“數(shù)字化”和“信息化”這兩個詞經(jīng)常被混用，但它們的含義其實有所不同。數(shù)字化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的過程，旨在將信息從物理媒介中解放，讓其在數(shù)字環(huán)境下更方便、快捷地傳播、存儲、處理和利用。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程，比如將紙質(zhì)文獻掃描為數(shù)字文檔，使其更容易管理和利用。而信息化則是指將信息技術(shù)應(yīng)用到各行各業(yè)中，使其更加高效、便捷和智能化。檔案信息化是在數(shù)字檔案基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)進行更深入更廣泛的管理和利用。

檔案數(shù)字化和檔案信息化的區(qū)別在哪兒？2023年3月17號，在“數(shù)字檔案·數(shù)智向新”的特別直播活動中，擁有豐富的檔案項目實踐經(jīng)驗的譚卓之經(jīng)理，跟我們分享了他對于這兩個概念的理解。我們截取精華部分跟大家分享。

譚經(jīng)理在分享中說：“檔案信息化，指的就是我們通過技術(shù)手段、信息技術(shù)手段，去對檔案進行管理保管查詢利用的工作。這里邊包括電子檔案系統(tǒng)的建立、信息化管理流程的優(yōu)化等等，目的是在于提高檔案管理的效率和服務(wù)的質(zhì)量。而檔案數(shù)字化，就是我們把紙質(zhì)的檔案通過掃描或拍攝技術(shù)把它轉(zhuǎn)化為電子檔案、數(shù)字檔案數(shù)字化的形式，實現(xiàn)檔案實體檔案的電子化存儲、管理以及利用。”

從譚經(jīng)理的直播分享中，我們可以得出這樣一個結(jié)論：檔案信息化是一種注重管理的行為。檔案數(shù)字化，注重的就是說我檔案的存儲跟利用的方式。

當(dāng)然，如今我們講的檔案數(shù)字化主要闡述的全面數(shù)字化的檔案管理方式，即檔案生來就沒有紙質(zhì)，從文件的形成、編輯、簽發(fā)、傳閱、歸檔、到再利用，通過技術(shù)手段實現(xiàn)全電子化鏈條的管理。

不管是檔案信息化還是檔案數(shù)字化，其實最終都指向如何讓檔案為組織創(chuàng)造價值，推動企業(yè)找到并實現(xiàn)新的增長。大家在檔案管理工作的過程中，特別是近幾年，越來越重視檔案的利用，檔案對企業(yè)發(fā)展的推動作用顯現(xiàn)在各種不同的工作場景中。

比如，企業(yè)可以通過查閱歷史檔案，了解過去電子產(chǎn)品的設(shè)計和制造技術(shù)、市場需求和消費者偏好等方面的信息，結(jié)合現(xiàn)代科技手段進行創(chuàng)新和改進，開發(fā)出更具有競爭力的新產(chǎn)品。同時，企業(yè)也可以通過查閱相關(guān)市場報告和分析，掌握新興市場和消費趨勢，把握新的市場機會和增長點，開拓新的市場份額。

會博通多年來也一直以讓檔案為組織創(chuàng)造價值為使命，為企業(yè)提供安全高效的檔案管理軟件和服務(wù)，助力企業(yè)發(fā)展。如果您想了解更多檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建的干貨和內(nèi)容，歡迎關(guān)注我們或者給我們留言進行探討。