閱讀本文， 您可以了解：1、合同管理是什么；2、合同管理怎么做

一、合同管理是什么

合同管理是指對(duì)合同的有效執(zhí)行、監(jiān)督和維護(hù)過程的管理。合同是一種法律文件，用于規(guī)定各方之間的權(quán)利和義務(wù)。在商業(yè)和法律交易中，合同管理對(duì)于確保各方遵守合同條款、減少風(fēng)險(xiǎn)、提高合同執(zhí)行效率非常重要。

讓我來舉一個(gè)通俗的例子幫助你更好的理解：

假設(shè)你是一個(gè)房東，你有一套房子出租給租戶。你們之間簽訂了一份租賃合同，其中約定了租金、入住日期、租賃期限、維修責(zé)任等條款。這個(gè)合同在開始時(shí)可能看起來很簡(jiǎn)單，但隨著時(shí)間的推移，各種情況可能會(huì)發(fā)生。

??在這種情況下，合同管理將涉及以下方面——

?合同執(zhí)行監(jiān)督： 合同生效后，你需要確保租戶按時(shí)支付租金，并遵守其他合同規(guī)定。你可以設(shè)置提醒來確保每月收取租金，并定期檢查房屋是否被妥善維護(hù)。

?合同更新與延期： 當(dāng)租賃期限即將屆滿時(shí)，你可以與租戶討論是否繼續(xù)租賃。這可能涉及到協(xié)商新的租賃條款，例如租金調(diào)整、維修責(zé)任的變化等。合同管理將幫助你及時(shí)進(jìn)行這些討論，并確保雙方的權(quán)益得到保障。

?解決爭(zhēng)議： 在租賃期間，可能會(huì)發(fā)生糾紛或意見分歧。合同管理需要及時(shí)解決這些問題，可以通過與租戶進(jìn)行溝通并尋求妥協(xié)來解決爭(zhēng)議。

?合同歸檔與備份： 管理合同文件是合同管理的一部分。你需要妥善保管合同副本，并在需要時(shí)隨時(shí)查閱。

綜上所述，合同管理是確保合同執(zhí)行和各方權(quán)益得到保障的一種重要管理過程。無論是個(gè)人租房合同還是企業(yè)之間的復(fù)雜商業(yè)合同，都需要進(jìn)行有效的合同管理以確保各方遵守合同條款并達(dá)成協(xié)議。

二、合同管理怎么做

傳統(tǒng)合同管理在現(xiàn)代商務(wù)環(huán)境下可能面臨多種問題，例如：

1、審批流程繁瑣：

傳統(tǒng)合同管理通常需要經(jīng)過多個(gè)審批層級(jí)，涉及多個(gè)人員，這會(huì)導(dǎo)致審批過程耗時(shí)較長(zhǎng)，延誤合同簽訂和履約進(jìn)程。

2、合同不規(guī)范：

手動(dòng)編寫合同容易出現(xiàn)格式不一致、用詞不當(dāng)、遺漏條款等問題，導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)增加，易引發(fā)糾紛。

3、履約缺乏監(jiān)控：

傳統(tǒng)合同管理往往難以實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履約情況，合同的執(zhí)行過程中可能存在問題或違約行為而未及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

4、來回運(yùn)送成本高：

傳統(tǒng)合同需要打印、郵寄或傳真，來回運(yùn)送合同文件會(huì)增加時(shí)間和費(fèi)用成本，特別是對(duì)于涉及多地點(diǎn)或跨國(guó)合作的合同。

5、歸檔查找麻煩：

手動(dòng)歸檔合同可能導(dǎo)致合同存檔雜亂無章，查找特定合同時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間和精力。

為了解決這些問題，許多企業(yè)正在轉(zhuǎn)向數(shù)字化合同管理系統(tǒng)（Contract Management System）。數(shù)字化合同管理系統(tǒng)通過使用軟件和技術(shù)工具來優(yōu)化合同的創(chuàng)建、審批、簽署、執(zhí)行和歸檔過程。

