第6章節(jié) 企業(yè)流程建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)作管理

6.1 以項(xiàng)目方式開展企業(yè)流程建設(shè)工作的必要性

6.1.1 應(yīng)對流程管理變革挑戰(zhàn)性的要求

6.1.2 流程建設(shè)工作協(xié)作性的要求

6.1.3 流程建設(shè)績效目標(biāo)的監(jiān)控與評價的要求

6.1.4 流程建設(shè)工作持續(xù)性開展的要求

6.1.5 平臺能力建設(shè)項(xiàng)目管理流程架構(gòu)

6.2 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)流程

6.2.1 概況

1. 概述及目的

概述：描述從流程與體系建設(shè)項(xiàng)目需求開始到立項(xiàng)溝通，再到項(xiàng)目報(bào)告編制與審批，最后完成開工會并發(fā)布立項(xiàng)報(bào)告的過程。

目的：減少管理工作的隨意性，減少流程頻繁變更和管理嚴(yán)屬性缺失現(xiàn)象。

2. 流程范圍及驅(qū)動規(guī)則

范圍：流程建設(shè)的所有部門及子公司

驅(qū)動規(guī)則：時間驅(qū)動，每年年初

3. 角色職責(zé)

流程與體系工程師：協(xié)助溝通，推動立項(xiàng)，支持項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告編寫，傳播關(guān)鍵方法

流程管理部門經(jīng)理：征集流程與體系建設(shè)需求，傳達(dá)公司管理期望，溝通立項(xiàng)，推動立項(xiàng)

業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理：表達(dá)業(yè)務(wù)部門對管理提升的期望，把握流程與體系建設(shè)項(xiàng)目方向，提供項(xiàng)目所需要的資源

流程與體系建設(shè)項(xiàng)目助理：協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理完成項(xiàng)目管理工作

SME：協(xié)助業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理把握項(xiàng)目方向，在確定項(xiàng)目目標(biāo)和范圍時給出專家意見

流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理：參與立項(xiàng)溝通，了解公司及部門期望，完成立項(xiàng)報(bào)告編制，主導(dǎo)立項(xiàng)報(bào)告評審，發(fā)布立項(xiàng)報(bào)告

項(xiàng)目組成員：了解項(xiàng)目概況，熟悉角色職責(zé)，學(xué)習(xí)工作方法

6.2.2 詳細(xì)說明

1. 階段劃分

（1）立項(xiàng)溝通階段

（2）立項(xiàng)報(bào)告編制與審核階段

（3）開工啟動階段

2. 流程活動說明

01 流程管理部門經(jīng)理-征集流程與體系建設(shè)項(xiàng)目需求

02 流程管理部門經(jīng)理-組織初步溝通

03 流程與體系工程師-參與溝通

04 業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理-參與溝通

05 SME-參與溝通

06 業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理-是否立項(xiàng)

07 流程管理部門經(jīng)理-參與溝通

08 流程與體系工程師-組織項(xiàng)目目標(biāo)和范圍溝通

09 業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理-參與溝通

10 SME-參與溝通

11 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理-參與溝通

12 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目助理-參與溝通

13 業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理-判斷項(xiàng)目目標(biāo)范圍是否合適

14 流程與體系工程師-支持編制立項(xiàng)報(bào)告

15 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理-編制立項(xiàng)報(bào)告

16 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目助理-協(xié)助編制立項(xiàng)報(bào)告

17 流程管理部門經(jīng)理-參與立項(xiàng)報(bào)告評審

18 SME-參與立項(xiàng)報(bào)告評審

19 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理-主導(dǎo)立項(xiàng)報(bào)告評審

