采購中的合同管理是采購中的重要任務之一。然而，許多企業(yè)仍然使用手動過程來管理他們的合同。
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什么是合同管理？
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從這個詞本身來看，合同管理是管理合同的過程，是法律文件的一部分。換句話說，它是管理與你所選擇的供應商或服務提供者的協(xié)議的過程。
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這是一個持續(xù)的采購過程和證明，以確保供應商和買方將履行他們商定的義務。
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合同管理包括遵守雙方條款和條件。此外，它還包括記錄和同意雙方討論的任何更改。

合同管理在采購中的重要性
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合同管理對企業(yè)采購過程的成功起著至關重要的作用。合同管理包括創(chuàng)建、執(zhí)行和分析合同，使財務和運營績效最大化。當合同構建不當時，會出現(xiàn)許多問題。僅僅是一個簡單的技術錯誤就可能會使企業(yè)損失成千上萬元。
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有效的合同管理可以建立強大的商業(yè)關系，為更大的盈利機會鋪路。只有在有效管理的情況下，創(chuàng)建一個高效的合同才有可能。
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合同管理過程的階段
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1. 創(chuàng)建
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合同管理開始于對合同的確認，以及其他支持合同目的的相關文件。手動創(chuàng)建合同的過程是很耗時的。然而，隨著合同管理系統(tǒng)的使用，這個過程被簡化了。
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2. 談判
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這是由員工檢查草案以糾正任何差異的過程。這是為了確保在談判之前，所有的條款和條件都被充分理解，從而減少談判時間。
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3. 執(zhí)行
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合同管理過程涉及到合同的批準和執(zhí)行。獲得批準是大多數瓶頸發(fā)生的地方。企業(yè)可以通過建立專門的審批工作流程來彌補這一缺陷。
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自動化減少了合同的執(zhí)行，通過使用電子簽名和傳真支持，組織可以縮短其簽名過程。
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4. 跟蹤
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這是合同管理流程中處理義務和修訂的部分。合同要求管理部門確保及時交付所有交付物。
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此外，收集對合同最初起草的重要文件是一項艱巨的任務。當有差異或項目未被發(fā)現(xiàn)時，系統(tǒng)應能修改原始合同。
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5. 續(xù)約

合同管理的手動過程失去了續(xù)約的機會。隨著自動化的使用，企業(yè)可以識別續(xù)約機會并創(chuàng)建新的合同。
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采購合同管理的最佳實踐
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1. 加強供應商管理
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合同管理的最佳實踐之一是了解供應商關系的績效。通過加強與供應商的關系管理來管理和評估采購績效，可以幫助企業(yè)獲得更大的發(fā)展。
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然而，企業(yè)必須注意到，過時的技術和人工流程將使這一目標無法實現(xiàn)。
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2. 消除采購和訂購的手動過程
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企業(yè)必須簡化對供應商數據的收集和監(jiān)控。這是為了確保企業(yè)遵守其政策。
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在收集完供應商數據后，選出最佳供應商。采購訂單是與被批準的供應商名單和他們的資料數據一起創(chuàng)建的。手動編制這些文件將非常耗時。
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此外，談判和供應商選擇的自動化將使企業(yè)有更多時間專注于其他事情，而且也將大大減少人工過程所遺漏的錯誤。
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3. 簡化采購
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簡化采購是一項艱巨的任務，特別是如果你手動完成所有的過程。為了簡化采購，你必須有一個中央存儲庫，這樣就可以輕松地以數字格式分類和搜索所有合同信息。
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自動化有助于采購工作節(jié)省時間，并使所有的過程高效和簡單。這減少了所有與采購有關的成本，并提高了采購部門的生產力。
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4. 管理和監(jiān)測費用和條款
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管理和監(jiān)測公司的所有費用可以提高透明度，從而釋放潛在的節(jié)省機會。
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使用合同管理解決方案可以讓企業(yè)監(jiān)測和跟蹤所有與他們的供應商有關的合同。一個集中所有合同信息的存儲庫將使企業(yè)能夠輕松地監(jiān)測和管理合同條款，確保同意合同的各方都能相應地遵守。
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采購合同管理解決方案
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采購團隊必須有可靠的合同管理計劃，以確保所有相關利益相關者的互惠互利。企業(yè)還應努力在采購部門實施一些最佳合同管理實踐，以提高采購職能的速度和效率，降低成本。
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通過使用8Manage SRM系統(tǒng)中的采購合同管理功能，集中和自動化采購流程的企業(yè)可以在采購和談判中更具戰(zhàn)略性。它可以主動管理采購和合同管理生命周期的各個方面，以提高績效。
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8Manage 采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：
● 可用于管理簡單的消費品采購
● 可用于管理有復雜合同條款和復雜交付的大宗采購
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8Manage為所有采購員和采購管理者提供同一個頁面以查看和管理整個采購合同。使之更容易跟蹤合同狀態(tài)，監(jiān)測合規(guī)性，并分析供應商的績效。同時，8Manage SRM采購合同管理功能提供續(xù)約概覽，采購人員通過此概覽可輕松地查看到所有即將需要進行續(xù)約的采購合同，非常方便省時。
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另外，8Manage支持按照續(xù)約設定系統(tǒng)自動生成新的采購合同，無需重新手動添加，更高效省時，信息也更準確。
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有了8Manage SRM系統(tǒng)，企業(yè)可以更有效地管理合同談判，創(chuàng)建和批準合同，跟蹤合同的交付物和里程碑，并確保合同在需要時得到更新或終止。通過自動化這些任務，8Manage系統(tǒng)可以節(jié)省時間和減少錯誤，同時也提高了整體合同的可見性和控制。