讓一個(gè)龐大的團(tuán)隊(duì)完成任務(wù)，通?？缭蕉鄠€(gè)部門、多個(gè)國(guó)家和數(shù)百個(gè)資源，需要大量的紀(jì)律和奉獻(xiàn)精神。一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目管理辦公室（PMO）可以是確保項(xiàng)目?jī)r(jià)值實(shí)現(xiàn)的成敗機(jī)制。如果做得好，你的PMO是提供數(shù)據(jù)和見解的關(guān)鍵，當(dāng)事情出錯(cuò)時(shí)就能做出正確的決策，回到正軌。

1.正確掌握基本知識(shí)

幾乎每個(gè)組織都有一個(gè)稍微不同的PMO——企業(yè)PMO、卓越中心、敏捷、混合、精益。然而，一個(gè)好的PMO的關(guān)鍵是，確保在為組織量身定制的同時(shí)，不會(huì)偏離基礎(chǔ)太遠(yuǎn)。PMO的主要作用是通過(guò)提高可見性和有效治理，確保為組織提供價(jià)值。

花時(shí)間與主要利益相關(guān)者就 PMO 的目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)以及各種其他職責(zé)達(dá)成一致。

2.在支持和控制之間找到平衡

一個(gè)不成熟的PMO通常只能充當(dāng)行政職能，提供用于生成各種報(bào)告的數(shù)據(jù)。然而，如果你只關(guān)注成為最終的控制主體，那么就沒有多少價(jià)值了。

在一個(gè)優(yōu)秀的PMO中，團(tuán)隊(duì)幫助項(xiàng)目經(jīng)理制定計(jì)劃，與利益相關(guān)者一起舉辦研討會(huì)，以確定哪些計(jì)劃與戰(zhàn)略相一致，并與組織合作確定問題的解決方案。

但是，為了做到這一切，你需要有足夠的時(shí)間。如果你太忙于充當(dāng)管理員、編寫報(bào)告或?qū)⑷蝿?wù)添加到項(xiàng)目計(jì)劃中，那么你就沒有時(shí)間做應(yīng)該做的事情，比如分析數(shù)據(jù)。

一個(gè)優(yōu)秀的PMO將專注于建立可重復(fù)的流程，通過(guò)工作流自動(dòng)化手動(dòng)任務(wù)，并創(chuàng)建實(shí)時(shí)儀表盤——從而讓團(tuán)隊(duì)有更多時(shí)間專注于更高附加值的活動(dòng)。

你需要找到一個(gè)適當(dāng)?shù)钠胶恻c(diǎn)，既要求人們更新狀態(tài)，又通過(guò)良好的流程、結(jié)構(gòu)和問題解決方案為他們提供適當(dāng)數(shù)量的支持，以使他們受益。這是一條很難管理的路線。

3.衡量成功

一個(gè)優(yōu)秀的PMO需要有明確的目標(biāo)和措施來(lái)實(shí)現(xiàn)它的目標(biāo)。如果沒有明確的目標(biāo)，就會(huì)限制你抵制低附加值工作的能力。不僅如此，如果你沒有衡量自己在做什么，你很可能沒有達(dá)到預(yù)期。

然而，一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是，我們并沒有關(guān)注投資組合中項(xiàng)目或計(jì)劃的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)。這是正確掌握基本知識(shí)的一部分。這里討論的關(guān)鍵指標(biāo)是PMO的有效性，即客戶滿意度。

對(duì)于優(yōu)秀的PMO來(lái)說(shuō)，這是一種思維方式的轉(zhuǎn)變。它必須評(píng)估團(tuán)隊(duì)如何將PMO從基于運(yùn)營(yíng)的方法轉(zhuǎn)變?yōu)榛诳蛻舴?wù)的方法，主要關(guān)注價(jià)值的交付。

一旦你制定了目標(biāo)，你就需要公布這些數(shù)據(jù)，以清楚地顯示PMO的績(jī)效。

4.找到合適的團(tuán)隊(duì)

一個(gè)優(yōu)秀的PMO團(tuán)隊(duì)必須具備專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，以理解“好”是什么樣子，并愿意并能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。這意味著你需要有合適的團(tuán)隊(duì)，這需要多種技能的組合。

- 融合敏捷和傳統(tǒng)方法
- 適應(yīng)不斷變化的優(yōu)先事項(xiàng)
- 利用數(shù)字和數(shù)據(jù)可視化專業(yè)知識(shí)支持有效決策
- 結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)力和軟技能支持變革管理計(jì)劃
- 擁有出色的規(guī)劃團(tuán)隊(duì)和擅長(zhǎng)定義和改進(jìn)流程的團(tuán)隊(duì)成員

通過(guò)平衡技能和個(gè)性的正確組合來(lái)調(diào)整PMO團(tuán)隊(duì)至關(guān)重要。通常，一個(gè)小的改變可以在性能上產(chǎn)生巨大的差異。

5.確保持續(xù)改進(jìn)

大量研究發(fā)現(xiàn)，提高項(xiàng)目管理成熟度和增加業(yè)務(wù)價(jià)值之間存在直接聯(lián)系。

專注于提高交付能力的關(guān)鍵方法之一是進(jìn)行企業(yè)成熟度評(píng)估。這著眼于用于在整個(gè)企業(yè)內(nèi)交付項(xiàng)目和計(jì)劃的關(guān)鍵流程和實(shí)踐，然后將它們與行業(yè)中的最佳實(shí)踐進(jìn)行比較。其結(jié)果是清楚地了解與你的目標(biāo)未來(lái)狀態(tài)的關(guān)鍵差距，并制定持續(xù)改進(jìn)行動(dòng)的路線圖，以使 PMO 逐步實(shí)現(xiàn)。

一般來(lái)說(shuō)，8Manage PMO軟件對(duì)于擁有多個(gè)項(xiàng)目的組織很有用。該軟件是一個(gè)完整的解決方案，你將獲得項(xiàng)目管理中可能需要的所有功能，能夠快速向報(bào)告提供項(xiàng)目狀態(tài)和項(xiàng)目類型等信息。

-方便查看項(xiàng)目摘要
-確定項(xiàng)目請(qǐng)求的優(yōu)先次序
-跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度和成本
-逐步深入分析項(xiàng)目
-管理組織的調(diào)度要求
-找出風(fēng)險(xiǎn)并有效管理它們
-制作報(bào)告生成工具

使用8Manage，你可以將基礎(chǔ)項(xiàng)目報(bào)告匯總到 PMO 辦公室。這創(chuàng)造了單一的事實(shí)來(lái)源，這樣正是在企業(yè)內(nèi)擁有 PMO 的顯著好處。此外，8Manage還允許企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度隨著 PMO 的建立而增長(zhǎng)。有了8Manage PMO的助力，企業(yè)可以專注于持續(xù)改進(jìn) PMO 組織——從而提高項(xiàng)目績(jī)效、提高組織效率并更大程度地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)收益。