你是否曾感覺客戶的要求總是突然冒出來？或是覺得自己跟不上訂單的節(jié)奏？不了解產(chǎn)品的需求會(huì)讓你手忙腳亂，如果沒有足夠的資源來應(yīng)對，甚至?xí)p害你的業(yè)務(wù)。 本文將向你介紹需求管理的流程，以及如何在業(yè)務(wù)中使用它。

項(xiàng)目需求的類型

在項(xiàng)目管理中，需求是成功完成項(xiàng)目必須完成的一組任務(wù)或條件。它們可以包括產(chǎn)品功能、質(zhì)量、服務(wù)甚至流程。這些要求的目的是確保項(xiàng)目結(jié)束時(shí)資源與公司的長期目標(biāo)保持一致。 一般來說，需求可分為三類：業(yè)務(wù)需求、解決方案需求和利益相關(guān)者需求。 1-業(yè)務(wù)需求 業(yè)務(wù)需求是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目而提出的總體需求。這類需求更具有基礎(chǔ)性和長期性，與組織的長期目標(biāo)相一致。 2-解決方案需求 解決方案需求更側(cè)重于產(chǎn)品，并且更深入一些。它們可以是功能性的，也可以是非功能性的。它們確保產(chǎn)品的最終結(jié)果既能滿足產(chǎn)品需要做的事情，也能滿足產(chǎn)品應(yīng)該做的事情。 3-利益相關(guān)者需求 利益相關(guān)者需求描述了簽署里程碑、完成工作、最終交付成果等的關(guān)鍵人員。他們可以是客戶、團(tuán)隊(duì)成員、業(yè)務(wù)合作伙伴或關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)層。這就要求項(xiàng)目經(jīng)理確保在整個(gè)項(xiàng)目過程中平衡所有利益相關(guān)者的要求。

什么是需求管理？

需求管理是記錄、分析、跟蹤、確定優(yōu)先級和驗(yàn)證項(xiàng)目需求的過程。簡單來說，項(xiàng)目經(jīng)理必須收集所有利益相關(guān)者的需求，然后創(chuàng)建需求管理計(jì)劃。需求管理計(jì)劃將作為指南，列出所有項(xiàng)目需求并定義滿足這些需求的指南和程序。 需求管理是一項(xiàng)持續(xù)的活動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理必須與利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，以跟上對原始需求所做的任何更改。項(xiàng)目需求的任何變更都應(yīng)通過明確的變更管理策略加以適當(dāng)控制。

需求管理流程的 5 個(gè)步驟

盡早列出需求，對促進(jìn)用戶和開發(fā)人員、利益相關(guān)者和團(tuán)隊(duì)成員、公司和客戶之間的溝通很有幫助。以下是收集這些需求的過程： 1. 需求獲取 在開始規(guī)劃時(shí)，采訪和調(diào)查其他人的要求和項(xiàng)目需求。這可以是對整個(gè)利益相關(guān)者名單、客戶支持團(tuán)隊(duì)、銷售人員及其需求或客戶的調(diào)查。這個(gè)過程被稱為需求征詢，是為項(xiàng)目收集需求的第一步。 2. 需求文檔和理解 寫下所有內(nèi)容并記錄產(chǎn)品規(guī)格，信息越詳細(xì)越好，以便其他團(tuán)隊(duì)成員一開始就了解項(xiàng)目范圍。 3. 盡早溝通，經(jīng)常溝通 需求文檔易于跨部門使用，同時(shí)將利益相關(guān)者和內(nèi)部會(huì)議的更新記錄也包括在內(nèi)。這樣每個(gè)相關(guān)人員在看到更新內(nèi)容時(shí)，都能了解項(xiàng)目的情況。 4. 監(jiān)控和跟蹤需求 在整個(gè)項(xiàng)目過程中，監(jiān)控和跟蹤所有團(tuán)隊(duì)層面的需求，使每個(gè)階段都保持較低的風(fēng)險(xiǎn)。你還可以使用這些數(shù)據(jù)，確保項(xiàng)目在時(shí)間、范圍和預(yù)算方面都處于正軌。在審查里程碑時(shí)，可以向主要利益相關(guān)者報(bào)告情況。 5. 項(xiàng)目執(zhí)行過程中的需求管理 在企業(yè)中，需求通常不是由一個(gè)部門管理的，而是由戰(zhàn)略規(guī)劃、項(xiàng)目組合管理、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理和持續(xù)改進(jìn)等部門管理的。 在整個(gè)項(xiàng)目過程中管理需求的好處體現(xiàn)在五個(gè)方面：降低成本、提高項(xiàng)目質(zhì)量、縮短完成項(xiàng)目所需的時(shí)間、降低風(fēng)險(xiǎn)并使范圍管理計(jì)劃有效。

8Manage PM協(xié)助進(jìn)行項(xiàng)目需求管理

需求管理的目標(biāo)就是：創(chuàng)建一個(gè)以溝通為重的環(huán)境，每個(gè)人都在同一頁面上，盡可能減少意外發(fā)生。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件是一個(gè)簡單而有效的工具，幫助你管理項(xiàng)目需求、活動(dòng)、可交付成果、預(yù)算和截止日期。系統(tǒng)基于只有一個(gè)事實(shí)來源的原則，如果需求有變更，相關(guān)人員都會(huì)收到通知。 8Manage PM 提供先進(jìn)的機(jī)制集中管理項(xiàng)目的范圍與需求： ● 需求申請：獲取，過濾，解析和明確項(xiàng)目的需求 ● 需求矩陣：整理分析需求并跟蹤需求從開始到完成的整個(gè)過程 ● 現(xiàn)狀調(diào)查：幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)范圍溝通與需求不穩(wěn)定的問題 在項(xiàng)目整個(gè)過程，8Manage PM會(huì)自動(dòng)跟蹤需求的審批與接收情況。任何需求的更改都要經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖兏刂屏鞒桃源_保項(xiàng)目的順利進(jìn)行。此外，8Manage?PM還提供實(shí)時(shí)顯示組件功能以有效地顯示和分析所有需求管理的信息。 可追溯性是需求管理其中一個(gè)最重要的方面。借助8Manage PM的甘特圖，團(tuán)隊(duì)可以從一個(gè)視圖查看整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，包括其所有依賴項(xiàng)。且甘特圖易于編輯，可以適應(yīng)任何更改，使其可追溯。 管理多個(gè)團(tuán)隊(duì)的需求并非易事，最要的是確保項(xiàng)目中涉及的所有人員都在同一頁面上。