為建設(shè)項(xiàng)目管理制定可靠、準(zhǔn)確的預(yù)算是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，對于中小型建筑企業(yè)來說尤其如此。預(yù)算必須精確，同時(shí)還要考慮到每項(xiàng)工作的獨(dú)特性和復(fù)雜性。
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一項(xiàng)建筑行業(yè)相關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)了參與施工預(yù)算流程的人員所面臨的最大挑戰(zhàn)，分別是時(shí)間、預(yù)算、不準(zhǔn)確的估計(jì)、準(zhǔn)確性和風(fēng)險(xiǎn)識別。本文將講解每項(xiàng)挑戰(zhàn)，以及對應(yīng)的解決方法。

挑戰(zhàn) 1：時(shí)間
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如果預(yù)算編制時(shí)間過長會(huì)發(fā)生什么？在建設(shè)項(xiàng)目管理中，答案往往是財(cái)務(wù)和后勤兩方面的挑戰(zhàn)。
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項(xiàng)目之間冗長的預(yù)算編制過程可能會(huì)延誤下一項(xiàng)工作的開始，這意味著可能不得不在計(jì)算時(shí)暫停工人的工作。在建筑行業(yè)，許多分包商一直在尋找工作，因此他們可能會(huì)在等待期間離開，去做另一份工作，最終可能導(dǎo)致下一個(gè)項(xiàng)目開始時(shí)無法開工。
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花費(fèi)大量時(shí)間編制預(yù)算還會(huì)延誤報(bào)價(jià)過程，這可能會(huì)讓那些希望得到快速響應(yīng)并開始項(xiàng)目的潛在客戶望而卻步。如果你花一周甚至更長的時(shí)間來準(zhǔn)備預(yù)算，客戶可能會(huì)失去耐心，轉(zhuǎn)而選擇競爭對手。
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解決方法：使用軟件更快地制定預(yù)算
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簡化預(yù)算流程的最直接方法之一是使用項(xiàng)目管理軟件的預(yù)算工具或模板，比如8Manage PM可以幫助你清楚地概述每個(gè)項(xiàng)目涉及的所有內(nèi)容并逐步計(jì)算總成本。
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你可以通過8Manage PM創(chuàng)建任務(wù)列表，然后使用數(shù)字欄添加估算成本和實(shí)際成本。有了這些，你就能為客戶提供準(zhǔn)確的數(shù)字，并為每個(gè)項(xiàng)目制定財(cái)務(wù)路線圖。
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挑戰(zhàn) 2：預(yù)算限制
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預(yù)算限制在多個(gè)方面限制了你的項(xiàng)目：
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限制材料質(zhì)量，使其難以達(dá)到最低規(guī)范要求或?qū)崿F(xiàn)預(yù)期效果。
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可能會(huì)延長項(xiàng)目的時(shí)間，因?yàn)槟憧赡軟]有足夠的資金來雇用和支付每個(gè)階段所需的所有工人。
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這些限制最終會(huì)使項(xiàng)目成本增加；在較長的時(shí)間內(nèi)使用較少的工人往往比使用大量人員處理每個(gè)階段的成本要高。
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解決方法：使用軟件深入了解每個(gè)項(xiàng)目
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使用8Manage PM項(xiàng)目管理軟件，你可以充分了解每個(gè)階段的成本，從而做出省錢的決策。系統(tǒng)全面支持項(xiàng)目費(fèi)用管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，如費(fèi)用規(guī)劃、預(yù)算制定和估算、費(fèi)用差異監(jiān)控和控制等，
使你更容易在有限的預(yù)算范圍內(nèi)開展工作，同時(shí)又不影響客戶滿意度。
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挑戰(zhàn) 3：項(xiàng)目和材料成本估算不準(zhǔn)確
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在項(xiàng)目期間耗盡資金非?？膳隆Ｈ绻蛻粢庾R到他們本可以用更少的錢獲得同樣的效果，那么高估成本可能會(huì)讓他們產(chǎn)生反悔的想法。無論如何，不準(zhǔn)確的估算最終都會(huì)給你帶來損失。
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解決方法：使用估算軟件提高成本準(zhǔn)確性
