在對供應商付款清賬時，有時候發(fā)票金額是10萬，而實際只支付8萬，這種情況下該如何操作呢？SAP提供了部分清賬和剩余清賬的功能，二者有什么區(qū)別呢？本文詳細介紹SAP中的部分清賬與剩余清賬功能，供讀者參考。

部分清賬

F-51付款清賬之前，F(xiàn)BL1N查看供應商明細如下，總共3筆未清項。

接下來，對憑證5100000006采用“部分支付”的方式進行清賬。F-51進入付款清賬界面后，選擇“部分支付”，并錄入支付金額。

支付完成后生成憑證1500000002，再次FBL1N查看供應商未清項如下。

可以發(fā)現(xiàn)，在供應商未清項中，總共出現(xiàn)了4筆未清項。剛錄入的支付憑證1500000002也處于未清狀態(tài)，金額為正數(shù)。事實上， F-51采用“部分支付”的方式和F-02手工錄入憑證類似，相當于手工錄入了供應商的借方憑證。接下來再次F-51進入付款清賬處理界面如下。

可以發(fā)現(xiàn)，處理未清項時多出了憑證1500000002，并且憑證5100000006依然可以支付580.00。當通過部分清賬的方式生成較多未清憑證行時，下次“部分支付”時該選擇那個未清憑證行呢？如果在憑證行中沒有發(fā)票信息進行標志，很可能出現(xiàn)憑證5100000006被多次部分支付的情況。

部分清賬總結：

（1）未清項中的借方和貸方，體現(xiàn)了發(fā)票憑證和收款憑證，便于同供應商對賬；

（2）在“部分清賬”時，可能出現(xiàn)一張發(fā)票憑證被多次部分支付；

（3）操作結果同F(xiàn)-02手工錄入供應商借方，沒有清晰的清賬關系；

（4）隨著時間的推移，F(xiàn)-51部分清賬時看到的憑證行會越來越多，操作越來越不方便；

（5）不利于實現(xiàn)精確的賬齡分析。

剩余清賬

接下來F-51對5100000007采用“剩余項目”的清賬方式進行清賬。清賬前FBL1N查看供應商未清項如下圖。

F-51進入付款清賬界面后，選擇“剩余項目”，并錄入剩余的金額（支付300.00，剩余280.00）。

支付完成后生成憑證1500000003，再次FBL1N查看供應商未清項如下。

可以發(fā)現(xiàn)，供應商未清項中憑證5100000007已消失，付款憑證1500000003處于未清狀態(tài)，金額280.00。查看供應商已清項如下，

事實上，SAP是將原來的580.00（憑證5100000007）清賬，然后重新生成了280.00（憑證1500000003）的未清項目。查看清賬憑證1500000003如下，系統(tǒng)生成了280.00的供應商借方紅字。

接下來再次F-51處理未清項，就只有剩余的280.00了。

剩余清賬總結：

（1）未清明細為尚未支付的供應商款項；

（2）由于清賬的需要，虛增了借方憑證行，不便于供應商對賬，支付300.00時，不是記錄供應商借方300.00，而是錄入供應商借方580.00（清賬）和280的借方紅字；但是清賬關系體現(xiàn)了支付關系，一張發(fā)票被支付了幾次，每次支付多少錢都清晰可查；

（3）原供應商發(fā)票憑證為5100000007，清賬后剩余未清憑證為1500000003，F(xiàn)-51清賬時看到的不一定是發(fā)票憑證，還包含上次支付的剩余部分；

（4）為了便于識別，一般會通過“分配”字段（或其他字段）標記剩余部分對應于哪張原始發(fā)票憑證；

（5）通過剩余清賬，可以實現(xiàn)準確的賬齡分析。

總結：既然部分支付和剩余支付各有優(yōu)缺點，企業(yè)該如何選擇呢？如果企業(yè)的付款基本上是按發(fā)票到期支付，有少部分支付不完全的情況，建議采用剩余清賬的方式。如果企業(yè)付款是根據(jù)供應商余額的比例來支付，基本不按發(fā)票到期支付，建議不使用清賬的功能，直接F-02錄入供應商借方，以方便供應商對賬。