一、資源規(guī)劃

01 專業(yè)服務(wù)的資源規(guī)劃

專業(yè)服務(wù)領(lǐng)域非常廣泛，包括各種行業(yè)，從IT和營(yíng)銷到法律和會(huì)計(jì)。盡管這些行業(yè)的性質(zhì)各不相同，但每個(gè)行業(yè)都受益于項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資源和能力規(guī)劃采取的戰(zhàn)略方針。

在項(xiàng)目管理中，資源是完成一項(xiàng)任務(wù)或項(xiàng)目所需的任何東西。包括人員、材料、時(shí)間，甚至財(cái)務(wù)。公司和組織不可能有無(wú)限的資金或人員，因此，項(xiàng)目經(jīng)理在部署這些資源時(shí)要有策略，這一點(diǎn)至關(guān)重要。

一些組織可能會(huì)雇用一個(gè)專門的資源管理人，以確保有限的材料、勞動(dòng)力和資金得到妥善利用。

02 為什么資源管理那么重要

在一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)入執(zhí)行階段之前，項(xiàng)目或資源管理者就應(yīng)該展望一下在整個(gè)項(xiàng)目周期中需要什么。

當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)工作量有一定的了解，能預(yù)測(cè)需求、審查歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)，并根據(jù)技能、地點(diǎn)、業(yè)績(jī)和可用性來(lái)利用團(tuán)隊(duì)成員時(shí)，資源規(guī)劃就會(huì)更加有效。

在項(xiàng)目中過(guò)度使用資源是使員工倦怠的生產(chǎn)力殺手之一。根據(jù)Mayo Clinic的說(shuō)法，當(dāng)工人在工作場(chǎng)所遇到壓力，工作和生活不平衡，或當(dāng)他們對(duì)工作量缺乏控制時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)倦怠?！渡虡I(yè)內(nèi)幕》指出，40-50%的美國(guó)工人經(jīng)歷過(guò)職業(yè)倦怠，這意味著擁有一個(gè)有效的資源規(guī)劃過(guò)程比以往任何時(shí)候都更加關(guān)鍵。

資源規(guī)劃使項(xiàng)目順利運(yùn)行，為按時(shí)和按預(yù)算交付項(xiàng)目奠定基礎(chǔ)。它還能幫助專業(yè)服務(wù)公司了解他們?cè)谖磥?lái)勞動(dòng)力能力的基礎(chǔ)上承擔(dān)新工作的能力——也就是所謂的能力規(guī)劃。

03 能力規(guī)劃

當(dāng)專業(yè)服務(wù)領(lǐng)域的項(xiàng)目經(jīng)理能夠展望未來(lái)，并根據(jù) “大局 “進(jìn)行規(guī)劃時(shí)，他們就會(huì)取得成功。在專業(yè)服務(wù)的背景下，能力規(guī)劃指的是公司如何確保他們有正確的資源能力計(jì)劃來(lái)滿足未來(lái)客戶的需求。

能力規(guī)劃還能幫助企業(yè)了解和準(zhǔn)備未來(lái)的運(yùn)營(yíng)成本，因?yàn)樗u(píng)估的是當(dāng)前資源水平以外的變量。

04 什么是能力規(guī)劃

能力規(guī)劃是項(xiàng)目管理人員和資源管理人員評(píng)估和解決其組織的未來(lái)需求的方式，它需要一個(gè)戰(zhàn)略性的、長(zhǎng)鏡頭的方法，考慮到諸如未來(lái)的需求、過(guò)去的數(shù)據(jù)、趨勢(shì)、季節(jié)性變化，甚至不規(guī)則的條件。像這樣的洞察力有助于項(xiàng)目管理人員和資源管理人員根據(jù)可操作的數(shù)據(jù)做出決策。

具體到勞動(dòng)力，能力規(guī)劃確?？捎糜谀承╉?xiàng)目的具有適當(dāng)技能組合的員工數(shù)量。

比方說(shuō)，一家公司計(jì)劃在未來(lái)6個(gè)月內(nèi)推出一個(gè)網(wǎng)站的新設(shè)計(jì)。資源經(jīng)理將確保適當(dāng)數(shù)量的文案人員、設(shè)計(jì)師和程序員都能為該項(xiàng)目工作，以便及時(shí)完成。

是否需要雇用更多的工作人員？是否有任何技能是缺乏的，需要加以說(shuō)明？工作人員是否需要加班或承擔(dān)超過(guò)其目前工作量的工作？是否需要自由職業(yè)者或承包商？能力規(guī)劃可能是一個(gè)平衡的行為，所以看看類似項(xiàng)目中所使用的資源是有用的。過(guò)去的數(shù)據(jù)可能會(huì)提供有關(guān)時(shí)間線、勞動(dòng)力和成本的見解。

企業(yè)很少（如果有的話）臨時(shí)制定預(yù)算，能力規(guī)劃會(huì)幫助企業(yè)提前數(shù)月，甚至數(shù)年就牢牢掌握未來(lái)的運(yùn)營(yíng)成本。

05 能力規(guī)劃難題

你可能發(fā)現(xiàn)了一些與能力規(guī)劃相關(guān)的挑戰(zhàn)和障礙。

例如，領(lǐng)導(dǎo)層的變化可能會(huì)使你難以預(yù)測(cè)應(yīng)該做出什么樣的項(xiàng)目或資源決策。一位項(xiàng)目管理人員可能會(huì)提出一個(gè)雄心勃勃的方法來(lái)處理項(xiàng)目組合，而另一位可能會(huì)采取一個(gè)更保守的方法。如果未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)層不明確，以這種方式進(jìn)行規(guī)劃是一種挑戰(zhàn)。

