“辦理新員工入職”往往是HR工作中最繁瑣的環(huán)節(jié)之一，不僅要花大量精力收集員工信息、制作花名冊，還有一堆入職材料、協(xié)議、合同要在一個月內(nèi)安排好簽署。特別是在中大型集團、零售、連鎖門店、物流、餐飲、制造業(yè)工廠等勞動密集型組織，新員工流動量大，遇到招聘旺季，HR常常無暇應(yīng)對。

契約鎖方案

契約鎖推出專門服務(wù)于員工入職環(huán)節(jié)的電子簽方案，覆蓋“入職offer確認、新員工信息收集、入職信息錄入管理、合同及協(xié)議簽署、入職必簽材料簽署、員工花名冊生成等”6大功能。

幫助HR處理“文件起草、傳輸、信息確認、通知簽署、信息收集整理、制作花名冊、合同蓋章等”機械化操作，讓效率翻倍、加快入職、降低人事管理成本。

化解入職環(huán)節(jié)電子簽難題：

?分公司、門店、專柜、工廠遍布全國，招聘旺季或高校畢業(yè)季，一些組織短期內(nèi)入職流量可達上百人，光是勞動合同就有上百份，再加上承諾書、員工手冊等十多種必簽文件，全靠HR快遞紙質(zhì)文件給各地機構(gòu)完成簽署，不僅進度看不見、周轉(zhuǎn)麻煩、周期長，還容易出現(xiàn)漏簽。

?勞動合同、協(xié)議文件因崗位、工種的不同，內(nèi)容樣式也不同，光是員工入職該簽什么合同就得查半天，一些提前打印的模板文件，條款一變動只能作廢。

?HR將紙質(zhì)合同寄往各地，無法實時監(jiān)督簽署過程，不排除熟人代簽的可能，用工風險高。

?新員工要交哪些材料只能HR一一通知，線下收集、整理，不僅核對起來麻煩，有時在歸檔環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)有一項資料漏了。

現(xiàn)在，無論是簽勞動合同、入職材料還是收集員工信息，HR只需發(fā)起1條入職簽署流程即可自動辦理。新員工打開手機認證身份，短短幾分鐘即可在線提交信息、簽署合同及材料。幾十人、上百人同時入職，HR批量即可辦理，更省時間、更少成本、更快入職。

電子簽約如何幫助HR高效應(yīng)對員工入職

1 HR郵件/短信發(fā)送電子offer

面試通過后，契約鎖幫助HR自動生成offer文件及簽署流程，待入職審批通過后，通過郵件/短信通知候選人，offer文件的簽字、蓋章只需幾分鐘。

應(yīng)用效果

無需手動填寫信息、無需打印紙質(zhì)offer、員工實名確認入職；HR可實時了解offer簽署進度，及時推進簽約入職，原本一周的確認工作，現(xiàn)在當天即可完成。

2 入職信息登記-變更，員工本人確認

過去，新入職的員工信息全靠HR手動管理，登記、錄入、變更不僅工作量大，還容易出錯。

現(xiàn)在，契約鎖人事電子簽平臺為HR提供入職員工信息統(tǒng)一導(dǎo)入，員工線上填表登記信息、電子簽名確認表單及信息修正函信息，確保每項數(shù)據(jù)經(jīng)本人確認，真實可信。

?HR通過Excel表批量導(dǎo)入新入職的員工信息，批量勾選人員信息即可一鍵發(fā)起入職審批。

?員工打開手機短信即可查收信息登記、變更消息，實名認證填寫個人信息、在線簽署信息修正函、登記表，只需十幾分鐘即可配合HR完成信息管理工作。

應(yīng)用效果

信息登記、審批、變更一體化；多種表單模板樣式，支持員工在線填寫信息、電子簽名，讓繁瑣的過程簡單化，讓數(shù)據(jù)更精準。

3 HR批量發(fā)起/簽署電子勞動合同/協(xié)議

無論是正式員工，還是實習、返聘員工入職，在“勞動合同、實習協(xié)議以及返聘協(xié)議”簽約環(huán)節(jié)，HR都能通過契約鎖電子合同模板，根據(jù)崗位要求一鍵生成電子合同、批量發(fā)起簽約流程，批量完成公司內(nèi)部蓋章，省去逐一起草、手動點選、一份份文件蓋章的麻煩。

? 支持招聘會現(xiàn)場掃碼簽約：契約鎖幫助在線生成電子合同二維碼，招聘會現(xiàn)場，候選人才掃碼即可填入信息、隨時隨地簽合同。

? 支持電子模板高效填參：各類合同文件中的參數(shù)信息可以通過電子模板靈活編輯，候選人信息，姓名、崗位、證件信息自動關(guān)聯(lián)、一鍵寫入，支持智能計算薪酬，讓復(fù)雜的合同起草過程簡單化。

應(yīng)用效果

多種格式模板按需調(diào)用；批量發(fā)起/蓋章幫助HR高效完成機械化工作，輕松應(yīng)對招聘季。

4 新員工信息線上上報、自動收集

為了方便人事入職審查，一般辦理入職時必須統(tǒng)一收集員工的“離職證明、學(xué)歷證書、資格證書、身份證及戶口本信息、體檢報告等”材料，材料類型太多，不僅HR工作量大，還容易漏，有時在檔案歸檔環(huán)節(jié)才發(fā)現(xiàn)員工信息不全。

現(xiàn)在，HR在發(fā)起入職簽約的同時，直接在流程附件中設(shè)置材料上報要求，新員工簽約的同時，根據(jù)材料要求一一上傳文件、填寫信息，自動完成收集歸檔。

應(yīng)用效果

合同簽約、信息收集一步到位；從“HR線下收集”到“員工線上上報”，提升效率；通過設(shè)置必填材料防止漏填，確保一次辦完。

5 十多種入職文件1條流程1次完成簽署

員工入職，除了要簽勞動合同外，還要根據(jù)公司入職要求簽署“保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、員工承諾書、員工手冊、崗位說明書、合規(guī)守則、知情告知書等”文件。

過去，一般由HR整理好后，通知員工面簽，或者快遞轉(zhuǎn)送給異地員工簽署，簽署過程看不見，十幾份文件等著員工逐一手動簽名，不僅麻煩、還容易漏簽或丟失。

通過人事電子簽的應(yīng)用，HR可以在同一條入職簽署流程中，直接將其他要簽文件上傳到流程附件中，員工簽署勞動合同的同時，即可一鍵電子簽名，全程只需幾分鐘。

應(yīng)用效果

與勞動合同流程自動關(guān)聯(lián)，一條流程一次完成所有入職文件簽署，無需一個材料一個簽署流程，加快簽署進度。

6 幫助HR自動生成、導(dǎo)出員工花名冊

企業(yè)內(nèi)部大多都有制作員工花名冊的習慣，過去只能靠HR一個員工一個員工的去手動登記，操作麻煩，工作量大。

契約鎖支持“員工信息導(dǎo)出”，HR可以把自己需要的花名冊信息提前設(shè)置好，勾選所需的合同文件，系統(tǒng)自動篩選信息，姓名、手機號等信息快速生成excel表格導(dǎo)出。?

應(yīng)用效果

無需HR手動錄入，自動生成、快速導(dǎo)出使用。信息更精準、防遺漏。