客戶數(shù)據(jù)和流程等等，不勝枚舉。要在腦海中理清所有這些信息并記住每個項目的所有細節(jié)，對任何人來說幾乎都是不可能的。因此，記錄項目的所有相關細節(jié)非常重要。
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為此，建議你使用功能強大的多項目管理軟件，例如8Manage PMO，該軟件可幫助你在單一存儲庫中組織所有這些數(shù)據(jù)。
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存儲數(shù)據(jù)只是第一步。8Manage PMO還可以幫助你對這些信息進行組織和分類，并管理項目的整個生命周期。利用8Manage PMO的報告生成器，你可以自定義數(shù)據(jù)，回顧最重要的指標，并實時更新，這樣就不會錯過任何一個重要節(jié)點。你不僅可以隨時訪問所需的信息，還能監(jiān)控你的項目團隊和項目進度。
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總結
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多項目管理是一個可以輕松啟動各種項目的流程，同時還能將所有事情都組織在一個地方。無論你同時有多少個活動項目，8Manage PMO都是項目協(xié)調的有效工具。有了這樣一個堅實基礎，你就可以專注于最重要的事情，在管理大量信息的同時使你的項目更加可控。