此外，缺乏對(duì)員工工作量的了解也是高效能力規(guī)劃的一個(gè)障礙。在黑暗中操作，很難評(píng)估哪些資源可用于哪些項(xiàng)目，哪些資源被過(guò)度利用或利用不足，以及哪些資源你根本無(wú)法支配。

06 一些小提示

為了確保高效的能力規(guī)劃過(guò)程，確保你正在做以下工作：

（1）分析需求和能力要求

資源管理人員可以根據(jù)數(shù)據(jù)確定一年中的某個(gè)時(shí)間或項(xiàng)目類型預(yù)示著需要更多的資源，或已經(jīng)存在的資源的工作量增加。這是很重要的數(shù)據(jù)！

（2）評(píng)估當(dāng)前和計(jì)劃的能力

是否需要更多的工作人員，或者你的團(tuán)隊(duì)中的個(gè)人是否有足夠的精力承擔(dān)更多的工作？你的團(tuán)隊(duì)中目前是否缺少即將開展的項(xiàng)目所需的技能？

（3）使能力與需求和未來(lái)業(yè)務(wù)目標(biāo)相一致

一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目和資源管理人員至少要對(duì)即將到來(lái)的項(xiàng)目有一個(gè)大致的了解。這種洞察力很重要，因?yàn)樗兄趯⒖捎玫娜撕臀锱c實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)所需的人和物結(jié)合起來(lái)。

提供員工工作負(fù)載可見性的軟件解決方案可以更好地進(jìn)行能力規(guī)劃。Wrike的工作負(fù)荷視圖工具使資源管理人員能夠檢查單個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的短期和長(zhǎng)期可用性。這對(duì)同時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目工作的團(tuán)隊(duì)特別有用。

二、項(xiàng)目透明度和可視化

01 提高專業(yè)服務(wù)的項(xiàng)目透明度和可視化

在項(xiàng)目和專業(yè)服務(wù)管理中，失敗是游戲的一部分。不幸的是，這種失敗的代價(jià)可能是昂貴的。一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，在2004年，整個(gè)歐盟的信息系統(tǒng)項(xiàng)目失敗的代價(jià)是令人瞠目結(jié)舌的1420億歐元?！睖贤ú怀浞帧焙汀靶枨蠖x不明確”都被認(rèn)為是障礙，這意味著項(xiàng)目可視性和信息流動(dòng)性是至關(guān)重要的。

項(xiàng)目可視化是一種很有效的方式，讓公司可以在項(xiàng)目工作流程中提高透明度、建立問(wèn)責(zé)制和信息共享。

02 什么是項(xiàng)目管理中的透明度和可視化？

“項(xiàng)目可視化”聽起來(lái)是很寬泛、非技術(shù)性的，事實(shí)上它是關(guān)于組織內(nèi)重要信息的共享方式。在項(xiàng)目早期，像項(xiàng)目章程這樣的文件的目的是明確定義范圍、利益相關(guān)者和工作角色。這種早期的可見性確保個(gè)人知道他們的工作如何影響項(xiàng)目和組合目標(biāo)。

隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，定期的狀態(tài)報(bào)告和共享的儀表盤提供了對(duì)項(xiàng)目健康狀況的可視性。

03 為什么項(xiàng)目管理透明度和可視化那么重要

項(xiàng)目可視化可以改善團(tuán)隊(duì)的溝通方式，優(yōu)化流程，管理資源。對(duì)于專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，可視化是至關(guān)重要的，因?yàn)樗С种T如能力規(guī)劃和客戶關(guān)系管理等重要活動(dòng)。

如果資源管理者不能了解哪些團(tuán)隊(duì)成員將在何時(shí)可用，就很難確定是否有足夠的資源來(lái)滿足客戶的動(dòng)態(tài)需求。尤其是需求管理，它依賴于預(yù)測(cè)和歷史數(shù)據(jù)的可及性，因?yàn)樗婕暗綄?duì)以前業(yè)務(wù)活動(dòng)的分析。如果對(duì)這些數(shù)據(jù)缺乏足夠的可視性，就會(huì)導(dǎo)致資源和項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)過(guò)時(shí)的、不準(zhǔn)確的或不完整的信息做出決定。

可視化不僅對(duì)PM和他們的團(tuán)隊(duì)有價(jià)值，對(duì)客戶關(guān)系和滿意度也很重要。因?yàn)樗茏尶蛻舾櫵麄冺?xiàng)目的進(jìn)度，保持開放的溝通渠道，并根據(jù)需要提供反饋。

04 提高項(xiàng)目透明度和可視化的方法

（1）根據(jù)你的團(tuán)隊(duì)的具體需求，定制你的項(xiàng)目協(xié)同板塊

（2）創(chuàng)建一個(gè)全面的項(xiàng)目范圍界定文件

（3）定期提供項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告

（4）使用協(xié)作軟件進(jìn)行打樣和審批

（5）允許客戶訪問(wèn)項(xiàng)目管理工具

05 什么是高透明度、高可視化的項(xiàng)目？

在Sarah Coleman和Donnie MacNicol的《項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)力》（2016）中，高知名度的項(xiàng)目被定義為 “對(duì)市場(chǎng)地位至關(guān)重要 “的項(xiàng)目，或者“失敗風(fēng)險(xiǎn)很高”、“可能招致聲譽(yù)損失”的項(xiàng)目。這些項(xiàng)目往往會(huì)給帶頭的項(xiàng)目經(jīng)理帶來(lái)大量關(guān)注。

《哈佛商業(yè)評(píng)論》指出，參與高知名度的項(xiàng)目被認(rèn)為是在一個(gè)組織內(nèi)被提升到高級(jí)職位的“最關(guān)鍵因素”之一。

