如果你的企業(yè)有高達 2% 的付款是重復的、收取了錯誤的金額或其他錯誤，你會怎么辦？根據(jù)行業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)，許多企業(yè)都存在這種情況。
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企業(yè)必須確保其應付賬款部門核實其支付的每張發(fā)票的合法性和準確性。這就是三向匹配的用武之地。企業(yè)使用這種對賬方法來檢測虛假發(fā)票、挪用公款、計算機故障或人為錯誤。通過這樣，他們就可以防止未經(jīng)授權的付款。

什么是應付賬款中的三向匹配？
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在應付賬款中，三向匹配是一種內(nèi)部控制流程，可確保發(fā)票、采購訂單和收貨報告都具有一致的細列項目詳情。
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這一審批流程的目的是確保每張發(fā)票都與采購訂單上列出的訂購產(chǎn)品和金額一致。然后，確保與交付給收貨部門并列在相應收貨報告中的貨物相符。該付款流程確保每次交付的貨物都與原始訂單相符。
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為什么要使用三向匹配？
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在采購部門實施三向匹配流程的主要目的是降低成本。這是一項省錢措施，確保企業(yè)不會支付過高的費用。三向匹配之所以有意義，有以下幾個原因：
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● 消除發(fā)票錯誤。即使交易雙方都很謹慎，錯誤可能會發(fā)生。供應鏈的波動可能導致延期交貨和替換，或者人工輸入可能導致價格計算出現(xiàn)偏差。三向匹配創(chuàng)建了一個人人都能從中受益的問責制度。
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● 有助于識別欺詐行為。將每批貨物與其采購和發(fā)票單據(jù)聯(lián)系起來，通過流程轉(zhuǎn)移虛假或夸大的發(fā)票將變得更難。它使問題更容易發(fā)現(xiàn)，并為研究采購欺詐行為提供了審計線索。
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● 消除重復付款。將發(fā)票與會計數(shù)據(jù)掛鉤，可以創(chuàng)建一個從采購到執(zhí)行再到付款的清晰鏈條。通過確保每張發(fā)票都有歸屬，企業(yè)可以避免成本昂貴的重復支付，并節(jié)省尋求退款所需的時間和研究工作。
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● 增強對數(shù)據(jù)的信任?；靵y的流程會導致懷疑和沮喪。通過為每筆采購建立明確的內(nèi)部控制，會計和財務團隊可以信任他們在報告中提供的數(shù)字，執(zhí)行團隊也可以信賴根據(jù)這些數(shù)據(jù)創(chuàng)建的財務報表。
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三向匹配還有簡化簿記和審計的好處。通過集中所有歷史訂購和匹配數(shù)據(jù)，你可以了解其他采購情況，完善報告流程，并更快地發(fā)現(xiàn)問題和異常。
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手動三向匹配流程的實際成本
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選擇采用三向匹配的企業(yè)主要是為了減少錯誤、識別非法活動和節(jié)省開支。然而，如果采用手動流程，即使做出很多努力，企業(yè)最終的處理成本往往也會高得多。
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請看權威機構 Ardent Partners 最近關于年度會計報告和發(fā)票處理的一些研究結果：
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● 人工處理發(fā)票的平均成本為 9.25 美元
● 超過 20% 的發(fā)票存在異常，需要花費時間和金錢來糾正
● 每 10 家受訪企業(yè)中就有 4 家（38%）在過去 12 個月內(nèi)報告過商業(yè)欺詐行為
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在努力避免多付款的同時，手動發(fā)票匹配的支出可能會導致數(shù)千甚至數(shù)百萬美元的額外處理成本。
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三向匹配自動化如何提供幫助
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從使用紙質(zhì)發(fā)票的手動采購流程轉(zhuǎn)向完全自動化系統(tǒng)的企業(yè)，已經(jīng)取得了令人出乎意料的成果。它們充分證明了三向匹配流程自動化的價值和功效。請看一些成功轉(zhuǎn)到自動化三向匹配的企業(yè)的成效：
● 應付賬款成本節(jié)省 90%
● 應收賬款支出減少近一半
● 發(fā)票錯誤減少 37%
● 發(fā)票處理成本平均降低 29%
● 每月發(fā)票超過 1 萬張的企業(yè)節(jié)省了 30 萬元
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使用8Manage SRM自動化三向匹配流程
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如果實施得當，正確的軟件工具可以為你節(jié)省時間，避免不必要的復雜采購流程占用你的日程安排。這樣，你和團隊就可以高效地完成更多更有價值的工作。
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許多企業(yè)都很難跟蹤哪些供應商獲得了審批、所有產(chǎn)品都從哪里訂購以及何時交貨。從不同站點的多個供應商處采購，并完成多個結賬流程可能會很混亂。而有了正確的自動化解決方案，這些問題都可以輕松解決。
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一站式的端到端采購管理軟件8Manage SRM旨在簡化端到端采購流程，并消除勞動密集型和繁重的管理流程。8Manage SRM將三向匹配自動化作為采購到付款流程的一部分，為企業(yè)提供電子采購、電子招投標、供應商管理、訂單及合同管理等，大大提升采購流程效率。
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● 將訂單和供應商數(shù)據(jù)集中到一個平臺中
● 供應商審核及績效評價
● 直接通過系統(tǒng)創(chuàng)建采購訂單
● 自動接受電子發(fā)票
● 在采購訂單、交貨單和發(fā)票之間進行自動三向匹配
● 自動化發(fā)票審批和付款流程
● 從平臺內(nèi)報告所有這些活動
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8Manage SRM簡化工作流程的實踐
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某建筑行業(yè)公司：全面可見性和訂單連續(xù)性
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某建筑行業(yè)公司在簡化多個辦公地點的采購和付款方面面臨著重大挑戰(zhàn)。通過實施集成的采購和支付流程，該公司提高了采購流程的可見性并消除了異常支出。用自動化流程取代手動三向匹配，使他們能夠輕松處理數(shù)萬張發(fā)票。此舉為公司帶來了更好的采購連續(xù)性、提高了與供應商的關系，并節(jié)省了大量成本。
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8Manage SRM采購管理軟件為企業(yè)提供一個用于采購、供應商管理和訂單合同管理自動化的平臺，通過隨時隨地跟蹤、主動支出分析和精準的三向匹配，實現(xiàn)更高的供應商合規(guī)性和成本節(jié)約。