在過(guò)去的幾十年里，采購(gòu)實(shí)踐有了顯著的進(jìn)步。精明的采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)正在尋求額外的周期時(shí)間的提升。這一點(diǎn)至關(guān)重要，因?yàn)闇p少周期時(shí)間可以大大提升周轉(zhuǎn)時(shí)間，降低你的采購(gòu)職能的整體成本。它也使采購(gòu)團(tuán)隊(duì)能夠?qū)⑤^多的時(shí)間用于戰(zhàn)略活動(dòng)。
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但是，為了比較好地利用你公司的采購(gòu)訂單周期，你需要知道如何優(yōu)化它以擺脫冗余、延遲和數(shù)據(jù)丟失。

什么是采購(gòu)訂單周期？
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從本質(zhì)上講，采購(gòu)訂單周期指的是采購(gòu)過(guò)程，即從創(chuàng)建采購(gòu)訂單到結(jié)束采購(gòu)訂單的過(guò)程。它衡量了從申購(gòu)到交付再到完成付款的整個(gè)時(shí)間。
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這個(gè)過(guò)程是較大的采購(gòu)周期的一個(gè)子集，是你可以用來(lái)確定采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的效率和生產(chǎn)力的主要KPI之一。
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手動(dòng)采購(gòu)訂單周期的挑戰(zhàn)
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手動(dòng)采購(gòu)訂單周期依賴于人力資源，而大多數(shù)依賴人力的企業(yè)運(yùn)營(yíng)容易出現(xiàn)偏差和不準(zhǔn)確。相信你已經(jīng)體會(huì)到手工處理采購(gòu)訂單是多么的繁瑣。
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當(dāng)企業(yè)依賴手動(dòng)采購(gòu)訂單周期時(shí)，他們所面臨的明顯問(wèn)題包括：
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1.重復(fù)性任務(wù)
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手動(dòng)采購(gòu)功能包括大量操作，員工必須為不同的采購(gòu)活動(dòng)重復(fù)操作。這類任務(wù)的例子包括但不限于采購(gòu)文件的內(nèi)部審批、多次打電話與供應(yīng)商談判、在不同時(shí)間創(chuàng)建類似的文件等等。
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2.時(shí)間浪費(fèi)
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重復(fù)性的任務(wù)是采購(gòu)團(tuán)隊(duì)比較大的時(shí)間消耗之一。整天重復(fù)聯(lián)系同一個(gè)審批人員，總是指望他們有空，花五分鐘以上的時(shí)間與一個(gè)供應(yīng)商通電話，處理紙面上難以修復(fù)的錯(cuò)誤，以及重復(fù)審批過(guò)程，這些都需要相對(duì)較多的時(shí)間。
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3.流程延遲
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依賴手動(dòng)采購(gòu)流程的企業(yè)發(fā)現(xiàn)很難進(jìn)行緊急采購(gòu)。對(duì)不同部門(mén)的依賴、時(shí)間的消耗，以及供應(yīng)商或?qū)徟司徛捻憫?yīng)，通常會(huì)在一段時(shí)間內(nèi)降低緊迫性。
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4.增加成本
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手動(dòng)流程需要時(shí)間，需要采購(gòu)部門(mén)獲得較多的資源。延遲采購(gòu)?fù)ǔ?huì)影響到不同部門(mén)的眾多業(yè)務(wù)流程，尤其是那些完全依賴采購(gòu)項(xiàng)目的部門(mén)。
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5.報(bào)告障礙
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手動(dòng)采購(gòu)依靠人力來(lái)創(chuàng)建所有相關(guān)報(bào)告。這使得完成每個(gè)流程的數(shù)據(jù)輸入具有挑戰(zhàn)性，而且也很難使用多種方法并提供所需的結(jié)果。
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6.錯(cuò)誤處理
