企業(yè)內(nèi)部采購與付款的控制與管理，確實很重要，它可以保證采購的及時和資金的安全，同時可以降低采購成本。采購活動至少涉及二方：采購方和供應(yīng)商。因此，采購管理既有程序問題，又有對供應(yīng)商的往來以及相關(guān)資料的管理問題。

采購與付款的內(nèi)部控制要注意以下幾個方面：

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一、采購與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離

在采購業(yè)務(wù)中需進行職務(wù)分離的有：

l、采購申請必須由生產(chǎn)經(jīng)營部門提出，具體采購業(yè)務(wù)由采購部門完成。

2、貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂，購買偽質(zhì)材料影響生產(chǎn)經(jīng)營乃至企業(yè)整體利益。

3、付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù)。

付款的審批通常經(jīng)過驗貨或驗單后執(zhí)行（預(yù)付款業(yè)務(wù)除外），以保證貨物的價格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標準，是采購業(yè)務(wù)的最后一關(guān)，不能讓其與目標審查人——供應(yīng)商直接接觸。

4、確定供應(yīng)商和詢價人員應(yīng)分離；

5、貨物的采購、儲存和使用人不能擔任賬務(wù)的記錄工作，防止繞過驗單，減少或誤記貨物數(shù)量金額的可能。

6、接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人員應(yīng)適當?shù)耐~簿記錄人員分離；

7、付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離。

8、記錄應(yīng)付賬款人不能同時擔任付款職務(wù)。

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二、采購計劃的內(nèi)部控制

（1）采購業(yè)務(wù)必須經(jīng)過請購、批準、訂貨（或采購）、驗收、貨款結(jié)算等環(huán)節(jié)。

（2）計劃部門應(yīng)該根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，依據(jù)公司的一般授權(quán)（制度授權(quán)）與特別授權(quán)，向采購部門發(fā)出請購?fù)ㄖ獑?。請購?fù)ㄖ獑我笞⒚髻徣氩牧嫌猛荆ò膫€部門、項目使用，何時要用）。請購?fù)ㄖ獑瓮瑫r應(yīng)報送財務(wù)部門作為將來付款的依據(jù)。

（3）采購部門根據(jù)請購?fù)ㄖ獑?，填制訂購單，訂購單?yīng)正確填寫所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、時間、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以編號，并經(jīng)被授權(quán)的采購員簽字。訂購單同時應(yīng)致送倉儲部門作為將來驗收的依據(jù)。

（4）物資的采購，必須與供應(yīng)商簽訂合同。重大合同應(yīng)提請財務(wù)部門會簽并且應(yīng)得到公司董事會的批準。合同一經(jīng)簽訂，必須及時將合同副本送財務(wù)部備案。

（5）批量物資采購，應(yīng)采取競價或招標的方式確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和經(jīng)濟性；

其他采購應(yīng)注意：

1、固定資產(chǎn)的采購申請應(yīng)按年度預(yù)算方案，事前由使用部門提出，經(jīng)財務(wù)部門核對預(yù)算后，交采購部門。
??? 2、臨時性物品采購，由使用部門提出采購申請，并應(yīng)詳列采購需求的原因及要求，由使用部門負責人簽字核準，交采購部門。
??? 3、對于日常常用零星辦公用品或費用等項目的采購，除非是初次需要或發(fā)生特殊情況，請購手續(xù)可相應(yīng)簡化。
??? 4、保險、廣告、咨詢等勞務(wù)的采購，一般應(yīng)由職能部門指定專門人員提出采購申請。該類采購申請應(yīng)附擬選擇的供應(yīng)商并列示服務(wù)要求及收費標準，由公司管理層進行審批，同意后直接實施。

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三、訂貨報價內(nèi)部控制

訂貨報價是采購業(yè)務(wù)中的核心業(yè)務(wù)。其中對供應(yīng)商品的選擇又是保證材料成本和質(zhì)量目標實現(xiàn)的重中之重。控制措施有：

1、注意收集供應(yīng)商的基本資料并定期審查及調(diào)整。

2、對所有潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量和財務(wù)可行性進行檢查；評估內(nèi)容包括：他們的設(shè)備、工藝競爭能力、質(zhì)量控制、運輸記錄、勞動力情況、成本結(jié)構(gòu)、財務(wù)狀況、售后培訓(xùn)意向等。

3、購置大批貨物應(yīng)獲取一些合理的有競爭性的書面報價單。

4、就以上各因素確定目標價格，并不斷與一批供應(yīng)商協(xié)商以達到最優(yōu)價格。

5、決定某一供應(yīng)商時應(yīng)提供相應(yīng)證明文件，包括報價匯總表以及不選取具有競爭性報價供應(yīng)商的證據(jù)和不選取低成本供應(yīng)商的證據(jù)并歸檔。

6、決定某一供應(yīng)商應(yīng)由多部門監(jiān)控。

7、可能的話，對采購人員定期崗位輪換。

8、當協(xié)商的價格、質(zhì)量、付款期或訂單范圍發(fā)生變化時，對訂單的變化應(yīng)及時被授權(quán)、執(zhí)行；變化的審批權(quán)應(yīng)由公司管理層決定。采購部門還應(yīng)當提供詳實資料以證明以上的變化。

9、采購部門應(yīng)注意以上資料的收集和歸檔。

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四、貨款支付內(nèi)部控制

l、發(fā)票價格、運費、稅費等必須與合同復(fù)核無誤，憑證齊全后才可辦理結(jié)算、支付貨款；如有部分退貨，注意從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。

2、除了向不能轉(zhuǎn)賬的或不足轉(zhuǎn)賬金額單位或個人支付現(xiàn)金外，貨款一般須辦理轉(zhuǎn)賬。貨款支付前應(yīng)由企業(yè)授權(quán)人簽字。支票簽章時應(yīng)仔細審核有關(guān)單據(jù)。

3、購貨發(fā)票以外增加的成本、費用及損失，如：裝卸、搬運、在途損耗等；支付前須經(jīng)會計部門的憑證審查和損耗原因分析，以確定其合法性和合理性。

4、付款憑證連續(xù)編號，付款業(yè)務(wù)及時準確記錄。

5、與供貨商定期聯(lián)系，并定期與供應(yīng)商對賬。對已記錄的負債應(yīng)及時付款，以加強同供應(yīng)商的良好關(guān)系和維持企業(yè)的信用。應(yīng)定期檢查應(yīng)付賬款的明細賬和有關(guān)文件，以防失去可能的現(xiàn)金折扣。
??? 　6、要做好有關(guān)檔案記錄，對供應(yīng)商的有關(guān)情況如供貨能力、信譽等進行動態(tài)管理。

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五、材料采購控制流程