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準(zhǔn)確的項(xiàng)目和材料成本估算對建設(shè)項(xiàng)目管理過程有著積極影響：
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● 可從客戶那里獲得足夠的資金來資助每個(gè)項(xiàng)目，確保按時(shí)支付工人工資；
● 不必為了避免超出預(yù)算而浪費(fèi)時(shí)間去尋找能提供更便宜材料的新供應(yīng)商；
● 項(xiàng)目質(zhì)量會(huì)提高，因可以將首選材料的成本計(jì)算在內(nèi)；
● 客戶也會(huì)更滿意，因?yàn)樗麄儾槐卦陧?xiàng)目中途處理追加資金的請求。
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使用8Manage PM軟件，項(xiàng)目估算會(huì)更加準(zhǔn)確。因系統(tǒng)可以列出與項(xiàng)目相關(guān)的所有成本以及完成每個(gè)階段所需的時(shí)間。此外，你還可以分配額外資金用于雇用更多分包商或租賃設(shè)備，以加快項(xiàng)目進(jìn)度。
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挑戰(zhàn) 4：準(zhǔn)確性
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即使有可靠的估算，預(yù)算仍然會(huì)因?yàn)檫^程中其他不準(zhǔn)確的因素而超支。
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例如，假設(shè)你需要在建筑物前安裝一個(gè)坡道。從表面上看，這是一項(xiàng)相當(dāng)簡單的鋼筋水泥工程。但在施工過程中，你發(fā)現(xiàn)通道下方的土壤密度不足以支撐坡道的重量?，F(xiàn)在，你必須聘請一名工程師來解決土壤問題，并設(shè)計(jì)出能夠到達(dá)基巖的結(jié)構(gòu)支撐。
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聘請工程師的價(jià)格可能會(huì)很高，但這還沒完。項(xiàng)目擱置所花費(fèi)的時(shí)間可能會(huì)毀掉你的時(shí)間表和客戶關(guān)系。
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解決方法：通過預(yù)算計(jì)算，盡早確定所有必要成本
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包含預(yù)算計(jì)算的軟件假定會(huì)涉及這些類型的支持問題。在預(yù)算中列出這些問題，可以鼓勵(lì)你對這些問題和其他挑戰(zhàn)進(jìn)行調(diào)查，讓你充滿信心地開始每個(gè)項(xiàng)目。
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挑戰(zhàn) 5：規(guī)劃期間的風(fēng)險(xiǎn)識別
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在問題出現(xiàn)之前，風(fēng)險(xiǎn)識別起到減緩的作用。如果在預(yù)算規(guī)劃過程中沒有識別潛在風(fēng)險(xiǎn)，最終可能不得不對某些階段或要素進(jìn)行過度投資。
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例如，假設(shè)一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)到七八月份。在規(guī)劃過程中，忽略了考慮這兩個(gè)月是該地區(qū)的雨季。工程開始了，但第一個(gè)月工地連續(xù)多天下雨。每天工人們不得不停工幾個(gè)小時(shí)才能再次開工。雖然只完成了一小部分工作，但你仍需支付每人全天的工資，最初的預(yù)算很快就會(huì)用完。
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解決方法：利用可識別風(fēng)險(xiǎn)的軟件
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合適的項(xiàng)目管理軟件會(huì)提示你準(zhǔn)備預(yù)算準(zhǔn)備金，以考慮到一系列風(fēng)險(xiǎn)因素。8Manage PM軟件為你提供實(shí)時(shí)風(fēng)險(xiǎn)檢測儀表板和自動(dòng)提醒，以便你能及時(shí)采取措施來避免、轉(zhuǎn)移、緩解或接受風(fēng)險(xiǎn)。
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綜上，不難發(fā)現(xiàn)，通過使用技術(shù)來應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，你可以最大限度地減少甚至消除預(yù)算編制帶來的困擾。8Manage PM解決方案帶有成本、進(jìn)度、資源、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等管理功能，并關(guān)聯(lián)項(xiàng)目間數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)節(jié)省時(shí)間，更輕松地在有限的預(yù)算下完成項(xiàng)目并識別風(fēng)險(xiǎn)。
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建立有效的預(yù)算可以提供財(cái)務(wù)控制和可預(yù)測性，而8Manage PM項(xiàng)目管理軟件是個(gè)好的起點(diǎn)。