什么是項(xiàng)目資源管理？

項(xiàng)目的資源包括各部門人員、所需物資、辦公空間等一切可被開發(fā)和利用資源的總稱，項(xiàng)目資源管理簡單來說就是通過最有效的方式來支配有限的資源。這是指一切具有使用價值，可以為項(xiàng)目接受和利用，且屬于項(xiàng)目執(zhí)行過程所需求的存在。項(xiàng)目資源管理是針對項(xiàng)目資源的利用、協(xié)調(diào)所開展的流程，包括計(jì)劃、組織、管理和評估項(xiàng)目成員的工作，以便管理這些資源。

管理項(xiàng)目資源的方式有不少，可以創(chuàng)建電子表格、文檔，或借助現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件來管理，或者將這三者結(jié)合使用。無論采用哪種方式，項(xiàng)目經(jīng)理首先要了解項(xiàng)目資源需要管理哪些內(nèi)容？

項(xiàng)目資源需要管理哪些內(nèi)容

1、制定資源計(jì)劃

就像管理項(xiàng)目的其他方面一樣，當(dāng)要協(xié)調(diào)安排資源時，首先要做的就是從一個計(jì)劃開始。不僅僅需要制定多個項(xiàng)目的資源管理計(jì)劃，還需要為每個項(xiàng)目制定高層次計(jì)劃。項(xiàng)目的高層次計(jì)劃是項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目目標(biāo)、商業(yè)目標(biāo)、制約因素、交付項(xiàng)目所需的人員、日程表和預(yù)算的看法。有了高層次的計(jì)劃，就能更好地了解資源能力和項(xiàng)目范圍。這是建立管理流程的首要任務(wù)。制定計(jì)劃時，列出你認(rèn)為完成項(xiàng)目需要的所有資源，越詳細(xì)越好。

2、資源合理分配

資源分配是合理利用所持有資源的過程，因此我們應(yīng)該跟蹤資源的人員績效和使用率。做好這方面的人力資源管理能夠避開使用不足或過度使用，避免員工倦怠。如果過度分配一個人太多工作，往往會使他們不能在計(jì)劃的時間內(nèi)完成任務(wù)。這會導(dǎo)致加班，從而影響預(yù)算，可能會阻礙進(jìn)展甚至使項(xiàng)目脫軌。平衡資源至關(guān)重要，因此在項(xiàng)目的整個生命周期中，你需要一種方法掌握團(tuán)隊(duì)的工作負(fù)載。

3、資源調(diào)度

為了調(diào)整項(xiàng)目日程表、可用資源和項(xiàng)目范圍，資源調(diào)度非常重要，因?yàn)檫@樣可以知道什么時候需要安排好資源，制定相應(yīng)的資源計(jì)劃。

4、數(shù)據(jù)評估和報(bào)告

基于通過實(shí)施資源管理收集到的數(shù)據(jù)，比如員工預(yù)定時間、時間條目和可用性，你可以評估它們的績效和其他業(yè)務(wù)指標(biāo)。無論是使用電子表格，還是資源管理工具，都可以用它來比較預(yù)訂和可用性。

借助信息化管理項(xiàng)目資源

現(xiàn)在還有不少企業(yè)使用簡單的電子表格來管理項(xiàng)目資源，但不建議這樣做，因?yàn)殡S著企業(yè)業(yè)務(wù)的增長，電子表格會變得低效。而通過專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件，可以節(jié)省企業(yè)很多時間成本，使資源管理變得更高效。

例如8Manage PM這樣的項(xiàng)目管理軟件，它結(jié)合了資源調(diào)度、工時跟蹤、請假管理和自定義報(bào)表，涵蓋項(xiàng)目資源管理的全過程。使用8Manage PM系統(tǒng)，可以輕松添加預(yù)訂，記錄時間條目，管理和調(diào)整日歷，并根據(jù)這些數(shù)據(jù)計(jì)算你所選擇的指標(biāo)。8Manage PM的集成報(bào)表功能，可幫助輕松使用收集到的數(shù)據(jù)，分析員工的工作量、項(xiàng)目預(yù)算或公司的投資回收率，通過清晰的項(xiàng)目視圖，做出更科學(xué)的有效決策。

此外，系統(tǒng)的資源管理功能，可按照區(qū)域、部門、項(xiàng)目以及活動進(jìn)行資源的查找、申請、分配并跟蹤所有資源的使用情況。同時，8Manage PM系統(tǒng)還支持定義項(xiàng)目資源角色和資源均衡管理以更好地管理和調(diào)用資源。

最后的話

雖然項(xiàng)目資源管理看起來很復(fù)雜，但如果項(xiàng)目經(jīng)理了解清楚資源管理過程的每一步，就不會那么難了。讓項(xiàng)目資源管理成為項(xiàng)目管理流程的一部分，企業(yè)可以更好地利用正確的資源和正確的時間，使項(xiàng)目管理效益最大化提升。