建待辦事項清單的方法有很多種，你可能已經(jīng)熟悉了其中一種，但沒有了如指掌，恐怕也沒有想過哪種方法最適合自己，給大家整理當(dāng)下職場最常用的兩個代辦清單事項方法，只需看這兩個就夠你用幾年了。

一、四象限法

“四象限”法也被稱為“艾森豪威爾盒子”。無論是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質(zhì)都是一樣的。這是一種用于在沖突性的任務(wù)間分配時間的工具。四象限矩陣由四個象限組成，如下所示：

任務(wù)根據(jù)各優(yōu)先級被分配到不同象限。以產(chǎn)品經(jīng)理為例，大部分產(chǎn)品經(jīng)理的時間都在跟客戶、開發(fā)、設(shè)計、技術(shù)部門的溝通與協(xié)調(diào)。寫需求文檔、畫產(chǎn)品原型和內(nèi)部小型會、培訓(xùn)等瑣碎的事占據(jù)時間稍微少。根據(jù)四象限可以做一個分類：

• 第一象限的那些任務(wù)應(yīng)立即處理：救火、改BUG、安撫已經(jīng)發(fā)飆和客戶——這些都是馬上要去做的！

• 第二象限中的那些任務(wù)則不那么可怕，但應(yīng)該安排在不久的將來完成：學(xué)習(xí)、規(guī)劃、交流等；

• 第三象限中的任務(wù)可以委派給其他人：我們經(jīng)常犯錯就是把緊急當(dāng)成優(yōu)先，而不是把重要當(dāng)成優(yōu)先，所以很多時候經(jīng)常本末倒置，比如臨時接到一項活動。這類事情看似緊急，但是拖一拖甚至缺席也無關(guān)大雅。

• 第四象限中的任務(wù)可以適度放棄：消遣、購物、旅游——這類事情可以有時間有閑工夫再說吧。

利用飛項的自定義，我們可以將手頭的任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級分配，每天將80%的時間和精力優(yōu)先解決緊急重要的事情。

二、GTD法

戴維·艾倫（David Allen）的GTD是當(dāng)今最著名的任務(wù)管理法之一。

GTD就是Getting Things Done的縮寫，意思是“把需要做的事情處理好”，是一個管理時間的方法。GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然后整理安排并使自己一一去執(zhí)行。GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。

1、收集。GTD的核心理念在于清空大腦，然后一步步按照設(shè)定的路線去努力執(zhí)行和收集相關(guān)信息。

平時的工作中，每當(dāng)上級給我們開會布置任務(wù)時，如果要把未來要做的工作都記錄下來，一般我會通過【飛項小姐姐】來快捷創(chuàng)建事項，每布置一項任務(wù)，我就創(chuàng)建一項，我只要在手機(jī)端輸入時間以及要完成的工作就好，飛項小姐姐可以進(jìn)行智能時間識別并快速創(chuàng)建文本，用起來很方便又很高效。

除了飛項小姐姐，飛項的公眾號也支持快速幫我們創(chuàng)建事項，這樣我們就不用一個個去填寫，只需要把要做的事情發(fā)到公眾號就行了，灰常方便有木有。

2、整理。飛項還會幫你搞定任務(wù)區(qū)分整理。整理就是對這些事項進(jìn)行一個分類，看看哪些事情是馬上可以做的，哪些事情是最近要做的，哪些事情是未來要做的，對這些任務(wù)加以區(qū)分。這跟第一個清單法很類似。

一般用飛項記錄完任務(wù)之后我就會對這些工作任務(wù)加以區(qū)分，如果是馬上就可以完成的，比如回復(fù)別人的微信，我就馬上處理掉，不會一直把這些事情拖到后面。

然后我會優(yōu)先挑出最近要完成的任務(wù)，在飛項APP里面給這些事項添加上【最近】的標(biāo)簽，打上標(biāo)簽的任務(wù)可以在【事項】板塊里面的【全量】視圖查看，這樣就可以很容易地分辨出最近要完成的任務(wù)了。

3、組織。飛項支持任務(wù)拆分。組織就是把能做的事情做出項目計劃，組織行動方案。在這一步中我們可以把最近要做的任務(wù)拆分成一個個可以實行的小任務(wù)。

這個時候，飛項就派上用場了?？梢杂谩咎砑幼邮马棥抗δ埽涯切?fù)雜的任務(wù)拆分成多個小任務(wù)，如果需要同事配合完成的任務(wù)，可以通過添加【協(xié)作人】的方式把任務(wù)派發(fā)給同事，這樣可以節(jié)約溝通所需要的時間，也能更好地記錄哪些人和我一起負(fù)責(zé)了同一項工作。

最后，再通過【脈絡(luò)圖】查看整個事項的安排，有遺漏的直接在脈絡(luò)圖上創(chuàng)建，就像思維導(dǎo)圖一樣便捷。

4、執(zhí)行。拆分好工作任務(wù)以后，我會給每個工作任務(wù)添加一下【提醒】，以防自己會忘記一些事情，可以自定義提醒時間，我通常會把提醒時間設(shè)置在任務(wù)開始之前的前一天下午五點。

所謂執(zhí)行，就是行動起來，把已經(jīng)做好計劃的工作具體實施出來。

在工作的具體執(zhí)行階段，我經(jīng)常會用到【討論】功能，工作中遇到了什么問題，或者有什么事情需要和其他同事溝通，我都會直接在【討論區(qū)】進(jìn)行溝通，這樣溝通起來很方便，可以節(jié)省溝通成本，提高工作的效率。

有時遇到復(fù)雜的事情需要較長時間討論，我會直接在【討論】區(qū)預(yù)約會議來進(jìn)行討論，預(yù)約好的會議可以直接在【小任務(wù)】里查看。

當(dāng)每一個任務(wù)執(zhí)行完之后，我會用飛項的【事項總結(jié)】功能對工作進(jìn)行一次復(fù)盤，分析一下工作哪里完成的好，哪里完成的不好，這樣以后可以隨時查閱對于每一次工作的復(fù)盤總結(jié)，以便對以后的工作有一個指導(dǎo)。

（5）回顧：飛項幫你搞定任務(wù)提醒。

回顧要貫穿整個工作過程的始終，在回顧階段，我們需要定期的去回顧一下這些工作的進(jìn)度，以便這些工作可以順利的進(jìn)展下去。

這時我會用到飛項里面的早計劃晚總結(jié)功能，在【飛項小姐姐】里可以看到晚總結(jié)的報表，在里面可以看到今天新增了幾項任務(wù)，今天完成了幾件事，有幾件任務(wù)是延期的。

上面的數(shù)據(jù)可以幫助我回顧一天的工作情況，方便我了解自己最新的工作進(jìn)展，以隨時對自己的工作做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，讓工作盡可能的按照預(yù)想的方向發(fā)展。

以上就是關(guān)于我在工作中如何合理利用時間，做好各項事項待辦的一些小技巧。俗話說的好，工欲善其事，必先利其器，我們在工作當(dāng)中要想做好各項任務(wù)的待辦和時間管理，一定要學(xué)會運(yùn)用工具。

飛項就是一款很合適的工具，它能夠幫我們記錄要做的工作，以免我們忘記一些事情，也能節(jié)省很多時間成本，幫助我們提高工作的效率，解決了我們因不能按時完成任務(wù)而加班的困擾。