以下是數(shù)字化合同管理系統(tǒng)的一些優(yōu)點(diǎn)：

1、自動(dòng)化審批流程：

數(shù)字化合同管理系統(tǒng)可以自動(dòng)設(shè)置審批流程，加快合同的審批和簽署速度。

2、規(guī)范合同模板：

系統(tǒng)可以提供預(yù)設(shè)的合同模板，確保合同格式和用詞的一致性，減少合同風(fēng)險(xiǎn)。

3、實(shí)時(shí)監(jiān)控履約：

數(shù)字化合同管理系統(tǒng)可以跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度和履約情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。

4、電子簽名和存檔：

支持電子簽名，消除了郵寄和運(yùn)送成本，同時(shí)也方便合同的電子歸檔和查找。

5、數(shù)據(jù)分析和報(bào)告：

系統(tǒng)可以收集和分析合同數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供合同管理的洞察和決策支持。

總體而言，數(shù)字化合同管理系統(tǒng)可以提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性，降低合同管理的風(fēng)險(xiǎn)和成本，是現(xiàn)代企業(yè)合同管理的有效解決方案。

為了方便大家更好的理解合同管理的內(nèi)容，我以我們公司利用簡(jiǎn)道云零代碼搭建平臺(tái)構(gòu)建的合同管理系統(tǒng)為例，具體詳細(xì)介紹數(shù)字化合同管理如何做。

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簡(jiǎn)道云「合同管理」系統(tǒng)包含合同模板、合同簽訂、合同歸檔、合同回款/付款和合同發(fā)票管理，能夠?qū)崿F(xiàn)從簽訂前、簽訂中、簽訂后全周期管理。

下面是一個(gè)基本的數(shù)字化合同管理流程：

step1:合同錄入

• 首先，將紙質(zhì)合同或電子文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式。可以通過掃描紙質(zhì)合同或直接導(dǎo)入電子文檔來實(shí)現(xiàn)。

• 在系統(tǒng)中創(chuàng)建新的合同記錄，輸入必要的合同信息，如合同編號(hào)、合同類型、合同金額、簽約日期、雙方當(dāng)事人信息等。

step2:合同審批

• 設(shè)計(jì)合同審批流程，根據(jù)合同金額和類型設(shè)置不同的審批權(quán)限和流程。

• 合同申請(qǐng)人提交合同并發(fā)起審批流程。

• 相關(guān)審批人依次審批合同，可以是內(nèi)部各部門負(fù)責(zé)人或管理層。

step3:合同臺(tái)帳管理

• 回款/付款管理：記錄合同的付款計(jì)劃和實(shí)際付款情況，包括付款日期、付款金額、付款方、收款方等信息?？梢愿鶕?jù)實(shí)際回款情況進(jìn)行合同狀態(tài)的更新，例如“已付款”、“待付款”等。

• 開票/收票管理：記錄合同的開票計(jì)劃和實(shí)際開票情況，包括開票日期、開票金額、開票方、收票方等信息。同樣可以根據(jù)實(shí)際收票情況更新合同狀態(tài)。

• 合同跟進(jìn)：設(shè)置合同跟進(jìn)提醒，確保按時(shí)執(zhí)行合同中的各項(xiàng)義務(wù)，并預(yù)警可能存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)。

step4:合同查詢與報(bào)告

• 提供合同臺(tái)帳的查詢功能，方便用戶按照不同條件查找和篩選合同信息。

• 生成合同臺(tái)帳的數(shù)據(jù)報(bào)告和統(tǒng)計(jì)圖表，幫助管理層了解合同的執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。

step5:合同存檔與安全

確保合同文檔的安全性，使用合同管理系統(tǒng)的權(quán)限控制，限制訪問合同的權(quán)限。

定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

step6:合同提醒與更新

• 設(shè)置合同關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的提醒功能，如合同到期提醒、付款日期提醒等，確保不會(huì)錯(cuò)過重要日期。

