身處在一個(gè)每分鐘都很重要的世界里，企業(yè)必須勤于管理時(shí)間和工資。
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雖然使用薪資系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)間跟蹤似乎是一個(gè)實(shí)用的解決方案，但這種方法可能導(dǎo)致許多問題。
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本文將討論專用的時(shí)間跟蹤軟件對任何組織都必不可少的原因，以及依靠薪資系統(tǒng)進(jìn)行時(shí)間管理可能產(chǎn)生的挑戰(zhàn)和限制。
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薪資系統(tǒng)是為時(shí)間和考勤而建立的，而不是項(xiàng)目時(shí)間跟蹤
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薪資系統(tǒng)通常被設(shè)計(jì)用來處理時(shí)間和考勤跟蹤，以計(jì)算員工工資并確保符合勞動(dòng)法。然而，它們通常缺乏必要的特性和功能來有效地跟蹤項(xiàng)目時(shí)間和管理勞動(dòng)成本核算。
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對于需要詳細(xì)的基于項(xiàng)目的時(shí)間跟蹤以進(jìn)行成本分配和預(yù)算管理的企業(yè)來說，這種限制會(huì)導(dǎo)致一些問題：

● 無法準(zhǔn)確地將員工工時(shí)分配給具體的項(xiàng)目或任務(wù)，從而難以確定每個(gè)項(xiàng)目的真實(shí)成本并評估項(xiàng)目盈利能力。
● 對資源利用的可見性有限，阻礙了正在進(jìn)行和未來項(xiàng)目的有效決策和資源分配。
● 難以監(jiān)測員工在具體項(xiàng)目或任務(wù)上的生產(chǎn)力，使管理人員無法確定瓶頸和需要改進(jìn)的地方。
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另一方面，專用的時(shí)間跟蹤軟件，如8Manage?工時(shí)表軟件，是專門為提供全面的項(xiàng)目時(shí)間跟蹤和勞動(dòng)成本核算能力而設(shè)計(jì)的。這樣的系統(tǒng)使企業(yè)能夠：
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● 準(zhǔn)確跟蹤員工工時(shí)并將其分配給各個(gè)項(xiàng)目或任務(wù)，從而清楚地了解項(xiàng)目成本和盈利能力。
● 深入了解資源的利用情況，以便作出更明智的決策和有效分配資源。
● 監(jiān)控員工在特定項(xiàng)目或任務(wù)上的生產(chǎn)力，幫助管理者確定需要改進(jìn)的地方，優(yōu)化團(tuán)隊(duì)績效。
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通過實(shí)施專業(yè)的8Manage 工時(shí)表進(jìn)行時(shí)間跟蹤，企業(yè)可以有效地管理項(xiàng)目時(shí)間和勞動(dòng)力成本，產(chǎn)生更準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)告、更好的決策并改善項(xiàng)目成果。

薪資系統(tǒng)無法防止工時(shí)表不準(zhǔn)確和人為錯(cuò)誤
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薪資系統(tǒng)雖然是為管理員工薪酬而設(shè)計(jì)的，但在處理時(shí)間跟蹤的復(fù)雜性方面往往存在不足。它們?nèi)狈I(yè)功能，通常迫使企業(yè)采用不必要的復(fù)雜流程來跟蹤和更新員工工時(shí)，于是，人為錯(cuò)誤和不準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)就增加了。
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相比之下，8Manage 工時(shí)表這樣的專用時(shí)間跟蹤軟件旨在最大限度地降低這些風(fēng)險(xiǎn)并提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，最終提高整體效率。具體表現(xiàn)在：
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● 自動(dòng)跟蹤每個(gè)項(xiàng)目實(shí)際工時(shí)
● 具有驗(yàn)證和審批工時(shí)表流程
● 自定義時(shí)間跟蹤提醒和通知
● 可定制的工時(shí)輸入模板
● 實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)訪問
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準(zhǔn)確性和效率的提高最終會(huì)帶來更好的項(xiàng)目管理、更精確的財(cái)務(wù)報(bào)告以及整體生產(chǎn)力的提高。
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薪資系統(tǒng)的可定制性有限