比方說(shuō)，一家相對(duì)較小的廣告公司獲得了一家公司的業(yè)務(wù)，該公司將在超級(jí)碗期間播放一個(gè)全國(guó)性的廣告。協(xié)議規(guī)定，該廣告公司將提出創(chuàng)意概念，并協(xié)調(diào)所有的制作環(huán)節(jié)。

這可以被認(rèn)為是一個(gè)高可視化的項(xiàng)目，不僅因?yàn)閺V告將在超級(jí)碗期間播出，而且還因?yàn)樗赡軙?huì)在內(nèi)部獲得大量的關(guān)注，對(duì)于那些管理和領(lǐng)導(dǎo)這項(xiàng)舉措的人來(lái)說(shuō)，這樣一個(gè)項(xiàng)目會(huì)受益于專業(yè)服務(wù)工具所提供的每周狀態(tài)報(bào)告和可定制的儀表盤所增加的透明度。

06 什么是項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告

項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告是一份向團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者介紹重要項(xiàng)目KPI的文件，是確保整個(gè)項(xiàng)目生命周期有效溝通的一種方式。如果一個(gè)項(xiàng)目就像一次公路旅行，那么狀態(tài)報(bào)告就是GPS系統(tǒng)，定期提供關(guān)于交通狀況、旅途中剩余的大致時(shí)間和要走的出口的更新。

項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告應(yīng)該在一定程度上定期交付（當(dāng)然，這可以根據(jù)具體情況來(lái)決定），這取決于被通報(bào)的對(duì)象。團(tuán)隊(duì)成員、客戶和其他利益相關(guān)者應(yīng)該在項(xiàng)目周期中收到這些項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。

項(xiàng)目經(jīng)理在決定向客戶和團(tuán)隊(duì)成員提供項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告的頻率時(shí)，可能需要考慮到一些變量。例如，一個(gè)客戶可能決定他們很樂(lè)意每月收到一次報(bào)告，而一個(gè)更注重實(shí)踐的客戶可能要求每周都有狀態(tài)報(bào)告。

對(duì)于內(nèi)部項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)理也可能認(rèn)為大公司的CEO不需要每周更新相當(dāng)小的項(xiàng)目。

07 項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告中應(yīng)包括哪些內(nèi)容

項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告將包括明確傳達(dá)項(xiàng)目目前在交付地圖上的位置的信息。一份內(nèi)容豐富且有效的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告應(yīng)包括：

（1）項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符

項(xiàng)目名稱是什么？項(xiàng)目經(jīng)理是誰(shuí)？與該項(xiàng)目有關(guān)的關(guān)鍵日期是什么？

（2）項(xiàng)目和狀態(tài)總結(jié)

這是一個(gè)簡(jiǎn)短的總結(jié)，提醒人們注意項(xiàng)目的目標(biāo)是什么，以及自上次報(bào)告以來(lái)的任何更新。

（3）重要節(jié)點(diǎn)（里程碑）

如果有的話，哪些節(jié)點(diǎn)已經(jīng)完成？項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)的更新為重要的轉(zhuǎn)折點(diǎn)提供了可視性，并作為衡量一項(xiàng)舉措進(jìn)展的標(biāo)尺。如果該項(xiàng)目是一個(gè)品牌更新，項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)的一個(gè)例子是批準(zhǔn)一個(gè)新的公司標(biāo)志。

（4）變更

一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)歷改變或擴(kuò)大范圍的情況并不罕見，如果客戶要求改變服務(wù)，這應(yīng)該在項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告中列出。

（5）風(fēng)險(xiǎn)

一個(gè)有效的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告的一個(gè)重要部分是識(shí)別和通知利益相關(guān)者任何即將到來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。比方說(shuō)，一個(gè)建筑團(tuán)隊(duì)在采購(gòu)關(guān)鍵材料時(shí)遇到問(wèn)題。項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)計(jì)供應(yīng)鏈會(huì)出現(xiàn)延誤，現(xiàn)在有一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，就是項(xiàng)目會(huì)超支。這應(yīng)該被概述出來(lái)，以便利益相關(guān)者能夠做好準(zhǔn)備，并有可能糾正方向。

（6）后續(xù)要求

項(xiàng)目的下一步是什么？項(xiàng)目接下來(lái)的任務(wù)或重要節(jié)點(diǎn)是什么？這也可以是對(duì)為推進(jìn)項(xiàng)目而進(jìn)行的活動(dòng)的簡(jiǎn)短總結(jié)。

可視化的項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告保證了團(tuán)隊(duì)和客戶在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中擁有清晰、準(zhǔn)確和最新的信息。

08 使用項(xiàng)目協(xié)同板塊

項(xiàng)目管理協(xié)同板塊使用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，一目了然地更新任務(wù)、重要節(jié)點(diǎn)、資源等方面。它對(duì)項(xiàng)目管理過(guò)程很有價(jià)值，因?yàn)檫@是項(xiàng)目管理人員和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)在其工作流程中建立透明度和效率的另一種方式。

項(xiàng)目協(xié)同板塊是團(tuán)隊(duì)、客戶和利益相關(guān)者的重要資源，它們確保信息不會(huì)丟失或被誤傳。使用協(xié)同板塊來(lái)增加項(xiàng)目的可見性的好處之一是它使團(tuán)隊(duì)了解他們即將發(fā)生的事情，哪些是逾期的，以及誰(shuí)負(fù)責(zé)哪些任務(wù)。

