你是否經常在找到一張發(fā)票后，卻被告知該發(fā)票未經財務批準？多少次因為關鍵文件放錯位置或處理不當而丟失訂單？
?
如果答案是 "經常"，那么你還在采用的傳統(tǒng)手動采購策略是時候徹底改變了。
?
2023年了，仍舊依賴手動采購管理會造成不充分、不統(tǒng)一的采購流程，從而導致企業(yè)收入流失、錯失節(jié)約和增長的機會。此外，由于延遲付款、供應商管理不善、糾紛解決效率低下等原因，供應商關系也會受到影響。
?
為了防止金錢、精力和控制力的普遍損失，企業(yè)需要整合所有采購職能、控制支出、跟蹤采購并創(chuàng)建一個有利于增長的環(huán)境。實現(xiàn)這一切的一個好方法是數(shù)字化轉型。

手動采購慘遭失敗的蛛絲馬跡
?
1. 沒有透明度
?
電子表格是組織數(shù)據(jù)的一個好開始，但當你需要更多數(shù)據(jù)時，電子表格就受不住了。首先遇到的問題是數(shù)據(jù)訪問，通過多個電子表格獲取信息和跟蹤信息也會很困難。
?
你還必須管理安全問題，避免與太多的人共享信息。一點小出錯和遺漏都可能導致信息不準確，從而使你損失交易、客戶和供應商關系。
?
這時，采用自動化采購軟件就能統(tǒng)一管理采購數(shù)據(jù)并改善支出管理。
?
2. 不透明的流程
?
手動采購管理就像流水線上被蒙住眼睛的工人。由于缺乏流程透明度，每個團隊成員都可能犯小錯誤或做出錯誤決定。結果是累積的，由于缺乏透明度而造成錯誤，企業(yè)的利潤當然會受到損害。
?
實時數(shù)據(jù)可視性、基于角色的權限和全渠道數(shù)據(jù)可訪問性都使自動化采購成為必由之路。
?
3. 客戶、供應商和采購團隊不滿意
?
采購戰(zhàn)略搖擺不定、不必要地復雜化，再加上采購團隊工作過度、目光短淺，結果可想而知。
?
錯過最后期限，利潤受挫下滑，發(fā)票經常丟失或發(fā)送給錯誤的團隊成員……如果這些現(xiàn)象聽起來有點熟悉，那么現(xiàn)在就應該放棄陳舊的手動策略，采用自動化采購解決方案。
?
擺脫失控的采購策略
?
隨著時間的推移，專家們提出了許多策略來解決企業(yè)采購部門的混亂問題。
?
有的要求三向匹配，要求利益相關者確保采購訂單與請購單和發(fā)票相匹配。有的建議設立成本限額，當訂單超過一定價值時，上級部門必須介入；還有的建議在采購到付款周期內實行職責分離。
?
然而，將所有這些解決方案結合起來的更全面、更好的解決方案是自動化采購管理。
?
自動化如何幫助采購
?
● 沒有文書工作
?
與翻箱倒柜或費盡心思地用電子表格公式查找正確的信息相比，自動化電子采購系統(tǒng)能讓你即時、輕松地獲取所有信息。
?
自動化系統(tǒng)創(chuàng)造了一個嶄新的管理環(huán)境，沒有訂單會因為文件管理不善而丟失。
?
● 提高員工生產力
?
有了自動電子采購系統(tǒng)來執(zhí)行采購流程，員工就可以把時間花在需要人工參與的活動上。自動化采購系統(tǒng)會向所有利益相關者發(fā)送相關通知，而移動支持則意味著審批事項無需經過緩慢的等待。
?
● 出錯空間更小
?
采購工作流程自動化有助于有效傳遞批準和采購文檔，無需人工干預。8Manage SRM等功能強大的電子采購解決方案可提供三向匹配和集中數(shù)據(jù)存儲等減少錯誤的功能。
?
● 保證采購合規(guī)
?
采購流程專用應用程序可確保每項任務的執(zhí)行都嚴格遵守企業(yè)采購政策和政府法規(guī)。員工在流程中 "掉鏈子 "的機會微乎其微，因為每個步驟都會在電子采購解決方案的嚴密指導下進行。
?
● 可行的見解分析
?
除了改善人工采購實踐，自動化還能提供一些傳統(tǒng)方法無法提供的好處。通過所需的數(shù)據(jù)和可定制的報告模板，你可以分解任何流程并對其進行細化研究，最終獲得可行的見解。8Manage SRM擁有內置的分析模塊，該模塊利用商業(yè)智能將原始數(shù)據(jù)轉化為可操作的分析和見解。
?
使用8Manage SRM實現(xiàn)采購自動化
?
越來越多的企業(yè)正在轉向數(shù)字化平臺。8Manage SRM提供基于端到端采購流程的自動化解決方案，具有專用于采購申請、供應商管理、采購訂單、采購合同、發(fā)票審批等任務的模塊功能，幫助企業(yè)實現(xiàn)更好的采購效益。