大家經常搜索各種外貿技巧、干貨，其實各位不僅僅著眼于某個環(huán)節(jié)的小細節(jié)，更應該有“宏觀”的思考。通過流程化與步驟來梳理外貿工作，是外貿業(yè)務中一個非常必要的環(huán)節(jié)。今天在這按照一般的回復流程，教你一步一步在詢盤上拉近與客戶的距離。特別是對于外貿新人，看到就是賺到！

第一步：辨別客戶身份

俗話說看什么人說什么話，這是做生意的戰(zhàn)術!
而海外買家中，有大買家，也有小買家，主要可分為工廠(原料采購)、貿易商、中間商、終端銷售、資本貨采購商、個人消費者和其它。
對于外貿新手而言，好不容易收到1條詢盤，必須先從該詢盤中獲取有效信息，看清楚給你發(fā)詢盤的人是個什么level的，什么類型的，對你絕對有利無害。
如果是個Manager，你就得注意了，身份不對等沒事，關鍵人家Manager沒空和你瞎扯淡，因此在回復你要做得周到細致得讓他豎起大拇指！他想要的信息一定得滿足，而且最好能給足200%，把他沒想到的部分也給上，比如人家問你price，你把shipping啥的都給上那就完美，Manager一高興，好，訂單就給你了。

第二步：明確買家需求

主要明確幾點：
先理解后報價：對買家的詢盤做詳細分析，勿急勿躁，快回復不一定能抓住買家的心只有優(yōu)質回復才行。
不問已經告知的問題：仔細看詢盤內容，千萬不要再問對方已經告訴你的信息 。
幫買家多走一步：換位思考，思考買家在什么場景問你這個問題，換做你，希望得到什么樣的答復。
這里給大家貼一些真實采購商在我們后臺反饋的問題：

It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements. I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.

*賣家似乎不仔細看我的詢盤要求，那么多亂七八糟的報價把我淹死了也找不到一個按照要求寫的。

The replies are not even close to what I am requesting. I am angry about this.

*回復根本不是我想要的，我很生氣*

You people pay no attention whatsoever as to what I requested. Nor do you reply to specific requests as per my recent e-mail to Bill Xu. You are about as useful as a cockroach in a kitchen

*你們的人根本不關注我索要的是什么信息，你們就像廚房的蟑螂一樣無用*

The companies are not reading what I need correctly. Not even looking at my website I sent for clarification.

*這些公司都不仔細看我寫了什么，也從不看我的網站來明確我的意思*

理解是溝通的基礎，仔細看懂詢盤的問題和需求比及時回復更重要。

第三步：解析買家詢盤信息

明確買家需求之后，第三步我們要做的是對這條詢盤進行分解。
千萬不要著急，急著回復覺得買家一定會為你的快速回復買單，其實不然。勿急勿躁，真正花點時間靜下來好好分析下買家的詢盤，再提筆回復他。

下面匯總了一些買家的詢盤中可能提到的需求分類：

1. 目標價格?2. MOQ(最小起訂量)3. OEM/ODM?4. 是否允許寄樣?5. 顏色/尺寸等產品額外要求?6. 語言問題(是否需要支持其他語種，尤其是產品說明書)7.出口經驗要求?8.證類?9. 付款方式?10. 物流問題?11. 公司資質要求

針對報價這塊，建議如下：

(1)當買家詢問的產品較多的時候，最好列一個excel表格給買家，這樣買家一目了然。
(2)當買家給出的價格低于你的成本價時候，不要氣餒，用專業(yè)度和誠懇打動對方 。
在你無法再降價的時候，是不是就覺得這個買家肯定不會要你的而是選擇更低價的那家供應商。不然，在這種時候，要對自己的產品有信心，當然你也得非常知道自己產品的優(yōu)勢在哪里。若你想說服買家，需要拿出各種論據，告知買家市場上此類產品有多少類型，每種價位如何，A價位的原因是什么?B價位的原因是什么?而你給自己產品定價為C價位的原因是什么?看看有沒有什么數據可以支持你的觀點，例如原材料行情等。所以這類詢盤報價的前提是你對自己的產品非常熟悉和自信。
(3)是否需要降價?
當買家說你的產品價格太高的時候，你是否需要降價來滿足他?這個要看，有些國家買家會覺得一旦你降價之后，可能會在質量上減分，如果是這樣他們是不會和你合作的。這樣的時候，需更抓住機會把握買家，以產品和工廠實力來傳遞你的實力?？梢园才艑嵉乜磸S，或者直接把你的產品圖片，產品操作視頻或者工廠圖片、工廠視頻拍攝傳給買家。