盡管項(xiàng)目協(xié)同板塊有明顯的價(jià)值，但它并不是項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。它們提供一目了然的更新，但不提供背景或細(xì)節(jié)。即使客戶有機(jī)會(huì)接觸到項(xiàng)目協(xié)同板塊，他們?nèi)匀恍枰ㄆ诼犎R報(bào)。

09 客戶管理與保留

根據(jù)貝恩公司的研究，將客戶保留率提高5%就可以對(duì)利潤(rùn)產(chǎn)生高達(dá)25%的積極影響，這意味著優(yōu)先考慮客戶管理和保留對(duì)企業(yè)很有好處。

專業(yè)服務(wù)公司通過(guò)部署必要的資源來(lái)滿足客戶的要求，為商定的項(xiàng)目工作。這些公司還需要積極主動(dòng)地進(jìn)行客戶管理和保留工作。畢竟，82%的公司表示，保留客戶比獲得客戶更容易，這使得它成為一項(xiàng)戰(zhàn)略性的業(yè)務(wù)需求。

10 如何提高客戶管理和保留率

良好的項(xiàng)目透明度是專業(yè)服務(wù)團(tuán)隊(duì)優(yōu)化客戶管理和保留的一種方式。這可以通過(guò)在早期創(chuàng)建一個(gè)詳細(xì)的范圍界定，對(duì)項(xiàng)目范圍保持透明，提供每周狀態(tài)報(bào)告，并允許客戶訪問(wèn)你的項(xiàng)目管理板塊和任務(wù)，以便他們可以在需要時(shí)提供反饋。

積極主動(dòng)地解決客戶的需求也是一個(gè)很好的客戶管理和保留策略。例如，一家SaaS公司可能注意到一個(gè)關(guān)鍵客戶在員工中的用戶采用率很低。這可能會(huì)對(duì)未來(lái)的保留產(chǎn)生影響，因?yàn)榭蛻艨赡苷J(rèn)為產(chǎn)品對(duì)其員工的需求沒(méi)有用處或不相關(guān)。

預(yù)計(jì)到這一障礙，SaaS公司可能會(huì)指派部署專家，解釋產(chǎn)品的價(jià)值，提供如何使用其功能的指導(dǎo)，并將產(chǎn)品融入工人的日常工作流程。

這種類型的客戶管理考慮到了客戶的需求，預(yù)測(cè)到了如果不解決這些需求的后果，并安排了資源來(lái)解決這些挑戰(zhàn)。

關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)和領(lǐng)導(dǎo)層變動(dòng)等問(wèn)題的清晰溝通，也使客戶能夠預(yù)測(cè)延誤，并隨時(shí)了解其項(xiàng)目的健康狀況。

客戶管理是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，包括透明度、溝通和強(qiáng)有力的結(jié)果。這些要素中的每一個(gè)都是串聯(lián)起來(lái)的，以培養(yǎng)一種對(duì)客戶和提供服務(wù)的組織都是互利的關(guān)系。

三、賬單

01 如何為專業(yè)服務(wù)項(xiàng)目計(jì)費(fèi)

專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)面臨著一系列挑戰(zhàn)——從資源分配不當(dāng)?shù)焦ぷ髁鞒毯土鞒绦实拖?。Wrike2019年的《專業(yè)服務(wù)工作基準(zhǔn)》報(bào)告顯示，17%的受訪公司認(rèn)為”混亂的計(jì)費(fèi)或活動(dòng)跟蹤”是導(dǎo)致客戶流失的首要原因。

賬單是任何企業(yè)的一項(xiàng)重要工作，它是公司如何為他們代表客戶和顧客所做的工作獲得報(bào)酬。但它并不總是一個(gè)直接或簡(jiǎn)單的過(guò)程，大部分時(shí)間是低效和繁復(fù)的。

在同一Wrike調(diào)查中，超過(guò)三分之一的受訪者表示，他們每周花兩到三個(gè)小時(shí)來(lái)跟蹤計(jì)費(fèi)時(shí)間，而10%的受訪者表示每周花四小時(shí)或更多。

不是每個(gè)專業(yè)服務(wù)公司都會(huì)以完全相同的方式向客戶收費(fèi)。例如，一個(gè)營(yíng)銷公司可能會(huì)有一個(gè)與法律服務(wù)機(jī)構(gòu)或建筑公司不同的計(jì)費(fèi)結(jié)構(gòu)。這是因?yàn)樗麄兊墓ぷ餍再|(zhì)不同。

正確的計(jì)費(fèi)結(jié)構(gòu)、時(shí)間跟蹤方法和付款條件可以幫助公司避免客戶流失，好的專業(yè)服務(wù)計(jì)費(fèi)軟件也是如此。正確的時(shí)間跟蹤方法也很重要，因?yàn)樗兄诖_保公司不會(huì)因?yàn)樯賵?bào)應(yīng)計(jì)費(fèi)工作而把錢留在桌上。

一個(gè)有效的軟件解決方案應(yīng)該簡(jiǎn)化時(shí)間跟蹤，并為重復(fù)性或耗時(shí)的任務(wù)引入自動(dòng)化。

在本節(jié)中，我們將介紹不同的計(jì)費(fèi)模式、追蹤計(jì)費(fèi)工時(shí)、向客戶開具發(fā)票。

02 選擇計(jì)費(fèi)模式

專業(yè)服務(wù)的計(jì)費(fèi)不是 “一刀切 “的工作，對(duì)IT公司有用的可能對(duì)會(huì)計(jì)公司無(wú)效，這就是為什么選擇適合所進(jìn)行的工作性質(zhì)的計(jì)費(fèi)模式很重要。

