在項目管理中，有時會出現(xiàn)人力資源匱乏或負(fù)擔(dān)過重的情況。因此，項目經(jīng)理有責(zé)任確保在項目進(jìn)度內(nèi)，將任務(wù)于正確的時間分配給正確的人。
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任務(wù)分配有哪些不容忽視的好處？
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在專業(yè)項目管理工具的幫助下，正確地進(jìn)行任務(wù)分配可以為企業(yè)帶來更多好處。

1. 優(yōu)化資源利用
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智能任務(wù)分配有助于組織優(yōu)化利用資源，這是實現(xiàn)既定目標(biāo)的最有效方法之一。根據(jù)員工的技能組合和能力分配任務(wù)可確保工作質(zhì)量不受影響。
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不正確地利用資源，如分配不相關(guān)的任務(wù)、分配超出員工能力的任務(wù)，甚至給某些員工分配很少的工作，都會影響團(tuán)隊的士氣，降低團(tuán)隊的工作效率。
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2. 任務(wù)問責(zé)制
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當(dāng)人們不知道誰應(yīng)該做什么工作時，任務(wù)就很容易被忽略。
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通過為員工分配任務(wù)，你可以將任務(wù)分配給一個或多個人員，從而確保在一個地方明確分配職責(zé)。每個人都能看到誰在做什么，員工也不會故意忽略相關(guān)任務(wù)。任務(wù)分配解決了工作責(zé)任問題。
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3. 更好的任務(wù)委派
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任務(wù)分配包括評估可用資源，并根據(jù)其專業(yè)和能力將其分配到項目和任務(wù)中。這將幫助你把任務(wù)分配給最合適的人。更好地委派任務(wù)意味著團(tuán)隊成員不會感到被忽視或工作過度，這對提高員工保留率也很重要。
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有了更好的任務(wù)委派，當(dāng)任務(wù)沒有按時完成時，項目經(jīng)理就知道該找誰了解情況。
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4. 準(zhǔn)確跟蹤進(jìn)度
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使用 excel 分配任務(wù)已經(jīng)過時了。電子表格不僅容易損壞，還容易出現(xiàn)人為錯誤。另一方面，使用可靠的項目管理工具可以讓項目經(jīng)理在一個集中的位置鳥瞰所有與任務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)。
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8Manage PM是一款端到端管理項目全流程的高效軟件，具有豐富的視圖形式，可實時跟蹤資源、時間及任務(wù)的進(jìn)度。它的看板可顯示任務(wù)所處的階段，時間表可顯示執(zhí)行指定任務(wù)所花費的時間，表格視圖可讓你創(chuàng)建待辦事項，甘特圖可讓你設(shè)置任務(wù)之間的依賴關(guān)系，并在工作發(fā)生變化和截止日期發(fā)生變化時輕松調(diào)整計劃。
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5.?提高項目盈利能力
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巧妙的任務(wù)分配可以提高項目的盈利能力，因為你可以選擇最適合特定任務(wù)的人員。但要管理 100 多名員工并不容易。像8Manage PM這樣的先進(jìn)項目管理工具能讓你對可支配的資源有一個全面的了解。
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你可以查看誰可以執(zhí)行特定任務(wù)、創(chuàng)建任務(wù)和子任務(wù)、將任務(wù)分配給個人或小組、設(shè)置時間和日期、設(shè)置時間估算、跟蹤花費的時間、創(chuàng)建重復(fù)任務(wù)以及將文件附加到一個位置。
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改進(jìn)任務(wù)分配的五個技巧
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我們知道任務(wù)分配為企業(yè)及其項目團(tuán)隊帶來了諸多益處，問題是如何更好地進(jìn)行任務(wù)分配？
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作為項目經(jīng)理和團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)，如何在團(tuán)隊成員之間分配任務(wù)是組織整體成功的關(guān)鍵因素。
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1. 制定計劃
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俗話說，沒有計劃就等于計劃失敗。項目經(jīng)理需要制定一個具體的任務(wù)分配計劃，概述以下問題并給出正確答案。
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● 在規(guī)定時間內(nèi)要完成多少任務(wù)？
● 誰是參與項目的團(tuán)隊成員？
● 哪些團(tuán)隊成員擅長哪個領(lǐng)域，誰需要接受培訓(xùn)以提高技能？
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2. 確定可用資源
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你希望某些人完成某些任務(wù)，并在計劃中列出他們的名單。但你是否了解過他們是否可以完成計劃任務(wù)？有可能他們的日程已經(jīng)排得滿滿的，沒有足夠的時間在指定的時間內(nèi)完成任務(wù)。因此，一定要確定可用資源，這樣才能有效地計劃和分配任務(wù)。
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3. 設(shè)定明確的期望
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在團(tuán)隊開始執(zhí)行項目之前，安排一次小組會議，讓每個參與者都了解項目的成果。每個參與者都應(yīng)了解自己在項目中的角色，但管理者也應(yīng)確保沒有不切實際的期望和目標(biāo)。
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應(yīng)定期通報項目和任務(wù)的進(jìn)展情況以及個人績效。這將有助于檢查團(tuán)隊是否走在實現(xiàn)既定項目目標(biāo)的正軌上。
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4. 一對一溝通
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與所有團(tuán)隊成員保持清晰的溝通有助于提高團(tuán)隊內(nèi)部的透明度。與團(tuán)隊成員進(jìn)行一對一對話，討論他們分擔(dān)的工作量，對于激勵和吸引員工相當(dāng)重要。
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作為管理者，你還需要用心傾聽團(tuán)隊的建議、想法和疑慮。 8Manage PM內(nèi)置即時聊天功能，允許經(jīng)理和團(tuán)隊成員收發(fā)即時信息，以交換信息。
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5. 將任務(wù)劃分為子任務(wù)并創(chuàng)建待辦事項列表
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將大型、復(fù)雜的任務(wù)劃分為較小、易于管理的子任務(wù)，使項目參與者更輕松、更清晰地開展工作。如果某些任務(wù)需要重新安排，管理工作流程也會變得更加容易。
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此外，創(chuàng)建待辦事項清單還能使工作流程井然有序，從而減少混亂和壓力。完成部分或大部分任務(wù)后，方框上的"√"會讓你更有成就感和滿足感。
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8Manage PM幫助企業(yè)將項目工作進(jìn)行自然分解，并強(qiáng)化執(zhí)行適當(dāng)責(zé)任與承諾。當(dāng)某團(tuán)隊成員更改其承諾時，8Manage 會自動通知其他相關(guān)人員。
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任務(wù)管理的有效工具
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8Manage PM基于WBS，其項目任務(wù)分配功能旨在幫助項目經(jīng)理優(yōu)化項目任務(wù)隊列、狀態(tài)和分配。它允許項目經(jīng)理為任務(wù)大規(guī)模分配或重新分配資源，并通過更精細(xì)的財務(wù)指標(biāo)來控制預(yù)算。
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● 項目計劃與執(zhí)行緊密相連
● 與實際業(yè)務(wù)交互實時互連
● 資源需求和依賴清晰明確
● 實時監(jiān)控工作流程和分配
● 實時提醒負(fù)責(zé)人參與評審與驗收
● 提供實時概覽與定期報告
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借助8Manage PM，你可以按小時分配資源，并確定最有利可圖和效率最低的任務(wù)。你可以按項目和任務(wù)運行盈利報告，實時了解項目時間和成本。
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結(jié)語
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項目的成功取決于你在組織中執(zhí)行的項目管理任務(wù)分配如何。最重要的是，將任務(wù)分配給合適的人，這樣他們就可以在短時間內(nèi)以最少的錯誤完成工作。