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薪資系統(tǒng)中的工時(shí)表可定制性通常有限，導(dǎo)致員工可用于跟蹤時(shí)間的維度較少。
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例如，薪資系統(tǒng)通常僅提供兩層對象層次結(jié)構(gòu)，允許用戶將時(shí)間記錄到“項(xiàng)目”和“任務(wù)”。這種受限的層次結(jié)構(gòu)可能使組企業(yè)難以根據(jù)其特定要求準(zhǔn)確捕獲和組織時(shí)間數(shù)據(jù)。
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相比之下，專用時(shí)間跟蹤軟件提供了更大的靈活性。這類系統(tǒng)具有 3 層對象層次結(jié)構(gòu)，允許員工將時(shí)間記錄到“客戶、項(xiàng)目和任務(wù)”（或“計(jì)劃、計(jì)劃和活動(dòng)”——命名法由你決定）。
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此外，像8Manage 工時(shí)表這樣的系統(tǒng)通常能夠添加自定義字段，例如資本支出與運(yùn)營支出勞動(dòng)力分類或計(jì)費(fèi)/非計(jì)費(fèi)工時(shí)。這種級別的定制使企業(yè)能夠根據(jù)自己的獨(dú)特需求定制時(shí)間跟蹤解決方案，從而更全面地了解員工的時(shí)間和生產(chǎn)力。
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報(bào)告能力不足阻礙洞察力
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薪資系統(tǒng)并不是為了分析時(shí)間數(shù)據(jù)而構(gòu)建的。薪資系統(tǒng)中有限的報(bào)告和分析功能阻礙了公司深入了解員工生產(chǎn)力、項(xiàng)目效率和資源分配的能力。
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另一方面，專用時(shí)間跟蹤系統(tǒng)提供全面的報(bào)告和分析工具，使管理人員能夠做出數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策，以改進(jìn)流程和優(yōu)化資源。
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以8Manage 工時(shí)表為例，其高級報(bào)告和分析功能的主要優(yōu)點(diǎn)包括：
● 深入的員工生產(chǎn)力分析
● 項(xiàng)目績效評估
● 資源分配和利用見解
● 提高問責(zé)制和透明度
● 可定制的報(bào)告
● 趨勢分析和預(yù)測
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因此，企業(yè)可以獲得有價(jià)值的見解和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策工具，以改進(jìn)流程、優(yōu)化資源并提高整體業(yè)務(wù)績效。
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無法管理薪資系統(tǒng)中的資源
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薪資系統(tǒng)通常不配備內(nèi)置資源管理工具，這種限制意味著時(shí)間數(shù)據(jù)與資源調(diào)度數(shù)據(jù)分開，從而導(dǎo)致效率低下并降低容量規(guī)劃的有效性。
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具有嵌入式資源管理的8Manage 工時(shí)表可以通過以下方式幫助克服挑戰(zhàn)：
● 將考勤表和休假數(shù)據(jù)與資源調(diào)度數(shù)據(jù)無縫集成
● 能夠更準(zhǔn)確地預(yù)測和規(guī)劃即將到來的工作負(fù)載
● 提供資源分配和容量的實(shí)時(shí)可見性
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通過采用這類時(shí)間跟蹤軟件，企業(yè)可以優(yōu)化其資源分配和容量規(guī)劃流程，確保擁有適當(dāng)?shù)娜萘縼頋M足即將到來的工作負(fù)載并提高整體項(xiàng)目績效。
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總結(jié)： 為什么企業(yè)需要時(shí)間跟蹤解決方案？
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雖然使用薪資系統(tǒng)來追蹤項(xiàng)目時(shí)間可能很吸引，但潛在的陷阱和挑戰(zhàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了實(shí)際的好處。為了確保準(zhǔn)確性、合規(guī)性和效率，企業(yè)應(yīng)該投資于專門的時(shí)間跟蹤解決方案。通過這樣做，企業(yè)可以優(yōu)化自身的運(yùn)作，提高生產(chǎn)力，并獲得有價(jià)值的洞察力，以做出更好的商業(yè)決策。