一些流行的計(jì)費(fèi)模式的例子包括：

（1）固定價(jià)格/基于項(xiàng)目

固定價(jià)格計(jì)費(fèi)也許是向客戶收費(fèi)的最直接的方式，它是根據(jù)商定的費(fèi)用來(lái)計(jì)費(fèi)的。如果有關(guān)各方同意項(xiàng)目的總成本為2000美元，那么這就是完成后要支付的金額，這對(duì)于成本波動(dòng)很小的項(xiàng)目是很理想的。

（2）每日或每小時(shí)費(fèi)率

顧名思義，小時(shí)費(fèi)率可以根據(jù)進(jìn)行所要求的工作或咨詢服務(wù)的時(shí)間向客戶收費(fèi)，這些被稱為計(jì)費(fèi)時(shí)間。日費(fèi)率的性質(zhì)類似，在這種情況下，顧問(wèn)不是按小時(shí)工作來(lái)支付報(bào)酬，而是按固定的日費(fèi)來(lái)支付。

（3）里程碑計(jì)費(fèi)

里程碑計(jì)費(fèi)是一種新模式：一旦達(dá)到某些項(xiàng)目的里程碑就會(huì)觸發(fā)付款。它將收費(fèi)金額分配到整個(gè)項(xiàng)目周期，而不是在成果交付后才收到付款。

（4）時(shí)間和材料合同

時(shí)間和材料合同可能最適合那些費(fèi)用受供應(yīng)和設(shè)備成本等多種變量影響的企業(yè)和客戶。時(shí)間和材料合同將涵蓋材料和其他間接費(fèi)用，加上人工費(fèi)用。

03 固定價(jià)格VS時(shí)間和材料合同

固定價(jià)格和時(shí)間與材料合同是兩種非常不同的計(jì)費(fèi)方法。固定定價(jià)結(jié)構(gòu)對(duì)于那些開展不受材料或勞動(dòng)力價(jià)格變化影響的工作的組織來(lái)說(shuō)是理想的。同時(shí)，時(shí)間和材料合同允許承包商等在結(jié)果和確切成本不立即明確的情況下，收回與開展項(xiàng)目或任務(wù)有關(guān)的費(fèi)用。

例如，一家會(huì)計(jì)公司可能收取200美元的固定價(jià)格來(lái)準(zhǔn)備你每年的稅收，這項(xiàng)業(yè)務(wù)不受材料或其他變量的成本波動(dòng)的影響。另一方面，承包商在你家里擴(kuò)建房屋，有許多成本需要考慮——其中大量的成本從一開始就不知道。時(shí)間和材料合同應(yīng)該仔細(xì)協(xié)商，以確定勞動(dòng)成本、材料加價(jià)，以及什么是可計(jì)費(fèi)和不可計(jì)費(fèi)的工作。

客戶甚至可以要求一個(gè) “不得超支 “的條款，為承包商的收費(fèi)設(shè)置上限。這可以阻止項(xiàng)目的拖延，因?yàn)樗鼮榭梢允栈氐某杀驹O(shè)置了上限。

04 什么是預(yù)付費(fèi)用

預(yù)付費(fèi)用通常要求對(duì)未來(lái)要進(jìn)行的工作進(jìn)行估計(jì)（即每小時(shí)費(fèi)率x項(xiàng)目/案件完成的估計(jì)時(shí)間）。

如果客戶需要比一次性項(xiàng)目或案件更長(zhǎng)時(shí)間的服務(wù)，他們也可以按月支付持續(xù)聘用費(fèi)。在這種情況下，顧問(wèn)會(huì)受益，因?yàn)樗墚a(chǎn)生穩(wěn)定可靠的收入。

05 應(yīng)收賬款與非應(yīng)收賬款小時(shí)數(shù)

就你代表客戶所做的工作向客戶開具賬單似乎相當(dāng)簡(jiǎn)單，但它可能有其自身的復(fù)雜性，低效的時(shí)間跟蹤可能意味著你的組織錯(cuò)過(guò)了對(duì)可收費(fèi)活動(dòng)的收費(fèi)。事實(shí)上，根據(jù)倫敦經(jīng)濟(jì)學(xué)院的一項(xiàng)研究，15%的合格咨詢工作實(shí)際上沒(méi)有向客戶收費(fèi)。

你還可能發(fā)現(xiàn)，在什么是可計(jì)費(fèi)工作和不可計(jì)費(fèi)工作之間存在著一個(gè)灰色地帶。簡(jiǎn)而言之，可計(jì)費(fèi)的工作是推進(jìn)和解決項(xiàng)目需求的工作。

06 什么是應(yīng)計(jì)費(fèi)小時(shí)與不計(jì)費(fèi)小時(shí)？

計(jì)費(fèi)工時(shí)是指可以向客戶收費(fèi)的工作時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)，這是完成一個(gè)項(xiàng)目所必需的工作。

不計(jì)費(fèi)的工作包括任何可能使雇員或組織受益的工作，但不是項(xiàng)目的最終結(jié)果。一般來(lái)說(shuō)，員工培訓(xùn)和追求新的商業(yè)機(jī)會(huì)不能被認(rèn)為是可計(jì)費(fèi)的工作，招待客戶或?yàn)樗麄儨?zhǔn)備發(fā)票的時(shí)間也不能算作計(jì)費(fèi)工作。

可計(jì)費(fèi)的活動(dòng)可以包括研究、設(shè)計(jì)工作、與項(xiàng)目有關(guān)的行政工作（代表客戶生成和歸檔文件等），以及對(duì)項(xiàng)目完成至關(guān)重要的其他職責(zé)。

更好地了解什么是可計(jì)費(fèi)任務(wù)與不可計(jì)費(fèi)任務(wù)，可以幫助企業(yè)了解員工的時(shí)間都花在什么地方。例如，如果你注意到員工在與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的管理上花費(fèi)了大量時(shí)間，你可以考慮將他們工作流程的一部分自動(dòng)化。

