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引言

課題：如何跨部門溝通
參與：冷蕓時尚圈6群群友
時間：2020年11月21日

討論提綱
一、關于溝通的幾點共識
1.不善言辭也能成為溝通高手
2.溝通是個無限游戲

二、三大通用溝通能力
1.開放性：怎樣創(chuàng)造共識
2.目標感：怎樣達成目標
3.建設性：怎樣導向行動

三、跨部門溝通實際案例探討
1.跨部門與同級
2.跨部門與上級

四、總結


莊主、跟莊副莊主簡介

前言

在日常工作中總少不了與同事溝通的情況，這在我的兩份實習中體現(xiàn)尤為明顯。在這兩份工作中我經(jīng)常遇到需要和其他同事溝通的情況，尤其跨部門溝通更為典型。因此我在得到app上報名了“脫不花溝通訓練營”，今天帶來一些我認為的訓練營課程里的干貨，和一些個人案例和技巧的分享，希望給大家?guī)韱l(fā)。

1.不善言辭也能成為溝通高手
我在聚會的時候，是個不喜歡說話的人，但是特別喜歡按照朋友或者家里人喝水的速度給他們倒水。以前我覺得我這樣不喜歡說話的人溝通能力都很差，但是我聽了溝通課以后才知道，溝通不僅限于語言，更重要的是你給別人的感受。我這樣一頓飯吃下來，別人感受到了我的積極和善意，這樣的溝通也是成功的。

周迅有次也提到她以前會在別人不說話時努力找話說，直到老師告訴她沉默也挺好的。所以說，溝通能力是可以習得的，那我們來看第二點。

2.溝通是個無限游戲
如果將我們所遇到的事情看成是游戲，那么，我們目前遇到的事情可以分為有限游戲和無限游戲，有限游戲比如說期末考試、演講比賽、年終業(yè)績考核。如此一來，第一名就是第一名，結束了就是結束了。

相比之下，無限游戲就復雜得多。比如商業(yè)世界就是個無限游戲。暫時掙了多少錢不重要，重要的是如何讓這家公司活下去；創(chuàng)業(yè)者思考的是如何不下牌桌，這才是目的。而我們的人生也是一樣，一時的得失只是有限游戲，好好活著、持續(xù)精進、吐故納新，讓自己不斷地自我發(fā)展，自我完善，這才是無限游戲。

而溝通是怎樣的呢？我不可能今天剛和別人說完話，明天以后就再也不合作，或者我下一秒就再也不能說話了，所以溝通絕不是說完就結束的事情，它是個無限游戲。不同的溝通是有不同目的的，所以溝通也分場景和對象。比如工作中，溝通目的一般是促成合作，達成目標，希望日后繼續(xù)合作等，那在男女關系之間或者在家庭里，溝通就是加深感情，或者促使夫妻達成共識解決問題，接著過日子。

好消息是絕大部分無限游戲需要的技能都是可以習得的，而且學會后永不失效，那我們也可以通過練習來成為溝通高手。

1.開放性：怎樣創(chuàng)造共識
開放性可不是你表現(xiàn)得溫和善良就是有開放性了。開放性是指你溝通的內容是一個系統(tǒng)，傾聽的人有他的想法，他可以加入到你的系統(tǒng)中來，與你產(chǎn)生交互，這叫開放性。公式：開放性=擴大共識+消除盲區(qū)。這個意思就是說把自己知道的和對方知道的信息做一個置換，然后請對方補充我這邊還需要了解哪些內容，這對開展合作是特別有幫助的。

在這里可以提供兩個小技巧：

第一是把對話中的“你”換成“我”或者“咱們”。比如我在打面試邀約電話時，如果說“請問你還找工作嗎？”感覺好像是我在嘲諷對方還沒找到工作，但是換成“請問咱們現(xiàn)在還在找工作嗎？”這樣問候選人大多都會回答“還在看”，我就能進行接下來的介紹和邀約了。

再比如催別人交周報的時候，“你怎么還沒交周報？”聽起來脾氣不好，但是換成“我為什么還沒有收到你的周報呢？”就溫和一些了，更有開放性。這個小技巧除了問對方我們的盲區(qū)，其實在超多溝通場景里都能用。這個從“你”到“我”或者“咱們”的詞匯轉換主要是基于喬哈里窗的換位思考，把問題的主體從對方換成了我自己或者我們一起，會顯得更溫和。

第二是在每段結束后，問問對方的想法。

這里的話術可以是：“我想聽聽你的意見?！薄安恢滥阌惺裁匆娊?？”“剛剛說的你還有什么疑問嗎？”這讓對方覺得你很重視對方的看法，把他的意見說出來，這樣大家在后面的交流過程中可以繼續(xù)擴大共識，消除盲區(qū)。


