有粉絲朋友私信問我：

自己原來只需要向本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，現(xiàn)在公司兩個部門進(jìn)行協(xié)作，還需要向旁部門的領(lǐng)導(dǎo)也一起匯報。這發(fā)郵件的時候，兩位同級領(lǐng)導(dǎo)的名字誰排在前面？抬頭怎么寫呢？他琢磨著，這看起來是小事，但要是處理不好，領(lǐng)導(dǎo)們心里不開心，可有些麻煩。

我告訴他，在職場上，你有而且只有一位直接領(lǐng)導(dǎo)。只要是匯報性的工作，一定是先“發(fā)送”給直接領(lǐng)導(dǎo)，其他人都是“抄送”，也包括你那位旁部門的領(lǐng)導(dǎo)。如果一定要分個前后，那也是自己部門領(lǐng)導(dǎo)派在前面的。

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因為這封私信，我覺得有必要和大家分享一下郵件寫作，因為郵件是職場中使用最頻繁的一種溝通方式，但也是往往最容易被人忽略的。

那么，一封好的郵件到底應(yīng)該是什么樣的呢？郵件禮儀和與人見面的基本禮儀一樣，不追求花團(tuán)錦簇，但要千干凈凈。簡潔、干凈是基礎(chǔ)條件，然后才是個人風(fēng)格。

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下面我把郵件拆解開，從標(biāo)題、開頭、正文、訴求和結(jié)尾這幾方面，分別分享給你。

?第一，正式的顯示名稱和總結(jié)性的標(biāo)題。

我們收到郵件后首先會看兩個信息：對方的名稱顯示和郵件標(biāo)題。所以，郵件禮儀的第一步就是請用真名，比如“九垚”或者“某某公司-九垚”。過于個性化或是“二次元”的名稱是不可以用在商務(wù)郵件的。

然后是標(biāo)題，標(biāo)題是全文的概括，最好能在20字以內(nèi)總結(jié)核心內(nèi)容。而且好的標(biāo)題要有交互，溝通，吸引人注意力的效果。

比如這個標(biāo)題：

《3月19日會議紀(jì)要》，這就屬于領(lǐng)導(dǎo)最不待見的郵件，可看可不看，要改成：《請批示：3月19日會后執(zhí)行方案》

看到?jīng)]？這個郵件就不是單純的會議記錄了，你已經(jīng)把它升格為執(zhí)行方案，那領(lǐng)導(dǎo)第一時間就會打開郵件看一看。

所以，像“《某某記錄》”、“你好”、“來自某某公司”、“報價單”等等簡單說明的標(biāo)題，都不是好的郵件標(biāo)題；而“請批示：請審閱：請指示+什么時間+什么事情”才是好標(biāo)題。

比如：“請批準(zhǔn)：某公司關(guān)于什么項目的工程方案和報價”等等。

再比如這個例子：

如果郵件反反復(fù)復(fù)很多次，已經(jīng)討論過很多輪的郵件，甚至討論的主題都已經(jīng)發(fā)生了變動，那么你就可以修改下主題，或者重寫一封新郵件，而不是接著“回復(fù)：回復(fù)：回復(fù)··....”

這就是標(biāo)題的寫法。

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第二、我們說如何寫郵件開頭。

說到開頭，你可能會寫“尊敬的某某”或者“你好”、“見信好”等等，是吧？冷冰冰的，沒有感情，情緒，對方會覺得他在和機(jī)器溝通。這是我在幾家不同類型的企業(yè)里常看到的郵件開頭。

職場溝通高手們不是這樣寫的，他們會寫的很感性，溫暖，有智慧又個性。

有一次我感冒住了幾天院，病好后回來上班，收到的第一封郵件，是領(lǐng)導(dǎo)發(fā)的，他寫到：

“九垚，病好了吧，我去接你，歡迎歸隊，請你吃大餐?！蔽倚睦锱?。

我再舉幾個例子：

公司某次會議之后的郵件開頭：九垚，你剛才的發(fā)言很精彩！

客戶參加招商會之后的郵件開頭：聞名不如見面啊，九垚，公司組織的招商會讓我受益匪淺。

對方度假歸來之后的郵件開頭：夏天的大連很涼爽吧？想想那個海風(fēng)，就很想往。

你看，都是短短的一兩句話，然后馬上進(jìn)入主題。

“我給你發(fā)郵件，是想確認(rèn)一下什么什么什么”

這就是有情緒、有溫度的郵件開頭的寫法。

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第三、邏輯清晰的正文。

問候之后，正文如何展開呢？

從內(nèi)容和格式兩個方面有要求。

首先是內(nèi)容。內(nèi)容的要求就一點，詳細(xì)、充分，要把對方應(yīng)該知道的所有信息都表達(dá)清楚。

具體的格式是郵件正文一定要分段，你的思考邏輯是以段落為單位的，而且每段只講一件事。每段文字的第一句是對整段的概括；盡量用小段，不要用大段；盡量用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用復(fù)雜的詞；同時，也不要一句話一段，這也是沒有邏輯。

另外，要做小標(biāo)題，小標(biāo)題可以降低對方讀者的閱讀難度；如果有圖表、清單就更方便對方閱讀。

這就是郵件正文的寫法。

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第四、是訴求部分。這在一封郵件里是最能體現(xiàn)職業(yè)化的部分。

我們對比下面兩種寫法：

第一種寫法：

請各位按時遞交周報，否則按照公司規(guī)章會有處罰。

第二種寫法：

我期待在下午5點之前收到各位的周報。如果張三和李四兩位同事實在忙不過來，請?zhí)崆巴ㄖ摇Ｎ視谙挛?點到4點30分這個時間給你們電話，盡量給予你們協(xié)助。

第一種寫法，就是上傳下達(dá)，語氣還強(qiáng)硬，帶有威脅的語氣。

而第二種寫法，有明確的時間節(jié)點，還與其中有困難的兩位同事一并溝通，而且態(tài)度謙和，熱情、尊重。

當(dāng)然，如果是企業(yè)下行信函，讓下面的人無條件執(zhí)行的郵件通知，這里可以寫 “望參照執(zhí)行”。

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第五、結(jié)尾部分。

這里要總結(jié)郵件內(nèi)容。首先，要跟對方強(qiáng)調(diào)需要跟進(jìn)的事情，比如“懇請您撥冗（容三聲）回復(fù)意見，非常感激”，“我會每周和您更新這個項目的進(jìn)程”，“我期待能和您在電話里進(jìn)一步討論”等等。其次，附上簡短的祝福語，比如“祝：商祺”；親密一些的可以寫“祝：秋安”；再親密一點的可以寫“祝：家人好”。最后，記得署名，比如“九垚，某某公司”。

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最后，這里有兩個提醒：

第1、一封好郵件的風(fēng)格。

盡量少用不同大小的字體，不同顏色排版，更不能使用背景圖。而正文排版應(yīng)該只用三種方式：有分段、加粗和縮進(jìn)。

第2、良好的回信習(xí)慣。

收到郵件以后盡快回復(fù)，這代表了你的能力、工作效率以及對對方的重視程度。你還要善用抄送、回復(fù)、密送、回復(fù)全部等等這些功能。簡單說，回信的專業(yè)性就代表你的職業(yè)化程度。

總之，在按下“發(fā)送”鍵之前，請你務(wù)必仔細(xì)檢查郵件標(biāo)題、問候語、文字分段、措辭、顏色、字體、署名和附件等要素，直到確認(rèn)無誤。

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