07 如何計(jì)算計(jì)費(fèi)時(shí)間

計(jì)算計(jì)費(fèi)工時(shí)的第一步是確定哪些工作可以歸為計(jì)費(fèi)和不計(jì)費(fèi)的工作。一旦你知道了這些，你就可以使用時(shí)間跟蹤軟件來(lái)確定花在這些工作上的時(shí)間量。

可計(jì)費(fèi)工時(shí)可以通過(guò)把花在可計(jì)費(fèi)活動(dòng)上的時(shí)間加起來(lái)計(jì)算。一旦你確定了應(yīng)向客戶收費(fèi)的應(yīng)計(jì)費(fèi)小時(shí)數(shù)，你就可以將這些小時(shí)數(shù)乘以一個(gè)費(fèi)率。例如，一個(gè)顧問(wèn)的費(fèi)率可能是每小時(shí)75美元。如果他們花了5個(gè)小時(shí)從事與項(xiàng)目有關(guān)的活動(dòng)，他們就可以向客戶開出375美元的發(fā)票。

企業(yè)也可能對(duì)某些項(xiàng)目和某些員工所做的工作收取更高的費(fèi)率，因此必須保持組織性，并記錄誰(shuí)在做什么工作。

08 為客戶開具項(xiàng)目發(fā)票

發(fā)票是一份詳細(xì)說(shuō)明所提供服務(wù)的性質(zhì)和費(fèi)用的文件，這份文件告訴購(gòu)買者應(yīng)該為一項(xiàng)服務(wù)支付什么、什么時(shí)候支付、支付多少。

一張典型的發(fā)票應(yīng)包括企業(yè)名稱、日期、服務(wù)描述、獨(dú)特的發(fā)票號(hào)碼和付款方式。發(fā)票還可以包括付款條款，可以規(guī)定30天的付款期和滯納金等內(nèi)容。

在傳遞給客戶之前，文件要有準(zhǔn)確的日期、發(fā)票號(hào)碼和描述，這很重要。發(fā)票中的錯(cuò)誤會(huì)導(dǎo)致延遲付款，這是承包商、自由職業(yè)者和顧問(wèn)的一個(gè)痛點(diǎn)。

09 承包商的典型付款條件

對(duì)于承包商和專業(yè)服務(wù)公司來(lái)說(shuō)，確保按時(shí)付款是一個(gè)緊張的過(guò)程。比方說(shuō)，你已經(jīng)同意了合同條款并交付了項(xiàng)目，但現(xiàn)在你卻在等待一個(gè)拖后腿的客戶的付款。

建立付款條款可以幫助解決這些延遲付款的一些傾向，承包商的典型付款條件包括：

（1）7天、21天或30天的付款期限

（2）項(xiàng)目費(fèi)用之外的滯納金

（3）要求提前支付50%的費(fèi)用

（4）提前付款的折扣

這些付款條款是否成功地鼓勵(lì)客戶按時(shí)付款尚不清楚。2016年，中國(guó)按時(shí)付款的公司比例僅為26%，而在發(fā)票開出30-90天后付款的公司為15.5%。

四、項(xiàng)目盈利能力

01 衡量專業(yè)服務(wù)的項(xiàng)目盈利能力

在項(xiàng)目管理中，確定一項(xiàng)舉措的潛在盈利能力是非常重要的。項(xiàng)目管理中的盈利能力分析是企業(yè)可以決定一個(gè)項(xiàng)目是否值得為其分配時(shí)間、精力和資源。這也是當(dāng)一個(gè)組織內(nèi)有多個(gè)項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)資源時(shí)，企業(yè)如何決定一個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先次序。

02 什么是項(xiàng)目盈利能力

項(xiàng)目盈利能力描述了一個(gè)項(xiàng)目為一個(gè)組織產(chǎn)生財(cái)務(wù)利潤(rùn)或收益的能力。為了快速發(fā)展，一些公司可能會(huì)接受利潤(rùn)率很低的項(xiàng)目，這也許會(huì)影響企業(yè)的整體財(cái)務(wù)健康。其他公司會(huì)錯(cuò)誤地認(rèn)為，一個(gè)高價(jià)的項(xiàng)目就等于一個(gè)有利可圖的項(xiàng)目，其實(shí)不然。

范圍蠕變、員工利用率低以及其他因素都會(huì)影響這樣一個(gè)項(xiàng)目的盈利能力。項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)指出：與不同合同類型相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響利潤(rùn)預(yù)期。

03 如何衡量盈利能力

專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)如何預(yù)測(cè)、衡量和提高他們所承接項(xiàng)目的盈利能力？可見性是所有方面的關(guān)鍵。對(duì)資源、花費(fèi)的時(shí)間和利用率有一個(gè)自上而下的看法，有助于企業(yè)從長(zhǎng)計(jì)議來(lái)評(píng)估項(xiàng)目的盈利能力。

企業(yè)可以使用盈利能力指數(shù)（PI）等工具來(lái)確定項(xiàng)目的潛在盈利能力。分析利潤(rùn)率也可以幫助企業(yè)跟蹤收入和整體財(cái)務(wù)健康。

在本節(jié)中，我們將討論項(xiàng)目盈利能力，用于預(yù)測(cè)、評(píng)估和測(cè)量的方法和工具。

04 盈利能力指數(shù)