2.目標感：怎樣達成目標
我們在工作中不可避免的要給別人提出很多要求，那如何讓這些要求更容易被對方接受呢？換位思考是一定的，但是好多時候你換位思考，說出了對對方的益處還不夠，這個時候你提的要求或者你的目標是對方一開始難以接受的，或者對對方來說很困難、不容易實現(xiàn)的。

那我們可以用這個公式：目標感=方案力，也就是：我的目標=我們的方案。

比如你要約領導半小時時間，直接說“領導您能給我半小時的時間嗎？”這肯定是不行的，領導大概率會說沒有。

那換成目標感強一點的表達，咱們可以這么說：“領導，您上次安排我的任務完成了，能不能占用您半小時的時間我做個匯報？”但是這樣說可能還是會被領導拒絕，說“不能，我今天特別忙，改天吧?！?br>
那我們不妨再換一種說法：“領導，您上次安排我的任務完成了，需要大約半小時時間跟您匯報一下，知道您特別忙，您看我是中午12:00來找您一起吃飯順便匯報一下，還是下午快下班的時候提前半小時到您辦公室來匯報呢？”

這個時候領導一般會選擇其中一種方案，如果沒有，請領導提一個可以的時間，這個要求也就順利達成了，然后提出你的要求、給方案。比起做決定，大腦更喜歡做選擇。一般人都會在是和否之間選一個，也會在方案一和方案二里選一個，我們要做的事就是第二種。

3.建設性：怎樣導向行動
我個人的理解就是體現(xiàn)你的行動力。我舉個沒有建設性的例子。比如生活中男孩追女孩，抓住一個女孩直接問“我喜歡你，你能做我女朋友嗎？”這個女孩很大概率是不會答應的。

那換成有建設性的溝通，就可以說：“你公司附近開了家很棒的餐廳，我預約了位置，我們下了班一起去吃個飯吧”或者是“最近有個很棒的畫展開幕了，我訂兩張票，我們周末一起去看吧？”

這就是把一個比較大比較空的要求確定為最小化的行動細節(jié)，落實這個行動來達成這個大的目標。在話術上，我們可以說：“來，我們落實下！”

我自己在面試邀約的時候，如果說“我們希望您來公司面試”，這是個很大很空的要求。同樣的意思換成有建設性的話術，我可以說“我們公司地點在海淀區(qū)XXX地鐵站，您坐X號線就能到，您下周一還是下周二有時間？”這樣候選人一般都會選一個時間，我的要求也得到滿足。

1.跨部門與同級
探討一下跨部門溝通具體遇到的案例，我先分享一個，跨部門和同級同事的溝通。

去年疫情還沒開始時，我在教育公司到場工作，經(jīng)常遇到需要和其他部門溝通的情況。我們主要工作是教學的運營，我負責視頻打點，需要和視頻剪輯組老師對接，確保最后上線的視頻是通順、流暢、無錯誤的。我和剪輯老師其實是平級的關系。但因為公司文化，我們彼此互稱老師。在我剛進公司時，就聽領導說視頻組老師脾氣不好，經(jīng)常找我們的茬。后來確實遇到過問題，感覺對面差一點就要開始發(fā)火罵人了，我們去溝通，最后也順利解決了。具體是如何解決的呢？

當時我正工作，突然被領導召喚，說視頻組老師找我，我很緊張地過去了。過去以后，視頻組老師板著臉，不耐煩地指著我們交過去的表格說：“你們看看這寫的是什么？”我一看，寫的是錄課老師講的英文部分需要剪輯，但我們備注寫得不清楚，而且當時是在一個句子中剪掉一部分，剪輯難度挺大。我當時缺乏經(jīng)驗，戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢聽完了那段音頻，再次重復了剪輯時間節(jié)點的細節(jié)后告知了剪輯老師，然后就離開了。

我后來回想起來，覺得當時處理不到位。沒過多久又出現(xiàn)類似的問題，我去溝通時候就換了種方式。我是怎么做的？

當時我先是向對方問好，“老師您好，我是負責這個視頻打點的實習生，請問咱們這個打點表哪里出問題了？”然后他說完問題后，我說：“老師可能是我這邊標注得不夠明確，真的抱歉給您添麻煩了，您先別急我聽一下。”我說完時間節(jié)點后，剪輯老師開始操作。我立即問了一下，老師下一次遇到類似的情況我們應該標注成什么樣？他給了回復。然后我反述他的要求，“您看是不是這樣......？”在確認我說的和他要的是一個意思后，剪輯老師的操作也完成了。我再次重聽需要剪輯的片段，確認沒有問題以后，這次的溝通還沒有結束。我跟對方說：“老師這次的沒問題了，您剪的位置剛剛好，下次再出現(xiàn)其他問題您可以釘釘找我，辛苦啦”。至此溝通才結束。