針對寄樣，建議如下：

(1)如果客戶第一封信就問你要樣品，最好考慮清楚再給予回復。
這個買家是否只是想要一個樣品罷了，之前有和你咨詢過非常專業(yè)的產品信息，是否有強烈的購買欲望?此類客戶可以選擇不寄。但是若買家說愿意付快遞費，也可以考慮，沒那么多極品買家只為了一個樣品而付快遞費的，是否真的是想要樣品來測試下產品質量?；蛘咴蹅円部梢越ㄗh先拍照，或者拍攝產品視頻傳給買家去看，等確實滿意之后再做決定。當然，若貴公司確實較為雄厚，也可不錯過任何貿易機會。

(2)買家覺得你寄送的樣品較差
之前溝通都不錯，而一旦寄樣之后，買家覺得可能樣品較差的時候該怎么把握賣家呢?首先需要明確是你的產品本身的質量問題，還是說樣品在運輸過程中導致破損。如果是前者試著和買家談判是否哪一方可以做妥協(xié)，而如果是后者則建議再次寄樣或者和買家解釋清楚，拍前后照片給買家，贏取買家信任。

第四步：著手回復詢盤

第四步其實是最關鍵的一步，拿到詢盤的激動，分析詢盤的仔細，回復詢盤時候就顯得異常緊張了，因為之前你所有步驟的努力就靠這一步來傳遞了，成敗在此一舉，加油!

回復詢盤時候需要關注以下幾點：

1. 查看是否明確買家目的

2. 檢查郵件語言是否啰嗦

3. 查看回復內容結構是否完整

4. 價格和產品是否已經考慮同行競爭

5. 是否主動推進，并留給買家再次回復形成互動的空間

6. 你的產品行業(yè)專業(yè)度夠了嗎

7. 一個詢盤究竟多久回復較合適8. 如何寫郵件標題

自家優(yōu)勢可以體現在以下幾點：

l 發(fā)貨期快l 價格有絕對的優(yōu)勢l 有多年生產或外貿經驗l 有參加買家當地的展會，或業(yè)內知名展會，

l 有自己的研發(fā)團隊l 有跟知名品牌或企業(yè)合作l 有證，品質有保證l 提供OEM,個性化定制服務

Q:一個詢盤究竟多久回復較合適?

A:這里想要對供應商朋友們提個建議，尤其是比較初級的賣家，建議養(yǎng)成工作日查看郵件的形式，建議詢盤在24-48小時內回復較好，不超過3天。

買家詢盤時效需求：
1. 希望賣家快速回復：24小時/48小時，至少3天內回復，不然3天后可能已經找到其他賣家了。2. 更愿意選擇在線的溝通方式3. 希望平臺直接規(guī)定賣家必須3天內回復
賣家如何優(yōu)化：1. 盡可能24小時回復外貿郵件和詢盤2 . 用自己個人郵箱沒關系，但是得記得郵箱同步啊3 . 常登陸更新查看(一周兩次總得有吧)4 . 綁定移動通訊工具，及時聯系
郵件的標題也非常重要，以下列舉幾個注意事項：
1. 郵件標題用客戶名稱與供應商名稱
譬如: To David McIntyre from Kevin Wang, 或者 To JC Penny from Blue Sun Company. To…From…結構的郵件標題，可以讓買家清晰看到這個郵件的接收人與發(fā)件人，此外如果是回復詢盤的郵件小編倒是不建議更改太多標題內容，買家對自己發(fā)的詢盤多少有點印象。
2. 郵件標題用產品報價
譬如: Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian 這個標題清晰明了，買家一看就知道某一種型號產品的具體報價。但是當產品型號非常長的時候，需要小心了，可以調整否則容易被服務器當做垃圾郵件過濾掉。
3. 郵件標題用客戶求購的產品名稱
譬如：Model 123 digital photo frame in European Market, 或者 Product catalog of digital photo frames with patented designs這個郵件標題既能夠突顯買家查詢的產品類型，也能突出自己產品的優(yōu)勢。

第五步：后期跟進

以上只是初次詢盤的回復，那么回復發(fā)完之后外貿員是否就坐享其成了呢?不然，訂單可沒這么快能到手哦，所以我們后續(xù)的跟進也非常重要。

是不是買家在3天內回復你才是代表你就有戲了?其實不然，只能說明老外有及時查看郵件的習慣。
但是，不乏一些國家的買家自己平時非常忙，尤其如果前期買家已經和你溝通了許多，貿易也走了很多環(huán)節(jié)的時候，千萬不要著急，這么長時間的溝通后，客戶應該不會輕易推翻一切重來。

買家不回復你可能是沒有及時打開郵箱，或者暫時比較忙安排其它事情優(yōu)先，這種情況下建議是對客戶表示理解，建議如果長期沒收到可再發(fā)一封信問一下郵件沒有收到答復是不是其它事情比較忙，或者真的就被系統(tǒng)過濾了也不一定，可在信里告訴賣家你會繼續(xù)等候客戶的進一步消息，如果只顧催單反而可能有反作用，過猶不及!