辦公自動化是指任何一種技術(shù)或軟件，可以使辦公或工作相關(guān)的流程更高效、更省時。它涵蓋范圍廣泛的產(chǎn)品和服務(wù)，從數(shù)據(jù)存儲和訪問控制到薪資處理、辦公樓維護等等。
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安裝設(shè)備以使你的辦公環(huán)境自動化，一開始可能會感到令人生畏。別擔心，關(guān)鍵是從基本的東西開始，然后逐步深入。以下是最適合用于提升辦公環(huán)境的四種辦公自動化軟件和產(chǎn)品。

1.入口處的IP可視對講

租戶及其員工將受益于通過 IP 對講機訪問大樓的業(yè)務(wù)。有了IP門禁系統(tǒng)，租戶可以使用智能手機為自己和客人開門，而無需安保人員或接待員參與。視頻組件使租戶能夠在允許訪客進入之前直觀地確認他們的身份。
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作為物業(yè)經(jīng)理，你可以在電腦上遠程管理訪問權(quán)限和活動。此外，IP對講機與物業(yè)管理軟件集成，這樣你就可以從一個地方監(jiān)測和控制大樓的所有方面。這意味著，你可以在一個儀表板上看到門禁記錄、房租名冊、維修請求和其他建筑運營信息。
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2.項目管理軟件
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基于云的項目管理工具允許員工組織和跟蹤他們的任務(wù)和項目的進展。這有助于團隊成員對任務(wù)相互負責，設(shè)定最后期限并在團隊工作中進行協(xié)作。
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項目管理軟件使企業(yè)內(nèi)不同部門更加專注工作，生產(chǎn)率更高。這樣的程序還可以用在物業(yè)管理層面上，以跟蹤建筑維護維修、清潔和垃圾清理的班次，以及租戶的準入過程。
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如果將項目管理軟件與OA系統(tǒng)結(jié)合，能夠真正實現(xiàn)精細化管理。8Manage項目管理可與任何 OA 系統(tǒng)實時對接，實現(xiàn)單點登錄、統(tǒng)一審批流與文檔管理。若你沒有 OA 系統(tǒng)或原有的 OA 系統(tǒng)已落后，8Manage OA + 項目管理一體化可為你提供包含 OA+項目管理的先進功能，不但可以實現(xiàn)準確的量化管理，還可以實時追蹤每項工作的執(zhí)行細節(jié)與結(jié)果。
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3.房間或辦公桌預(yù)訂平臺
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隨著混合工作模式的普及，許多企業(yè)正在縮減規(guī)模，搬到不一定能同時容納所有員工的小型辦公室。因此，他們需要一種方法讓員工預(yù)留工作空間，避免辦公室過度擁擠。
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一個解決方案是使用會議室和辦公桌的預(yù)訂平臺。這些平臺可以幫助你避免日程安排的重疊，因此沒有人會不小心走進正在開會的房間，或占用別人預(yù)訂的辦公桌。
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最重要的是，空間預(yù)訂平臺使管理辦公空間和使用的過程自動化。租戶將不需要比較無數(shù)的時間表來尋找會議室的可用時間。此外，在可預(yù)見的未來，你將可以獲得實時占用分析和空間預(yù)訂數(shù)據(jù)。
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4. 工作流程管理軟件
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工作難免會有重復(fù)、乏味的部分。工作流程管理軟件可以檢測到多余的任務(wù)，并將工作流程映射到理想狀態(tài)。工作流程管理軟件的一個例子是客戶電子郵件平臺，每當客戶填寫網(wǎng)站表格或下載內(nèi)容時，該平臺就會自動向客戶發(fā)送信息。
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盡可能地將工作流程自動化，可以讓員工更專注于工作中的創(chuàng)新和創(chuàng)意方面。工作流程自動化并沒有消除對員工的需求。相反，它使員工能夠充分釋放潛力，更聰明、更高效地工作。
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結(jié)論
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雖然你可能無法使辦公室的每個方面都實現(xiàn)自動化，但使用辦公自動化軟件將一些最耗時的任務(wù)自動化將有助于簡化你的工作場所，從而使你的員工能夠進行更多的創(chuàng)新和成長。
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8Manage OA辦公自動化軟件可以在企業(yè)已經(jīng)采用的辦公工具（例如文字處理器和演示工具）之上為你提供以下功能：
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電子溝通和協(xié)作工具：在整個組織內(nèi)提供動態(tài)信息展示窗口以及無縫且持續(xù)的溝通流程，從而提高前臺和后臺的工作效率。
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電子表格和工作流程：允許你為不同的目的定義不同的表格模板，輕松存儲、搜索和檢索這些管理表格及其相關(guān)文檔。
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電子辦公管理：提供調(diào)度和任務(wù)管理功能，使企業(yè)可以輕松分配和監(jiān)控任務(wù)，以及收集和分析績效數(shù)據(jù)。
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與業(yè)務(wù)自動實時連通：可與客戶、銷售、項目、采購等實時互連，業(yè)務(wù)信息實時通知相關(guān)人員，自定義公文流轉(zhuǎn)與審批流。
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如果使用得當，8Manage OA辦公自動化軟件可以簡化數(shù)據(jù)存儲、辦公室維護、人員配備、設(shè)施管理、薪資等方面的工作流程。最終，你和你的團隊可以節(jié)省時間、提高生產(chǎn)力并確保業(yè)務(wù)高效運行。