在溝通過程中，我們要了解，對方有情緒一定是先安撫情緒，然后明確問題，再表達我接下來要做的（也是對方期望的）行動。經(jīng)過了解，我才知道，視頻組老師要負責剪整個公司的片子，而公司又不止英語這一個語種的課程，所以還有很多從外面請過來做剪輯外包的。而好多剪輯老師對我們課程內容是完全不了解的，只看著我們提供的備注表和時間表一刀切。他們工作量大，又是很機械性的操作，很容易覺得枯燥，就揪住一個問題來發(fā)火。這個時候我關注的點在解決問題和不被對方影響當時情緒以及日后工作情緒上。經(jīng)過我這樣幾次溝通，剪輯老師后來也溫和了許多，溝通也更容易了。

跨部門和同級溝通一般是大家做一個項目的不同階段，大家的想法和思路，思考方式可能不一樣，這個時候最重要的就是盡量用對方聽得懂的語言和邏輯來描述問題，然后在對方提出解決方案時反述確認，再做好下一次同類問題發(fā)生時的預案。最后，對對方的配合、付出表示認可和感謝。


2.跨部門與上級
再分享一個我和跨部門上級溝通的案例。這種情況一般發(fā)生在我去對接需求或者要資源的時候，這種情況下，禮貌問題是首先必須要注意的。

第一種情況，我在和部門領導對接需求的時候。

首先，我們的目標要明確，部門要完成一個什么樣的項目，需要招什么樣的人。這些我們都知道以后，再和對方確認細節(jié)，比如招幾個人、什么職級、薪資區(qū)間多少。雖然這些細節(jié)在職位JD里都有介紹，但還是要再確認一遍，一是體現(xiàn)重視，二是嚴謹防出錯，三是為接下來的消除盲區(qū)做準備。然后就是問我們的盲區(qū)，比如什么樣的人是堅決不要的？這個職位有沒有什么特殊的要求？最后就是溝通后續(xù)的反饋，包括但不限于時間、頻率。這個時候考慮的是領導平時可能很忙，如何在不打擾他的情況先也不拖累我們的工作進度。要體現(xiàn)的就是我們是為了一個共同的目標在努力。我社會經(jīng)驗尚淺，以這樣的方式應對暫時還沒遇到別的部門領導特別難纏的現(xiàn)象。

第二種情況：要資源。

這個首先我會找一個強大的背書，比如可以說更高層的領導也很看重，希望您能給予支持?；蛘呦劝褜Ψ教У揭粋€高度上，再提我的要求。比如我知道咱們學校是很看重學生動手和實踐能力的，咱們班在整個學校內都做的特別好，然后再提，所以老師我想?yún)⒓覺XX實踐活動，需要您這邊提供XXX的支持。

具體涉及數(shù)量的我一般會用錨點和區(qū)間的技巧來溝通，比如我心里預期是7，但我報的需要會是9-11，這樣對方一般會酌情給10，9也不錯，就算對方覺得不合理壓到8，那也是超了預期比較好的結果。

希望以上分享對正在工作的你有幫助！


莊主總結

一、關于溝通的幾點共識
1.溝通不僅限于語言，更重要的是你給別人的感受。
2.溝通是可以習得的，而且學會后永不失效，我們可以通過練習來成為溝通高手。

二、三大通用溝通能力
1.開放性=擴大共識+消除盲區(qū)（把“你”換成“我/咱們”；每個階段結束問對方的意見）
2.目標感=方案力----我的目標=我們的方案（提要求的時候：要求+方案1&2）
3.建設性=把溝通導向行動（把大而空的目標落實到最小化可行動的單元上）

三、跨部門溝通實際案例探討
1.注重效率；
2.聽對方的想法；
3.領導安排工作時反述確認；
4.運用今天的三大通用溝通能力；
5.巧妙利用區(qū)間和錨點。


文字整理 : 張懷楷
審核 : Cherika Chen
版式設計：Alex Li

End

冷蕓時尚圈討論是就行業(yè)問題的討論及總結。這些分享屬于集體智慧的結晶。（它們并不代表冷蕓個人觀點）希望通過此種方式能讓更多行業(yè)人士受益！


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