人力資源信息系統(tǒng)，通常簡(jiǎn)寫為HRIS，是人力資源技術(shù)和信息技術(shù)之間的完美集成。人力資源信息系統(tǒng)是一個(gè)集中式系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)、跟蹤和管理與組織的人力資源運(yùn)營(yíng)相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，包括員工數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、工作時(shí)間余額、考勤時(shí)間、醫(yī)療詳細(xì)信息、福利和政策等。讓員工在公司的全生命周期都在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理，以提高數(shù)字化、信息化的方式，從而節(jié)省大量人力物力和時(shí)間成本。

如今，大多數(shù)人力資源專業(yè)人員都使用HRIS來簡(jiǎn)化其工作流程并改善人員管理。與傳統(tǒng)的電子表格不同， HRIS終止了人工HR管理并完美避免了不必要的錯(cuò)誤和混亂。除此之外，HRIS對(duì)于數(shù)據(jù)處理會(huì)更加友好，當(dāng)人力資源部門有了數(shù)據(jù)支撐，也能更好的解決關(guān)于員工流失、多代際員工管理、績(jī)效管理等問題。

當(dāng)然，并不是所有的企業(yè)都需要實(shí)施一套HRIS，但是，作為企業(yè)管理者，你必須明白在人員管理過程中會(huì)遇到哪些挑戰(zhàn)，以及何時(shí)去實(shí)施HRIS、如何去選擇HRIS。

什么時(shí)候才會(huì)需要HRIS？

1.員工規(guī)模擴(kuò)大時(shí)，電子表格無法滿足大量手動(dòng)、復(fù)雜的管理工作，為了避免更多錯(cuò)誤產(chǎn)生，過時(shí)的系統(tǒng)引起的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤可能導(dǎo)致合規(guī)性問題和員工不滿，這時(shí)候就需要有HRIS來協(xié)助：您可以輕松有效地以有組織的方式存儲(chǔ)與多個(gè)HR功能有關(guān)的數(shù)據(jù)，從收集人員數(shù)據(jù)再到錄入系統(tǒng)，整個(gè)過程都會(huì)變得非常簡(jiǎn)單迅速。

2.不同的流程中使用不同的系統(tǒng)，比如用多種系統(tǒng)來進(jìn)行招聘、績(jī)效管理、考勤管理等HR功能，各項(xiàng)工作模塊之間數(shù)據(jù)流通困難，會(huì)大大降低工作效率。統(tǒng)一的人力資源管理平臺(tái)可以完美解決這個(gè)問題，當(dāng)所有數(shù)據(jù)都放在一個(gè)系統(tǒng)中時(shí)，你還可以更好地了解員工的性質(zhì)和行為。

如何選擇正確的HRIS？

1.了解組織

在尋找HRIS供應(yīng)商之前，必須了解組織的人力資源需求和長(zhǎng)期計(jì)劃。這個(gè)過程中不僅僅要詢問人力資源部門的想法，也需要征求員工的意見，以了解當(dāng)前組織所面臨的問題，以及 如何解決它們并讓公司得到成長(zhǎng)。比如考慮組織的招聘模式，并評(píng)估當(dāng)前的公司文化，以確保HRIS合適。

2.做廣泛的研究

這是選擇HRIS時(shí)最重要的步驟之一。市場(chǎng)上有多家HRIS供應(yīng)商，列出那些提供符合公司需求和目標(biāo)的產(chǎn)品的知名HRIS供應(yīng)商，并花點(diǎn)時(shí)間收集有關(guān)每個(gè)供應(yīng)商的詳細(xì)信息。當(dāng)選擇供應(yīng)商并評(píng)估這些功能是否可以幫助公司克服現(xiàn)有的人力資源挑戰(zhàn)時(shí)，一定要制訂合理的預(yù)算，確保所選的選項(xiàng)在分配的預(yù)算之內(nèi)。

3.做出正確的選擇

與團(tuán)隊(duì)討論并通過比較HRIS功能與預(yù)算和您的組織需求來得出結(jié)論，確保員工對(duì)HRIS有清晰的認(rèn)知，一旦準(zhǔn)備就緒，即可開始實(shí)施。隨后，也需要花一定的時(shí)間去培訓(xùn)員工，讓管理者和使用者都能順暢的使用HRIS系統(tǒng)。例如，你可以和HR討論，如何使用HRIS來讓考勤管理更加科學(xué)高效，如何快速的查看員工績(jī)效報(bào)表等等。

4.再次評(píng)估

實(shí)施結(jié)束后，鼓勵(lì)員工使用所有功能。一段時(shí)間后，需要進(jìn)行簡(jiǎn)短調(diào)查，確認(rèn)員工是否認(rèn)為該系統(tǒng)有用，同時(shí)也需要再次與實(shí)施團(tuán)隊(duì)進(jìn)行討論，以了解HRIS是否幫助他們克服了人力資源管理的挑戰(zhàn)。

最后，在選擇HRIS時(shí)，必須確保它與組織的人力資源需求一致。如果實(shí)施的HRIS不適合員工和組織，只會(huì)造成適得其反的效果。