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日常操作很可能產(chǎn)生由參與采購(gòu)訂單周期的各方面所造成的錯(cuò)誤。如果你依賴手動(dòng)采購(gòu)訂單方法，檢測(cè)和處理此類錯(cuò)誤并不容易，會(huì)迫使流程重新開(kāi)始，而不是從實(shí)際錯(cuò)誤發(fā)生的地方開(kāi)始。
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7.可見(jiàn)性
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手動(dòng)采購(gòu)?fù)ǔＩ婕霸S多團(tuán)體，包括供應(yīng)商、采購(gòu)部門(mén)、最終用戶、財(cái)務(wù)部門(mén)和審批人。在這個(gè)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)中，很容易失去對(duì)整個(gè)過(guò)程的可視性和控制。
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8.文件控制
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手動(dòng)采購(gòu)也伴隨著控制大量紙質(zhì)文件的壓力。追蹤歸檔文件很復(fù)雜，舊文件很容易丟失，而且較難跟進(jìn)當(dāng)前開(kāi)放的文件。
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9.溝通不暢
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手動(dòng)采購(gòu)使人難以確定誰(shuí)負(fù)責(zé)什么，誰(shuí)聯(lián)系了誰(shuí)，哪個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在聯(lián)系供應(yīng)商。這些都可能因?yàn)閿?shù)據(jù)丟失和流程分歧而帶來(lái)巨大的負(fù)擔(dān)。
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實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單周期的自動(dòng)化戰(zhàn)勝挑戰(zhàn)
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隨著企業(yè)的發(fā)展，采購(gòu)訂單的生命周期將變得較加復(fù)雜，需要較多的資源、時(shí)間和人才。正如你已經(jīng)意識(shí)到的那樣，使用手動(dòng)方法來(lái)訂單運(yùn)行周期并不具有生產(chǎn)力或成本效益。
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好消息是，你可以通過(guò)將企業(yè)的采購(gòu)訂單工作流程轉(zhuǎn)移到一個(gè)可靠的軟件解決方案中，來(lái)彌補(bǔ)手動(dòng)采購(gòu)訂單生命周期的低效率。
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借助新一代先進(jìn)的采購(gòu)管理系統(tǒng)8Manage SRM，你的企業(yè)能夠簡(jiǎn)化采購(gòu)流程，通過(guò)全方位的采購(gòu)訂單跟蹤和執(zhí)行管理，完成采購(gòu)訂單的生成、審批、價(jià)格、發(fā)貨、發(fā)票及付款。
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● 創(chuàng)建和處理報(bào)價(jià)單：幫助你向多個(gè)供應(yīng)商發(fā)送報(bào)價(jià)單，接收?qǐng)?bào)價(jià)并輕松進(jìn)行比較；
● 創(chuàng)建和審批采購(gòu)訂單：每個(gè)采購(gòu)訂單的信息始終是比較新的，自動(dòng)將預(yù)設(shè)的審批流程與采購(gòu)訂單綁定；
● 電子推送給供應(yīng)商：提供電子簽名和/或電子蓋章，允許以電子方式將采購(gòu)訂單發(fā)送給你的供應(yīng)商；
● 精確的三向匹配：將GRN與采購(gòu)訂單和發(fā)票相匹配，從而確保準(zhǔn)確、及時(shí)地支付給供應(yīng)商；
● 報(bào)告和分析：可以幫助生成報(bào)告和分析，如支出分析、供應(yīng)商績(jī)效和庫(kù)存管理。
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除了訂單管理，8Manage SRM還提供采購(gòu)全過(guò)程管理，支持供應(yīng)商全生命周期管理、在線電子招投標(biāo)、產(chǎn)品信息管理等，全面助力企業(yè)的采購(gòu)效益比較大化提升。
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利用手動(dòng)方法管理采購(gòu)訂單的企業(yè)會(huì)因較高的運(yùn)營(yíng)成本和數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確而蒙受損失。而通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單周期的自動(dòng)化，企業(yè)可以節(jié)省時(shí)間，減少錯(cuò)誤，提高效率，并獲得對(duì)其采購(gòu)流程的較好控制。