承擔(dān)新項(xiàng)目和投資對(duì)任何企業(yè)的發(fā)展都是至關(guān)重要的，但確保這些舉措是有利可圖的，也同樣重要。那么，企業(yè)如何決定如何進(jìn)行一項(xiàng)投資而不是另一項(xiàng)？他們通常使用一種叫做項(xiàng)目盈利指數(shù)（PI）的工具。

盈利指數(shù)幫助企業(yè)確定一個(gè)項(xiàng)目的潛在價(jià)值或盈利能力。成長(zhǎng)中的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)往往資本有限，所以這個(gè)指數(shù)可以幫助揭示可行的投資機(jī)會(huì)。例如，如果一個(gè)組織有多項(xiàng)投資正在權(quán)衡，該公司可以使用盈利指數(shù)，根據(jù)預(yù)期收入是否高于其初始投資（投資回報(bào)率）對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行排名。

05 什么是好的贏利指數(shù)，項(xiàng)目贏利指數(shù)公式是什么？

盈利指數(shù)=未來(lái)現(xiàn)金流的現(xiàn)值/最初的項(xiàng)目投資

這個(gè)指數(shù)代表了每一美元的投資所能賺取的金額，如果該指數(shù)高于1，該項(xiàng)目很可能是可行的。

如果該指數(shù)小于1，這意味著該項(xiàng)目是不可行的。你的企業(yè)的投資將超過(guò)他們從這一舉措中獲得的收益，因此不應(yīng)繼續(xù)實(shí)施該項(xiàng)目。

如果該指數(shù)等于1，這意味著該項(xiàng)目將可能實(shí)現(xiàn)收支平衡。雖然不是虧損，但企業(yè)很少以收支平衡為目的進(jìn)行投資。這個(gè)項(xiàng)目也應(yīng)該被避免。

如果指數(shù)大于1，如果指數(shù)大于1，則應(yīng)繼續(xù)實(shí)施該項(xiàng)目，因?yàn)樗芸赡苁怯摹?/p>

06 了解項(xiàng)目管理的利潤(rùn)率

在項(xiàng)目管理中，分析利潤(rùn)率可以幫助公司了解其業(yè)務(wù)的很多情況——包括他們的工作究竟有多大的利潤(rùn)。把項(xiàng)目收入作為最終基準(zhǔn)是很容易的，然而，分析利潤(rùn)率可以更全面地描繪增長(zhǎng)、收入和管理費(fèi)用，以便真正了解盈利能力。

公司需要帶來(lái)比他們投入項(xiàng)目更多的錢，以提高他們的底線，而不僅僅是支付項(xiàng)目成本。了解利潤(rùn)率也可以幫助企業(yè)在內(nèi)部對(duì)值得繼續(xù)合作的項(xiàng)目和客戶進(jìn)行排名和決定。

毛利潤(rùn)率和凈利潤(rùn)率通常用百分比表示，但對(duì)收入的描述略有不同。

（1）毛利潤(rùn)率

毛利率告訴一個(gè)公司他們從項(xiàng)目收入中扣除費(fèi)用后的利潤(rùn)。毛利率一般不考慮諸如稅收、利息和其他管理成本等因素

（項(xiàng)目收入-項(xiàng)目支出）/項(xiàng)目收入 x 100%

在專業(yè)服務(wù)中，公司一般不是在銷售制成品，相反，他們提供的是他們的專業(yè)知識(shí)。

例如，一家活動(dòng)策劃公司可能會(huì)收取28,000美元的統(tǒng)一費(fèi)用，代表一個(gè)組織策劃一個(gè)技術(shù)會(huì)議。如果該活動(dòng)公司的支出總額為19,000美元，他們的利潤(rùn)為9,000美元，這是一個(gè)32%的毛利率。

（2）凈利潤(rùn)率

正如Investopedia所說(shuō)，”凈利潤(rùn)率等于產(chǎn)生多少凈收入占收入的百分比”。它不僅要考慮總收入，還要考慮其他經(jīng)營(yíng)和管理費(fèi)用。

（收入-支出、稅收、運(yùn)營(yíng)成本、其他費(fèi)用）/收入 x 100%

07 什么是好的利潤(rùn)率？

根據(jù)Inc，”大多數(shù)專業(yè)服務(wù)公司的營(yíng)業(yè)利潤(rùn)率為25-40%”。間接成本較少的公司往往有更好的利潤(rùn)率，這是因?yàn)楦嗟腻X用于固定成本，而不僅僅是支付企業(yè)的運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。

2016年的一份報(bào)告指出，簿記、會(huì)計(jì)、稅務(wù)準(zhǔn)備、工資和法律服務(wù)是利潤(rùn)率最高的行業(yè)。

08 提高利潤(rùn)率

在專業(yè)服務(wù)領(lǐng)域，提高利潤(rùn)率并不僅僅是提高你的服務(wù)成本。提高生產(chǎn)力和項(xiàng)目效率也發(fā)揮著巨大作用。這里有一些提高效率的方法可以增加你公司的利潤(rùn)率。

（1）消除范圍蠕變

項(xiàng)目范圍界定不清會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)過(guò)最后期限和預(yù)算超支。這反過(guò)來(lái)又會(huì)增加項(xiàng)目開支，影響其盈利能力。

在一項(xiàng)調(diào)查中，32.2%的受訪者表示，客戶改變主意是他們影響生產(chǎn)力的最大障礙。盡早確定項(xiàng)目范圍可以緩解這個(gè)生產(chǎn)力黑洞。

（2）削減那些占用資源但利潤(rùn)率低的客戶和項(xiàng)目

有些客戶和項(xiàng)目根本不值得投入時(shí)間、精力和資源。識(shí)別利潤(rùn)率極低或不存在的項(xiàng)目，優(yōu)先考慮更有利可圖的舉措。