20 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目助理-組織立項(xiàng)報(bào)告評審

21 SME-是否通過

22 業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理-是否通過

23 流程管理部門經(jīng)理-參加開工會

24 流程與體系工程師-參加開工會

25 業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理-參加開工會

26 SME-參加開工會

27 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理-主導(dǎo)開工會

28 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目助理-組織開工會

29 項(xiàng)目組成員-參加開工會

30 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理-發(fā)布立項(xiàng)報(bào)告

3. 關(guān)鍵活動

關(guān)鍵成功因素：02 組織初步溝通（項(xiàng)目愿景、目的、工作方式、需求資源）

4. 立項(xiàng)報(bào)告主要內(nèi)容

（1）項(xiàng)目概述

（2）定義

（3）目的

（4）項(xiàng)目目標(biāo)

（5）項(xiàng)目范圍

（6）項(xiàng)目策略與原則

（7）項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)及其成員職責(zé)

（8）項(xiàng)目工作計(jì)劃

（9）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與控制

（10）項(xiàng)目溝通管理

6.2.3 實(shí)施要點(diǎn)

1. 關(guān)鍵活動實(shí)施

（1）立項(xiàng)溝通要充分

（2）項(xiàng)目溝通管理

（3）年度流程開發(fā)計(jì)劃中選擇要優(yōu)先開發(fā)的（痛點(diǎn)、價值鏈、跨部門對接）

2. 實(shí)踐誤區(qū)

開工會搞形式主義

6.3 流程建設(shè)項(xiàng)目例會管理流程

6.3.1 概況

1. 概述及目的

概述：描述從流程建設(shè)項(xiàng)目一個列會周期內(nèi)的相關(guān)工作流程，自上次列會結(jié)束之后的計(jì)劃制定至本次會議準(zhǔn)備完成為止。

目的：提高會議效率、提高流程評審質(zhì)量。

2. 流程范圍及驅(qū)動規(guī)則

范圍：流程建設(shè)的所有部門及子公司

驅(qū)動規(guī)則：時間驅(qū)動，每次例會結(jié)束后第二個工作日啟動

3. 角色職責(zé)

項(xiàng)目經(jīng)理：參與計(jì)劃的制定并確定每周例會議題

流程專員：制定計(jì)劃，準(zhǔn)備組織每周例會的召開并落實(shí)計(jì)劃

流程擬制人、流程監(jiān)護(hù)人、流程與體系管理、參與流程建設(shè)的相關(guān)角色、SME：參與計(jì)劃的溝通并執(zhí)行計(jì)劃

6.3.2 詳細(xì)說明

01 項(xiàng)目經(jīng)理-參與計(jì)劃制定

02 流程專員-制定周期內(nèi)流程工作計(jì)劃

03 流程專員-組織計(jì)劃溝通

04 流程擬制人-參與計(jì)劃溝通

05 流程監(jiān)護(hù)人-參與計(jì)劃溝通

06 流程與體系管理-參與計(jì)劃溝通

07 參與流程建設(shè)的相關(guān)角色-參與計(jì)劃溝通

08 SME-參與計(jì)劃溝通

09 流程專員-是否計(jì)劃變更

10 流程專員-確認(rèn)并下發(fā)工作計(jì)劃表

11 流程專員-參與并監(jiān)控計(jì)劃執(zhí)行

12 流程擬制人-執(zhí)行工作計(jì)劃

13 流程監(jiān)護(hù)人-執(zhí)行工作計(jì)劃

14 流程與體系管理-執(zhí)行工作計(jì)劃

15 參與流程建設(shè)的相關(guān)角色-執(zhí)行工作計(jì)劃

16 SME-執(zhí)行工作計(jì)劃

17 項(xiàng)目經(jīng)理-確定例會議題

18 流程專員-參與例會議題確定并發(fā)會議通知

19 流程專員-會議準(zhǔn)備并確認(rèn)例會會前準(zhǔn)備就緒

3. 關(guān)鍵活動

關(guān)鍵成功因素：02 制定周期內(nèi)流程工作計(jì)劃

6.3.3 實(shí)施要點(diǎn)

1. 關(guān)鍵活動實(shí)施

（1）有序開展例會前的工作來保證例會質(zhì)量

（2）提高項(xiàng)目例會效率（相關(guān)業(yè)務(wù)集中安排會議、合適時間選擇性參與、會議主持控制）

2. 實(shí)踐誤區(qū)

