管理項目范圍就像駕駛汽車，如果不注視前方，汽車就會偏離道路。同樣，如果不控制項目范圍，項目就會偏離正軌。管理者在嘗試管理項目范圍時可能會遇到很多問題，下面來了解一下范圍管理的常見錯誤，看看如何通過避免這些錯誤來實踐更好的項目管理。
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1、目標不明確
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許多項目開始時，由于不明確的目標最終導(dǎo)致了失敗。雖然利益相關(guān)者心中可能有一個特定的目標，但這個目標經(jīng)常是不明確的。討論有用的關(guān)鍵績效指標（KPI）或在工作開始前弄清楚項目結(jié)束后的可交付成果，是確定模糊目標的兩種最好的方法。
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2、資源規(guī)劃不當
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成功的機會經(jīng)常受到資源利用不當?shù)膰乐赜绊?。在一些企業(yè)中，人們被雇用的依據(jù)是需求而不是他們的資歷和專業(yè)知識。如果團隊成員選得不是很好，不足以承擔職責，整個項目就會面臨危險。
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這就是為什么與有能力的項目經(jīng)理合作至關(guān)重要，他會仔細選擇能夠滿足期望并幫助項目獲得成功的團隊成員。有時，一個由六名熟練人員組成的團隊，比由十二名不熟練人員組成的團隊要好得多。

3、不部署項目管理工具
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聰明的項目經(jīng)理總是知道如何最大限度地利用現(xiàn)有的工具和技術(shù)。令人難以置信的是，許多繁榮的企業(yè)已經(jīng)在使用至少一個或多個管理解決方案來更快地完成任務(wù)。
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協(xié)助管理者規(guī)劃、執(zhí)行和控制項目管理過程的每一個部分，是采用管理工具的主要目標。如果工具使用得當，無論項目是基本的還是復(fù)雜的，資源效率和跟蹤都將得到改善。
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4、需求收集不足
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許多項目開始時只不過是列出了一系列標準，后來才發(fā)現(xiàn)并沒有很好地把握客戶的需求。這些標準經(jīng)常存在差距，或者需求缺乏連貫性而沒有更多解釋。以書面形式發(fā)表需求聲明是解決此問題的方法之一。一旦起草了需求聲明，就要確?？蛻艉推渌嚓P(guān)方同意并認可你的承諾范圍。
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5、極具信心的截止日期
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除了不考慮進度問題外，項目經(jīng)理還可能制定過分樂觀的時間表。期限太緊常常會忽視為完成期限而必須完成的工作量。隨著最后期限的臨近，員工會處于緊張狀態(tài)，這可能導(dǎo)致無效的情況，即每個人似乎都在工作，但沒有實際進展。
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為了解決這個問題，項目經(jīng)理應(yīng)該制定合理的時間框架，鼓勵團隊成員發(fā)揮最大潛力，同時仍然允許出現(xiàn)進度問題或其他延誤情況。
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6、將任務(wù)設(shè)置為極其龐大的項目
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另一方面，即使你可能猶豫要不要同時開始太多任務(wù)，你也必須注意一些過大的項目。當只有一個項目太大時，團隊中的每個人都可能會覺得整個項目過于龐大和不清楚，小細節(jié)可能會被忽略。此外，雖然某些項目組成部分可能看起來無關(guān)緊要，但如果不能在最后期限前完成，可能會導(dǎo)致整個項目失敗。
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7、遺漏報告必要的數(shù)據(jù)
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有效且極具洞察力的報告往往是成功項目管理的先決條件。創(chuàng)建項目報告可能被管理者視為例行公事，因此他們不總是完整地填寫報告。經(jīng)常跳過項目報告，項目經(jīng)理最終會因被忽視的任務(wù)或后來出現(xiàn)但未解決的障礙而困擾著。
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例如，如果一項工作因為經(jīng)銷商無法及時提供原材料而被延遲，利益相關(guān)者不會被告知，從而使已經(jīng)遇到困難的項目被推遲。
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8、未能控制范圍蔓延
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項目失敗的主要原因之一是范圍蔓延。通常，先提出一個微小的調(diào)整請求，然后再提出另一個請求。另一個緊隨其后，依此類推。作為項目經(jīng)理，你有責任確保可交付成果符合預(yù)算和時間范圍。
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開始讓發(fā)起人參與范圍規(guī)劃過程是防止范圍蔓延的一種策略。如果項目進行任何新的調(diào)整，請讓他們知道。重要的是，在執(zhí)行任何項目時，人們必須管理時間并采取措施限制干擾。
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如何控制項目范圍？
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通常情況下，在每個項目中，并非所有錯誤都是故意發(fā)生的。有時，由于任務(wù)管理不善，項目中可能會發(fā)生錯誤或失誤。簡化范圍控制的有效方法是使用項目管理軟件，8Manage PM 正是其中廣受歡迎的工具之一。
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8Manage PM 可以共享項目的反饋、文件和狀態(tài)更新，以便你實時了解任何范圍變化。該軟件通過以下方式幫助強化處理請求和范圍變更的流程：
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● 從單個儀表板無縫管理時間、待辦事項列表和成本。不再因在多個軟件平臺和手動流程上工作而犯錯。?
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● 避免分析報告的麻煩和混亂。8Manage PM 可通過內(nèi)置數(shù)字報告跟蹤團隊的項目績效和進度。這意味著你會自動接收報告更新，所以永遠不會錯過任何可能影響項目范圍的問題。?
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● 利用實時洞察讓項目按時、按預(yù)算進行，實現(xiàn)零意外。這可以確保你始終了解情況，并且范圍蔓延不會悄悄發(fā)生在你身上。?
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● 通過分階段計費了解項目每個階段的成本和進度。沒有什么比認為你的預(yù)算已按計劃進行，卻發(fā)現(xiàn)現(xiàn)在的成本比最初計劃的要高得多。
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8Manage PM?項目管理軟件允許你從時間和成本的角度跟蹤進度和預(yù)算，以便在小問題變成大問題之前，立即監(jiān)控項目的儀表板和進程是否正確。借助其簡化及流程化的范圍管理，將避免項目因膨脹范圍或不合要求的清單而面臨的挑戰(zhàn)，以最小的風險交付項目，并為未來做更好的準備。