（3）使用時(shí)間跟蹤軟件來(lái)衡量員工的利用率

高的員工利用率意味著工人花了更大比例的工作時(shí)間做客戶的工作，更多的客戶工作意味著更多的計(jì)費(fèi)時(shí)間，這意味著更高的利潤(rùn)。對(duì)這一重要指標(biāo)進(jìn)行跟蹤并作出戰(zhàn)略反應(yīng)。

（4）把留住客戶作為業(yè)務(wù)重點(diǎn)

引進(jìn)一個(gè)新客戶的成本是保留一個(gè)客戶的五倍。那么，這意味著什么呢？你的企業(yè)應(yīng)該把留住客戶作為他們的首要任務(wù)。

09 什么是項(xiàng)目時(shí)間跟蹤？

在項(xiàng)目管理中，時(shí)間跟蹤對(duì)于資源管理和衡量一項(xiàng)具體任務(wù)或一系列任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)度非常有用。項(xiàng)目時(shí)間跟蹤對(duì)于那些按小時(shí)計(jì)費(fèi)的團(tuán)隊(duì)，例如顧問(wèn)，也是至關(guān)重要的。

根據(jù)研究，15%的計(jì)費(fèi)活動(dòng)往往沒(méi)有被報(bào)告。這意味著企業(yè)正在損失金錢，僅僅是因?yàn)樗麄儧](méi)有更有組織地跟蹤他們的應(yīng)收賬款工作。具有時(shí)間跟蹤功能的項(xiàng)目管理工具幫助團(tuán)隊(duì)記錄和管理代表客戶進(jìn)行工作的時(shí)間。

比方說(shuō)，你的組織雇用了一名營(yíng)銷顧問(wèn)Sam。Sam以每小時(shí)85美元的價(jià)格完成了以下任務(wù)：

（1）創(chuàng)建一個(gè)新的品牌指南

（2）制定SEO計(jì)劃

（3）制定一個(gè)內(nèi)容計(jì)劃和日歷

（4）規(guī)劃和委托設(shè)計(jì)一個(gè)新的標(biāo)志

Sam通過(guò)選擇時(shí)間跟蹤選項(xiàng)，在專業(yè)服務(wù)工具中記錄了這些任務(wù)的每一項(xiàng)及其持續(xù)時(shí)間。在這個(gè)項(xiàng)目中，Sam總共完成了11.5小時(shí)的工作，根據(jù)他們85美元的費(fèi)率和每小時(shí)的結(jié)構(gòu)，他們可以向您的組織收取977.50美元的費(fèi)用。

10 追蹤生產(chǎn)力

一個(gè)具有時(shí)間跟蹤功能的項(xiàng)目管理工具也可以跟蹤生產(chǎn)力。時(shí)間跟蹤不僅僅是為了確保團(tuán)隊(duì)為他們所做的所有工作獲得報(bào)酬，它對(duì)于揭示冗余和耗時(shí)的流程也很有用。

使用項(xiàng)目時(shí)間跟蹤軟件來(lái)記錄可計(jì)費(fèi)和不可計(jì)費(fèi)的工作，可以讓管理者了解工人在生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性任務(wù)上花費(fèi)了多少時(shí)間，在完整的項(xiàng)目時(shí)間跟蹤部分了解更多。

11 雇員利用率

員工的生產(chǎn)力是盈利能力的核心，這意味著，從理論上講，員工的日常工作應(yīng)該盡可能地推動(dòng)收入。衡量生產(chǎn)力的一個(gè)重要指標(biāo)是員工利用率，它通常以百分比表示，告訴我們一個(gè)員工的可用時(shí)間有多少是用于做可收費(fèi)的客戶工作。

百分比越高，說(shuō)明花在可以向客戶收費(fèi)的工作上的時(shí)間就越多。100%的利用率是不可能的，也不一定是件好事，這意味著員工把所有可用的時(shí)間都花在了客戶的工作上。正如Productive.io所指出的，100%的利用率也意味著像企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)建設(shè)這樣的不可計(jì)費(fèi)的重要活動(dòng)被忽視了。這可能不利于員工的士氣，并導(dǎo)致員工倦怠，最終導(dǎo)致離職。

員工利用率也有助于描繪出一個(gè)組織的整體生產(chǎn)力。例如，如果員工利用率全面接近100%，可能是時(shí)候雇用更多的員工以避免倦怠。另一方面，如果員工利用率很低，可能沒(méi)有足夠的客戶工作。

12 如何計(jì)算利用率

雇員利用率公式很簡(jiǎn)單：?jiǎn)T工利用率=工作期間的計(jì)費(fèi)時(shí)間/總時(shí)間×100。

如果一個(gè)員工每周有29個(gè)小時(shí)（可能是40個(gè)小時(shí)）從事可收費(fèi)的客戶工作，那么他一周的利用率就是72.5%。如果沒(méi)有一個(gè)時(shí)間跟蹤系統(tǒng)，計(jì)算員工的利用率幾乎是不可能的。計(jì)算員工的利用率只有在對(duì)員工的工作內(nèi)容和時(shí)間有很強(qiáng)的洞察力時(shí)才能做到。

對(duì)于專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，衡量、監(jiān)測(cè)和優(yōu)化盈利能力對(duì)發(fā)展至關(guān)重要。當(dāng)涉及到跟蹤時(shí)間和生產(chǎn)力時(shí)，企業(yè)需要像Wrike這樣強(qiáng)大和多功能的軟件。Wrike的功能可以幫助團(tuán)隊(duì)追蹤花在客戶工作上的時(shí)間，并可以提供關(guān)鍵的見解，幫助戰(zhàn)略決策以增加利潤(rùn)。