采購預(yù)算是依據(jù)銷售預(yù)算和生產(chǎn)預(yù)算擬定的。從論上講,供應(yīng)部門根據(jù)生產(chǎn)預(yù)算推算出原料需求量、預(yù)測(cè)價(jià)格,進(jìn)行訂貨,并根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度安排交貨時(shí)間。

傳統(tǒng)上編制采購預(yù)算是將本期應(yīng)購數(shù)量(訂購量)乘以各物料的購入單價(jià),或者按照物料需求計(jì)劃(MRP)的請(qǐng)購數(shù)量乘以標(biāo)準(zhǔn)成本,即可獲得采購金額(預(yù)算),為了使預(yù)算對(duì)實(shí)際的資金調(diào)度具有意義,采購預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金基礎(chǔ)制,應(yīng)以付款的金額來編制。

采購預(yù)算的編制要求主要有以下幾項(xiàng)。

(1)采取合理的預(yù)算形式。明智的決策者都知道,現(xiàn)金流對(duì)于企業(yè)來說是最重要的,它是企業(yè)脈管中流淌的鮮血。因此,企業(yè)內(nèi)部各部門所采用的預(yù)算形式應(yīng)把重點(diǎn)放在現(xiàn)金流而不是收入和利潤(rùn)上。當(dāng)然,最佳的預(yù)算形式最終還是取決于組織的具體目標(biāo)。

(2)建立趨勢(shì)模型。預(yù)算講述的是未來,所代表期望行為的數(shù)字都是估計(jì)值,應(yīng)該提供代表收入和支出的最有可能情況的數(shù)字預(yù)報(bào)。為了確保這些數(shù)字達(dá)到最大價(jià)值,應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)趨勢(shì)模型,模型的建立可以對(duì)組織期望的產(chǎn)有完善的規(guī)劃和清晰的文件。模型以直接的數(shù)據(jù)資料為基礎(chǔ),具有時(shí)間敏感性,能夠反映服務(wù)和產(chǎn)品需求的變化。

(3)用滾動(dòng)預(yù)算的方法。企業(yè)經(jīng)營(yíng)是一個(gè)連續(xù)不斷的過程,只是為了使用方便才在時(shí)間上對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程進(jìn)行硬性分割。為了能夠使算與實(shí)際過程更緊密地聯(lián)合在一起,應(yīng)采用滾動(dòng)預(yù)算的辦法,在制定這一期預(yù)算的時(shí)候根據(jù)實(shí)際情況同時(shí)對(duì)下期的業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)算,這樣才能夠保證企業(yè)活動(dòng)在預(yù)算上的連續(xù)性。預(yù)算活動(dòng)的滾動(dòng)性和對(duì)細(xì)節(jié)的強(qiáng)調(diào),要求各個(gè)部門的管理人員投入大量精力、緊密高效地開展工作。工作過程可以采取分兩步走的方式:?

①整體思考要求管理者從總體戰(zhàn)略出發(fā),勾畫出預(yù)算的框架制定出必要的行動(dòng)方案,如果預(yù)算結(jié)果出現(xiàn)偏差要及時(shí)修改?

②進(jìn)入細(xì)化階段,管理者為每一部門制定最終預(yù)算的細(xì)節(jié),并確保被每一部門所接受。無論是哪種類型的預(yù)算,只要滿足上述要求都可以大程度地發(fā)揮其潛能,保障組織計(jì)劃的順利實(shí)施。