合同管理是采購流程（又稱買方合同）的重要組成部分。更好地管理合同可以簡化流程、減少錯誤、降低風(fēng)險、提高合規(guī)性，并促成更好的交易。
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采購合同管理不僅僅是密切關(guān)注已經(jīng)執(zhí)行的合同。合同管理早在談判前就已開始，并在合同簽署后很長時間才結(jié)束。然而，遵循一些最佳實踐可以對整個組織產(chǎn)生積極影響。

采購合同管理中的常見問題
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采購部門簽訂的合同可能會出現(xiàn)幾個問題。如果員工做得不好，可能會遇到財務(wù)、履行，甚至合規(guī)和法律方面的問題。
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采購合同管理不善會導(dǎo)致哪些問題：
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● 公司不同部門重復(fù)簽訂合同
● 對對方義務(wù)監(jiān)督不足
● 錯過合同最后期限，如續(xù)約終止
● 不能按時收到產(chǎn)品
● 由于合同條款規(guī)定不當(dāng)而收到不合適的產(chǎn)品
● 不遵守行業(yè)法規(guī)
● 與對方發(fā)生訴訟的風(fēng)險
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所有這些問題最終都會給企業(yè)帶來損失。研究表明，糟糕的合同管理會讓企業(yè)損失高達(dá) 9% 的年收入。
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管理采購合同的最佳實踐
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一些最佳實踐可以降低所有采購合同中固有的風(fēng)險。按照這些做法將有助于實現(xiàn)采購流程的現(xiàn)代化。
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1. 分配明確的角色和職責(zé)
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由于采購合同涉及組織內(nèi)多個部門和個人，因此每個相關(guān)人員都必須了解自己的角色和職責(zé)。
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如果與合同相關(guān)的職責(zé)不明確，最終可能會導(dǎo)致一些部門丟三落四，另一些部門不必要地拖慢流程，整個組織的效率也會大打折扣。
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多個部門都認(rèn)為自己在合同流程中扮演著核心角色，這種情況很常見。但一個組織中，不可能每份合同都由多個牽頭部門，這會導(dǎo)致混亂和低效。
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2. 規(guī)范合同條款
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要改進(jìn)采購合同管理流程，最重要的一件事就是使所簽訂的合同標(biāo)準(zhǔn)化。無論誰發(fā)起新合同，都應(yīng)該有一個經(jīng)過批準(zhǔn)的條款、規(guī)定和語言庫供其選擇。
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沒有進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的合同條款可能會讓不法部門轉(zhuǎn)空子，創(chuàng)建不符合貴公司既定標(biāo)準(zhǔn)的合同，甚至可能不遵守行業(yè)和法律規(guī)定。
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3. 集中管理合同
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企業(yè)的所有合同都需要集中存儲，并采用標(biāo)準(zhǔn)化格式。將現(xiàn)有的紙質(zhì)合同數(shù)字化或以數(shù)字格式創(chuàng)建新合同最容易做到這一點。
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與處理實體合同相比，數(shù)字化存儲合同占用的空間更少，而且安全性更高。只有經(jīng)過授權(quán)的員工才能訪問數(shù)字文件。此外，使用數(shù)字文件可以更方便地搜索、訪問和分析每份合同中包含的寶貴數(shù)據(jù)。
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這樣還能確保你知道每份合同的位置和內(nèi)容，因此合同不會被孤立，甚至隱藏在個別部門或辦公室中。
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4. 密切監(jiān)控所有義務(wù)
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將采購合同集中數(shù)字化的另一個好處是，可以更密切地監(jiān)控所有合同義務(wù)（簽訂合同的各方的合同義務(wù)）。標(biāo)記關(guān)鍵的截止日期并自動接收待交付貨物的通知相對容易。這就消除了貴公司錯過付款或自動續(xù)約截止日期的風(fēng)險，并幫助你監(jiān)控和減少供應(yīng)商遲交或漏交交付品的情況。
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5. 確保合規(guī)
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正如監(jiān)控所有合同時間表至關(guān)重要一樣，確保所有合同符合相應(yīng)的內(nèi)部、行業(yè)和法律規(guī)定也同樣重要。
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不合規(guī)可能會讓企業(yè)付出罰款、法律訴訟和聲譽損失的代價，因此你需要檢查每一份合同，確保合規(guī)。集中管理合同，避免不法部門在撰寫合同時遺漏這些重要部分，可以幫助你實現(xiàn)這一目標(biāo)。
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如果從預(yù)先批準(zhǔn)的條款和條件庫，甚至是完整的合同模板（其中包括所有必要的合規(guī)相關(guān)語言）開始，那么合規(guī)也會變得更加容易。
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6. 定期審查
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采購合同流程需要隨著時間的推移而改變，以確保其工作效率達(dá)到最佳，并能最大限度地滿足貴組織的需求。它還需要適應(yīng)行業(yè)和采購環(huán)境的變化。這種適應(yīng)性要求你不斷審查流程，以確保其按照你的預(yù)期運行。你需要了解是否出現(xiàn)了小故障或大瓶頸，并做出相應(yīng)調(diào)整。
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7. 實現(xiàn)流程自動化
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改進(jìn)采購合同流程最有效的方法也許就是從頭到尾實現(xiàn)自動化。使用采購管理軟件—— 8Manage SRM可以幫助解決此問題。
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8Manage SRM采購管理系統(tǒng)可實現(xiàn)整個采購合同生命周期的自動化，并具有以下優(yōu)勢：

● 提高效率
● 更短的合同處理時間
● 錯誤更少
● 減少錯過義務(wù)
● 提高合規(guī)性
● 降低成本
● 更具可操作性的見解
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8Manage 采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：

● 可用于管理簡單的消費品采購（類似于8Manage的采購訂單管理功能）
● 可用于管理有復(fù)雜合同條款和復(fù)雜交付的大宗采購
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系統(tǒng)為所有采購員和采購管理者提供同一個頁面以查看和管理整個采購合同，確保交付的履行符合合同的條款。此外，8Manage 采購合同還提供發(fā)票管理，供應(yīng)商發(fā)出的每張發(fā)票系統(tǒng)都會實時記錄和追蹤其審批結(jié)果和付款情況。
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結(jié)語
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只有有效管理，才能創(chuàng)建有效的合同。采購團(tuán)隊必須有可靠的合同管理流程和計劃，以確保所有相關(guān)利益相關(guān)者的共同利益。