從采購到付款周期涉及多個部門和步驟，如果缺乏協(xié)調(diào)和同步，整個采購流程就會變得混亂、低效。
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而通過將分散的流程整合在一起，調(diào)整數(shù)據(jù)，并協(xié)調(diào)不同部門的工作，就能將采購流程轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝А?zhǔn)確。造成低效與高效流程差距的原因是什么？有什么可行辦法彌補差距嗎？本文將為你解答。

尋源到付款流程差距的根本原因
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1、缺乏統(tǒng)一流程
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企業(yè)的流程往往比較分散，涉及多個系統(tǒng)和人工干預(yù)，整個采購周期缺乏可見性和透明度。這會導(dǎo)致錯失良機、延誤和錯誤。此外，在大多數(shù)情況下，各部門往往各自為政，對彼此的需求或目標(biāo)缺乏明確的了解。這可能引起目標(biāo)和優(yōu)先事項的沖突，于是，建立一個協(xié)調(diào)高效的采購流程變得困難重重。
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2、重復(fù)記錄和工作
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如果系統(tǒng)中存在同一供應(yīng)商或采購訂單的多個記錄，就會造成混亂和效率低下。分散和脫節(jié)的流程往往會導(dǎo)致工作重復(fù)，浪費時間、金錢和資源。
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例如，如果一個團隊手動將數(shù)據(jù)輸入另一個團隊已經(jīng)在使用的系統(tǒng)，就會造成工作重復(fù)和不必要的開支。
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3、缺乏可見性
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當(dāng)流程相互脫節(jié)時，就很難全面了解組織的運營情況。缺乏可見性可能導(dǎo)致錯失良機、風(fēng)險增加和決策失誤。
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例如，如果采購團隊無法查看供應(yīng)商合同，就可能錯失談判更好條款和價格的機會。
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4、延誤審批
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流程不連貫也會導(dǎo)致審批延遲，從而影響企業(yè)滿足關(guān)鍵期限的能力。
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例如，如果合同審批流程不簡化，獲得必要簽名所需的時間可能會比必要時間更長，從而延誤項目的啟動。
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5、合規(guī)風(fēng)險
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當(dāng)流程相互脫節(jié)時，有效管理合規(guī)風(fēng)險就會變得非常困難。
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例如，如果法務(wù)團隊不了解采購團隊商定的合同條款，就可能導(dǎo)致不合規(guī)和潛在的法律問題。
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6、數(shù)據(jù)質(zhì)量差
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企業(yè)往往難以在其采購系統(tǒng)中保持準(zhǔn)確一致的數(shù)據(jù)，從而難以有效地監(jiān)控和衡量績效。流程脫節(jié)會導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量低下，從而影響報告和分析的準(zhǔn)確性。例如，如果采購數(shù)據(jù)沒有與財務(wù)系統(tǒng)集成，就會導(dǎo)致財務(wù)報告和分析不準(zhǔn)確。
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7、不準(zhǔn)確和過時的信息
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如果數(shù)據(jù)不完整或不準(zhǔn)確，很容易產(chǎn)生錯誤的決策。
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例如，如果系統(tǒng)中供應(yīng)商的地址不正確，就可能導(dǎo)致送貨地點錯誤。
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如果采購數(shù)據(jù)沒有定期更新，就會變得過時、不可靠。這會延誤采購流程，錯失節(jié)約成本的機會。
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8、缺乏數(shù)據(jù)管理
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缺乏明確的數(shù)據(jù)錄入和管理規(guī)則會使數(shù)據(jù)不一致或不準(zhǔn)確。缺乏數(shù)據(jù)管理也會導(dǎo)致難以識別和解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。當(dāng)采購數(shù)據(jù)以不同格式或不同詳細(xì)程度輸入時，就很難對其進(jìn)行有效分析和使用，因此造成了采購過程中的低效和出錯。
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9、無效的采購合同管理
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如果不對采購合同進(jìn)行定期監(jiān)控，將會面臨錯過最后期限、服務(wù)交付不足甚至違約。
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采購團隊與供應(yīng)商之間的溝通不力會造成誤解、曲解以及合同條款和條件的錯誤。同樣，采購合同的審查和談判不充分也會導(dǎo)致不利的合同條款、定價過高的商品或服務(wù)，甚至法律糾紛。
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如果企業(yè)依賴人工流程進(jìn)行采購合同管理，可能會導(dǎo)致合同管理流程效率低下、錯誤和不一致。
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縮小采購流程差距的可行辦法
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要消除尋源到付款的采購流程差距，必須采取全面的方法，正面解決流程分散、數(shù)據(jù)質(zhì)量差、組織孤島和技術(shù)限制等問題。這要求企業(yè)愿意接受改變，并采用正確的工具、技術(shù)和流程，促進(jìn)有效的采購管理。
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我們了解企業(yè)在尋源到付款流程中面臨的挑戰(zhàn)，于是自主研發(fā)了一款全面的采購管理軟件8Manage SRM來應(yīng)對這些挑戰(zhàn)。完整的 "從尋源到付款 "自動化解決方案8Manage SRM在采購、尋源和應(yīng)付賬款方面提供廣泛的功能，并具有以下優(yōu)勢 ：
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● 簡化采購流程：連接整個業(yè)務(wù)，更快地尋找和授權(quán)采購申請，根據(jù)數(shù)據(jù)選擇相關(guān)供應(yīng)商，創(chuàng)建采購訂單并發(fā)送給供應(yīng)商……一切都在線完成，并且易于追蹤。
● 獲得完整的可見性：提供整個供應(yīng)鏈的實時洞察，使買家和供應(yīng)商能夠監(jiān)控采購進(jìn)度。
● 改善異常支出：按供應(yīng)商和產(chǎn)品或服務(wù)類別進(jìn)行更準(zhǔn)確的自動支出分析；由于大多數(shù)賬單都是直接處理的，發(fā)現(xiàn)異常會有提醒。
● 改善供應(yīng)商關(guān)系：通過使用供應(yīng)商門戶，供應(yīng)商可以了解他們的付款時間，為他們提供了做出更好決策所需的知識；更快地解決發(fā)票異常和爭議可以產(chǎn)生商譽，并為買家提供更多的可見性。
● 電子化管理采購合同：實時追蹤和記錄電子采購合同的生成、接收、審批和執(zhí)行過程與結(jié)果，合同履行情況可作為供應(yīng)商績效評估的依據(jù)。
● 發(fā)票處理成本最多可降低 80%。：無紙化可以節(jié)省時間和金錢，使企業(yè)能夠?qū)①Y源集中在更具戰(zhàn)略性的目標(biāo)上，而不是可自動化的單調(diào)操作。
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8Manage SRM采購管理軟件旨在徹底改變供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商準(zhǔn)入、訂單管理、合同和發(fā)票管理，與企業(yè)共同彌補尋源到付款流程差距，并提升效率、節(jié)省成本和改善供應(yīng)商關(guān)系。