外企外貿(mào)職場必備神器：用Wordvice AI 輕松寫出英文商務(wù)郵件！
寫商務(wù)電子郵件需要包含哪些內(nèi)容？
電子郵件是最常用的職場溝通方式之一。通過商務(wù)郵件，你能夠展示專業(yè)精神，表達觀點，并通過有效的溝通完成工作。商務(wù)郵件的基本結(jié)構(gòu)包括以下內(nèi)容：
標(biāo)題
稱呼
正文
收尾部分
結(jié)束祝語
Wordvice?AI 英文寫作助手能夠教你如何撰寫商務(wù)郵件，如何表達自己的專業(yè)精神和觀點，以及如何在郵件中禮貌地結(jié)束?；诮甑膶I(yè)英文潤色服務(wù)經(jīng)驗，Wordvice創(chuàng)建了人工智能英文寫作助手工具，幫助作者在專業(yè)寫作中達到新的高度。
1. 起擬電子郵件標(biāo)題：用 Wordvice AI 的“Concise”（簡潔）編輯模式即可
電子郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，應(yīng)該能讓讀者在一秒鐘內(nèi)完成標(biāo)題瀏覽并了解郵件要講的內(nèi)容主題。請遵循以下規(guī)則：
郵件的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)少于60個英文字符（包括空格）
使用一句話清楚地說明郵件的目的
避免過度使用引號、括號和破折號等標(biāo)點符號
Wordvice AI 校對工具（Proofreading Tool）提供一個非常有用的“Concise”（簡潔）模式，能夠完美剪掉多余用詞。這些多余的單詞對標(biāo)題寫作有害而無益。在使用該工具時，將模式設(shè)置為“Concise”（簡潔），在下拉菜單中選擇“Business”（商務(wù)）。這樣給出的結(jié)果會更加適合商務(wù)寫作。需要注意的是，“Concise”模式僅對訂購了Wordvice AI 高級版的用戶開放使用。
示例：用 AI 怎樣寫出專業(yè)郵件標(biāo)題？
以下例子將示范如何通過使用「Concise」簡潔編輯模式將 email 標(biāo)題改的更清晰、更具可讀性。
Before: “Follow up & Future Actionables from Business Perspective”
After: “Business Follow-Up and Future Actions”
將不需要的介詞短語 “from Business Perspective” 移除后，改為名詞短語 “Business Follow-Up.”。
標(biāo)題比較簡潔，開門見山。
Before: “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact on the Overall Business Sphere”
After: “Impact of New Marketing Strategies on Business”
將冗長的動詞短語 “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact” 縮短為 “Impact of New Marketing Strategies”。
“Overall Business Sphere” 這部分不太自然，故縮減為 “Strategies on Business” 簡潔的捕捉本文的含意。
整個主題標(biāo)題更加簡潔明了，同時保留了原意。
2. 撰寫商務(wù)郵件的開頭：用 Wordvice AI 改寫潤色工具調(diào)整問候語氣
第一印象很重要！很多人在寫電子郵件時都在斟酌問候句上遇到困難。那么，應(yīng)該使用哪種問候句來表達正確的語氣呢？
Wordvice?AI 改寫潤色工具（Paraphraser）的高級版提供以下兩種專業(yè)語氣寫法。
專業(yè)正式型（Professional - formal）：這種語氣適用于給你從未見過的人寫信，或者針對只是簡單認識而并不熟悉的人士以及單位中職位比你高的人士。
專業(yè)友好型（Professional - friendly）：這種語氣適用于與你交流過多次電子郵件的人士、同事和已經(jīng)熟識一段時間的人士。
示例：Wordvice AI 怎樣寫出專業(yè)正式型郵件問候語？
例如：“Hello, Mary”變成“Dear Mary”。
Before: “Hello, Mary”
After: “Dear Mary”
雖然 “Hello” 算是一個完美的電子郵件問候語， 但 “Dear” 在商業(yè)郵件中更為正式和專業(yè)。
示例：Wordvice AI 怎樣寫出專業(yè)友好型郵件問候語？
例如：“Hey Joshua” 變成“Hello, Joshua”。
Before: “Hey Joshua”
After: “Hello, Joshua”
“Hello” 算是一個比較隨意的問候，但是比起 “Hey,” 更專業(yè)了一些。 “Hey,” 通常不用于商業(yè)郵件中稱呼同事、客戶或合作伙伴。
3. 修改商務(wù)郵件正文內(nèi)容：用 Wordvice AI 轉(zhuǎn)述改寫工具表達正確語氣
在問候收件人后，商務(wù)郵件的主體部分應(yīng)該直接進入主題，以節(jié)省讀者的時間。然而，這并不意味著你需要把電子郵件寫成直截了當(dāng)而近乎粗魯?shù)牡夭健?/p>
為了找到在直接與粗魯之間的正確平衡，你可以先寫草稿，然后把草稿放在Wordvice AI 句子改寫潤色工具（Paraphrasing Tool）中檢查。我們發(fā)現(xiàn)無論是專業(yè)正式型還是專業(yè)友好型的語氣調(diào)節(jié)效果都驚人地好！
示例：AI 將商務(wù)郵件內(nèi)容改寫成專業(yè)正式型語氣
Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
After: “After conducting a thorough review, we can implement process enhancements by making necessary adjustments and introducing a new system that aligns more effectively with the growing operational requirements.”