部門內(nèi)評審未達(dá)成一致意見，流程監(jiān)護(hù)人在例會上對流程提出修改意見

6.4 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)控流程

6.4.1 概況

1. 概述及目的

概述：描述流程與體系工程師（流程項(xiàng)目顧問）每月從核對項(xiàng)目偏差開始到原因確認(rèn)，再到計(jì)劃修訂或糾偏措施制定，最后審批發(fā)布的過程，該過程完成了每月項(xiàng)目監(jiān)控的閉環(huán)工作。

目的：規(guī)范過程，避免項(xiàng)目計(jì)劃隨意調(diào)整，確保進(jìn)程可控制，保證項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成及項(xiàng)目輸出質(zhì)量。

2. 適用范圍及驅(qū)動規(guī)則

范圍：適用于開展流程建設(shè)的部門及子公司

規(guī)則：時間驅(qū)動，每月25日

6.4.2 詳細(xì)說明

1. 階段劃分

（1）監(jiān)控階段

（2）糾偏與調(diào)整階段

（3）審批與發(fā)布階段

2. 流程活動詳細(xì)說明

1—流程與體系工程師—核對項(xiàng)目任務(wù)完成情況（項(xiàng)目進(jìn)度偏差）

2—項(xiàng)目助理—協(xié)助核對項(xiàng)目任務(wù)完成情況

3—項(xiàng)目助理—確認(rèn)工作狀態(tài)及問題

4—項(xiàng)目組成員—確認(rèn)工作狀態(tài)及問題

5—項(xiàng)目助理—匯報(bào)項(xiàng)目工作進(jìn)展

6—項(xiàng)目經(jīng)理—是否調(diào)整計(jì)劃

7—項(xiàng)目助理—計(jì)劃日期調(diào)整

8—項(xiàng)目組成員—確認(rèn)計(jì)劃日期調(diào)整

9—流程與體系工程師—確認(rèn)計(jì)劃調(diào)整

10—項(xiàng)目助理—協(xié)助制定糾偏措施

11—項(xiàng)目組成員—制定糾偏措施

12—項(xiàng)目經(jīng)理—審核

13—流程與體系管理部經(jīng)理—審批

14—項(xiàng)目助理—發(fā)布更新后的計(jì)劃

3. 關(guān)鍵活動及控制要求

關(guān)鍵成功因素：

08—確認(rèn)計(jì)劃日起調(diào)整；11—制定糾偏措施

6.4.3 實(shí)施要點(diǎn)

1. 關(guān)鍵活動實(shí)施

保持適中的監(jiān)控頻率與力度

2. 實(shí)踐誤區(qū)解讀

每次監(jiān)控到偏差都要修改項(xiàng)目計(jì)劃

6.5 流程建設(shè)項(xiàng)目變更管理流程

6.5.1 概況

1. 概述及目的

概述：描述流程與體系建設(shè)新項(xiàng)目或?qū)徱晝?yōu)化流程數(shù)量減少或任務(wù)量變低時，由體系與流程專員提交建設(shè)項(xiàng)目變更申請表，并報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理、SME、流程與體系工程師、流程與體系管理部經(jīng)理審核、并更新項(xiàng)目數(shù)據(jù)的過程。

目的：規(guī)范過程，避免項(xiàng)目計(jì)劃隨意調(diào)整，確保進(jìn)程可控制，保證項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成及項(xiàng)目輸出質(zhì)量。

2. 適用范圍及驅(qū)動規(guī)則

范圍：適用于開展流程建設(shè)的部門及子公司

規(guī)則：事件驅(qū)動，內(nèi)部確認(rèn)需要提出項(xiàng)目變更需求時

3. 業(yè)務(wù)痛點(diǎn)與設(shè)計(jì)思路

痛點(diǎn)：項(xiàng)目范圍變更無明確審批路徑，流程管理部門較被動

設(shè)計(jì)思路：對項(xiàng)目范圍變更的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及變更的審批路徑進(jìn)行規(guī)范

