成本超支，是每個項目經(jīng)理在其職業(yè)生涯中都會遇到的一個問題。當(dāng)項目的實際成本超過估計或預(yù)算成本時，就會發(fā)生成本超支。這在建筑、制造和軟件開發(fā)項目中尤其常見，并影響著項目的盈利能力、利益相關(guān)者滿意度和競爭優(yōu)勢。
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成本超支的原因
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由于各種因素，項目常常會出現(xiàn)成本超支，以下是其中最常見原因：

1. 范圍界定不當(dāng)和預(yù)期不一致
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就項目的交付內(nèi)容達成一致非常重要。這就是為什么定義固定預(yù)算項目的范圍，是項目規(guī)劃階段及以后要做的第一件事。如果范圍在項目期間發(fā)生變化，那么預(yù)算可能也需要隨之變化。
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因此，請確保與團隊和利益相關(guān)者確定了項目范圍，以促進協(xié)調(diào)和達成一致。在工作說明書（SOW）中仔細(xì)、詳盡地記錄下來，這將為你今后的工作省去大量麻煩。
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此外，確保SOW 中提及你的團隊如何處理范圍內(nèi)的變更請求。這將幫助客戶了解如何提出變更要求以及會產(chǎn)生哪些影響。在實施變更之前，你需要估算其對預(yù)算和時間的影響。
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2. 低估
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估算工作所需的時間確實很困難。與利益相關(guān)者和你的團隊合作，在提案階段盡早進行估算。
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此外，正式地對估算進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整也很有幫助，例如，添加 "可能會修改 "這樣的說明。這并不是要降低估算的價值，而是要確保每個人都明白，工作并沒有在提案階段就完成。
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發(fā)現(xiàn)階段通常會發(fā)現(xiàn)大量信息，利用這些信息進行更準(zhǔn)確的估算，并將你的預(yù)算相應(yīng)地更新。
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當(dāng)然，有些客戶的預(yù)算是固定的，沒有回旋余地。因此，如果你在發(fā)現(xiàn)階段發(fā)現(xiàn)的工作會使預(yù)算超出上限，就需要與客戶溝通，看看可以削減哪些工作。也許你可以在未來階段交付一些東西，或者將可交付成果減少到更簡單的程度，以降低成本。
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3. 未檢查的范圍蔓延
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隨著對系統(tǒng)、用戶、客戶業(yè)務(wù)運營等方面了解的增多，項目范圍的變化是很自然的事情。但需要妥善處理，以免超出預(yù)算引發(fā)問題。
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以下是一些范圍蔓延的例子：
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● 未經(jīng)估算和批準(zhǔn)就提交額外工作
● 在已商定的范圍之外進行多輪反饋
● 來自 "神秘聲音 "的反饋或變更（不熟悉該項目的人突然冒出來提供意見）
● 團隊 "鍍金 "功能（對項目進行超出最初商定范圍的修改）
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因此，請與你的團隊和客戶一起創(chuàng)建詳細(xì)的票據(jù)。這些可能包括用戶故事、驗收標(biāo)準(zhǔn)和已完成的定義，所有這些都有助于明確需要什么（僅此而已）。
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4.?無法控制的外部因素
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必須使用的第三方服務(wù)漲價了；團隊成員生病了，不得不雇用承包商來完成工作；政策的意外變化導(dǎo)致了額外的工作……
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有時項目會超出預(yù)算，而你根本無法避免。在這種情況下，你需要的是運用強大的溝通技巧。如果已經(jīng)與客戶建立了信任，可以與客戶溝通所發(fā)生的事情，并共同處理。
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防止成本超支的五個有效提示
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成本超支，或者任何使項目超出商定預(yù)算的費用，項目經(jīng)理必須時刻保持警惕。
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上面討論過發(fā)現(xiàn)成本超支時應(yīng)采取的一些措施，以下有五個重要提示：
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1、明確項目范圍
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始終讓團隊和客戶中的關(guān)鍵決策者參與進來。通過這些利益相關(guān)者的參與，可以降低項目后期出現(xiàn)“其他聲音”的風(fēng)險。這意味著在項目進展過快時提供后期反饋。
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2、在項目過程中管理范圍
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即使在項目前期對項目范圍進行了完美的定義，但事情總會發(fā)生變化。確保你有適當(dāng)?shù)淖兏芾砹鞒?，并在項目?guī)劃階段將其傳達給整個團隊。
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3、要求團隊跟蹤時間
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時間跟蹤通常是一項令人生畏的任務(wù)，但跟蹤團隊工作任務(wù)的時間非常有幫助。
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這有助于更詳細(xì)地了解估算結(jié)果，讓你有機會支持團隊相應(yīng)地調(diào)整他們的工作量和優(yōu)先級。
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4、良好的溝通
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與客戶的良好溝通可以解決任何預(yù)算超支、延誤或其他問題。
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如果你能與客戶團隊建立起牢固、互信的關(guān)系，當(dāng)項目出現(xiàn)問題時，會比站在對立面更容易解決。從利益相關(guān)者地圖開始，然后制定嚴(yán)格的利益相關(guān)者溝通計劃，當(dāng)然，一定要讓客戶團隊參與關(guān)鍵決策。
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5、使用項目成本管理工具
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眾所周知，強大的成本管理工具將使項目經(jīng)理的工作變得更加輕松，提高項目的生產(chǎn)力并提高效率。它還有助于將成本超支保持在最低限度。
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8Manage PM是項目管理一體化解決方案，可幫助項目經(jīng)理按時、高標(biāo)準(zhǔn)并在預(yù)算范圍內(nèi)交付項目。
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該系統(tǒng)將成本管理作為項目和投資組合績效的組成部分加以利用，并關(guān)聯(lián)項目間數(shù)據(jù)。你可以在其中設(shè)定明確的期望、控制范圍、跟蹤進度并保持預(yù)期利潤。
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掌握正確的信息可以大大減少延遲并讓你快速做出明智的決策。8Manage PM項目管理系統(tǒng)提供基本功能，包括任務(wù)規(guī)劃和時間跟蹤，以及資源配置、財務(wù)對賬和高級分析，讓你可以在一個地方監(jiān)督所有項目數(shù)據(jù)。
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此外，8Manage PM的動態(tài)協(xié)作工具（包括可視化工作流程看板和交互式甘特圖），使成本超支得到了更好的控制。它不僅幫助你快速有效地跟蹤項目進度，還可以在潛在的成本超支成為問題之前將其突出顯示并預(yù)警報告。