在 “專業(yè)正式” 模式下，雖然文字較長，但詞匯和片語被改得更加專業(yè)，語氣也更適合正式的商業(yè)郵件溝通使用。
示例：AI 將商務(wù)郵件內(nèi)容改寫成專業(yè)友好型語氣
Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
After: “After conducting a thorough review, we have identified areas where we can make process improvements and implement necessary changes. Additionally, we will introduce a new system that will better accommodate the growing needs of our expanding operations.”
在 “專業(yè)友好” 模式下，修改出來的文字語氣比原本的更正式，但文字也被提升以適合專業(yè)友好的商業(yè)郵件語氣。
4. 使用 Wordvice AI 撰寫商務(wù)電子郵件的收尾部分
在寫好郵件的主體部分后，該考慮如何收尾。收尾時需要包括以下內(nèi)容：
行動要點：你希望收件人做什么行動？提醒他做出某個決定？還是希望他給你回復(fù)郵件？
截止日期：你希望收件人何時完成上述行動？
致謝：感謝收件人花費的時間和考慮。
建議先寫草稿，然后把草稿放進?Wordvice AI 文章改寫潤色工具（Paraphrasing Tool），使用與正文相同的語氣類型檢查，這樣能使整篇郵件保持語氣一致。
示例：AI 如何幫你做個專業(yè)正式型郵件收尾？
Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
After: “I kindly request your thoughts and insights regarding this matter. Should you concur with my proposed approach, I suggest scheduling a meeting in the upcoming week to delve further into the subject and strategize the initiative. I eagerly anticipate your prompt response and greatly appreciate your thoughtful consideration.”
由于郵件結(jié)尾的部分是讀者對此封郵件的最后印象，因此在電子郵件結(jié)尾處使用正確語氣非常重要。采用 “專業(yè)正式” 的改寫模式, 修改后的郵件結(jié)尾使用了更恰當(dāng)?shù)恼Z言和適合的句子來傳達專業(yè)正式的語氣。
示例：AI 如何幫你做個專業(yè)友好型郵件收尾？
Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
After: “I would greatly appreciate your thoughts and insights on this matter. If you are in agreement with my proposed approach, I would be delighted to schedule a meeting next week to delve deeper into the topic and plan the initiative. I eagerly await your response and sincerely value your consideration.”
這里的 “專業(yè)友好” 模式營造出一種更加親密、隨意的基調(diào)，向讀者展現(xiàn)出熱情的接待。
像是 “delighted” 和 “greatly appreciate” 比起原文能展現(xiàn)更專業(yè)且有好的語氣。
5. 使用 Wordvice AI 寫商務(wù)電子郵件的結(jié)束祝語
結(jié)束祝語是在簽名之前要寫的最后一句話。
示例：AI 如何為你呈現(xiàn)一個專業(yè)正式型的結(jié)束祝語？
如果你想用比較嚴肅的語氣結(jié)束郵件，表明你只是在談業(yè)務(wù)，可以使用專業(yè)正式型模式。
例如：“Best, Kaitlyn” 變成“Sincerely, Kaitlyn”。
Before: “Best, Kaitlyn”
After: “Sincerely, Kaitlyn”
“Sincerely” 是比 “Best” 更正式的結(jié)束祝語。在大多數(shù)的商業(yè)環(huán)境中，傳達了更高程度的尊重。
示例：AI 如何為你呈現(xiàn)一個專業(yè)友好型的結(jié)束祝語？
如果你想用比較輕松的語氣結(jié)束郵件，可以使用專業(yè)友好型模式。
例如：“Best, Kaitlyn”變成“Warm regards, Kaitlyn”。
Before: “Best, Kaitlyn”
After: “Warm regards, Kaitlyn”
雖然 “Best” 已經(jīng)很隨意，適合大多數(shù)電子郵件交流，但 “Warm regards” 更專業(yè)，同時從字面上傳達 “warmer” 更溫暖的語氣。