6.5.2 詳細(xì)說明

1. 流程活動詳細(xì)說明

1—流程與體系專員（主責(zé)）—填寫項(xiàng)目變更申請表

2—項(xiàng)目經(jīng)理—審核

3—SME—批準(zhǔn)

4—流程工程師—審批

5—流程管理部門經(jīng)理—審批

6—流程與體系專員（主責(zé)）—更改項(xiàng)目相關(guān)數(shù)據(jù)

7—流程月報(bào)管理員—更改流程月報(bào)管理數(shù)據(jù)

2. 關(guān)鍵活動及控制要求

關(guān)鍵成功因素：1—填寫項(xiàng)目變更申請表；關(guān)鍵控制點(diǎn)：3—批準(zhǔn)

6.5.3 實(shí)施要點(diǎn)

1. 變更與監(jiān)控的關(guān)系

2. 變更控制不是目的，要提前做好監(jiān)控，避免變更的發(fā)生

6.6 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目收尾流程

6.6.1 概況

1. 概述及目的

明確了流程與體系建設(shè)項(xiàng)目收尾工作從啟動時核對項(xiàng)目目標(biāo)完成情況，到完成項(xiàng)目匯報(bào)材料、召開總結(jié)會并發(fā)布會議紀(jì)要的各項(xiàng)活動執(zhí)行方法。

2. 適用范圍及驅(qū)動規(guī)則

范圍：系統(tǒng)性開展流程與體系建設(shè)的所有部門或子公司

規(guī)則：時間或事件驅(qū)動，項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)項(xiàng)目目標(biāo)完成時或年終啟動

6.6.2 詳細(xì)說明

1. 流程活動詳細(xì)說明

1—流程專員—核對項(xiàng)目目標(biāo)完成情況

2—流程專員—完成項(xiàng)目收尾匯報(bào)材料

3—流程與體系工程師—協(xié)助完成項(xiàng)目收尾匯報(bào)材料

4—項(xiàng)目組成員—協(xié)助完成項(xiàng)目收尾匯報(bào)材料

5—流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理—修改并確認(rèn)項(xiàng)目收尾匯報(bào)材料

6—流程專員—發(fā)送材料給參會人員并收集意見

7—流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理—參加項(xiàng)目總結(jié)會并匯報(bào)

8—流程專員—組織項(xiàng)目總結(jié)會

9—SME—參加項(xiàng)目總結(jié)會

10—流程與體系工程師—參加項(xiàng)目總結(jié)會

11—項(xiàng)目組成員—參加項(xiàng)目總結(jié)會

12—流程專員—發(fā)布總結(jié)會會議紀(jì)要

2. 流程表單

流程與體系建設(shè)管理工作總結(jié)：

①對流程與體系建設(shè)工作的看法；

②流程與體系建設(shè)年度目標(biāo)回顧；

③目標(biāo)完成情況與偏差分析；

④本年度流程與體系建設(shè)工作亮點(diǎn)；

⑤流程與體系建設(shè)工作存在的主要問題；

⑥工作的收獲（效果）分析；

⑦下一年度的初步設(shè)想和工作重點(diǎn)；

⑧對流程與體系管理工作的意見和建議。

6.6.3 實(shí)施要點(diǎn)

收尾工作同開工會一樣重要

6.7 流程建設(shè)項(xiàng)目關(guān)鍵角色

6.7.1 流程與體系管理工程師實(shí)踐要點(diǎn)

1. 熟悉基本的管理方法

2. 積累豐富設(shè)計(jì)企業(yè)運(yùn)作方方面面的業(yè)務(wù)知識

3. 注重溝通能力的提升

6.7.2 流程與體系建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理人選

由較為資深的基層管理者擔(dān)任，依賴魅力影響力、部門地位、業(yè)務(wù)專業(yè)能力。