當(dāng)投資了電子采購系統(tǒng)，企業(yè)面臨的最常見的問題之一是如何充分利用它的潛力。根據(jù)企業(yè)目前對(duì)電子采購系統(tǒng)的使用情況，本文總結(jié)出4個(gè)最常見問題并提出建議，以幫助企業(yè)獲得更多的收益。

1. 將你的數(shù)據(jù)托付給云端

一些企業(yè)用戶仍然習(xí)慣在獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)位置上管理他們的一些供應(yīng)商信息、相關(guān)的供應(yīng)商文件和合同，而不是使用他們的電子采購軟件為他們收集和存儲(chǔ)在云端。

在本地記錄供應(yīng)商信息也意味著關(guān)于供應(yīng)商的資料很容易被誤放或沒有以一致的方式記錄，因此，當(dāng)你向以前打過交道的供應(yīng)商招標(biāo)時(shí)，他們可能重復(fù)一些你應(yīng)該已經(jīng)知道的信息。

在實(shí)施一個(gè)新的電子采購軟件時(shí)，必須正確設(shè)置你的供應(yīng)商注冊(cè)表（SRF）。有了這些信息的安全存儲(chǔ)，尋找這些供應(yīng)商將變得更容易，并能幫助你和你的供應(yīng)商節(jié)省時(shí)間。它還為你提供了一個(gè)現(xiàn)成的供應(yīng)商信息儲(chǔ)存庫。

2. 不要害怕電子競價(jià)

很多時(shí)候，企業(yè)不情愿使用電子競價(jià)是因?yàn)槠鋵?duì)供應(yīng)商關(guān)系的影響。他們認(rèn)為，在不同的供應(yīng)商之間打價(jià)格戰(zhàn)時(shí)，可能會(huì)看到一些供應(yīng)商感到他們的產(chǎn)品質(zhì)量或提供的服務(wù)被低估，從而使目前的關(guān)系緊張。

然而，這并不是現(xiàn)實(shí)。供應(yīng)商已經(jīng)認(rèn)識(shí)到，他們需要有競爭力的價(jià)格來贏得業(yè)務(wù)。他們還意識(shí)到，雖然買家使用電子競價(jià)來降低價(jià)格，但他們的決定不會(huì)只取決于誰是最便宜的。電子競價(jià)還可以加快決策過程，通過縮短授予支出的時(shí)間，所有供應(yīng)商都可以受益。

引入電子競價(jià)的最佳方式是從非關(guān)鍵業(yè)務(wù)項(xiàng)目開始，讓利益相關(guān)者有機(jī)會(huì)真正了解電子競價(jià)是如何運(yùn)作的，以及它們有多大的效力，并了解該系統(tǒng)如何在更多支出類別中使用和調(diào)整。一旦形成了堅(jiān)實(shí)的理解，你就可以開始應(yīng)用電子競價(jià)來推動(dòng)供應(yīng)鏈中的進(jìn)一步節(jié)約。在最好的采購功能中，電子競價(jià)和電子投標(biāo)都有其用武之地。

3. 創(chuàng)建一個(gè)時(shí)間表

關(guān)于對(duì)未來將進(jìn)行哪些電子采購或招標(biāo)以及如何管理這些活動(dòng)方面，很多企業(yè)缺乏明確規(guī)劃。這通常會(huì)創(chuàng)導(dǎo)致一個(gè)更被動(dòng)的環(huán)境，幾乎不會(huì)告知員工準(zhǔn)備使用該電子采購系統(tǒng)。

如果提交一個(gè)截止日期較短的項(xiàng)目，采購人員可能會(huì)默認(rèn)使用熟悉的舊流程并避免使用該系統(tǒng)，以確保他們達(dá)到目標(biāo)和截止日期。當(dāng)處于這樣一個(gè)被動(dòng)的循環(huán)中時(shí)，它會(huì)減少不同用戶的接觸量，并使不熟悉的情況長期存在。

解決方案是創(chuàng)建一個(gè)采購活動(dòng)渠道，結(jié)合進(jìn)修培訓(xùn)，甚至一些實(shí)踐運(yùn)行，讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都更有準(zhǔn)備，更有信心。實(shí)際上，許多采購活動(dòng)是在被動(dòng)的、臨時(shí)的基礎(chǔ)上與采購部門一起進(jìn)行的，但通過從企業(yè)中收集盡可能多的預(yù)先通知并創(chuàng)建一個(gè)時(shí)間表，詳細(xì)說明責(zé)任和時(shí)間表仍然是明智的做法。簡而言之，確保舊的習(xí)慣被改變，你會(huì)看到更多的活動(dòng)通過系統(tǒng)進(jìn)行。

4. 讓自動(dòng)化幫助你

最后一個(gè)常見的電子采購問題是，一些用戶仍然在手動(dòng)評(píng)估他們的所有采購活動(dòng)，而不是使用電子采購中的評(píng)估功能。試著為你的一份投標(biāo)書設(shè)置自動(dòng)評(píng)估，看看它如何幫助節(jié)省時(shí)間和消除人為錯(cuò)誤的可能性。

可以嘗試的最佳投標(biāo)是那些要求大量量化信息的投標(biāo)。你可以設(shè)置規(guī)則，讓每一個(gè)投標(biāo)響應(yīng)都使用一個(gè)評(píng)分機(jī)制，確保評(píng)價(jià)的一致性，提高過程的透明度。這也釋放了從事招標(biāo)工作的人的時(shí)間，使他們能夠做出更明智的決定。

如何更好使用電子采購系統(tǒng)

如果沒有正確使用電子采購系統(tǒng)，采購團(tuán)隊(duì)中的采購專業(yè)人員可能無法確定正式投標(biāo)、采購申請(qǐng)、預(yù)算審批、庫存水平、當(dāng)前合同和采購訂單發(fā)布中的意外情況。

備受好評(píng)且值得信賴的8Manage SRM采購系統(tǒng)不但簡化了采購和招標(biāo)流程，減少了人為錯(cuò)誤，優(yōu)化了治理，還提高了從采購到合同管理的透明度。

8Manage SRM靈活、可擴(kuò)展且用戶友好的自動(dòng)化采購解決方案可以集中和簡化供應(yīng)商管理、合同生命周期管理、采購訂單、電子投標(biāo)、搜索和報(bào)告等。總體而言，8Manage系統(tǒng)可以在控制你的企業(yè)在商品和服務(wù)上的支出方面發(fā)揮重要作用：
● 確保你只進(jìn)行必要的購買
● 確保你以合理的價(jià)格購買商品和服務(wù)
● 更好的商品和服務(wù)預(yù)算

通過充分使用電子采購系統(tǒng)和培訓(xùn)采購團(tuán)隊(duì)，你可以確保你的業(yè)務(wù)能夠持續(xù)、精簡和成功，即使在面臨意外的情況下也是如此。這就是優(yōu)化采購過程的真正價(jià)值所在。