erp管理系統(tǒng)是一款大型的企業(yè)管理軟件，可以輔助企業(yè)實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)流程管理，包括財務(wù)管理、物料管理、生產(chǎn)管理等。傳統(tǒng)上，企業(yè)在管理中會使用紙質(zhì)或者電子表格等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄和信息交換，這樣做容易造成數(shù)據(jù)冗余、安全性差以及效率低下。而全程數(shù)字化記錄則能夠解決這些問題，提高企業(yè)的信息化水平和工作效率。

一、為何需要全程數(shù)字化記錄

企業(yè)實施全程數(shù)字化記錄的主要目的是提高信息處理效率，減少數(shù)據(jù)冗余，并增強(qiáng)數(shù)據(jù)的可靠性和一致性。以下是具體原因：

1. 提高工作效率：手動記錄容易出錯，如果使用計算機(jī)對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，可以提高記錄的速度，并減少錯誤的發(fā)生，從而提高員工的工作效率。

2. 減少數(shù)據(jù)冗余: 在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式中，同樣的信息通常需要在多個地方進(jìn)行記錄，自然會產(chǎn)生大量的重復(fù)數(shù)據(jù)，加劇了數(shù)據(jù)的不真實性和不完整性。而進(jìn)行全程數(shù)字化記錄則可以避免這種情況的發(fā)生，減少數(shù)據(jù)冗余并確保數(shù)據(jù)唯一性。

3. 提高數(shù)據(jù)可靠性和一致性: 全程數(shù)字化記錄將所有數(shù)據(jù)存儲在系統(tǒng)內(nèi)部，在對系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化處理之后，確保數(shù)據(jù)的可靠性和一致性。

三、如何在erp管理系統(tǒng)中實現(xiàn)全程數(shù)字化記錄

為了實現(xiàn)全程數(shù)字化記錄，企業(yè)需要對erp系統(tǒng)進(jìn)行定制和改進(jìn)。以下是幾點(diǎn)建議：

1. erp管理系統(tǒng)應(yīng)該采用標(biāo)準(zhǔn)模板: 采用標(biāo)準(zhǔn)模板意味著企業(yè)不需要重新開發(fā)或修改erp軟件，只需使用已有的標(biāo)準(zhǔn)表格或模板即可。這樣能夠大大減少erp系統(tǒng)實施的成本和周期。

2. erp管理系統(tǒng)應(yīng)該支持文檔掃描: 在企業(yè)運(yùn)營過程中，許多數(shù)據(jù)以紙質(zhì)形式存在。為了將這些數(shù)據(jù)數(shù)字化，必須使用OCR技術(shù)來將它們轉(zhuǎn)換為可編輯的電子格式。與此同時，erp管理系統(tǒng)應(yīng)該支持上傳掃描文件，并使用高度精確的OCR技術(shù)來自動解析其中的信息，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)楸鞠到y(tǒng)的數(shù)據(jù)記錄格式。

3. 進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性檢查：為了確保企業(yè)運(yùn)營數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在企云云erp系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)設(shè)置利用工作流等方式來完成對各部門主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要驗證的功能。例如，當(dāng)銷售訂單被創(chuàng)建時，系統(tǒng)可以通過審批程序自動驗證不同階段的相關(guān)數(shù)據(jù)以針對異常情況的進(jìn)行分析提醒;

4. 設(shè)置權(quán)限控制機(jī)制：erp管理系統(tǒng)中，必須根據(jù)不同人員的職責(zé)劃分不同的權(quán)限。這樣做會提供更好的安全保障，同時也會避免人為因素對數(shù)據(jù)產(chǎn)生不良影響。

綜上所述，全程數(shù)字化記錄是潮流和趨勢，企業(yè)在這方面的實踐需要擺脫傳統(tǒng)的管理方式和依賴人為記錄命令、手工表格等，采用企云云erp管理系統(tǒng)實現(xiàn)全程數(shù)字化記錄，提高企業(yè)運(yùn)作數(shù)據(jù)的優(yōu)化管理及安全性。