• 及時(shí)更新合同信息，記錄合同執(zhí)行過程中的變更和補(bǔ)充協(xié)議。

此外，系統(tǒng)還支持集成契約鎖、上上簽等插件，輕松完成合同、服務(wù)協(xié)議、承諾書等內(nèi)容的在線簽署，更好的進(jìn)行合同協(xié)議的管理。

最后，我們來看一個(gè)企業(yè)的具體案例：

浙江三獅南方新材料有限公司是全球最大的綜合性建材產(chǎn)業(yè)集團(tuán)中國(guó)建材集團(tuán)的子公司，隸屬中國(guó)建材股份，為南方水泥的核心企業(yè)之一。

作為一個(gè)集團(tuán)化管理的商混企業(yè)，合同的執(zhí)行管理是日常管控的重點(diǎn)。

為了更方便的進(jìn)行合同管理，該企業(yè)引入了簡(jiǎn)道云系統(tǒng)進(jìn)行更符合企業(yè)自身的合同管理系統(tǒng)搭建。以下是他們針對(duì)自身痛點(diǎn)進(jìn)行的改進(jìn)措施：

1、對(duì)重復(fù)錄入帶來的時(shí)間浪費(fèi)的優(yōu)化

由于業(yè)務(wù)流程需要，一份合同往往需要錄入兩個(gè)表格：【合同審批單】和【合同應(yīng)收管理】，這一工作看似輕巧，實(shí)則數(shù)量龐大：

“我們下屬有30家商混企業(yè)，每年合同數(shù)3000個(gè)以上，每個(gè)合同重復(fù)錄入兩條數(shù)據(jù)，按5分鐘錄一個(gè)合同算，每年為此要額外花費(fèi)15000分鐘，使用者苦不堪言?！?/p>

這個(gè)“一份數(shù)據(jù)兩次錄入”的難題，三獅南方通過設(shè)置智能助手的【新增-新增】動(dòng)作已經(jīng)簡(jiǎn)單解決。更令他們頭疼的是下面要分享的關(guān)于數(shù)據(jù)修改的難題。

2、對(duì)修改原有數(shù)據(jù)的麻煩操作的優(yōu)化

混凝土合同洽談時(shí)間周期長(zhǎng)，一個(gè)合同從接洽、初次供貨、臨時(shí)合同的簽訂，到最終正式合同的簽訂往往要經(jīng)歷數(shù)月。

所以，【臨時(shí)供貨合同】作為一個(gè)中間非必須環(huán)節(jié)，占據(jù)了全部合同量的一半以上。

而正式合同簽訂后，若用傳統(tǒng)流程+智能助手，會(huì)在【合同應(yīng)收管理】表單中新生成一筆重復(fù)的合同記錄，就需要手工查找兩條相同數(shù)據(jù)，將新的正式合同條款摘錄、替換到原有的臨供合同中，再刪除新增的重復(fù)數(shù)據(jù)。

“這個(gè)過程往往遺漏了某個(gè)條款，或者刪錯(cuò)數(shù)據(jù)，比新建一條數(shù)據(jù)的時(shí)間還要更長(zhǎng)。每年為此大概要額外花費(fèi)約10000分鐘的工作量?！?/p>

這個(gè)問題，非常適合利用【智能助手】的“修改”或“新增”動(dòng)作去實(shí)現(xiàn)。實(shí)際上三獅南方也是如此做的。

• 細(xì)節(jié)設(shè)置：

當(dāng)合同審批流程結(jié)束，并且合同類別為正式合同或者臨供協(xié)議時(shí)，智能助手觸發(fā)執(zhí)行下列動(dòng)作。

目前三獅南方的智能助手功能已經(jīng)接近完美，至少能解決日常工作場(chǎng)景的99%以上的相關(guān)問題。

以上就是本文的全部?jī)?nèi)容，希望對(duì)您有所幫助。